第一宗罪——標(biāo)題的位置不對(duì),。

我們常常因?yàn)檫^分強(qiáng)調(diào)視覺效果,，或者圖一時(shí)方便，情不自禁就做出形態(tài)各異的錯(cuò)誤表格,，為后續(xù)工作埋下隱患,。Excel提供了兩種記錄標(biāo)題的方式：命名工作簿與命名工作表,。如果不在御用的地方注明標(biāo)題，卻跑去搶別人的地盤,，這就不對(duì)了,。

在Excel默認(rèn)的規(guī)則里,，連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的首行為標(biāo)題行,，空白工作表首行也被默認(rèn)為標(biāo)題行。

但是標(biāo)題行和標(biāo)題不同,，前者代表了每列數(shù)據(jù)的屬性,，是篩選和排序的字段依據(jù);而后者只是讓閱讀該表的人知道這是一張什么表，除此以外不具備任何功能,。所以,，不要讓標(biāo)題占用工作表首行。

破壞指數(shù)：☆☆☆☆☆更正難度：☆☆☆☆☆

第二宗罪——令人糾結(jié)的填寫順序,。

一不小心,，很可能就做出一張順序顛倒的表格來，不僅影響錄入人員的正常思維,，還讓他們?cè)诤鲎蠛鲇业妮斎脒^程中浪費(fèi)大量寶貴的時(shí)間,。之所以這樣，是因?yàn)樵O(shè)計(jì)的時(shí)候忽略了填表流程和工作流程之間的關(guān)系,。

我們?cè)?/span>Excel中的動(dòng)作,，尤其是數(shù)據(jù)錄入的動(dòng)作,，必須與工作順序保持一致，就拿請(qǐng)假這件事來說,，了解員工請(qǐng)假信息的順序通常是：今天是什么日期?請(qǐng)假的是誰?請(qǐng)的什么假?請(qǐng)幾天?

轉(zhuǎn)換成Excel字段,，就變成日期、姓名,、請(qǐng)假類型,、請(qǐng)假天數(shù)。只要把這些字段從左到右依次排列,，就能得到順序正確的源數(shù)據(jù)表,。所以只要在設(shè)計(jì)之前想清楚工作流程，排個(gè)順序還不是小case!所謂的設(shè)計(jì)其實(shí)就這么簡單,。

破壞指數(shù)：★★☆☆☆更正難度：★☆☆☆☆

第三宗罪——人為設(shè)置的分隔列破壞了數(shù)據(jù)完整性,。

出于對(duì)房子的熱戀，很多朋友也喜歡在表格中玩隔斷,。大大小小,、寬窄不一的空白列，把好好的數(shù)據(jù)“切”得七零八落,，還美其名曰：把數(shù)據(jù)分為三部分,。殊不知，在滿足視覺需求的同時(shí),，數(shù)據(jù)的完整性也被徹底破壞了,。

Excel 是依據(jù)行和列的連續(xù)位置識(shí)別數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，所以當(dāng)數(shù)據(jù)被強(qiáng)行分開后,，Excel認(rèn)為它們之間沒有任何關(guān)系,，于是很多分析功能的實(shí)現(xiàn)都會(huì)受到影響。姑且不說篩選,、排序,、函數(shù)匹配和自動(dòng)獲得分類匯總表，一個(gè)最直觀的影響就是當(dāng)你選中一個(gè)單元格,，再按Ctrl+A,，本來應(yīng)該把所有數(shù)據(jù)全選上的，現(xiàn)在卻只能選中1/3的數(shù)據(jù),。僅僅是選中數(shù)據(jù)這一項(xiàng)工作,，就會(huì)因?yàn)檫@些人為的隔斷讓你有得忙。所以,，對(duì)于源數(shù)據(jù)表,，保持?jǐn)?shù)據(jù)之間的連續(xù)性非常重要。

買房子時(shí)經(jīng)常聽到“三居變五居”的說法，這隔斷在Excel 里可不能亂加,，Excel的廣告語應(yīng)該是：“三居變一居,，我們的房子沒有墻，個(gè)個(gè)像操場,?！?/span>

如果你真的需要看一塊一塊的數(shù)據(jù)，可以設(shè)置單元格格式,，將邊框加粗,，也能達(dá)到相同的視覺效果，同時(shí)不影響數(shù)據(jù)完整,。所以,，必須去掉表格中多余的分隔列。

破壞指數(shù)：★★★☆☆更正難度：★★☆☆☆

第四宗罪：合并單元格嚴(yán)重破壞了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

在源數(shù)據(jù)表中合并單元格,，是最常見的操作,。可這種看似讓數(shù)據(jù)更加清晰可見的方式,，對(duì)表格的破壞性卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)勝過前面幾例,。能做出這種表格樣式，首先是因?yàn)槿狈μ煜碌谝槐淼母拍?，同時(shí),，也離不開對(duì)合并功能的長期誤讀。

正如Excel中的“合并及居中”功能,，微軟說：“快來吧,，‘合并及居中’很好用?！庇谑呛芏嗳司桶炎约旱谋砀窠M合得漂漂亮亮,，但在做數(shù)據(jù)分析時(shí)又感到困惑：為什么數(shù)據(jù)總是不聽話，不能按照我的意思被正確篩選,、排序和分類匯總呢?

其實(shí),，不是數(shù)據(jù)不聽話,，是我們根本誤解了微軟的意思,，“合并及居中”很好用，制作用于打印的表格時(shí)多多使用,，可制作源數(shù)據(jù)表的時(shí)候千萬別亂用,。也就是說，“合并及居中”的使用范圍僅限于需要打印的表單,，如招聘表,、調(diào)崗申請(qǐng)表、簽到表等,。而在源數(shù)據(jù)表中,，它被全面禁止使用,，即任何情況下都不需要出現(xiàn)合并單元格。源數(shù)據(jù)表里的明細(xì)數(shù)據(jù)必須有一條記錄一條,，所有單元格都應(yīng)該被填滿,，每一行數(shù)據(jù)都必須完整并且結(jié)構(gòu)整齊，就像話費(fèi)詳單一樣,。

合并單元格之所以影響數(shù)據(jù)分析,，是因?yàn)楹喜⒁院螅挥惺讉€(gè)單元格有數(shù)據(jù),，其他的都是空白單元格,。另外，合并單元格還造成整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域的單元格大小不一,。所以在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序時(shí),，Excel會(huì)提示錯(cuò)誤，導(dǎo)致排序功能無法使用,。

不僅如此,，由于我們?nèi)藶榈貙?/span>Excel搞到邏輯混亂，也就別指望它可以在分類匯總時(shí)為我們提供任何便利,。要想得到統(tǒng)計(jì)表,，只好手工打造，除此之外別無他法,。想想都痛苦,，以后還是讓自己的源數(shù)據(jù)表遠(yuǎn)離合并單元格吧。

破壞指數(shù)：★★★★★更正難度：★★★★☆

第五宗罪：源數(shù)據(jù)被分別記錄在不同的工作表

大多數(shù)事情都是分時(shí)容易聚時(shí)難,，Excel也不例外：分開源數(shù)據(jù)很容易,，合起來就很難。

既然這樣,，我們就應(yīng)該把同類型的數(shù)據(jù)錄入到一張工作表中,，而不要分開記錄。因?yàn)樵磾?shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)完整性和連貫性,，會(huì)直接影響到數(shù)據(jù)分析的過程和結(jié)果,。

把一年12 個(gè)月的數(shù)據(jù)分成12張工作表是出于什么目的?為了看著方便，也容易找到數(shù)據(jù)?錯(cuò)了!放一張工作表里,，篩選一下,，也能看著方便，找著容易,，況且還能運(yùn)用更多的技能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,。

Excel是強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理軟件，它有它的規(guī)則。視覺效果固然重要,，但還是要講究方便實(shí)用,。一張工作表提供了數(shù)萬行甚至數(shù)百萬行(不同版本)的數(shù)據(jù)空間，足夠你折騰了,。

破壞指數(shù)：★★★★★更正難度：★★★★★

以上文字來源:《職場》 作者：馬新莉

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