文/莊文靜

秘書反思

在這個(gè)事件中,，對(duì)于陸純初,、女秘書和EMC公司，都是一個(gè)傷害,。并且對(duì)女秘書未來的職業(yè)生涯,，更是造成了難以彌補(bǔ)的傷害——有哪一個(gè)老板或人力資源經(jīng)理愿意雇傭“史上最牛的秘書”呢?

某外企人力資源部經(jīng)理說，首先,，以中文回信本身就是一種挑釁,，因?yàn)樯纤居糜⑽慕o你發(fā)信，你也應(yīng)該禮貌性的用英文回信才合乎禮儀,。其次,，把回信傳給公司很多人，雖然是出氣了，但做法實(shí)在不夠?qū)I(yè),。她本可以通過其它方式與上司溝通,，找出解決問題的辦法。最后,，即使溝通不成,，也可以考慮更換職位，甚至正式提出辭職,，而不至于落得被迫離職的結(jié)果,。

那么，怎樣才能稱得上一位優(yōu)秀的秘書和下屬呢?

秘書要有怎樣的資質(zhì)?

按國(guó)際秘書聯(lián)合會(huì)的定義,，“秘書”是指上司的特殊助手,，他們掌握辦公室工作的技巧，能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)自己的責(zé)任感,，以實(shí)際行動(dòng)顯示主動(dòng)性和判斷力,，并在所有給予的權(quán)利范圍內(nèi)做出決定。

因此,，我們不難想到一個(gè)問題,，就是秘書需要具備什么素質(zhì)?

秘書的職業(yè)屬性要求他/她要配合上司完成工作，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖并放大領(lǐng)導(dǎo)的能量,。俗話說“伴君如伴虎”,，因此一個(gè)優(yōu)秀的秘書，一定是非常了解上司的脾氣和秉性,，能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和方式,，更要具備“善解人意”的靈性，“心有靈犀”的悟性和“寵辱不驚”的耐性,。

唐朝名宦高力士的碑文有八句話,，也許對(duì)秘書會(huì)有啟發(fā)性：“忠君而不依(忠于君主，但不是依靠),，得君而不驕(得到君主的信任,，但不會(huì)驕傲)，傳王言而有度(領(lǐng)導(dǎo)也有說話過火的時(shí)候,，要把握他的意圖和分寸),，持國(guó)柄而無權(quán)(即使是一人之下，萬(wàn)人之上,，也不要自以為是),，順而不宜，踐而不犯(可以順從和服從君主的領(lǐng)導(dǎo),，但不阿諛奉承,，可以給君主提意見,，但不會(huì)冒犯其權(quán)威)，敬無閑言,，遠(yuǎn)無非議(和我相敬的人不會(huì)散布他的流言蜚語(yǔ),，和我疏遠(yuǎn)的人也不會(huì)讓其橫遭非議)?！边@八句話不僅能作為好下屬的準(zhǔn)則,，也許還能作為做人的準(zhǔn)則吧。

招聘一個(gè)優(yōu)秀的秘書,，不僅要從專業(yè)的角度和經(jīng)驗(yàn)上考慮,，很大程度上也要考慮其性格和個(gè)性是否合適，比如：是否具有專業(yè)技能,、換位思考的能力,、良好的服務(wù)意識(shí)、細(xì)致入微的工作習(xí)慣,、較強(qiáng)的洞察力,、主動(dòng)積極的工作態(tài)度，以及較高的情商等,，這在與領(lǐng)導(dǎo)的配合中,，都是非常重要的素質(zhì)。

平素：你能“六”面玲瓏嗎?

通過與一些外企秘書和員工的交流,，我們總結(jié)了一下他們的工作心得,，要想當(dāng)一個(gè)好秘書,，其實(shí)也真不是一件容易的事情,，這是對(duì)心靈和肉體的雙重考驗(yàn)。

過濾器和擋劍牌

在日常工作中,，由于要保證上司有足夠的時(shí)間和精力來處理公司的一些戰(zhàn)略問題或核心問題,，因此，秘書的一項(xiàng)重要的日常工作就是充當(dāng)過濾器,。比如：幫助上司處理一些電話,、來訪或文件，有時(shí)也難免會(huì)得罪人,。比如：有些沒有提前預(yù)約,，卻號(hào)稱有重要事情要談的人，首先要告訴他上司很忙,，并且禮貌地問清他的身份,，并問清來訪的目的，總之要當(dāng)好一個(gè)擋箭牌,。因?yàn)橐话阍谕馄笾?，來訪預(yù)約是最為基本的禮貌,，一般冒然來訪者是不大受人歡迎的。

要用頭腦工作

外企中的秘書,，不僅要有“忠誠(chéng)”和敬業(yè)精神,，同時(shí)，還要非常有靈氣,。不能像仆人一樣只知道干活,，卻不會(huì)動(dòng)腦子，上司更喜歡會(huì)動(dòng)腦子,、能為自己出謀劃策,、提出建議的秘書。

同時(shí),，能在外企做好秘書工作的人,，情商一定是非常高的。就像我們常說的做人要外圓而內(nèi)方,，其實(shí)做秘書更要如此：在原則性上,，一點(diǎn)也不能含糊;但是在處理問題的手段上要圓滑而委婉，必須要考慮到方方面面的后果和對(duì)方的感受,。

經(jīng)驗(yàn)至上的崗位

對(duì)于秘書這個(gè)職業(yè)來說,，工作經(jīng)驗(yàn)是最寶貴的財(cái)富。在歐美的企業(yè)中,，許多老板都喜歡用年紀(jì)大一些的秘書,。尤其對(duì)于一些年紀(jì)比較大的領(lǐng)導(dǎo)來說，與自己一起工作多年的老秘書,，就像自己的老花眼鏡一樣,，式樣可能有些陳舊，但離不了,，也換不得,。甚至，在某些發(fā)達(dá)國(guó)家,，許多秘書不僅要替老板安排日常工作,，而且還要幫助老板安排家庭聚會(huì)、管理老板的財(cái)務(wù)(包括交納個(gè)人所得稅)等私人事務(wù),，甚至還有權(quán)代替老板開私人支票,。因此，秘書不僅是工作的助手,，更要成為上司最為信任的人,。

秘書的職業(yè)特性使他們必然知道許多公司的商業(yè)機(jī)密，因此,，不可以泄露公司機(jī)密是最基本的職業(yè)操守,。而且,，對(duì)于老板個(gè)人的習(xí)慣與隱私，秘書也得守口如瓶,，這是潛規(guī)則,。

凡事多匯報(bào)

秘書的職業(yè)屬性，使她經(jīng)常要幫助上司完成他交代的任務(wù),。因此,，要盡可能的匯報(bào)上司交辦的任務(wù)和處理情況，這樣領(lǐng)導(dǎo)也能更了解你的工作狀態(tài),。長(zhǎng)此以往,，他也會(huì)對(duì)你給予更多的信任和授權(quán)。

善于換位思考

其實(shí)每個(gè)人的行為,、判斷都是帶有主觀色彩的,，但對(duì)于秘書來說，是非常需要“換位思考”能力的,，要盡可能地站在上司的角度上考慮問題,。

樂觀和熱愛生活

秘書職業(yè)的特殊性，使他不得不經(jīng)常受到上司情緒的影響,。作為企業(yè)老板的工作壓力和責(zé)任是可想而知的,，有時(shí)秘書甚至像老板情緒的垃圾筒。因此,，作為外企的秘書就需要更為樂觀,、開朗和熱愛生活，不要讓上司的情緒影響自己的情緒,，而且要有一種“改造”和“領(lǐng)導(dǎo)”上司的能力,。因此，首先不妨先用情緒去感染你的上司,，這是非常簡(jiǎn)單而且又行之有效的做法,。

應(yīng)急：你能笑泯恩仇嗎?

為什么現(xiàn)實(shí)中，女秘書要比男秘書更多?其實(shí)道理很簡(jiǎn)單,，因?yàn)橐话愕呐孕愿癖容^細(xì)膩，更為溫柔體貼和善于溝通,，同時(shí)在問題的處理上,，也更為周全。

我們常說“沖動(dòng)是魔鬼”,，有很多沖突其實(shí)只是“一念之差”,。如果每個(gè)人都能控制好自己的情緒，站在對(duì)方的立場(chǎng)上進(jìn)行換位思考,，很多矛盾也就迎刃而解了,。因此,，在很激動(dòng)的時(shí)候，情緒非常糟糕的情況下,，千萬(wàn)不要做任何事情,。

也許大家會(huì)注意到，事件中的兩位,，都是站在自己的立場(chǎng)上說對(duì)方錯(cuò)了,。任何事情只要是帶有強(qiáng)烈的指責(zé)性，強(qiáng)化自己是正確的,，就永遠(yuǎn)無法實(shí)現(xiàn)溝通,。

在日常工作中，難免會(huì)發(fā)生一些不愉快和處理失當(dāng)?shù)氖虑?。有位秘書總結(jié)她的經(jīng)驗(yàn),，就是要學(xué)會(huì)永遠(yuǎn)保持微笑。俗話說“伸手不打笑臉人”女性作為秘書的優(yōu)勢(shì)就更為明顯,，比如：你的微笑可能就已經(jīng)化解了許多沖突,。并且，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火時(shí),，你應(yīng)該先主動(dòng)表示歉意,，即使不是你真的錯(cuò)了，但是為了能讓領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)地消消氣也沒有什么不可以,，總之,，先把領(lǐng)導(dǎo)的怒火壓下去。如果自己真的受了委屈,，也沒有必要立刻解決,。因?yàn)椋I(lǐng)導(dǎo)會(huì)認(rèn)為你的“解釋”都是在“找借口”和“推卸責(zé)任”,。當(dāng)上司心情好的時(shí)候,，再對(duì)這件事情進(jìn)行溝通，效果可能會(huì)更好,。

因此,，如果對(duì)上司有不滿的時(shí)候，首先,，一定要尊重自己的心理感受,，要進(jìn)行適時(shí)的溝通，不要積怨,。其次,，有了矛盾不要怕，不要放棄和回避矛盾,，否則矛盾會(huì)日漸激化,。再次,，就是要磨合，要了解老板的辦事風(fēng)格,、人品,、性格。最后,，我們每個(gè)人都應(yīng)該擺正自己的位置,。如果自己不適合做秘書那就去做業(yè)務(wù);如果不愿意讓別人管，那么就去自己當(dāng)老板,。不管做什么職業(yè),，都要想方設(shè)法學(xué)會(huì)站在對(duì)方的立場(chǎng)扮演好自己的角色。

來源：《中外管理》雜志