在學(xué)后面的知識(shí)前,，大家要分清我在后面內(nèi)容中所說(shuō)的兩個(gè)概念：數(shù)據(jù)表和報(bào)表,。EXCEL數(shù)據(jù)處理流程包括數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)存儲(chǔ),、數(shù)據(jù)加工和報(bào)表輸出（圖1）,，我把我們?nèi)粘Ｓ玫?/span>EXCEL表格分為數(shù)據(jù)表和報(bào)表。數(shù)據(jù)表就是存儲(chǔ)各種數(shù)據(jù)的表格,，是自己用的,，一般不給外人看的，在這個(gè)表格中存儲(chǔ)著各種基本的數(shù)據(jù),；而報(bào)表一般是給其他人看的表格,，他們所看到的表格是美化后的表格，而數(shù)據(jù)是我們經(jīng)過(guò)加工后的數(shù)據(jù),，可能不會(huì)體現(xiàn)一些基本的數(shù)據(jù),。如前言中所講的事例，按照我的習(xí)慣,，我會(huì)把晉級(jí)考核的成績(jī)保存到一個(gè)表格中,，這個(gè)表格做完后將不再變動(dòng),。如果老板要看成績(jī)和工資增長(zhǎng)幅度,，我會(huì)另外新建一張表將它處理好美化后發(fā)給老板,。我保存的那張表可以稱之為數(shù)據(jù)表，而發(fā)給老板的那張表是報(bào)表,。當(dāng)然這只是一個(gè)簡(jiǎn)單的例子,。

圖1

在這里先給大家講一個(gè)注意事項(xiàng)，千萬(wàn)不要在數(shù)據(jù)表中處理數(shù)據(jù)和隨意更改,，除非是你將錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)改成正確的數(shù)據(jù),。我們要保持良好的習(xí)慣，需要處理數(shù)據(jù)或者做報(bào)表時(shí),，要另外新建一張表,。如果直接在數(shù)據(jù)表中改格式做報(bào)表，可能會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果,，這種事情在日常工作中我見(jiàn)到了不少,。大家也可以把數(shù)據(jù)表想象成數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)源沒(méi)有了或者數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,，你能把報(bào)表做好做對(duì)么,？

大家對(duì)數(shù)據(jù)表和報(bào)表有一個(gè)概念后，我們將進(jìn)入EXCEL規(guī)范操作的正式內(nèi)容,。大家看表1（后面的實(shí)例講解幾乎都以表1為基礎(chǔ),，請(qǐng)大家務(wù)必保存好表1和處理后的表格），這是人力資源部門(mén)自己用的《人員檔案信息表》,，你能指出表中有多少項(xiàng)錯(cuò)誤或者不當(dāng)?shù)牡胤?？希望大家在這個(gè)表上多停留一些時(shí)間。這張表格是我專門(mén)“惡意”處理過(guò)的,，但是我確實(shí)碰到過(guò)類似的表格,，而且有很多人做的表格中或多或少都存在著一些問(wèn)題，制約著后期的報(bào)表制作,。在本部分內(nèi)容中,，我們就圍繞著給這張表格發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、整改問(wèn)題來(lái)學(xué)習(xí)如何規(guī)范表格,。

表1

這個(gè)表格給我們的第一印象是非?；靵y，相信大家能找到不少的問(wèn)題,，下面我將一一的講解,。

一、表名重復(fù),、位置不對(duì)

首先讓大家區(qū)分兩個(gè)概念：工作表和工作簿,。工作簿通常就是我們所說(shuō)的建立一個(gè)EXCEL文件，例如在一個(gè)目錄下單擊右鍵-新建-新建 Microsoft Excel 工作表,，這個(gè)就是工作簿,。工作表就是打開(kāi)工作簿以后,，在表格區(qū)域下方可以看到sheet1、sheet2,、sheet3,，這個(gè)就是工作表。

概念明晰后大家看第一行,，表名叫《人事檔案信息表》,，這就是第一個(gè)問(wèn)題。它放在這里本身就是重復(fù)的,、無(wú)任何作用的,。因?yàn)槲覀兘⒌墓ぷ鞑竞凸ぷ鞅矶伎梢杂谩叭耸聶n案信息表”命名（如圖2），根本沒(méi)有必要用一行作為表名再命名,。在前面我也講到,，數(shù)據(jù)表是給自己看的。既然給自己看何必再這么麻煩,，自己能看懂而且別人打開(kāi)工作簿的時(shí)候也能知道是什么表格就行了,。退一步講我們要把電子表格報(bào)送給老板，老板同樣通過(guò)工作簿名知道內(nèi)容是什么表,，也沒(méi)必要用這一行,。如果要報(bào)紙質(zhì)的，需要打印,，這就是嚴(yán)格的報(bào)表了,，那就需要這一行標(biāo)題。

圖2

二,、標(biāo)題多余

大家看圖3標(biāo)注的位置,，表格中使用兩個(gè)標(biāo)題，這本身就是多余的,。大家應(yīng)該還記得數(shù)據(jù)表和報(bào)表的區(qū)分,。還是那句話，數(shù)據(jù)表是給自己看的,，完全沒(méi)必要做兩個(gè)標(biāo)題,，這樣是多此一舉的。最重要的是我們?cè)谶M(jìn)行排序,、篩選或者用數(shù)據(jù)透視表的時(shí)候,，都會(huì)給我們處理數(shù)據(jù)帶來(lái)很大的困擾。

圖3

這個(gè)我們要怎么去掉呢,？

我們不能直接刪除,，如果將第一行刪除，那么A-H列和Q列的標(biāo)題都會(huì)被刪除,，再慢慢將各個(gè)標(biāo)題補(bǔ)充完整比較麻煩,。我們可以用鼠標(biāo)選中“合同信息”單元格,，然后“合并后居中”，同樣把“核定工資標(biāo)準(zhǔn)”單元格進(jìn)行上述操作,。如圖4。

圖4

把J2和K2復(fù)制到J1,、K1,，N2、O2,、P2復(fù)制到N1,、O1、P1,，然后把第二行刪除,，表格便調(diào)整過(guò)來(lái)，如圖5,。

圖5

三,、小計(jì)、合計(jì),、計(jì)算出現(xiàn)

在表中我們會(huì)看到出現(xiàn)“小計(jì),、合計(jì)、總計(jì)”,，這也是完全沒(méi)有必要出現(xiàn)的,。還是拿數(shù)據(jù)表說(shuō)事，數(shù)據(jù)表也可以看成數(shù)據(jù)源,，既然是數(shù)據(jù)源,，那么它里面的計(jì)算可以說(shuō)是不應(yīng)該出現(xiàn)的，當(dāng)然了,，也會(huì)有公式出現(xiàn),，但是這些公式是為了便捷（后面也會(huì)講到），而小計(jì),、合計(jì)等在這里出現(xiàn),，反而影響著表格的處理。也就是說(shuō),，數(shù)據(jù)表中儲(chǔ)存的是基本元素,，我們得到其它各項(xiàng)數(shù)據(jù)可以通過(guò)基本元素進(jìn)行匯總、計(jì)算,、分析得來(lái),。

如果在數(shù)據(jù)表中出現(xiàn)小計(jì)，有誰(shuí)能來(lái)給我解釋一下它的優(yōu)點(diǎn),？

在龐大的數(shù)據(jù)表中出現(xiàn)小計(jì),，或者在數(shù)據(jù)表中出現(xiàn)合計(jì),，這些都是不能忍受的。每次做小計(jì),、合計(jì)都花費(fèi)不少力氣不說(shuō),，在數(shù)據(jù)的增減過(guò)程中，小計(jì),、合計(jì)有可能會(huì)出錯(cuò),，還要花費(fèi)時(shí)間去糾錯(cuò)。如果我想要知道按部門(mén),、個(gè)人或者公司合計(jì),，只需要編輯一個(gè)公式或者用一個(gè)輔助列即可，何必日?；ㄙM(fèi)時(shí)間去維護(hù)這些無(wú)用的工作,？另外小計(jì)、合計(jì)的出現(xiàn),，還影響著我們使用篩選,、數(shù)據(jù)透視表等功能。

所以,，對(duì)于數(shù)據(jù)表中的小計(jì),、合計(jì)等，我們?nèi)?/span>都刪掉,。這個(gè)操作大家都應(yīng)該會(huì),，直接刪除行或者列。完成后如圖6,。

圖6

四,、合并單元格

我對(duì)EXCEL還一知半解的時(shí)候，有人就對(duì)我說(shuō),，合并單元格盡量不要出現(xiàn),。等我再教別人的時(shí)候，我告訴他一定不要合并單元格,，除非是特殊要求,。他們問(wèn)我為什么不能合并單元格，難道我做成最終表打印出來(lái)也不能合并么,？

為什么不能合并單元格,？

現(xiàn)在我來(lái)一項(xiàng)一項(xiàng)的向大家講解：一、大家可以看圖6,，如果要選B2:F8這些表格,，能不能選中？二、大家用篩選的時(shí)候有沒(méi)有碰到過(guò)如圖7中的提示,，因?yàn)楹喜卧竦脑?，這種情況經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)，有沒(méi)有受到這方面的困擾,？三,、我把工資改成圖8的格式，求每個(gè)人的工資合計(jì),，能不能簡(jiǎn)便的計(jì)算出來(lái),？四、如圖8,，我想把李紅梅放在李玉紅下面，通常我們的操作是“剪切-插入已剪切的單元格”,，大家試一下會(huì)產(chǎn)生什么問(wèn)題,，有沒(méi)有像圖9那樣的提示？五,、最終的報(bào)表完成后,，因?yàn)橥活悇e的項(xiàng)目合并過(guò)多，會(huì)出現(xiàn)分頁(yè)的情況,，一頁(yè)上面有項(xiàng)目,，另一頁(yè)上面全是空白，讓人看著不舒服,。六,、合并單元格的出現(xiàn)，導(dǎo)致我們不能應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表,。

圖7

圖8

圖9

很多時(shí)候我看到別人合并單元格,，會(huì)問(wèn)他們?yōu)槭裁催@樣做，他們告訴我,，這內(nèi)容都一樣,，合并單元格輸入多方便，而且看著表格簡(jiǎn)潔,。這到底是方便簡(jiǎn)潔還是繁瑣,，通過(guò)上面的講解大家應(yīng)該有直觀的印象。所以大家一定要記?。?/span>EXCEL表格能不合并單元格千萬(wàn)不要合并,。

我們繼續(xù)修改表1，把人力資源部的合并去掉,。選中“人力資源部”單元格-合并后居中,，然后“人力資源部”會(huì)在D7單元格，鼠標(biāo)在單元格右下角變成黑色十字，雙擊,，D8,、D9、D10三個(gè)單元格便填充上人力資源部,。

五,、人為產(chǎn)生隔斷

大家可以看I列和M列，用列或行產(chǎn)生隔斷這個(gè)問(wèn)題挺顯眼的,，因?yàn)槲易龅谋砀癖旧砜粗筒皇娣?，在這里是為了把這個(gè)問(wèn)題說(shuō)明白。我碰到過(guò)很多類似的表格,，人為的產(chǎn)生隔斷,，這樣做的本意是為了讓表格更好看。確實(shí)也見(jiàn)過(guò)做的漂亮的,，有一個(gè)公司的人員信息表,，讓人一看就非常舒服，有底色,、有底紋,、部門(mén)間用帶顏色隔斷分開(kāi)、內(nèi)框細(xì)線外框粗線等,，他們自豪的告訴我這個(gè)表格設(shè)計(jì)了很長(zhǎng)時(shí)間,。我不知道他們的人員信息如何統(tǒng)計(jì)分析，這肯定是一個(gè)大工作量,，而且日常維護(hù)的這么漂亮,，也是一個(gè)不小的工作量。但它僅僅是放在電腦里給人力資源部門(mén)看的,，或者有時(shí)候發(fā)給老板看一下,。可以試想一下,，有多少的無(wú)用功浪費(fèi)在表格的處理上面,。我不推薦做的那么復(fù)雜，浪費(fèi)時(shí)間不說(shuō),，而且還阻礙后期的數(shù)據(jù)處理,。

人為產(chǎn)生隔斷，影響著篩選,、排序,、數(shù)據(jù)透視表等功能，如果用Ctrl+A全選,，只能選取一塊的內(nèi)容,。大家也可以試一下，選取B3:K4的內(nèi)容，能不能選定,？

所以,，有隔斷的表格，我們盡量不要出現(xiàn),，除非是最終報(bào)表,，完成后直接打印出來(lái)。繼續(xù)修改表1,，將I列和M列直接刪除,。

六、隱藏行或列

拿到別人的表格處理數(shù)據(jù),，合并單元格是讓我第一抓狂的事情,，隱藏行或列就是讓我第二抓狂的事情了。

我曾經(jīng)用別人做好的人員信息表匯總數(shù)據(jù),，匯總完后發(fā)現(xiàn)人數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不對(duì),，仔細(xì)檢查才發(fā)現(xiàn)隱藏了很多人，問(wèn)原因,，說(shuō)隱藏的那些人是離職人員,，最不可思議的是300多在職人員的序號(hào)完全正確,。不說(shuō)隱藏行的事,，每次人員離職了都重新編輯一次，這就得花費(fèi)多少時(shí)間,？工作時(shí)間都浪費(fèi)在這些無(wú)用的工作上面,，工作效率怎么能提高。還碰到過(guò)因?yàn)殡[藏列,，導(dǎo)致用VLOOKUP導(dǎo)入數(shù)據(jù)的時(shí)候數(shù)據(jù)出錯(cuò),，并不是想要的那一列數(shù)據(jù)。隱藏行或列,，從我參加工作到現(xiàn)在碰到太多的人用,，它對(duì)我們處理數(shù)據(jù)沒(méi)有絲毫的作用。如果隱藏的數(shù)據(jù)有用,，就顯示出來(lái),，如果沒(méi)用，就把它刪除掉,，所以大家不要用隱藏行或列把數(shù)據(jù)掩蓋起來(lái),，要養(yǎng)成良好的習(xí)慣。

再看表1,，我們很快能發(fā)現(xiàn)K列被隱藏了,，我們按著鼠標(biāo)左鍵，從J列選到L列，拖拽,，就能顯示出隱藏的數(shù)據(jù)列,，把K列刪除。

因?yàn)樵谇懊娴牟襟E中,，我們把K列的標(biāo)題去掉了,，K列中沒(méi)有數(shù)據(jù)。如果K列中有數(shù)據(jù)的話,，我們可以選中所有的數(shù)據(jù)列,，“右鍵-取消隱藏”或者“把鼠標(biāo)放在兩列間變成十字-雙擊”，就可以把隱藏的數(shù)據(jù)列顯示出來(lái),。取消隱藏行是同樣的道理,。

七、關(guān)鍵數(shù)據(jù)排在后面

這個(gè)問(wèn)題大家看出來(lái)沒(méi)有,？看表1中姓名排在了什么地方,？

我們做EXCEL表不能像呼喚神秘嘉賓那樣，千呼萬(wàn)喚始出來(lái),。我們介紹神秘嘉賓的時(shí)候會(huì)說(shuō)：他是一名男性,，（停頓），他1983年出生,，（停頓）,，他在人力資源部，（停頓）,，他是這個(gè)部門(mén)的經(jīng)理,，（停頓），他是誰(shuí)呢,？他就是我們公司人力資源部經(jīng)理齊濤,。好吧，這是給人們留懸念,，但是EXCEL表不行,，做EXCEL表的時(shí)候要讓人看著舒服，它要直觀的反映出數(shù)據(jù)來(lái),。我看過(guò)一個(gè)比我做的這個(gè)表還狠的表格,，N個(gè)信息后才知道叫什么名字。我們這個(gè)工作簿叫“人員檔案信息表”,，強(qiáng)調(diào)的是“人員”,，那為什么不把人員放在前面？

如果把關(guān)鍵數(shù)據(jù)放后面的話,，有兩個(gè)問(wèn)題比較麻煩,，一個(gè)是HR用的函數(shù)中,，VLOOKUP函數(shù)用的比較頻繁（這個(gè)函數(shù)在后面我會(huì)講到），它要求查找的數(shù)據(jù)必須和數(shù)據(jù)范圍的第一列對(duì)應(yīng),，如果把人名放在后面,，我們的VLOOKUP函數(shù)會(huì)“一籌莫展”的。另外一個(gè)是把關(guān)鍵信息前面,，當(dāng)信息比較多需要凍結(jié)窗口的時(shí)候,，我們很難找到合適的凍結(jié)位置，不利于識(shí)別,。

綜合以上所述,，關(guān)鍵的數(shù)據(jù)一定要排在前面，關(guān)鍵數(shù)據(jù)要像一個(gè)將軍身先士卒沖在最前面?，F(xiàn)在我們把“姓名”一列提到前面去,，在A列和B列間插入一列，然后把姓名一列復(fù)制或者剪切過(guò)去,，把原姓名一列再刪除,，完成。還有一種簡(jiǎn)便方法,，選中“姓名”列,，按住Shift，拖到A列和B列間,，完成收工,。

大家可以根據(jù)習(xí)慣調(diào)整其它列，在這里不再介紹,，主要介紹關(guān)鍵數(shù)據(jù)擺放的位置問(wèn)題,。

八,、加入空格

這個(gè)問(wèn)題也是大家普遍犯的一個(gè)問(wèn)題,，為了使表格看著整齊好看，很多人會(huì)加入空格,，最常見(jiàn)的是名字中加入空格以便所有的名字都兩端對(duì)齊,，有的人甚至?xí)每崭癜褦?shù)據(jù)在單元格居中等，這些都是錯(cuò)誤的做法,。

舉個(gè)例子：在數(shù)據(jù)表中查找“朱娜”,，會(huì)出現(xiàn)搜索不到數(shù)據(jù)的提示，同樣的,，只要名字中間有空格的,，我們查找時(shí)都提示搜索不到數(shù)據(jù)，當(dāng)然也有可能查找到,，如你知道名字中間加入了幾個(gè)空格或者在名字中間加入“*”號(hào),。

在這里需要提醒大家一點(diǎn),，在平時(shí)用EXCEL處理數(shù)據(jù)的過(guò)程中，要用通用的操作習(xí)慣,，而不能是用自己獨(dú)創(chuàng)的“技能”,，因?yàn)橹挥写蠹矣型瑯拥牟僮髁?xí)慣或者意識(shí)的時(shí)候才能實(shí)現(xiàn)工作的便利銜接，這在一個(gè)團(tuán)隊(duì)內(nèi)尤其重要,，這樣才能實(shí)現(xiàn)高效辦公,。

我們把空格去掉，用Ctrl+F,，調(diào)出“查找和替換”框,，選擇“替換”，在“查找內(nèi)容”中輸入一個(gè)空格,，然后點(diǎn)“全部替換”,，這樣空格全部去除，如圖10,。

也有人會(huì)問(wèn),，為了格式漂亮，我想讓名字都兩端對(duì)齊怎么辦,？可以選定要對(duì)齊的內(nèi)容或者某一列,，“右鍵-設(shè)置單元格格式-水平對(duì)齊-分散對(duì)齊”即

可。

圖10

九,、格式不規(guī)范

格式不規(guī)范的問(wèn)題有很多,，從表格格式到數(shù)據(jù)格式，各種各樣的不規(guī)范,，根據(jù)表1,，我將一些不規(guī)范的情況說(shuō)明一下。

1,、表格中出現(xiàn)各種顏色標(biāo)注,。這個(gè)現(xiàn)象是一個(gè)普遍現(xiàn)象，好多人為了標(biāo)識(shí)或者突出重點(diǎn),，經(jīng)常用各種顏色標(biāo)注,。雖然不影響數(shù)據(jù)的處理，但是看起來(lái)太亂,，而且做成報(bào)表的時(shí)候再調(diào)整顏色,，浪費(fèi)時(shí)間。所以,，除了最終報(bào)表,，為了格式漂亮可以用顏色標(biāo)注外，在數(shù)據(jù)表中不建議有顏色標(biāo)注,，哪怕是用,，要用得合適而且規(guī)范,。

2、用各種邊框,。它和顏色標(biāo)注的道理是一樣的,，它不影響數(shù)據(jù)處理。有時(shí)候?yàn)榱藚^(qū)分不同的內(nèi)容,，有人會(huì)用不同邊框來(lái)區(qū)分,。同樣也是不建議用各種邊框，除了最終報(bào)表,。

3,、對(duì)齊方式不統(tǒng)一。對(duì)齊方式同樣不影響數(shù)據(jù)處理,，人們都有不同的習(xí)慣,。建議在同一列中，采取同一種對(duì)齊方式,。

4,、直接選定某一行或者一列標(biāo)注顏色或者邊框。有的人為了方便,，通常會(huì)直接選定某一行或者一列來(lái)標(biāo)注顏色或邊框,。大家可以看表1中A-M列和11行（依據(jù)上述步驟更改過(guò)的表1，非原表1）,，這樣的習(xí)慣很是不好,，它影響表格的美觀整潔，同時(shí)在將表格中的數(shù)據(jù)復(fù)制出去的時(shí)候更改格式比較麻煩,，而且還會(huì)造成EXCEL增肥,。建議平時(shí)要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，不要有這樣的操作習(xí)慣,，如果是臨時(shí)性的可以這樣用,，用完后記得恢復(fù)原貌。

5,、序號(hào)混亂,。在輸入和修改數(shù)據(jù)的過(guò)程中,，我們因?yàn)樵黾踊蛘邉h減行,，造成序號(hào)的混亂，每次都需要重新下拉一次,，有時(shí)候會(huì)忽略序號(hào)的更新,。在這里教大家一個(gè)小方法，用ROW函數(shù),。ROW函數(shù)表示返回某一行的序號(hào),，例如ROW(B4),，返回的是B4所在的序號(hào)，即4,。如果ROW(),，則表示當(dāng)前行的序號(hào)。所以我們從第二行,，即A2輸入=ROW()-1,，下拉即可。如果增行的話,，只需要把增加的那一行填充上公式即可,，如果減行的話，則不用理會(huì),，序號(hào)自動(dòng)更新,。 

6、身份證號(hào)錯(cuò)誤,。EXCEL的數(shù)值精確度最多是15位,，所以輸入18位身份證號(hào)的過(guò)程中，后三位經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“000”的情況,。這個(gè)一般處理方法有兩種：一是設(shè)置成文本格式,，二是在輸入前先輸入一個(gè)英文“’”號(hào)，這個(gè)是文本引導(dǎo)符,。

7,、輸入格式（內(nèi)容）不一致。在表1中,，我們會(huì)看到部門(mén)名稱中出現(xiàn)“五金部”和“設(shè)備五金部”,；學(xué)歷中出現(xiàn)“大專”和“?？啤?；日期格式中有多種多樣的表達(dá)方法，甚至在日期一列中出現(xiàn)漢字,；……,。

在EXCEL數(shù)據(jù)表輸入過(guò)程中，我們一定要保證同一對(duì)象只能有一個(gè)名稱,，同一數(shù)據(jù)要用一種格式（例如都是文體型或者數(shù)值型,，數(shù)值型保留幾位小數(shù)，時(shí)間日期格式都統(tǒng)一一個(gè)格式等）,，而且要在任何人,、任何表格中保持一致，才能更方便的進(jìn)行數(shù)據(jù)引用和處理,。在這里強(qiáng)調(diào)一點(diǎn),，在EXCEL中,，日期的格式中，只有“-”或者“/”做連接符時(shí)才是最正規(guī)的,，其它的用“.”,、“、”或者八位日期表達(dá)（如20140622）等都是不正規(guī)的用法,。

格式不規(guī)范的幾個(gè)問(wèn)題說(shuō)完了,，現(xiàn)在我們根據(jù)問(wèn)題將表1進(jìn)行更改。將“財(cái)務(wù)”更改為“財(cái)務(wù)部”,，“五金部”更改為“設(shè)備五金部”,，“大專”,、“大本”分別更改為“?？啤薄ⅰ氨究啤保ㄓ貌檎遗c替換）,，日期統(tǒng)一更改為“yyyy-m-d”格式并將“不詳”去掉,。全選數(shù)據(jù)表-水平居中-垂直居中-加粗再加粗（兩次Ctrl+B）-主題顏色更改為白色-字體顏色更改為黑色（自動(dòng)）-去除邊框（邊框選“無(wú)框線”）-再選中A1:M24數(shù)據(jù)-所有框線。這樣就修改完成,，為了把標(biāo)題突出,，第一行可以加粗。修改完后的表1效果見(jiàn)圖11,。

圖11

十,、加入批注

在用EXCEL錄入存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的過(guò)程中，我們有時(shí)候會(huì)碰到特殊情況進(jìn)行標(biāo)注,，有的人習(xí)慣插入批注,，但是隨著批注越來(lái)越多，看數(shù)據(jù)的時(shí)候根本沒(méi)有時(shí)間和精力去一一將批注看完,。如果有特殊情況進(jìn)行備注,，我們可以在數(shù)據(jù)的最后一列做為一個(gè)備注列，千萬(wàn)不要插入批注,。

將表中的批注去掉,，Ctrl+G（定位）-定位條件（批注）-編輯-清除-清除批注，操作完成,。如圖12,、圖13。

圖12

圖13

至此,，表1中的問(wèn)題處理完畢，最終表將不再給大家貼出,，和圖1對(duì)比只不過(guò)是少了批注,。大家看一下處理完后的表格和我處理的是不是一樣的？

小結(jié)

總結(jié)一下這一部分中出現(xiàn)的各項(xiàng)問(wèn)題,，在EXCEL操作的過(guò)程中,，我們要注意：不要出現(xiàn)表名、不要出現(xiàn)多標(biāo)題,、表中不要出現(xiàn)小計(jì)或合計(jì)等,、盡量不要合并單元格、不要人為產(chǎn)生隔斷,、不要隱藏行或列,、不要加入空格、關(guān)鍵數(shù)據(jù)排在前面,、格式或內(nèi)容一定要規(guī)范,、盡量不要用批注。當(dāng)然,，凡事都有例外,，這需要大家靈活掌握，例如最終報(bào)表,、需要打印的表格等可能會(huì)出現(xiàn)上述情況,，但是在人力資源部門(mén)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)或者對(duì)外發(fā)表格的過(guò)程中，一定要注意這些問(wèn)題,，它們對(duì)我們的工作效率造成了嚴(yán)重影響,。

此外,，在日常工作中,，我們還需要注意一些問(wèn)題：

1,、一張工作表中不要出現(xiàn)多個(gè)表格。有人喜歡在一張工作表中放多個(gè)表格,，為了直觀,、為了計(jì)算方便……總之是有各種理由,，多個(gè)表格在一張工作表中，給我們的排序,、篩選,、增減行或列等都造成了不便，所以在日常工作中,，我們盡量不要把多個(gè)表格放在一張工作表中,。

2、同一類工作簿/工作表的名稱要保持一致,。如工作表名稱為“1月生產(chǎn)工資表”,，那么其他月份的名稱應(yīng)分別為“2月生產(chǎn)工資表”…… “12月生產(chǎn)工資表”，而不應(yīng)為“2月工資表”或“13年3月工資表”等,。

3,、要注意養(yǎng)成文件保管的良好習(xí)慣。例如把一年的工資表都放在一個(gè)工作簿內(nèi),，或者工資表占用表格比較多的,，一個(gè)月用一個(gè)工作簿，一年的工資表放在一個(gè)文件夾內(nèi),。這便于統(tǒng)一編輯、分析數(shù)據(jù)等,，而且養(yǎng)成良好的習(xí)慣,，各個(gè)數(shù)據(jù)表不會(huì)出現(xiàn)丟失或者找不到的情況。

4,、要注意數(shù)據(jù)的安全,。如數(shù)據(jù)輸入時(shí)可使用數(shù)據(jù)有效性校驗(yàn)輸入數(shù)據(jù)，這個(gè)在后面的內(nèi)容中會(huì)講解到,；要分發(fā)的表格要保護(hù)工作表,，僅允許其他用戶修改可以修改的單元格；如果引用了其他工作簿的數(shù)據(jù),，在不需要鏈接時(shí)就應(yīng)斷開(kāi)鏈接,，以免源表格被刪除或移動(dòng)后，造成本表數(shù)據(jù)丟失,。另外還養(yǎng)成定期備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣,。

我們?cè)谌粘９ぷ髦校B(yǎng)成良好的表格操作習(xí)慣,，同時(shí)也帶動(dòng)和影響周?chē)娜损B(yǎng)成良好的操作習(xí)慣,，這樣才會(huì)給你的工作帶來(lái)便利。不良操作習(xí)慣不僅制約著我們自己的工作效率,，同時(shí)也影響著一個(gè)團(tuán)隊(duì)或者組織內(nèi)其他人員的工作效率,。

有的人會(huì)想著多學(xué)一些函數(shù)、學(xué)VBA……在學(xué)這些之前,，一定要養(yǎng)成良好的表格操作習(xí)慣,，如果你的習(xí)慣養(yǎng)不成,，表格輸入不規(guī)范，哪怕你的函數(shù)學(xué)得再好,，也無(wú)多大作用,。