1.Word2007輕松定義多級(jí)列表

不管是寫(xiě)報(bào)告還是寫(xiě)論文,，都是一件頭痛的事情,。最痛苦的就是和一大堆繁瑣的格式抗?fàn)?。其?shí) Microsoft Word發(fā)展到2007版,，已經(jīng)加入了很多預(yù)設(shè)值，幫助我們輕松撰寫(xiě)論文,。但是,。。,。天知道,，要搞明白這些功能怎么用其實(shí)是一件更痛苦的事情。本著有福同 享有難同當(dāng)?shù)木?，魚(yú)魚(yú)特地在此開(kāi)辟一個(gè)實(shí)戰(zhàn)論文專(zhuān)題,，跟廣大正在和報(bào)告和論文苦惱的XDJM們分享。

專(zhuān)題新開(kāi)篇,，第一章就介紹一下多級(jí)列表問(wèn)題吧,。Word2007對(duì)外觀(guān)進(jìn)行了很大的改變以至 于有時(shí)候大家根本找不到工具欄在什么地方。這個(gè)問(wèn)題,，只能說(shuō)慢慢習(xí)慣慢慢摸索吧,。

大家都知道Word其實(shí)提供了自動(dòng)生成目錄的功能，所以在寫(xiě)Word的文檔的時(shí)候我們可不能 全部用“正文”格式一路寫(xiě)到底啊,。那些用的不熟的筒子們大概都會(huì)像原來(lái)菜鳥(niǎo)級(jí)的魚(yú)魚(yú)一樣全部用正文格式一些到底,，還傻乎乎的在那邊一個(gè)勁調(diào)整字體格式，最 后要生成目錄的時(shí)候徹底發(fā)現(xiàn)白做工了,。唉,。。,。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)寫(xiě)了一個(gè)月的報(bào)告有一半時(shí)間居然在白做工的時(shí)候,。。,。那種感覺(jué)就不描述了,。本Space拒絕消極情 緒。,。,。

現(xiàn)在，廢話(huà)完畢,，開(kāi)始進(jìn)入正題,。編寫(xiě)文檔的關(guān)鍵就在于要活用Word中的樣式功能。

Word2007中提供了很多樣式庫(kù),，最基本的就是樣式“標(biāo)題1”到“標(biāo)題9”,，用這9個(gè)樣 式配合格式菜單中的多級(jí)列表功能就能輕松寫(xiě)出漂亮的報(bào)告，而且已經(jīng)為生成目錄做好了廣泛的基礎(chǔ)工作。

首先,，我們把論文的標(biāo)題欄從高級(jí)到低級(jí)分等級(jí),，最高級(jí)別的當(dāng)然就用樣式“標(biāo)題1”啦。在 Word2007中我們?cè)陂_(kāi)始菜單下就能在靠近右側(cè)的地方看到樣式工具欄,，通常“標(biāo)題1”標(biāo)簽已經(jīng)出現(xiàn)在里面了,。我們需要做的就是選中我們的需要設(shè)置的那 行文字，然后點(diǎn)擊“標(biāo)題1”那個(gè)按鈕,，我們?cè)酒胀ǖ奈淖志统霈F(xiàn)了預(yù)設(shè)值的格式,。最重點(diǎn)的在該行之前有一個(gè)小黑點(diǎn)?？蓜e小看這個(gè)小黑點(diǎn),，有了這個(gè)小黑點(diǎn)， 就說(shuō)明最后這行文字會(huì)被標(biāo)注到目錄里面去,。這可是很重要的,。

然后我們會(huì)發(fā)現(xiàn)也許這個(gè)預(yù)設(shè)值的“標(biāo)題1”格式不是我們所期望的那樣。沒(méi)關(guān)系,，在樣式工具欄 的最右下角有一個(gè)小方框里面帶個(gè)小箭頭的標(biāo)志,，點(diǎn)擊那個(gè)標(biāo)志就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)樣式列表（參見(jiàn)圖1）。把鼠標(biāo)移到列表中的“標(biāo)題1”處,，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉菜單,，點(diǎn) 開(kāi)下拉菜單，選擇修改,。之后會(huì)跳出一個(gè)對(duì)話(huà)框,，你就可以輕松在里面設(shè)置字體大小，行距等各種格式了,。在對(duì)話(huà)框的下方有一個(gè)選項(xiàng)是“只應(yīng)用于本文檔”,，默認(rèn) 是選上的，我認(rèn)為大家還是保留這個(gè)選項(xiàng),，這樣打開(kāi)一個(gè)新的文檔,，才能夠設(shè)置新的格式。除非你真的是寫(xiě)很多論文,，而且每次的格式要求都一樣,，那為了方便，你 可以把你的更改寫(xiě)入到Normal模板,。這樣以后每次打開(kāi)一個(gè)新的文檔就直接會(huì)按照你設(shè)置的格式編排了,，無(wú)需再手動(dòng)修改標(biāo)題跟格式了。

圖1 樣式菜單

這里說(shuō)道一個(gè)重點(diǎn)是我們通常會(huì)給標(biāo)題設(shè)上序號(hào),，大標(biāo)題當(dāng)然就是1,，2，3……,，副標(biāo)題就會(huì)用 到1.1，1.2等編號(hào),，編號(hào)的同時(shí)還會(huì)有相應(yīng)的縮進(jìn),。魚(yú)魚(yú)剛開(kāi)始的時(shí)候也是在樣式里面的編號(hào)子菜單修改，結(jié)果發(fā)現(xiàn)Word2007在此處沒(méi)有提供多級(jí)列 表選項(xiàng)啊,。,。。大郁悶,。經(jīng)過(guò)尋尋覓覓,，魚(yú)魚(yú)終于找到了那個(gè)隱蔽的功能。真是汗,。,。。

剛才說(shuō)了,，其實(shí)在更改標(biāo)題格式的時(shí)候不需要做編號(hào)處理,，只需要更改字體和行距就行了。因?yàn)樽?后我們還要回到段落菜單的項(xiàng)目編號(hào)出設(shè)置編號(hào)的,。接著上文,，在修改完標(biāo)題格式之后，回到Word主頁(yè)面,，在開(kāi)始菜單的中部可以找到段落工具欄,，工具欄的最 左上角就是項(xiàng)目符號(hào)工具，里面總共有3個(gè)按鈕,，最后一個(gè)就是多級(jí)編號(hào)按鈕,。（參見(jiàn)圖2）

圖2 多級(jí)編碼菜單

  點(diǎn)開(kāi)多級(jí)編碼下拉菜單,，就出現(xiàn)了這么一個(gè)框,，在中部右側(cè)（見(jiàn)圖中大圓圈處）有一個(gè)多級(jí)菜單，重點(diǎn)是數(shù)字后面的灰色字符,，標(biāo)出了每一級(jí)的樣式名稱(chēng),。選中這個(gè) 編碼樣式，協(xié)同你之前設(shè)置的標(biāo)題格式，以后每次出現(xiàn)大標(biāo)題就會(huì)自動(dòng)編碼1,，2,，3……，出現(xiàn)第二級(jí)標(biāo)題就自動(dòng)編碼1.1,，1.2等,。

現(xiàn)在問(wèn)題是這個(gè)多級(jí)編碼沒(méi)有給出縮進(jìn)，就是說(shuō)第二級(jí)和第三級(jí)標(biāo)題都是頂格開(kāi)始的,，那么如果你 想要縮進(jìn)設(shè)置怎么辦呢,。其實(shí)也很簡(jiǎn)單，在選擇了這個(gè)編碼樣式之后點(diǎn)擊線(xiàn)面的“定義新的多級(jí)列表...”那個(gè)選項(xiàng)（見(jiàn)紅色方框處）,。之后會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話(huà)框,， 參見(jiàn)圖3。

從左邊的列表里面選擇你需要編輯的等級(jí),，1就是第一級(jí)大綱,，也就對(duì)應(yīng)標(biāo)題1樣式，選擇2,，就 可以切換到二級(jí)大綱,，也就是標(biāo)題2格式。此時(shí)更改下方的文本縮進(jìn)位置,，調(diào)整到合適的位置就可以實(shí)現(xiàn)縮進(jìn)了,。之后的第三級(jí)，第四級(jí)都可以用樣設(shè)置,。

定義完畢之后以后只需要在圖1的下拉菜單中直接選擇我們定義好的那個(gè)多級(jí)列表樣式就可以自動(dòng) 設(shè)置成我們想要的格式了,。

當(dāng)然，另一種方法是在第一種多級(jí)列表的基礎(chǔ)上更改,。（參見(jiàn)圖2列表庫(kù)中無(wú)選項(xiàng)右邊的那個(gè)樣 式）,。該樣式已經(jīng)自動(dòng)設(shè)置了縮進(jìn)位置，問(wèn)題是沒(méi)有給出每級(jí)列表的文字樣式,。我們可以選擇這個(gè)樣式,，然后同樣“定義新的多級(jí)列表”，彈出圖3對(duì)話(huà)框,。

點(diǎn)擊對(duì)話(huà)框最下方“更多”按鈕,，對(duì)話(huà)框就會(huì)出現(xiàn)右側(cè)部分。然后在右側(cè)第二個(gè)下拉框中設(shè)置“將 界別鏈接到樣式”,。依次設(shè)置好各個(gè)等級(jí)也能達(dá)到同樣俄效果,。

  然后，基本上就大功告成了,。等全部文章寫(xiě)完之后,，你只需要到文章的開(kāi)頭處,，選擇“引用->目錄->插入目錄”就大功告成了。

        圖3 定義新的多級(jí)列表對(duì)話(huà)框

××××××××××××××××××××××××× 分割線(xiàn)來(lái)了 ×××××××××××××××××××××××××××××××

下期預(yù)告：

除了以上說(shuō)道的文本標(biāo)題格式,，多級(jí)列表格式以及目錄生成之外，論文必不可少的還有圖表目錄,， 以及參考文獻(xiàn),。Word2007中提供了相應(yīng)的工具，但是,。。,。不得不說(shuō)的是很不好用,。所以在下期【實(shí)戰(zhàn)論文】中我們將尋求更好的結(jié)局之道。

鞠躬,，謝幕,。。,。

 2.Word2007圖表目錄設(shè)定

喲～～這么快第二集就出現(xiàn)了,。哈哈。,。,。因?yàn)檎业搅薟ord2007里面圖表標(biāo)注的設(shè)定方法了。其實(shí)應(yīng)該和老版本的Word差不多啦,。不過(guò)魚(yú)魚(yú)我以 前都沒(méi)用過(guò)這種功能,。。,。汗,。。,。當(dāng)年菜鳥(niǎo)的我都是自己手寫(xiě)的唉,。。,。而且最牛的是每次更改了之后都是自己從上到下全部改到一致唉,。。,。難怪當(dāng)年寫(xiě)論文的 時(shí)候天天熬到天亮的說(shuō),。,。。

好了,，進(jìn)入正題,。

首先我們說(shuō)手動(dòng)插入表格和圖片的問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題很簡(jiǎn)單,，在需要插入題注的地方,，切換到“引用->切換題注”。

由于魚(yú)魚(yú)用的是中文版的Word，所以默認(rèn)的 標(biāo)注都是中文的（“表格”,，“圖表”）,，但是魚(yú)魚(yú)寫(xiě)報(bào)告要用英文啦，所以只好自己“新建標(biāo)簽”,，分別命名為“Table”和“Figure”,。根據(jù)需要選 擇Figure或者Table標(biāo)簽，至于后面的數(shù)字,，Word會(huì)根據(jù)在文中出現(xiàn)的位置自動(dòng)編號(hào),。很方便。此外,，還有很多附加功能,，比如“題注中不包含標(biāo) 簽”，以及在“編號(hào)”按鈕之下還有“包含章節(jié)號(hào)碼”的選項(xiàng),。當(dāng)然很重要的就是選擇題注位置,，一般來(lái)說(shuō)表格的題注位于表格上方，圖片的題注在圖片下方,。

魚(yú)魚(yú)的經(jīng)驗(yàn)是,，如果格式?jīng)]有特別要求，最好是把表格的名稱(chēng)和題注放在同一行,，這樣最后制作圖標(biāo)目錄的時(shí)候圖標(biāo)的名稱(chēng)會(huì)出現(xiàn)在目錄中,。

然后當(dāng)在文章的前面插入新的圖片或者表格之后，Word會(huì)自動(dòng)更改題注,，每個(gè)后續(xù)的圖表都會(huì)自動(dòng)延后一位,。

然后說(shuō)道文章中的引用，因?yàn)槲覀儾豢杀苊獾臅?huì)寫(xiě)道類(lèi)似“See Figure 1”之類(lèi)的地方,。這個(gè)時(shí)候我們當(dāng)然希望這些地方能夠和圖表聯(lián)系起來(lái),。這樣如果之后圖表的標(biāo)號(hào)發(fā)生了變化我們不需要手動(dòng)去一處一處更改。否則,。,。,。就跟當(dāng)年 菜鳥(niǎo)的魚(yú)魚(yú)一樣。,。,。好了，不說(shuō)了,，說(shuō)過(guò)拒絕消極情緒的哈,。

這個(gè)時(shí)候，就需要用到這個(gè)“交叉引用”的功能了,。這個(gè)選項(xiàng),，參見(jiàn)右圖，在“引用->題注”菜單里面有,，在“插入->鏈接”菜單里面也 有,。這個(gè)時(shí)候，你只需要在文章中輸入See,，然后點(diǎn)擊“交叉引用”,，就會(huì)跳出一個(gè)對(duì)話(huà)框，選擇你需要的標(biāo)簽,，然后就會(huì)列出文中所有的此類(lèi)標(biāo)簽,，然后選擇對(duì) 應(yīng)的題注就行了,。然后,，在你輸入的See之后就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的Figure 2之類(lèi)文字，并且是和相應(yīng)的題注關(guān)聯(lián)的,。如果該圖片之后變成了Figure 3,，我們?cè)谑褂昧烁掠蚬δ苤笏矔?huì)相應(yīng)的變成Figure 3。

現(xiàn)在問(wèn)題在于,，當(dāng)我們每次插入新的題注的時(shí)候Word會(huì)自動(dòng)更新全部相關(guān)的題注（注意,，不包括交叉引用的部分，交叉引用的部分需要需要自己手動(dòng)更 新）,，但是,，當(dāng)我們刪除或移動(dòng)一個(gè)題注的時(shí)候Word不會(huì)自動(dòng)更新題注，就是說(shuō)如果我們刪除了Figure 2,，之后的Figure 3不會(huì)自動(dòng)升級(jí)到Figure 2,，而是仍然保持在Figure 3。這個(gè)時(shí)候我們要做的就是選中Figure 3,，然后右鍵,，選擇“更新域”，這樣Figure 3就會(huì)自動(dòng)編號(hào)成Figure 2,。當(dāng)然這樣大家還是會(huì)覺(jué)得很麻煩啊,，不是還是要手動(dòng)更改嘛,。如果一篇幾十頁(yè)的文章，要怎么找到相應(yīng)的位置更改呢,？

好吧,，這里有一個(gè)比較方便的方法，就是Ctrl+A,，選中全文,，然后右鍵選擇“更新域”，這樣全文中所有的題注和交叉引用會(huì)全部被按照當(dāng)前順序編排 好,。包括目錄也會(huì)被更新到最當(dāng)前的狀況,。所以說(shuō)，最推薦的做法就是在整片文章全部完成之后全選文章然后徹底的更新域,，以保證所有的題注都是正確的,。

×××××××××××××××××××××××× 不要懷疑，還是分割線(xiàn)哈 ××××××××××××××××××××××××

3.讓人頭疼的參考文獻(xiàn)