腦力勞動者提高工作效率的方法：避免次要的工作，代之以增值性任務(wù),。

過去3年間,，我們一直在研究提高腦力勞動者工作效率的方法，結(jié)果發(fā)現(xiàn)答案異常簡單：避免次要的工作或?qū)⑵浞峙浣o他人,，代之以增值性任務(wù),。

腦力工作者能通過以下方法提高自身工作效率：主動思考時間管理；找出對自己和組織最重要的工作,；放下或創(chuàng)造性地外包剩下的工作,。

困難的原因

對管理者而言，腦力勞動者可不是省心的對象,。他們的工作內(nèi)容不易觀察,，工作質(zhì)量在考察上常帶有主觀性。管理者可能懷疑員工的時間分配效率低,，但想診斷問題卻困難重重,，更不要說提供解決方案了。

不少最敬業(yè),、表現(xiàn)最突出的人也會將大量時間花在枯燥和毫無附加值的工作上,，這些工作對腦力勞動者而言，可產(chǎn)生的個人益處極少,，對公司的價值也極低,。

導(dǎo)致這種現(xiàn)象的原因很多。大部分人都會被錯綜復(fù)雜的職責(zé)纏身,。我們擔(dān)心如果對一些工作放手不管,，會讓同事和老板失望。而且,，在我們計劃單中,，那些不太重要的任務(wù)并非完全乏善可陳。任何進步,，即使只發(fā)生在細微環(huán)節(jié)上,，都能讓我們獲得一種更投入、更滿意的感覺。

組織也應(yīng)對這種不甚理想的工作效率負責(zé),。在過去十年間,，削減開支成為主流。腦力勞動者也不得不接手一些低價值的任務(wù),。這些任務(wù)會分散他們做正事的精力,。雖然商業(yè)信心正在逐漸恢復(fù)，但很多公司對于招聘仍然畏首畏腳,。不僅如此,，諸多行業(yè)都面臨著復(fù)雜的監(jiān)管環(huán)境和更嚴(yán)厲的控制體系，這種傾向正愈演愈烈,，導(dǎo)致公司出現(xiàn)一種“厭惡風(fēng)險”的文化,，擁有豐富經(jīng)驗的員工不愿意將工作分配給欠缺經(jīng)驗的員工。

一些公司為幫助腦力工作者集中精力做高價值的工作做過嘗試,。例如,，本文作者之一的喬丹·科恩曾在輝瑞開創(chuàng)過一項服務(wù),，員工可以通過這項服務(wù)外包不太重要的工作,。我們也見過一些公司政策，禁止員工周五使用電子郵件,、限制會議時間及禁止在內(nèi)部使用幻燈片,。但這些做法很難改變機構(gòu)所在的大氣候。我們倡議的是明智的中間路線：一種適宜的自我管理方法,，管理者負責(zé)提供支持,，以達到助人自助的效果。

五步流程

我們設(shè)計的流程借用了經(jīng)典的進度控制練習(xí)（開始,、暫停和繼續(xù)）,，幫助你在每日的工作安排中做出步伐雖小但作用重要的改變。

找出低價值任務(wù),。通過自我評估工具,，在工作中找出：（一）對你或公司不太重要的工作；（二）相對容易放棄,、委派或外包的工作,。研究發(fā)現(xiàn)，腦力勞動者至少有四分之一的工作同時屬于以上兩種類型,，所以你應(yīng)該努力在每周中找出十小時此類工作,。

決定是否應(yīng)放棄、下達或重新設(shè)計工作內(nèi)容,。你可以將低價值任務(wù)歸成三類：速斃類（可以立即放手并且不會帶來負面效果的任務(wù)）,；可卸載類（無需費神就能下達給他人的任務(wù)）和需重新規(guī)劃類（需要進行架構(gòu)重組或大變更的任務(wù)）。我們的研究參與者發(fā)現(xiàn),，這個方法使他們不得不仔細反思自己對組織的真正貢獻,?！拔視艘徊絾栕约寒?dāng)初是不是應(yīng)該接手這個任務(wù)？能不能把它交給下屬,？下屬能否勝任,？”

卸下包袱。很多參與者對我們表示,，將工作委派他人一開始往往最難,，但最終效果卻很好。大部分參與者最終都克服了種種障礙,。在他們將2%-20%的工作委派他人后,，團隊和個人成績未見任何下滑。這樣做的額外好處還有使級別較低的員工能獲得更多的參與機會,。

規(guī)劃省出的時間,。這樣做是為了保證你做事迅速而且成效突出。因此,，接下來你需要找出能夠最大程度優(yōu)化省出時間的方法,。寫下兩到三件你應(yīng)做但未做的事，記到本子上并評估你在時間利用上是否能更高效,。

堅持計劃,。雖然我們提出的計劃是一個完全自我指導(dǎo)的過程，但把它分享給你的老板,、同事或?qū)熗瑯臃浅Ｖ匾?。你?yīng)該告訴他們你放棄了哪些任務(wù)和放棄的原因。同時,，隔幾周時間便與他們分享你的收獲,。如果不這么做，你很容易倒退到最初的狀態(tài),，重犯以前的壞習(xí)慣,。

改變非易事

我們提出的這個干預(yù)方法基本不需要付出任何努力或依靠管理層指令，就可以很大地提高腦力勞動者的工作效率,。當(dāng)然,，這種改變并非易事。但所有參與者都認(rèn)為這種練習(xí)是一種有效的“強制機制”,，幫助他們成為更迅速,、更高效、更投入的員工和管理者,。

你不需要對組織,、工作流程或商業(yè)模式做出任何改變和改革，也能成為像他們一樣的人。你惟一要做的就是提出正確的問題,，并用行動做出正確的回答,。畢竟，作為一名腦力勞動者,，頭腦判斷力不正是你的強項嗎,？