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如果我們?cè)谟肊xcel XP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí),，不注意講究技巧和方法的話，很可 能會(huì)花費(fèi)很大的精力,。因此如何巧用Excel來(lái)快速輸入信息就成為各個(gè)Excel XP用 戶非常關(guān)心的話題... 1,、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字 如果我們需要在Excel XP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方 法,，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入,，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05這個(gè)數(shù)字 時(shí)，我們會(huì)把“0.05”原樣輸入到表格中,。不過(guò)如果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字 時(shí),，我們?cè)侔凑丈厦娴姆椒ㄝ斎氲脑挘看屋斎霐?shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn),，這樣工 作量會(huì)變大,，輸入效率會(huì)降低。其實(shí),，我們可以使用Excel XP中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功 能,，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度,。在使用小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功 能時(shí),，我們可以先在Excel XP的編輯界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編 輯”標(biāo)簽,，在彈出的對(duì)話框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框,，然后在“位數(shù)”微調(diào)編 輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字 時(shí),，直接輸入數(shù)字,，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如,，我們要在某單元格中 鍵入0.06的話,，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2,，然后直接在指定單元格中 輸入6,，回車以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.06”,，怎么樣簡(jiǎn)單吧,？ 2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容 現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲(chǔ)存的文件,，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成 Excel XP的工作表,，那該怎么辦呢？重新輸入一遍,，大概只有頭腦有毛病的人才會(huì)這樣 做,；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制/粘貼到工作表中,，也需花很多時(shí)間。沒(méi)關(guān)系,！您只要 在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能,，就可以大大減輕需要重新輸入或者需 要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了,。使用該功能時(shí),，您只要在Excel XP編輯區(qū)中，依次 用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令,，然后在導(dǎo)入文本會(huì) 話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件,，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?nbsp; 對(duì)話框,，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作,，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的 格式了。 3,、快速輸入大量相同數(shù)據(jù) 如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息,，那么你不必逐個(gè)單元格一 個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間,，而且還比較容易出錯(cuò),。你可以通過(guò)下面的操作 方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中 需要填充數(shù)據(jù)的單元格,。若某些單元格不相鄰,，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左 鍵,，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù),。按住Ctrl鍵的同時(shí),，按回車鍵，則剛才選 中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù),。 4,、快速進(jìn)行中英文輸入法切換 一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息,，要錄入這樣一種工作表 就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法,，非常麻煩，為了方便操作,，我們可以 用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,，然后在輸入法 菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開(kāi)“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框,，選中“IME模式” 標(biāo)簽,，在“模式”框中選擇打開(kāi),，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū) 域,，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中,，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉 （英文模式）,；最后單擊“確定”按鈕,，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元 格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了,。 5,、快速刪除工作表中空行 刪除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來(lái),，然后逐行刪 除,，但這樣做操作量非常大，很不方便,。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量 呢,？您可以使用下面的操作方法來(lái)進(jìn)行刪除：首先打開(kāi)要?jiǎng)h除空行的工作表，在打開(kāi)的 工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“ 插 入”菜單項(xiàng),，并從下拉菜單中選擇“列”,，從而 插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數(shù),；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序,，使 所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數(shù)據(jù),，以Ｘ列重新排序,，然后刪去 Ｘ列。按照這樣的刪除方法,，無(wú)論工作表中包含多少空行,，您就可以很快地刪除了。 6,、快速對(duì)不同單元格中字號(hào)進(jìn)行調(diào)整 在使用Excel XP編輯文件時(shí),，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的 字符數(shù)目不等,，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上,，為了讓這些單元格中 的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào),。如果依次對(duì)這些 單元格中的字號(hào)調(diào)整的話,，工作量將會(huì)變得很大。其實(shí),，您可以采用下面的方法來(lái)減輕 字號(hào)調(diào)整的工作量：首先新建或打開(kāi)一個(gè)工作簿,，并選中需要Excel XP根據(jù)單元格的寬 度調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域,；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/ “對(duì)齊”標(biāo)簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框,，并單擊“確定”按鈕 ,；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí),，如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過(guò)了單元格的寬度,， Excel XP能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元 格中,。如果你對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改,，則字符可自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng) 新的單元格列寬,，但是對(duì)這些單元格原設(shè)置的字體字號(hào)大小則保持不變,。 7、快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù) 在使用Excel XP工作表的過(guò)程中,，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入,，無(wú) 疑工作量是巨大的。現(xiàn)在我們可以借助Excel XP的“宏”功能,來(lái)記錄首次輸入需要重 復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕 上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作,。使用宏功能時(shí),，我們可以按照以下 步驟進(jìn)行操作:首先打開(kāi)工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格,；接著再用鼠標(biāo) 單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng),，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨 后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令,；設(shè)定好宏后,，我們就可以對(duì)指定的單元 格，進(jìn)行各種操作,，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制,。 8、快速處理多個(gè)工作表 有時(shí)我們需要在Excel XP中打開(kāi)多個(gè)工作表來(lái)進(jìn)行編輯,，但無(wú)論打開(kāi)多少工作表， 在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯,，編輯好了以后再依次編輯下一個(gè)工作表,， 如果真是這樣操作的話，我們倒沒(méi)有這個(gè)必要同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表了,，因?yàn)槲覀兺瑫r(shí)打 開(kāi)多個(gè)工作表的目的就是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的,，那么我們?cè)撊绾螌?shí)現(xiàn)這樣 的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標(biāo)操作,，在 工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽,，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批 量處理,；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表 的操作,；然后在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置……”,，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同 的頁(yè)面模式；再通過(guò)“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng),，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找,、替 換、定位操作,；通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng),，將選中的多個(gè)工作表的行、列,、單元 格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作,；接著在“工具”菜單中選擇“選 項(xiàng)……”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕,，將選中的工作表設(shè)成相同的 視窗樣式和單元格編輯屬性,；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完 成我們所需要的表格,，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格,。 高效辦公Excel排序方法"集中營(yíng)" 排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel排序有序數(shù)計(jì)算（類似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名 次）和數(shù)據(jù)重排兩類,。本文以幾個(gè)車間的產(chǎn)值和名稱為例,，介紹Excel 2000/XP的數(shù)據(jù) 排序方法。 一,、數(shù)值排序 1.RANK函數(shù) RANK函數(shù)是Excel計(jì)算序數(shù)的主要工具,，它的語(yǔ)法為:RANK （number，ref,， order）,，其中number為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字 單元格區(qū)域的絕對(duì)引用,，order是用來(lái)說(shuō)明排序方式的數(shù)字（如果order為零或省略,，則 以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）,。 例如圖1中E2,、E3、E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值,，計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法是: 在F2單元格內(nèi)輸入公式“=RANK（E2,，$E$2: $E$4）”，敲回車即可計(jì)算出鑄造車間的 產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復(fù)制到剪貼板,，選中F3,、 F4單元格按Ctrl+V，就能計(jì)算 出其余兩個(gè)車間的產(chǎn)值排名為3和1,。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2,， $E$2:$E$4，1）”,，則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列,，即2、1和3,。 需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同,，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù) 數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與 F3相同,，則按本法計(jì)算出的排名 分別是3,、3和1（降序時(shí)）。 2.COUNTIF函數(shù) COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目,，它的語(yǔ)法為COUNTIF （range,，criteria）。其中range為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域,，criteria是以數(shù)字,、表達(dá) 式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫入,，表達(dá)式和文本必須加引號(hào),。 仍以圖1為例，F(xiàn)2單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4,， ">"&E2） +1”,。計(jì)算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同,，2,、 1和3。 此公式的計(jì)算過(guò)程是這樣的:首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值,，在連接符&的作用下產(chǎn)生 一個(gè)邏輯表達(dá)式,，即“>176.7”、“>167.3”等,。 COUNTIF函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合 條件的單元格數(shù)量,，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然,，利用上述方法得到的 是降序排列的名次，對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與RANK函數(shù)相同,。 3.IF函數(shù) Excel自身帶有排序功能,，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列,。如果將它與IF函 數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒(méi)有空缺的排名,。以圖1中E2,、E3、 E4單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔?，?nbsp; 體做法是:選中E2單元格,，根據(jù)排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序 排序”按鈕,，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列,。 假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到小（降序）排列的,，而您又想賦予每個(gè)車間從1到n（n為 自然數(shù)）的排名,。可以在G2單元格中輸入1,，然后在G3單元格中輸入公式“=IF （E3=E2,， G3,G3+1）”，只要將公式復(fù)制到G4等單元格,，就可以計(jì)算出其他車間的產(chǎn) 值排名,。 二、文本排序 選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序,， Excel提供了比較好的解決辦法,。如果您 要將圖1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法: 選中排序關(guān)鍵字所在列 （或行）的首個(gè)單元格（如圖1中的A1）,，單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令,， 再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕。選中“排序選項(xiàng)”對(duì)話框“方法”下的“筆畫排序”,，再 根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”,，“確定”后回到“排序”對(duì)話框 （圖2）。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如圖1中的“單位”之類）,，則應(yīng)選中“有標(biāo)題 行”（反之不選）,，然后打開(kāi)“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”,，選中排 序方式（“升序”或“降序”）后“確定”,，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。 此法稍加變通即可用于“第一名”,、“第二名”等文本排序,，請(qǐng)讀者自行摸索。 三、自定義排序 如果您要求Excel按照“金工車間”,、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重 排工作表數(shù)據(jù),，前面介紹的幾種方法就無(wú)能為力了。這類問(wèn)題可以用定義排序規(guī)則的方 法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令,，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自 定義序列”選項(xiàng)卡（圖3）,。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會(huì)在右 邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動(dòng),，您就可以輸入“金工車間”,、 “鑄造車間”等自定義序 列了，輸入的每個(gè)序列之 間要用英文逗號(hào)分隔,，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車,。如果序列已經(jīng)存在于工作表 中，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”,，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入“輸入序 列”框,。無(wú)論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中 備用（圖3）,。 使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似,，只是您要打開(kāi)“排序選項(xiàng)”對(duì)話 框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則,，其他選項(xiàng)保持不動(dòng),。 回到“排序”對(duì)話框后根據(jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的 自定義排序,。 需要說(shuō)明的是: 顯示在“自定義序列”選項(xiàng)卡中的序列（如一,、二、三等）,，均可 按以上方法參與排序,，請(qǐng)讀者注意Excel提供的自定義序列類型。 談?wù)凟xcel輸入的技巧 在Excel工作表的單元格中,，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式,。常 數(shù)是指文字、數(shù)字,、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù),，還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它 特定的格式和輸入方法,，為了使用戶對(duì)輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí),，有必要來(lái)介紹一下 在Excel中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。 一,、輸入文本 Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字,、空格和非數(shù)字字符的 組合,，每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用 程序中沒(méi)有什么本質(zhì)區(qū)別,，但是還是有一些差異,，比如我們?cè)赪ord、PowerPoint的表格 中,，當(dāng)在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束,，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到本單元 格中下一段落的開(kāi)頭,，在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前 單元格的輸入,，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格,，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你 是想在單元格中分行,，則必須在單元格中輸入硬回車,，即按住Alt鍵的同時(shí)按回車鍵。 二,、輸入分?jǐn)?shù) 幾乎在所有的文檔中,，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來(lái)分界分子與分母，其格式為“分 子/分母”,，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來(lái)區(qū)分年月日的,，比如在單元格中輸 入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”,，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆,，我們?cè)?nbsp; 單元格中輸入分?jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別,，并且在“0”和分子之間 要有一個(gè)空格隔開(kāi),，比如我們?cè)谳斎?/2時(shí)，則應(yīng)該輸入“0 1/2”,。如果在單元格中輸 入“8 1/2”,，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”,。 三,、輸入負(fù)數(shù) 在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識(shí),，也可將數(shù)字置在（）括號(hào) 內(nèi)來(lái)標(biāo)識(shí),，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵,，則會(huì)自動(dòng)顯示為 “-88”,。 四,、輸入小數(shù) 在輸入小數(shù)時(shí)，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn),，還可以利用逗號(hào)分隔千位,、百萬(wàn) 位等，當(dāng)輸入帶有逗號(hào)的數(shù)字時(shí),，在編輯欄并不顯示出來(lái),，而只在單元格中顯示。當(dāng)你 需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí),， 可以采用下面的方法：選擇“工具”,、“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框,，單擊“編 輯”標(biāo)簽,，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示 在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù),，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零,，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為 要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動(dòng)添加3個(gè)零,，變成“88 000”,，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反,，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3 位小數(shù),，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”,。另外,，在完成輸入帶有 小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定,，以免影 響后邊的輸入,；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入 數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn),。 五,、輸入貨幣值 Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）,、英鎊（￡）等,。歐元出臺(tái)以后， Excel2000完全支持顯示,、輸入和打印歐元貨幣符號(hào),。用戶可以很方便地在單元格中輸 入各種貨幣值，Excel會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式,，在單元格中顯示出來(lái),，如果用要輸入人民 幣符號(hào),，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可,。 六,、輸入日期 Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入 的日期和時(shí)間格式,。用戶可以用多種格式來(lái)輸入一個(gè)日期,，可以用斜杠“/”或者“-” 來(lái)分隔日期中的年、月,、日部分,。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸 入“2001/12/1”或者“2001-12-1”,。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上 的Ctrl+;組合鍵,。 七,、輸入時(shí)間 在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，用戶可以按24小時(shí)制輸入,，也可以按12小時(shí)制輸入,，這兩 種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時(shí)30分38秒,，用24小時(shí)制輸入格式為： 2:30:38,，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時(shí)間之間有一 個(gè)空格,。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間,，則按Ctrl+Shift+;鍵。 了解Excel公式的錯(cuò)誤值 經(jīng)常用Excel的朋友可能都會(huì)遇到一些莫名奇妙的錯(cuò)誤值信息：# N/A,！,、#VALUE ！,、#DIV/O,！等等，出現(xiàn)這些錯(cuò)誤的原因有很多種,，如果公式不能計(jì)算正確結(jié)果,， Excel將顯示一個(gè)錯(cuò)誤值，例如,，在需要數(shù)字的公式中使用文本,、刪除了被公式引用的 單元格，或者使用了寬度不足以顯示結(jié)果的單元格,。以下是幾種常見(jiàn)的錯(cuò)誤及其解決方 法,。 1．#####,！ 原因：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時(shí)間比單元格寬,，或者單元格的日期時(shí)間公式產(chǎn) 生了一個(gè)負(fù)值,，就會(huì)產(chǎn)生#####！錯(cuò)誤,。 解決方法：如果單元格所含的數(shù)字,、日期或時(shí)間比單元格寬，可以通過(guò)拖動(dòng)列表之間的 寬度來(lái)修改列寬,。如果使用的是1900年的日期系統(tǒng),，那么Excel中的日期和時(shí)間必須為 正值，用較早的日期或者時(shí)間值減去較晚的日期或者時(shí)間值就會(huì)導(dǎo)致#####,！錯(cuò)誤,。如 果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時(shí)間型來(lái)顯示該值,。 2．#VALUE! 當(dāng)使用錯(cuò)誤的參數(shù)或運(yùn)算對(duì)象類型時(shí),，或者當(dāng)公式自動(dòng)更正功能不能更正公式時(shí)，將產(chǎn) 生錯(cuò)誤值#VALUE!,。 原因一：在需要數(shù)字或邏輯值時(shí)輸入了文本,，Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類 型。 解決方法：確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確,，并且公式引用的單元格中包含有 效的數(shù)值,。例如：如果單元格A1包含一個(gè)數(shù)字，單元格A2包含文本"學(xué)籍",，則公式 "=A1+A2"將返回錯(cuò)誤值#VALUE!,。可以用SUM工作表函數(shù)將這兩個(gè)值相加（SUM函數(shù)忽略 文本）：=SUM（A1:A2）,。 原因二：將單元格引用,、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。 解決方法：確認(rèn)數(shù)組常量不是單元格引用,、公式或函數(shù),。 原因三：賦予需要單一數(shù)值的運(yùn)算符或函數(shù)一個(gè)數(shù)值區(qū)域。 解決方法：將數(shù)值區(qū)域改為單一數(shù)值,。修改數(shù)值區(qū)域,，使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或 列。 3．#DIV/O! 當(dāng)公式被零除時(shí),，將會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤值#DIV/O!,。 原因一：在公式中，除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在 Excel中如果運(yùn)算對(duì)象是空白單元格,，Excel將此空值當(dāng)作零值）,。 解決方法：修改單元格引用,，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。 原因二：輸入的公式中包含明顯的除數(shù)零,，例如：=5/0,。 解決方法：將零改為非零值。 4．#NAME? 在公式中使用了Excel不能識(shí)別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NAME?,。 原因一：刪除了公式中使用的名稱,，或者使用了不存在的名稱。 解決方法：確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在,。選擇菜單"插入"|"名稱"|"定義"命令,，如果所需 名稱沒(méi)有被列出，請(qǐng)使用"定義"命令添加相應(yīng)的名稱,。 原因二：名稱的拼寫錯(cuò)誤,。 解決方法：修改拼寫錯(cuò)誤的名稱。 原因三：在公式中使用標(biāo)志,。 解決方法：選擇菜單中"工具"|"選項(xiàng)"命令,，打開(kāi)"選項(xiàng)"對(duì)話框，然后單擊"重新計(jì)算" 標(biāo)簽,，在"工作薄選項(xiàng)"下，選中"接受公式標(biāo)志"復(fù)選框,。 原因四：在公式中輸入文本時(shí)沒(méi)有使用雙引號(hào),。 解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會(huì)用戶準(zhǔn)備將其用作文本的想法,，將公式中 的文本括在雙引號(hào)中,。例如：下面的公式將一段文本"總計(jì)："和單元格B50中的數(shù)值合 并在一起：="總計(jì)："&B50 原因五：在區(qū)域的引用中缺少冒號(hào)。 解決方法：確認(rèn)公式中,，使用的所有區(qū)域引用都使用冒號(hào),。例如：SUM（A2:B34）。 5．#N/A 原因：當(dāng)在函數(shù)或公式中沒(méi)有可用數(shù)值時(shí),，將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#N/A,。 解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒(méi)有數(shù)值，請(qǐng)?jiān)谶@些單元格中輸入"#N/A",，公 式在引用這些單元格時(shí),，將不進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，而是返回#N/A,。 6．#REF! 當(dāng)單元格引用無(wú)效時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#REF,！。 原因：刪除了由其他公式引用的單元格,，或?qū)⒁苿?dòng)單元格粘貼到由其他公式引用的單元 格中,。 解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后,，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復(fù)工作 表中的單元格,。 7．#NUM,！ 當(dāng)公式或函數(shù)中某個(gè)數(shù)字有問(wèn)題時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NUM！,。 原因一：在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù),。 解決方法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確無(wú)誤。 原因二：使用了迭代計(jì)算的工作表函數(shù),，例如：IRR或RATE,，并且函數(shù)不能產(chǎn)生有效的 結(jié)果。 解決方法：為工作表函數(shù)使用不同的初始值,。 原因三：由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小,，Excel不能表示。 解決方法：修改公式,，使其結(jié)果在有效數(shù)字范圍之間,。 8．#NULL！ 當(dāng)試圖為兩個(gè)并不相交的區(qū)域指定交叉點(diǎn)時(shí)將產(chǎn)生錯(cuò)誤值#NULL,！,。 原因：使用了不正確的區(qū)域運(yùn)算符或不正確的單元格引用。 解決方法：如果要引用兩個(gè)不相交的區(qū)域,，請(qǐng)使用聯(lián)合運(yùn)算符逗號(hào)（,，）。公式要對(duì)兩 個(gè)區(qū)域求和,，請(qǐng)確認(rèn)在引用這兩個(gè)區(qū)域時(shí),，使用逗號(hào)。如：SUM（A1:A13,，D12:D23）,。 如果沒(méi)有使用逗號(hào)，Excel將試圖對(duì)同時(shí)屬于兩個(gè)區(qū)域的單元格求和,，但是由于A1:A13 和D12:D23并不相交,，所以他們沒(méi)有共同的單元格。 在Excel中快速查看所有工作表公式 只需一次簡(jiǎn)單的鍵盤點(diǎn)擊,，即可可以顯示出工作表中的所有公式,，包括Excel用 來(lái)存放日期的序列值。 要想在顯示單元格值或單元格公式之間來(lái)回切換,，只需按下CTRL+`（位于TAB鍵上 方）,。 EXCEL2000使用技巧十招 1、Excel文件的加密與隱藏 如果你不愿意自己的Excel文件被別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護(hù),，采用 在保存文件時(shí)用加密的方法就可以實(shí)現(xiàn)保護(hù)目的,，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的 密碼一定要記住,，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進(jìn)入,。給文件加密的具體方 法為： A、單擊“文件”菜單欄中的“保存或者（另存為）”命令后,，在彈出的“保存或 者（另存為）”的對(duì)話框中輸入文件名,； Ｂ、再單擊這個(gè)對(duì)話框中“工具”欄下的“常規(guī)選項(xiàng)”按鈕,，在彈出的“保存選項(xiàng)”的 對(duì)話框中輸入自己的密碼,； 這里要注意，它提供了兩層保護(hù),，如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話,，那么即使文 件被打開(kāi)也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。 Ｃ,、單擊“確定”按鈕,，在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸入一遍密碼，再點(diǎn)擊“確 認(rèn)”,，最后點(diǎn)“保存” 完成文件的加密工作,。當(dāng)重新打開(kāi)文件時(shí)就要求輸入密碼，如 果密碼不正確,，文件將不能打開(kāi),。 2、對(duì)單元格進(jìn)行讀寫保護(hù) 單元格是Excel執(zhí)行其強(qiáng)大的計(jì)算功能最基本的元素,，對(duì)單元格的讀寫保護(hù)是Excel 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理的基礎(chǔ),。對(duì)單元格的保護(hù)分為寫保護(hù)和讀保護(hù)兩類,，所謂寫保護(hù)就 是對(duì)單元格中輸入信息加以限制,，讀保護(hù)是對(duì)單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以 限制。 對(duì)單元格的寫保護(hù)有兩種方法： Ａ,、對(duì)單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測(cè),。首先選定要進(jìn)行有效性檢測(cè)的單元格或單元 格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇“有效數(shù)據(jù)”選項(xiàng),，通過(guò)設(shè)定有效條件,、顯示信息和錯(cuò) 誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件,。 Ｂ,、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫?？煞譃橐韵虏襟E： （1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合,； （2）從格式菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)； （3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護(hù)”標(biāo)簽,，在彈出的窗口中,，選中“鎖 定”； （4）從工具菜單中選擇“保護(hù)”選項(xiàng),，設(shè)置保護(hù)密碼,，即完成了對(duì)單元格的鎖定設(shè) 置。 對(duì)單元格的讀保護(hù)有三種方法： ?。?、通過(guò)對(duì)單元格顏色的設(shè)置進(jìn)行讀保護(hù)。例如：將選定單元格或單元格集合的背景 顏色與字體顏色同時(shí)設(shè)為白色,，這樣,，從表面看起來(lái)單元格中好像是沒(méi)有輸入任何內(nèi) 容，用戶無(wú)法直接讀出單元格中所存儲(chǔ)的信息,。 Ｂ,、用其他畫面覆蓋在需要保護(hù)的單元格之上，遮住單元格的本來(lái)面目,，以達(dá)到讀保護(hù) 目的,。例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上,，從格式菜單中選定矩 形的“鎖定”選項(xiàng),，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動(dòng),。這樣,，用戶所看到 的只是矩形，而看不到單元格中所存儲(chǔ)的內(nèi)容,。 Ｃ,、通過(guò)設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格,，然后保護(hù)工作表,，使用戶不能 直接訪問(wèn)被隱藏的單元格，從而起到讀保護(hù)的作用,。 3,、快速填充相同數(shù)據(jù) 如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一 個(gè)一個(gè)地輸入,，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間,，而且還比較容易出錯(cuò)。我們可以通過(guò)下面的操 作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為： ?。?、同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰,，可在按住Ctrl鍵的同 時(shí),，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中,； ?。隆⑤斎胍畛涞哪硞€(gè)數(shù)據(jù),。按住Ctrl鍵的同時(shí),，按回車鍵，則剛才選中的所有單 元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù),。 4,、使用Excel中的“宏”功能 宏的概念，相信使用過(guò)WORD的人都會(huì)知道,，她可以記錄命令和過(guò)程,然后將這些命 令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄 的操作,。在實(shí)踐工作中，它可以代替經(jīng)常輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù),，具體宏的定義 方法如下：: ?。痢⒋蜷_(kāi)工作表,，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格,； Ｂ、用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng),，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單 項(xiàng),，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令； ?。?、設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格,，進(jìn)行各種操作,，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn) 行的各方面操作記錄復(fù)制,。 5,、連續(xù)兩次選定單元格 我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元 格的效果,。但每次輸入一個(gè)值后按回車鍵,，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不 便。解決此問(wèn)題的一般做法是通過(guò)選擇“工具”\“選項(xiàng)”\“編輯”,，取消“按回車鍵 后移動(dòng)”選項(xiàng)的選定來(lái)實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多數(shù)值,，但以后你還得將此選項(xiàng)選 定，顯得比較麻煩,。其實(shí),，采用連續(xù)兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便： 單擊鼠標(biāo)選定單元格,，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格,。此時(shí)，單元格 周圍將出現(xiàn)實(shí)線框,。 6,、在工作表之間使用超級(jí)連接 首先須要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書(shū)簽，然后在引用工作表中插入 超級(jí)鏈接,，注意在插入超級(jí)鏈接時(shí),，可以先在“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框的“鏈接到文件 或URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄 中輸入相應(yīng)的書(shū)簽名,，也可以通過(guò)“瀏覽”方式選擇,。完成上述操作之后，一旦使用鼠 標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置,，即可實(shí)現(xiàn)中文Excel2000在自動(dòng)打 開(kāi)目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處,，這一點(diǎn)與WORD的使用很相似。 7,、快速清除單元格的內(nèi)容 首先用鼠標(biāo)選定該單元格,然后按住鍵盤上的Delete鍵,，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你只是刪除 了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請(qǐng)看下面的 兩種操作步驟： ?。?、選定想要清除的單元格或單元格范圍； ?。?、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單； Ｃ,、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”,、“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一 個(gè),。 8,、快速修改單元格次序 在實(shí)際操作的過(guò)程中，我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序,。在拖放選定的一 個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí),，按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序,。具 體方法如下： Ａ,、首先用鼠標(biāo)選定單元格,，同時(shí)按下鍵盤上的Shift鍵； ?。?、接著移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭,，然后進(jìn)行拖放操 作,。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變 成垂直“工”狀標(biāo)志,，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后,，單元格間的次序即發(fā)生了變化。 ,、在Excel中利用公式來(lái)設(shè)置加權(quán)平均 加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到,，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要 理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值,，而不是簡(jiǎn)單 的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值,。在Excel中可設(shè)置公式解決（其 實(shí)就是一個(gè)除法算式），分母是各個(gè)量值之和,，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和,，它的結(jié)果 就是這些量值的加權(quán)平均值。 10,、用Excel繪制函數(shù)圖像 函數(shù)圖像能直觀地反映函數(shù)的性質(zhì),，用手工方法來(lái)繪制函數(shù)圖像效果不太好，而 用Excel繪制函數(shù)圖像非常簡(jiǎn)便,，所作圖像非常標(biāo)準(zhǔn),、漂亮，具體方法如下： ?。?、首先打開(kāi)電子表格的操作窗口，然后用鼠標(biāo)選擇菜單欄中的“新建”命令,，這 時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)空白的電子表格,； Ｂ、然后在A列的A1格輸入“X=”,，表明這是自變量,，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從 小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候,，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法,，先輸入前三 個(gè)值，定出自變量中數(shù)與數(shù)的距離,，然后點(diǎn)擊A2格,，按住鼠標(biāo)拖到A4格選中這三項(xiàng)，使 這三項(xiàng)變成一個(gè)黑色矩形,，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊,，當(dāng)光標(biāo)變成 “＋”后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入?nbsp; ?。谩⒔又贐列的B1格輸入函數(shù)式y(tǒng)=f（x）的一般函數(shù)表達(dá)式,，如y=1/x,；也可在點(diǎn) 擊工具欄上的函數(shù)圖標(biāo)“fx”后，在出現(xiàn)的不同函數(shù)列表的選項(xiàng)中選擇需要的一種,；輸 入結(jié)束后,，點(diǎn)擊函數(shù)輸入對(duì)話框旁的勾號(hào)，B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果,。這時(shí),，再選 中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的方框,，當(dāng)光標(biāo)變成“＋”時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到 適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算,。注意一定要把該函數(shù)中自變量x的位置輸入前面A列自 變量的絕對(duì)位置A2格，這樣下面計(jì)算的時(shí)候才會(huì)對(duì)不同的自變量進(jìn)行計(jì)算,； Ｄ,、最后點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)А眻D標(biāo)，在出現(xiàn)的各種圖表格式圖標(biāo)中選擇“X,，Y 散點(diǎn)圖”,，然后在出現(xiàn)的“X，Y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無(wú)數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”,；這 時(shí),，可按住鼠標(biāo)察看即將繪好的函數(shù)圖像。另外,，對(duì)于自變量?jī)H為正值的函數(shù),，也可用 “圖表向?qū)А敝械摹罢劬€圖”格式繪制。 |
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來(lái)自： 海右觀瀾 > 《Ｄ－電腦技術(shù)》
