領(lǐng)導(dǎo)竟然讓我負(fù)責(zé)年中會(huì)……

2013年八月的某天，入職剛滿三個(gè)月的菜鳥(niǎo)——小白（就是我）坐在電腦前,，開(kāi)始著手準(zhǔn)備寫轉(zhuǎn)正申請(qǐng),。

正當(dāng)各種度娘絞盡腦汁之時(shí)，郵箱突然收到一封來(lái)自總經(jīng)理（也是我的上司）的郵件,。郵件大意是公司即將舉辦年中會(huì),，草草瀏覽一遍，只記住兩句關(guān)鍵的話：“培訓(xùn)部（只有我）與人力主管配合組織”,，“會(huì)議推薦小白主持”,。

納尼？,？?。　?￥#%￥……&*??

領(lǐng)導(dǎo),，這樣一份信任,，來(lái)的稍微“厚重”了一點(diǎn)吧？我還是個(gè)菜（hai）鳥(niǎo)（zi）啊~

崩潰與重建

突如其來(lái)的“打擊”讓我有點(diǎn)兒蒙,，趁著午休一個(gè)人默默地走到樓梯間,，坐在臺(tái)階上開(kāi)始思考人生。

在打了三次退堂鼓之后,，我終于決定勇敢面對(duì)人生。先冷靜一下,，來(lái)做個(gè)分析吧——

【需求】

領(lǐng)導(dǎo)的郵件里,，希望我完成兩件事：

第一，代表培訓(xùn)部,，與行政部配合做好年中會(huì)各項(xiàng)安排,；

第二，主持和引導(dǎo)年會(huì)當(dāng)天的各項(xiàng)活動(dòng),。

【分析】

首先,，負(fù)責(zé)舉辦年中會(huì)，涉及到我與其他幾個(gè)部門負(fù)責(zé)人的配合,，還包括邀請(qǐng)重要人物,、確定物資等各種細(xì)小的事務(wù)。它是一個(gè)完整的項(xiàng)目,，而我有曾經(jīng)嘗試使用項(xiàng)目管理工具的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)（具體請(qǐng)閱讀我之前的文章：從帝都到廣州）,；

其次，主持和引導(dǎo)會(huì)議,，和我之前的培訓(xùn)經(jīng)歷相關(guān),，這里面應(yīng)該有很多可以借鑒和遷移的地方,；

最后，這是一個(gè)幫助我與其他部門溝通的好機(jī)會(huì),，同時(shí)也可以讓我有機(jī)會(huì)把過(guò)去所學(xué)的知識(shí)實(shí)踐一遍,。要抱著能夠從中學(xué)習(xí)的態(tài)度去嘗試。

嗯,，態(tài)度有了,，那接下來(lái)該做點(diǎn)什么呢？

把控全局的思維導(dǎo)圖

開(kāi)始工作了,，我仔細(xì)地瀏覽了一遍領(lǐng)導(dǎo)的郵件,。發(fā)現(xiàn)他已經(jīng)在郵件里說(shuō)明的非常詳細(xì)，比如需要找哪幾位關(guān)鍵人物進(jìn)行發(fā)言,、討論會(huì)議上主要的議題有哪些方面,，等等（感謝領(lǐng)導(dǎo)照顧TAT）。

洋洋灑灑一大篇,，我該如何理出脈絡(luò)出來(lái)呢,？

要說(shuō)把控全局，并將內(nèi)容理出大體框架出來(lái),，畫一張思維導(dǎo)圖再合適不過(guò)啦~

思維導(dǎo)圖——一種高效的圖形工具,。由中心主題、向外發(fā)散的各級(jí)分支,，以及關(guān)鍵詞,、圖像和色彩構(gòu)成?？梢杂煤?jiǎn)單的圖示,，將復(fù)雜的信息梳理并以直觀而簡(jiǎn)潔的圖像呈現(xiàn)出來(lái)?！破誦y水菱醬

身為導(dǎo)圖小能手的我（咳）,，花了不到十分鐘的時(shí)間就畫好了整個(gè)郵件中的內(nèi)容。

狂草版年中會(huì)思維導(dǎo)圖

導(dǎo)圖的主要邏輯,，是按照領(lǐng)導(dǎo)郵件里敘述的順序來(lái)畫的,。可以發(fā)現(xiàn)其中有一些部分是按照時(shí)間順序,，而另一些分支是按照性質(zhì)來(lái)進(jìn)行分類,。除去這些，這張圖已經(jīng)可以清晰地了解到這整個(gè)項(xiàng)目的框架與內(nèi)容了,。

接下來(lái),，我將相互之間有關(guān)聯(lián)的分支加上了箭頭，并標(biāo)注了一下大體的分工,。看著這張圖,，整個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)容了然于胸的感覺(jué),，讓我覺(jué)得自己很快可以出任CEO，嫁給高富帥,，走上人生巔峰了……

錯(cuò)誤的網(wǎng)絡(luò)圖

萬(wàn)萬(wàn)沒(méi)想到,！接下來(lái)我便犯了錯(cuò)，花了將近一小時(shí)的時(shí)間,，畫了一個(gè)不知所云漏洞百出的“網(wǎng)絡(luò)圖”,。怎么會(huì)這樣呢？

網(wǎng)絡(luò)圖——用箭線和節(jié)點(diǎn)將某項(xiàng)工作的流程表示出來(lái)的圖解模型,，形狀如同網(wǎng)絡(luò),，故稱為網(wǎng)絡(luò)圖。在項(xiàng)目管理中,，經(jīng)常會(huì)使用到網(wǎng)絡(luò)圖的概念,。——科普by水菱醬

這是錯(cuò)誤的示范,！請(qǐng)勿模仿

這幅圖的主要問(wèn)題在于邏輯混亂,。很多項(xiàng)目的性質(zhì)等級(jí)不同，卻把它們放在了同等重要的位置上,。里面甚至出現(xiàn)了各種交叉的箭頭,，讓整個(gè)圖形看起來(lái)含糊不清。這也就是我為什么會(huì)花那樣久的時(shí)間去畫,，卻把自己搞暈了的原因,。

那么，項(xiàng)目管理里的圖,，究竟應(yīng)該怎么用呢,？

項(xiàng)目管理的正確打開(kāi)方式

在度娘的幫助下，我終于找到了一張干貨圖,。

純干貨！快收了吧~

這張圖,，清晰而直觀地呈現(xiàn)出了項(xiàng)目管理的常規(guī)流程,。可以看出,，工作的第一步應(yīng)當(dāng)是建立工作分解結(jié)構(gòu)（也就是WBS圖）,，第二步才是建立工作網(wǎng)絡(luò)圖。

WBS工作分解結(jié)構(gòu)圖,，可以先把一項(xiàng)大的項(xiàng)目分解成各個(gè)子項(xiàng)目,，在掌握了子項(xiàng)目之間的關(guān)系之后，再去畫網(wǎng)絡(luò)圖,，就不會(huì)像我之前那樣吃力了,。

這張圖從那時(shí)候起,，就一直貼在我的辦公桌前了。

所以,，一開(kāi)始,，我應(yīng)該先畫WBS圖啦啦啦~

WBS工作分解結(jié)構(gòu)圖

WBS工作分解結(jié)構(gòu)圖——以可交付成果為導(dǎo)向，對(duì)項(xiàng)目要素進(jìn)行分組,。它是項(xiàng)目管理中計(jì)劃過(guò)程的中心,，也是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求,、成本預(yù)算,、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)?！破誦y水菱醬

年中會(huì)WBS工作分解結(jié)構(gòu)圖

通過(guò)對(duì)剛才導(dǎo)圖和第一幅失敗網(wǎng)絡(luò)圖的分析,，我將這項(xiàng)工作分成了確認(rèn)嘉賓、場(chǎng)地安排,、采購(gòu),、流程制定和宣傳工作五個(gè)子項(xiàng)目，并將每個(gè)子項(xiàng)目都分解成了更加具體的工作,。之后,，又在每一項(xiàng)具體工作的后面，用字母標(biāo)注出了需要我負(fù)責(zé)和支持的部分（當(dāng)然是里面的字母B啦）,。

這樣,，我要做的工作就變得更加清晰了。

正確的網(wǎng)絡(luò)圖

在理清了各項(xiàng)工作之間的關(guān)系之后,，我又用很短的時(shí)間便畫好了一幅網(wǎng)絡(luò)圖（方案一）,，并在圖中標(biāo)注了每項(xiàng)工作大致所需要的時(shí)間。

網(wǎng)絡(luò)圖——之前已經(jīng)科普過(guò)了你有認(rèn)真看嗎,？——科普by水菱醬

原網(wǎng)絡(luò)圖和優(yōu)化后的方案二

這一次,，可比上次的網(wǎng)絡(luò)圖清晰多啦！在畫完之后,，我不禁開(kāi)始思考,，它的關(guān)鍵路徑是否可以優(yōu)化呢？

關(guān)鍵路徑——關(guān)鍵路徑通常(但并非總是)是決定項(xiàng)目工期的進(jìn)度活動(dòng)序列,。它是項(xiàng)目中最長(zhǎng)的路徑,，即使很小浮動(dòng)也可能直接影響整個(gè)項(xiàng)目的最早完成時(shí)間。關(guān)鍵路徑的工期決定了整個(gè)項(xiàng)目的工期,?！破誦y水菱醬

經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單分析，我發(fā)現(xiàn)方案一中的“聯(lián)系A(chǔ)總”是與之后的“場(chǎng)地安排”相關(guān)聯(lián)的，但是它可以安排在開(kāi)會(huì)之后,，和“聯(lián)系B總”并行進(jìn)行,，不需要安排在最前面。而“采購(gòu)物料”和“發(fā)布宣傳”兩件事情,，也可以由不同的部門同時(shí)進(jìn)行,。

于是，在經(jīng)過(guò)改進(jìn)之后,，就有了上圖中的方案二,。節(jié)省了足足有4天的時(shí)間，這樣準(zhǔn)備年中會(huì)的時(shí)間就更加充裕啦~

在收到郵件的第二天,，畫完三幅圖（導(dǎo)圖,、WBS圖和網(wǎng)絡(luò)圖）之后，我便立即和行政部,、公關(guān)部的小伙伴碰面,，和他們溝通工作的安排。我們一起在圖紙上標(biāo)注了大家的負(fù)責(zé)內(nèi)容和時(shí)間,，大伙兒將圖紙復(fù)印下來(lái)人手一份,，開(kāi)始按照上面的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)備。

這樣的方式非常直觀,，所以我們花了很短的時(shí)間就開(kāi)完了會(huì),。能看得出同事們接納了我并不完美的手繪，心里感覺(jué)棒棒噠~

掌控進(jìn)度の利器——甘特圖

在和同事們開(kāi)完會(huì)之后,，為了順利地跟進(jìn)各項(xiàng)工作,，我便對(duì)照前面的幾張圖，花五分鐘飛快地畫了一張甘特圖（常年手繪鍛煉,，畫表格還是可以不用直尺噠）,。

甘特圖——以圖示的方式，通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間,?？v軸表示項(xiàng)目，橫軸表示時(shí)間,?！破誦y水菱醬

歪歪扭扭速效手繪甘特圖

在圖中，我用陰影標(biāo)注了各項(xiàng)工作需要完成的時(shí)間段,，幫助自己更好地掌握工作的進(jìn)程。在之后遇到需要調(diào)整的部分,，也可以直接在這張圖上表達(dá)出來(lái),。

畫完了這張圖后，我連帶之前的幾張圖一起，貼在了我的辦公桌前,?？粗磺惺聞?wù)變得按部就班，心里也踏實(shí)多了,。

但是,，吞完了這只青蛙，還有一只呢,。

那就是“主持與引導(dǎo)會(huì)議”……

行動(dòng)學(xué)習(xí)之共識(shí)建導(dǎo)法

行政小美女很快郵件發(fā)來(lái)了已經(jīng)同領(lǐng)導(dǎo)商議敲定的年會(huì)討論議題,。我需要做的是，讓同事們?cè)谀曛袝?huì)的下午,，用三小時(shí)的時(shí)間把這些議題討論消化一遍,，并給出自己的理解和觀點(diǎn)。

看起來(lái)很簡(jiǎn)單,，但實(shí)際上來(lái)執(zhí)行這項(xiàng)會(huì)議引導(dǎo),，對(duì)于當(dāng)時(shí)的我來(lái)說(shuō)還是小有挑戰(zhàn)的。一方面需要戰(zhàn)勝膽怯（畢竟還未入職,，和同事們也都不太熟）,；另一方面要有良好的引導(dǎo)技巧，帶領(lǐng)大家積極地投入到討論當(dāng)中去,。

怎么辦呢,？

我想到了兩個(gè)月之前參加過(guò)的，有關(guān)行動(dòng)學(xué)習(xí)的工作坊（在此感謝劉文迪老師提供聽(tīng)課機(jī)會(huì)?。?。當(dāng)時(shí)課堂上所學(xué)的共識(shí)建導(dǎo)法，似乎很適合應(yīng)對(duì)這樣的場(chǎng)景,。

共識(shí)建導(dǎo)法——一種能夠讓團(tuán)體成員主動(dòng)參與的引導(dǎo)技術(shù),，可以達(dá)到匯集大家思想；通過(guò)對(duì)話識(shí)別更大的類型,；總結(jié)團(tuán)體的見(jiàn)識(shí),；達(dá)成決定性的共識(shí)的目的?！破誦y水菱醬

運(yùn)用這樣現(xiàn)成的方法,，我就可以少一些自由發(fā)揮的局面。講清楚流程之后,，引導(dǎo)大家進(jìn)行討論,，這樣我的心理壓力也會(huì)減輕許多。并且這樣的方法還能夠達(dá)到很好的效果,，簡(jiǎn)直是一石二鳥(niǎo)有木有~

想要知道為什么我聽(tīng)完課就可以將知識(shí)全部用起來(lái)嗎,？推薦閱讀我的另一篇文章：你只是在聽(tīng)課，而我復(fù)制了整個(gè)流程

Workshop計(jì)劃表

在確定了會(huì)議討論的方式之后，更有挑戰(zhàn)的就是把控好整個(gè)會(huì)議引導(dǎo)的節(jié)奏了,。一方面要關(guān)注大家的進(jìn)度,，另一方面還要保證在限定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，要怎樣才能兩者兼顧呢,？

導(dǎo)圖小能手小白迅速變身,，成為培訓(xùn)小能手。以往的培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)告訴我,，是時(shí)候搬出那張計(jì)劃表來(lái)了……

Workshop計(jì)劃表——來(lái)自《會(huì)議就要這樣開(kāi)》這本書,。表格內(nèi)容涵蓋了整個(gè)workshop（或培訓(xùn)）所需要的全部信息，非常的直觀好用~——科普by水菱醬

workshop計(jì)劃表

由于是手繪版草稿,，為了方便修改所以內(nèi)容都是用鉛筆寫的,，翻拍的效果不佳。

沒(méi)關(guān)系,！來(lái)一張書上的原圖看看~

選自《會(huì)議就要這樣開(kāi)》

可以看出,，一次會(huì)議（或培訓(xùn)）所需要的所有相關(guān)信息都在這張表格上了。相當(dāng)?shù)闹庇^,，可以幫助我在會(huì)議引導(dǎo)中時(shí)刻把握流程和節(jié)奏,。

圓滿收尾

在做好了這一切的準(zhǔn)備之后，年中會(huì)如期而至,。

我在微信好友圈,，記錄下了自己職場(chǎng)生涯的一個(gè)小小進(jìn)步：

嘚瑟的好友圈，猜猜哪個(gè)是我,？

至于小白是否順利成為了專職員工,，你猜呢~

后話

在貼出自己當(dāng)年畫的這些圖時(shí)，心里還是有一點(diǎn)點(diǎn)顧慮的,。畢竟天外有天,，總有人比你做的優(yōu)秀許多。這些圖表,，都是通過(guò)讀書+度娘自學(xué)而來(lái)的,，畫得倉(cāng)促，細(xì)節(jié)不周,。

這篇文章,，希望大家讀完，能帶給你一點(diǎn)點(diǎn)的啟發(fā),。

也歡迎你留言,，質(zhì)疑或探討。我會(huì)盡量每一條都回復(fù)~

最后,，還是想說(shuō)之前那句話：

每個(gè)人都有能力找到適合自己的工具和方法,，來(lái)幫助自己變得更好,。

手繪不一定比軟件強(qiáng)，但對(duì)我來(lái)說(shuō)會(huì)更加適合,。

希望讀過(guò)之后，你也可以找到適合自己的學(xué)習(xí)方法,。

水菱

20151010

P.S.

這是第二遍寫這篇文章了,。第一遍寫了兩個(gè)小時(shí)，直接在簡(jiǎn)書上進(jìn)行編輯,，發(fā)布出來(lái)竟然全都沒(méi)了……在心理建設(shè)了一小時(shí)后,，又繼續(xù)把它寫出來(lái)了。

要感謝微信上朋友們的支持（尤其是替我交健身打卡罰款的小飛魚,，和告訴我第二遍會(huì)更精彩的麻麻）

還要感謝的,，是在這里坐了五個(gè)小時(shí)還能耐得住性子的自己，以及耐著性子把這篇文章讀完的你們,。么么噠,。

明天就要去閉關(guān)了，月底才能回歸,。

咱們十一月再見(jiàn)~

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