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山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范
魯檔發(fā)〔2014〕23號
山東省檔案局關(guān)于印發(fā)《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》的通知
各市檔案局,、省直各部門（單位）：
為加強和改進機關(guān),、團體、企事業(yè)單位檔案工作,，省檔案局依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,，制定了《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》），請認真貫徹執(zhí)行,。
本《規(guī)范》自2014年8月1日起施行,，有效期至2019年7月31日。
山東省檔案局
2014年6月16日
山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了檔案工作的原則,、組織管理和制度要求,，提出了檔案業(yè)務(wù)工作、信息化建設(shè),、安全保障和服務(wù)利用等方面的方法與指南,。
本規(guī)范是各單位開展檔案工作的基本規(guī)范，適用于行政轄區(qū)內(nèi)各級機關(guān),、團體,、事業(yè)單位,，企業(yè)單位參照執(zhí)行。
2 總則
2.1 歸檔的文件材料應(yīng)全面,、真實地反映本單位履行職責(zé)的歷史面貌,，滿足在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求,。
2.2 檔案實行集中統(tǒng)一管理,，公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件材料任何組織、個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,。
2.3 維護檔案的齊全,、完整、準確,、系統(tǒng)與安全,，任何組織、個人不得偽造或者擅自銷毀,、篡改檔案,。
2.4 檔案工作以收集齊全、整理規(guī)范,、安全保管,、有效利用為目標。
3 組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)
3.1 檔案管理組織
3.1.1
遵照國家檔案法規(guī)要求設(shè)立檔案工作管理機構(gòu),負責(zé)對本單位,、本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行指導(dǎo),、監(jiān)督與檢查,。建立健全檔案監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)有效的監(jiān)管運行機制,。
3.1.2 加強組織領(lǐng)導(dǎo)，全面貫徹落實國家關(guān)于檔案工作的法律,、法規(guī),、規(guī)范和技術(shù)標準，嚴禁檔案管理違法違紀行為,。
3.1.3 將檔案工作納入單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員崗位職責(zé),，納入各項工作流程，納入年度目標考核,，與其他業(yè)務(wù)工作同部署,、同檢查、同獎懲,。
3.1.4
接受同級檔案行政管理部門和上級業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)督,、指導(dǎo)，按照規(guī)定時限完成重大活動檔案登記,、檔案統(tǒng)計年報,、政務(wù)公開信息報送、檔案進館等檔案業(yè)務(wù)工作,。
3.1.5 通過宣傳教育和專業(yè)培訓(xùn),，增強全員檔案意識和檔案法治意識。
3.2 檔案工作人員
3.2.1
配備與單位檔案工作科學(xué)化管理相適應(yīng)的專（兼）職檔案人員,，檔案工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識,，管理屬于國家所有的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)持證上崗，檔案工作人員保持相對穩(wěn)定,。
3.2.2 加強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),，積極參加檔案業(yè)務(wù)知識和崗位技能培訓(xùn)。
3.3 檔案工作經(jīng)費
檔案工作經(jīng)費納入年度預(yù)算,，配備必要的設(shè)施設(shè)備，滿足歸檔文件規(guī)范整理,、檔案安全保管、檔案信息化建設(shè)與服務(wù)利用等業(yè)務(wù)需要,。
3.4 檔案工作制度
3.4.1 將檔案工作制度融入到本單位制度建設(shè)體系，使之與其他工作制度有機銜接,，為檔案工作開展提供保障,。
3.4.2 建立完備的檔案工作制度,，包括文件材料歸檔和檔案整理、保管,、保密,、鑒定、銷毀,、統(tǒng)計、利用,、庫房管理及離崗交接清點等制度,。
3.4.3
按照國家檔案局8號令、10號令等法規(guī)要求,，制定和完善本單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,，并報同級檔案行政管理部門審核后實施。
3.4.4 建立檔案工作獎勵和責(zé)任追究制度,。
4 檔案資源建設(shè)
4.1 檔案資源前端控制
4.1.1 嚴格執(zhí)行文件材料歸檔制度,，對國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)整理歸檔的文件材料,，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收,。
4.1.2
根據(jù)各單位文件材料歸檔范圍,，從源頭上加強對文書、照片,、聲像,、會計、科技（基建）,、設(shè)備,、公務(wù)活動禮品等各種門類、各種載體檔案資料的收集,，維護檔案資源的齊全,、完整、準確,、系統(tǒng),。
4.1.3
單位檔案機構(gòu)依照法規(guī)制度對應(yīng)歸檔文件的形成過程、形成質(zhì)量,、原始屬性,、法律效用標識等進行動態(tài)監(jiān)管，確保歸檔文件材料的真實性,、原始性,、完整性。
4.1.4
文件形成部門負責(zé)人或承辦活動（項目）的單位負責(zé)人是歸檔文件質(zhì)量第一責(zé)任者,，在文件歸檔前應(yīng)對文件齊全,、完整、準確,、真實,、整理規(guī)范情況進行審查,，并簽署歸檔質(zhì)量審查意見,。
4.1.5 各類文件應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定及時歸檔，未明確歸檔期限的不得超過1年,。
4.2 電子文件歸檔管理
4.2.1 將電子文件歸檔管理工作納入電子政務(wù),、辦公自動化等信息化建設(shè)總體規(guī)劃，同步建設(shè),。
4.2.2 按照國家關(guān)于電子文件管理的規(guī)定,，做好電子文件的歸檔、整理,、保管,、移交等工作,。
4.3 重大活動（事件）、重點工程和重要科研項目檔案管理
4.3.1
主辦,、承辦單位要將重大活動（事件）,、重點工程、重要科研項目情況及時通知同級檔案行政管理部門,，同時按照《山東省重大活動檔案管理辦法》（省政府令第247號）,、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DAT28-2002）、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA／T2-1992）等有關(guān)要求做好檔案的收集,、整理,、保管、移交工作,。
4.3.2 縣級以上人民政府確定的重點建設(shè)項目和重點科學(xué)技術(shù)研究項目的檔案,，應(yīng)當(dāng)由同級檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門驗收。
4.4 檔案征集
根據(jù)需要向社會或本單位退休,、調(diào)離人員征集檔案資料,。
4.5 檔案集中統(tǒng)一管理
檔案機構(gòu)集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案，對業(yè)務(wù)部門或基層單位保存的業(yè)務(wù)或?qū)ｉT檔案,，要建立檔案管理臺賬或目錄,，歸檔文件數(shù)量納入檔案統(tǒng)計范圍，并對其實體保管和信息利用狀況進行動態(tài)監(jiān)管,。
4.6 檔案移交進館
各單位應(yīng)按規(guī)定及時向同級國家綜合檔案館移交列入進館范圍的檔案,。
5 檔案信息化建設(shè)
5.1 建設(shè)規(guī)劃
5.1.1
參照數(shù)字檔案室（館）建設(shè)指南，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃,，推進數(shù)字檔案室（館）建設(shè),。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)字檔案室與單位電子業(yè)務(wù)系統(tǒng),、國家綜合檔案館的關(guān)系,，實現(xiàn)文檔一體化、館室一體化管理,。
5.1.2
依托單位信息化建設(shè)成果,，統(tǒng)籌規(guī)劃,、設(shè)計和建設(shè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施,、系統(tǒng)硬件,、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng),、終端及輔助設(shè)備等,。
5.2 數(shù)字資源
5.2.1
建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫,，形成文書,、照片、錄音,、錄像,，科技、專業(yè)等各門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等數(shù)字檔案資源,。
5.2.2
按照存量數(shù)字化,、增量電子化的原則，開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件歸檔,，符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）,、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009）等標準要求,。
5.3 應(yīng)用系統(tǒng)
5.3.1
數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源,，具備門類管理、接收采集,、分類編目,、檢索利用、鑒定統(tǒng)計等業(yè)務(wù)管理功能和身份認證,、權(quán)限管理,、審計跟蹤、電子簽名等安全管理功能,，符合《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T
29194-2012）,。
5.3.2
數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)與單位電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接，自動接收采集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件及其元數(shù)據(jù),；應(yīng)與國家綜合檔案館銜接,，按照標準移交電子檔案。
5.4 信息安全
5.4.1 按照信息系統(tǒng)安全等級保護工作的要求,，配備必要的信息安全設(shè)備,、建立信息安全管理制度、采取信息安全技術(shù)策略,，保障信息系統(tǒng)安全,。
5.4.2 定期備份數(shù)字檔案資源，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制,，保障數(shù)字檔案資源安全,。
6 檔案安全保障
6.1 檔案庫房及工作用房
6.1.1 檔案庫房建筑,、設(shè)計參照執(zhí)行《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2010）和《檔案館建設(shè)標準》（建標103-2008）要求,。
6.1.2 檔案庫房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房、閱覽室,、辦公室滿足檔案工作需要,。
6.1.3 檔案庫房達到防火、防水,、防潮,、防蟲鼠、防光,、防塵,、防盜、防有害氣體,、防磁要求,，庫房內(nèi)溫濕度控制符合國家規(guī)定。
6.2 檔案設(shè)施設(shè)備配備
6.2.1 檔案辦公設(shè)備,。配備信息化管理需要的服務(wù)器,、計算機、打印機,、復(fù)印機,、掃描儀、光盤刻錄機,、照像機,、錄音錄像等設(shè)備。
6.2.2 檔案保護設(shè)備,。按照國家規(guī)定配備完善的消防,、安保、溫度濕度控制及容災(zāi)備份,、應(yīng)急電源等檔案安全設(shè)施,、設(shè)備。
6.2.3 檔案裝具,。配備數(shù)量充足,、符合國家標準的卷皮、卷盒及檔案櫥,、架,。
6.3 庫房安全管理
6.3.1 人員、檔案出入庫登記內(nèi)容準確,、及時,；定期進行庫房安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題整改到位,。
6.3.2
檔案人員離職或調(diào)動工作時,，應(yīng)嚴格執(zhí)行檔案交接制度,，依據(jù)檔案管理臺賬、統(tǒng)計報表,、檢索目錄清點各種載體檔案庫存,，并辦理檔案交接手續(xù)。
6.4 檔案安全管理
6.4.1 完善人防,、物防,、技防、聯(lián)防體系,，檔案安全制度執(zhí)行有效,。
6.4.2 健全檔案信息數(shù)據(jù)安全管理機制和電子檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)管理、重要檔案異質(zhì)異地備份等安全保障措施,，確保檔案信息安全,。
6.4.3 完善檔案開放利用審核鑒定機制，對應(yīng)開放檔案和擬在網(wǎng)上公開的檔案信息,，審慎進行劃控,、鑒定。
6.4.4 大力開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,，及時對破損檔案進行搶救修復(fù),。
6.4.5 制定檔案災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案，并經(jīng)常組織演練,、培訓(xùn),，提高危機事件發(fā)生時相關(guān)責(zé)任人按照預(yù)案有序處置的能力。
7 檔案服務(wù)利用
7.1 檔案整理
嚴格按照國家有關(guān)標準整理各種門類,、各種載體檔案,，做到分類科學(xué)、排列有序,、保管期限確定準確,、檔號編制規(guī)范。
7.2 目錄編制
文書檔案編制歸檔文件目錄,、專題目錄,、文號索引等檢索工具；其他門類檔案根據(jù)相應(yīng)規(guī)范要求編制檢索工具,；按照著錄規(guī)則和《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA／T46-2009）等要求建立目錄數(shù)據(jù)庫,，實現(xiàn)計算機檢索。
7.3 建立全宗卷
按照《全宗卷規(guī)范》（DA／T12-2012）建立全宗卷,，材料齊全,，整理規(guī)范。
7.4 檔案利用
7.4.1 檔案查閱
及時高效為領(lǐng)導(dǎo),、機關(guān)各部門提供檔案借閱服務(wù),；嚴格借閱登記和利用效果反饋登記,，編印檔案利用效果實例匯編。
7.4.2 檔案編研
編寫或續(xù)編全宗指南,；編寫單位組織沿革,、年度大事記,、年鑒,；編制檔案資料匯編；開發(fā),、整合檔案信息資源,，為領(lǐng)導(dǎo)決策、單位工作,、社會需求提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù),。
7.4.3 通過舉辦檔案展覽、編輯出版圖書,、制作檔案音像制品等,，多角度、多形式開展檔案文化傳播,。
7.4.4 積極實施檔案信息資源共享,，實現(xiàn)開放檔案信息資源的遠程利用。
8 檔案工作創(chuàng)新
在檔案監(jiān)管,、收集整理,、利用服務(wù)、保管保護及制度建設(shè)等方面開展具有首創(chuàng)性和示范性作用的工作,。
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