“工欲善其事，必先利其器”,，只有將論文的整體格式預(yù)先定義好,，才有可能在以后的編排中改動(dòng)最少。畢業(yè)論文撰寫(xiě)規(guī)范通常會(huì)規(guī)定頁(yè)邊距,、裝訂線,、紙向、紙型,、頁(yè)眉和頁(yè)腳的距邊界距離以及文章的行間距等,，這些都是在“頁(yè)面設(shè)置”中進(jìn)行設(shè)置的。

打開(kāi)【文件】菜單,，選擇【頁(yè)面設(shè)置】,，相信大家對(duì)前面幾項(xiàng)沒(méi)有什么問(wèn)題，只是可能對(duì)文檔網(wǎng)格的使用還不多,，其實(shí)它是可以設(shè)置行間距的,，比如說(shuō)論文正文要求行間距是22磅，你就可以在此將行的跨度修改為相應(yīng)的數(shù)值就可以了,。如圖1所示：（圖1）

然后點(diǎn)擊【字體設(shè)置】選項(xiàng),，將字體的格式修改為論文中要求的正文格式，這是因?yàn)檎膬?nèi)容是文字最多的,，最后確定就可以了,。

2.　頁(yè)眉和頁(yè)腳

論文是要求增加頁(yè)眉和頁(yè)腳的，這本不是困難的事,?？墒钱?dāng)論文篇輻較長(zhǎng)時(shí)，就可能需要每一章的頁(yè)眉也有所差別,。如果將不同的章節(jié)分解為若干個(gè)word文檔,，則可能在自動(dòng)生成目錄時(shí)遇到麻煩，也有可能在雙面打印時(shí)浪費(fèi)紙張,。實(shí)際上,，Word的分節(jié)符就可以實(shí)現(xiàn)同一文檔擁有不同頁(yè)眉的功能。

第一步：插入分節(jié)符,。光標(biāo)點(diǎn)到第一章的末尾,，單擊菜單欄上的【插入】︱【分隔符】命令,，分節(jié)符類(lèi)型選【下一頁(yè)】，確定后,，就在光標(biāo)所在的地方插入了一個(gè)分節(jié)符,，分節(jié)符下面的文字屬于另外一節(jié)了。

第二步：鼠標(biāo)雙擊頁(yè)眉則會(huì)彈出【頁(yè)眉和頁(yè)腳】工具欄,，當(dāng)我們需要各章的頁(yè)眉相互獨(dú)立時(shí),，按下“同前”按紐，也就是圖2中選擇的那一個(gè),，當(dāng)按紐被“激活”后,，修改第二章的頁(yè)眉，完成后關(guān)閉該工具欄,。（圖2）

第三步：重復(fù)上面步驟，就可以完成所有文檔的編輯了,。

順便說(shuō)一句,，如果這時(shí)候頁(yè)腳的頁(yè)碼還是獨(dú)立編排的話，修改頁(yè)碼格式為【續(xù)前節(jié)】后,，就可以實(shí)現(xiàn)全文統(tǒng)一編排頁(yè)腳了,。

另外，使用分節(jié)符還有一個(gè)好處,，就是不管前一章的版面有什么變化,，后一章的標(biāo)題總是出現(xiàn)在新的一頁(yè)上。這樣,，你就不必敲回車(chē)鍵來(lái)將新的一章來(lái)移動(dòng)到新的一頁(yè)了,，減少了我們?cè)S多修改工作量。

3.　三級(jí)的標(biāo)題

論文中的章節(jié)文字都有統(tǒng)一的格式,，往往會(huì)要求論文有三級(jí)標(biāo)題,，這樣整個(gè)論文看起來(lái)?xiàng)l理清楚，結(jié)構(gòu)井然,。有的同學(xué)不喜歡樣式的功能,，因?yàn)樗袝r(shí)會(huì)自作主張，并且不好修改,。他們用統(tǒng)一的文字格式書(shū)寫(xiě)好文字后,，再修改章名的格式，最后用格式刷修改其它章名,，來(lái)達(dá)到編排的效果,。其實(shí)這只是沒(méi)有養(yǎng)好排版習(xí)慣而已，應(yīng)該說(shuō)Word中的樣式功能還是能給我們提供許多方便的,。

第一步：?jiǎn)螕舨藛螜谏系摹靖袷健咯Α卷?xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】,，在彈出的對(duì)話框中選擇【多級(jí)符號(hào)】,，選擇“無(wú)”圖標(biāo)外的任意一個(gè)圖標(biāo)，然后單擊【自定義】按紐,，：

第二步：在彈出的對(duì)話框中首先在【級(jí)別】列表中選擇1,，表示對(duì)第一級(jí)的標(biāo)題定義，然后在【編號(hào)樣式】中選擇一種編號(hào)方式,，還可以在此輸入編號(hào)前后的文字,，如第一章，之后修改字體,、編號(hào)位置等屬性,，最后在【將級(jí)別鏈接到樣式】下拉框中選擇【標(biāo)題一】，就可以在預(yù)覽框中看到編號(hào)的效果了. 效果如圖3所示：

第三步：重復(fù)上面的操作,，直至將標(biāo)題2和標(biāo)題3格式按照要求設(shè)置好,。

第四步：在應(yīng)用樣式時(shí)，輸入引言,，然后將文字選中,，打開(kāi)【樣式和格式】”選取“標(biāo)題1”，就會(huì)發(fā)現(xiàn)文字自動(dòng)變成了“第一章　引言”了,。同樣,，對(duì)于其它的章、二級(jí)標(biāo)題和三級(jí)標(biāo)題,，重復(fù)操作就可以完成了,。

4.　圖、表和公式

在論文中可能會(huì)出現(xiàn)大量的圖表和公式,，這一點(diǎn)在工科專(zhuān)業(yè)尤其明顯,。如果一個(gè)一個(gè)手工編號(hào)的話，可能會(huì)在增加新的圖表或刪除舊的圖表時(shí),，編號(hào)就成為一個(gè)大問(wèn)題,。因?yàn)槿绻@樣的話，可能會(huì)需要修改當(dāng)前圖表之后的所有圖表的編號(hào),，還要修改文中所有引用此圖表的文字,，這是一項(xiàng)很枯燥的任務(wù)。

其實(shí)Word可以實(shí)現(xiàn)對(duì)圖表的自動(dòng)編號(hào),，那就是Word的“題注”功能,，而且在編號(hào)改變時(shí)自動(dòng)修改引用此圖表的所有內(nèi)容，下面用表的編號(hào)為例說(shuō)明,。

第一步：按照論文要求,，第一章表的編號(hào)是“表1.×”。單擊菜單欄上的【插入】│【引用】│【題注】,，彈出“題注”對(duì)話框,。

第二步：新建一個(gè)標(biāo)簽,，題注名修改為“圖1.”,如圖4所示,確定。當(dāng)需要插入第二個(gè)表時(shí),，重復(fù)這個(gè)命令,，直接確定就可以了。Word會(huì)自動(dòng)按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進(jìn)行編號(hào)

第三步：在文檔中引用這些編號(hào)時(shí),，比如“

順便說(shuō)一句,，可能有的同學(xué)已經(jīng)將表格設(shè)置好，要想修改為三線表,，只需要選擇表格后,，點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵選擇【表格自動(dòng)套用格式】，就可以達(dá)到效果了,。

5.2　頁(yè)眉線

當(dāng)需要頁(yè)眉時(shí),，就可能會(huì)要求頁(yè)眉文字下面帶有一條下劃線，這個(gè)時(shí)候,，可以先選中頁(yè)眉文字,，然后單擊菜單欄上【格式】│【邊框和底紋】，在彈出的對(duì)話框中,，選擇【自定義】選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊【下邊框】按紐.再根據(jù)需要選擇合適的線寬和線型,，就可以設(shè)置好所需的頁(yè)眉線樣式了,。當(dāng)然，你也可以使用此方法來(lái)刪除系統(tǒng)默認(rèn)的下劃線,。（圖6）

6.　參考文獻(xiàn)

如今的畢業(yè)論文都要求有一定數(shù)量的參考文獻(xiàn),，一方面，我們要養(yǎng)成習(xí)慣,，當(dāng)引用了別人的觀點(diǎn)時(shí)自己要做好筆記,，省得以后不知道這句話是從哪一本書(shū)摘錄下來(lái)的，從而避免了張冠李戴的現(xiàn)象,；另一方面,，參考文獻(xiàn)的編號(hào)也是一項(xiàng)很枯燥的，也是會(huì)隨著論文內(nèi)容的變動(dòng)而變動(dòng)的,，手工地標(biāo)注參考文獻(xiàn)勢(shì)必也是一件繁瑣的任務(wù),。在Word自動(dòng)維護(hù)這些編號(hào)的過(guò)程如下：

第一步：光標(biāo)放在引用參考文獻(xiàn)的地方，單擊菜單欄上的【插入】︱【引用】︱【腳注和尾注】,，在彈出的對(duì)話框中選擇“尾注”,，根據(jù)需要選擇位置是在“文檔結(jié)尾”，還是“節(jié)的結(jié)尾”,，前者常用于本科生和碩士生的論文中,，而后者常用于博士論文中,，點(diǎn)擊【格式編號(hào)】修改格式為阿拉伯?dāng)?shù)字.如圖7所示。

第二步：應(yīng)用后Word就在光標(biāo)處插入了參考文獻(xiàn)的編號(hào),，并自動(dòng)跳到文檔尾部相應(yīng)編號(hào)處請(qǐng)你輸入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的說(shuō)明,，在這里你就可以格式要求添加姓名、專(zhuān)著名,、出版單位和出版時(shí)間等信息了,。只是通常要求參考文獻(xiàn)的編號(hào)要加中括號(hào)，這時(shí)就需要手工地輸入了,。

7.　目錄的制作

一本論文肯定是需要一個(gè)目錄的,，有的同學(xué)是手工地一章一節(jié)地打上去，然后根據(jù)查看好的頁(yè)碼,，加點(diǎn)編寫(xiě)目錄,。這樣的方法缺點(diǎn)一是不容易對(duì)齊，二是當(dāng)正文內(nèi)容發(fā)生變動(dòng)時(shí),，有時(shí)會(huì)忘記修改目錄,。

實(shí)際上，如果你是使用樣式編號(hào)的方法來(lái)編寫(xiě)三級(jí)標(biāo)題的話,，你可以很方便地自動(dòng)生成目錄,，將光標(biāo)定在文章開(kāi)頭處，單擊菜單欄上的【插入】︱【引用】︱【索引和目錄】,，按照要求選擇一種目錄格式,，再根據(jù)需要確定顯示級(jí)別的數(shù)量（系統(tǒng)默認(rèn)是3級(jí)，也正是多數(shù)論文格式所要求的）,，最后點(diǎn)確定鍵,，一個(gè)整齊美觀的目錄就出現(xiàn)了。

如果你的論文沒(méi)有使用樣式來(lái)編排也沒(méi)關(guān)系的,，你可以在“大綱”工具欄中進(jìn)行設(shè)置,。如圖8所示：

將光標(biāo)移動(dòng)至“第一章　引言”文字的前面，然后在“正文文本”下拉框中選擇1級(jí),，就可以了,。重復(fù)這一個(gè)過(guò)程，直至完成所有的章節(jié)名,，然后和上面的方法一樣,，就可以自動(dòng)生成目錄了。

當(dāng)正文中的文字修改后,，或者增加了新的章節(jié),，就需要更新目錄。方法是在“大綱”工具欄中點(diǎn)擊【更新目錄】，在彈出的對(duì)話框中,，如果只是文字修改了,，就選擇【只更新頁(yè)碼】；如果是章節(jié)也有所變化,，就選擇【更新整個(gè)目錄】,，從而實(shí)現(xiàn)了目錄的更新。

一篇好的論文不僅表現(xiàn)在內(nèi)容上,，形式同樣是非常重要的,。我們只有掌握好Word這些排版技巧，才可能在書(shū)寫(xiě)論文中達(dá)到事半功倍的效果,。當(dāng)然,，文中所述的方法也可以用于一般論文和書(shū)籍的書(shū)寫(xiě)。

現(xiàn)在大家主要都是用Microsoft Word來(lái)編輯論文(不論各位用哪個(gè)版本,，基本功能都是一致的,，以下簡(jiǎn)稱(chēng)Word)。如果不能充分Word的一些強(qiáng)大功能,，大家在撰寫(xiě)和編輯較長(zhǎng)篇幅的科技論文的時(shí)候,，可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)一下,，以求拋磚引玉,。

一篇論文應(yīng)該包括兩個(gè)層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，內(nèi)容是指文章作者用來(lái)表達(dá)自己思想的文字,、圖片,、表格、公式及整個(gè)文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等,，表現(xiàn)則是指論文頁(yè)面大小、邊距,、各種字體,、字號(hào)等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn),，例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì)有不同的表現(xiàn),；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的,。這兩者的關(guān)系不言自明,。

筆者認(rèn)為，論文“表現(xiàn)”的編輯,，是一個(gè)非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作,。如果在寫(xiě)論文之前，做了各方面的準(zhǔn)備，并按照一定的規(guī)律來(lái)編寫(xiě)和排列,，會(huì)起到事半功倍的效果,；否則，會(huì)給你帶來(lái)無(wú)窮無(wú)盡的痛苦,。筆者根據(jù)自己寫(xiě)碩士論文的體驗(yàn),，向各位提供如下建議，供大家參考,。

1,、用好樣式

編寫(xiě)論文，一定要使用樣式,，除了Word原先所提供的標(biāo)題,、正文等樣式外，還可以自定義樣式,。 如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來(lái)設(shè)定格式的,，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式,，如果是的話,，最好就定義一個(gè)樣式。對(duì)于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅(jiān)持使用統(tǒng)一的樣式,，這樣做能大大減少工作量和出錯(cuò)機(jī)會(huì),。如果要對(duì)排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可,。使用樣式的另一個(gè)好處是可以由 Word 自動(dòng)生成各種目錄和索引,。

一般情況下，不論撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文,，相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機(jī)構(gòu)都會(huì)根據(jù)其具體要求,，給論文撰寫(xiě)者一個(gè)清楚的格式要求。比如,，要求宋體,、小四，行間距17磅等等,。這樣,，論文的撰寫(xiě)者就可以在撰寫(xiě)論文前對(duì)樣式進(jìn)行一番設(shè)定，這樣就會(huì)很方便的編寫(xiě)論文了,。

2,、使用交叉引用設(shè)置編號(hào) 

一定不要自己敲編號(hào)，推薦使用交叉引用,，否則手動(dòng)輸入的編號(hào)極可能給你文章的修改帶來(lái)無(wú)窮的后患,。標(biāo)題的編號(hào)可以通過(guò)設(shè)置標(biāo)題樣式來(lái)實(shí)現(xiàn)，表格和圖形的編號(hào)通過(guò)設(shè)置題注的編號(hào)來(lái)完成。在寫(xiě)“參見(jiàn)第x章,、如圖x所示”等字樣時(shí),，不要自己敲編號(hào)，應(yīng)使用交叉引用,。這樣做以后,，當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時(shí)，所有的編號(hào)和引用都將自動(dòng)更新,，無(wú)需人力維護(hù),。并且可以自動(dòng)生成圖、表目錄,。 字串7

3,、對(duì)齊 字串2

一定不要用手動(dòng)敲空格來(lái)達(dá)到對(duì)齊的目的。只有英文單詞間才會(huì)有空格,，中文文檔沒(méi)有空格,。所有的對(duì)齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位,、對(duì)齊方式和段落的縮進(jìn)等來(lái)進(jìn)行,。如果發(fā)現(xiàn)自己手動(dòng)打了空格，一定要謹(jǐn)慎,，想想是否可以通過(guò)其他方法來(lái)避免,。同理，一定不要通過(guò)敲回車(chē)來(lái)調(diào)整段落的間距,。

4,、繪圖技巧

論文中會(huì)用到很多圖表，筆者強(qiáng)烈建議論文撰寫(xiě)者分清論文中的圖形和表格,，表格可以使用Word提供的工具進(jìn)行編寫(xiě),，很簡(jiǎn)單，這里就不再贅述了,?？驁D和流程圖的編輯，筆者強(qiáng)烈建議使用Office 2003中綁定的Microsoft Office Visio Professional 2003畫(huà),。如果不能忍受Visio對(duì)象復(fù)制到Word的速度，還可以試試SmardDraw,，功能不比Visio弱,，使用不比Visio難，速度卻快多了,。

5,、編輯數(shù)學(xué)公式 字串9

在論文中編輯數(shù)學(xué)公式，個(gè)人建議使用MathType5.0，其實(shí)Word集成的公式編輯器就是它的3.0版,。安裝MathType后,，Word會(huì)增加一個(gè)菜單項(xiàng)，其功能一目了然,。推薦使用 MathType 的自動(dòng)編號(hào)和引用功能,，這樣首先有良好的對(duì)齊效果，還可以自動(dòng)更新編號(hào),。Word 正文中插入公式的一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題是把上下行距都撐大了,，很不美觀，這部分可以通過(guò)固定行距來(lái)修正,。但是要提醒論文撰寫(xiě)者,，如果你計(jì)算機(jī)上安裝了MathType5.0后，撰寫(xiě)公式的速度非?？?，占用少量的CPU。但是,，當(dāng)你準(zhǔn)備打印論文的時(shí)候,，要記得找個(gè)按照了MathType5.0的計(jì)算機(jī)打印，不然,，我們的公式就“不翼而飛”了,。 字串8

6、參考文獻(xiàn)的編輯和管理

如果你在寫(xiě)論文時(shí)才想到要整理參考文獻(xiàn),，就已經(jīng)太遲了,，但總比論文寫(xiě)到參考文獻(xiàn)那一頁(yè)時(shí)才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時(shí)就整理參考文獻(xiàn)的習(xí)慣,。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的,，而且很容易出錯(cuò)。Word沒(méi)有提供管理參考文獻(xiàn)的功能,，用插入尾注的方法也很不地道,。

我建議使用Reference Manager，它與Word集成得非常好,，提供即寫(xiě)即引用（Cite while you write,，簡(jiǎn)稱(chēng)Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息,，如篇名,、作者、年份等在文章中需要引用文獻(xiàn)的的方插入標(biāo)記,，它會(huì)為你生成非常美觀和專(zhuān)業(yè)的參考文獻(xiàn)列表,，并且對(duì)參考文獻(xiàn)的引用編號(hào)也是自動(dòng)生成和更新的,。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范,，減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)外,，更可以避免正文中對(duì)參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的不匹配。并且從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō),，本次輸入的參考文獻(xiàn)信息可以在今后重復(fù)利用,，從而一勞永逸。

7,、使用分節(jié)符

如果希望在一篇文檔里得到不同的頁(yè)眉,、頁(yè)腳、頁(yè)碼格式,，可以插入分節(jié)符,，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。 字串4

上述七點(diǎn)都是關(guān)于排版的建議,，還是要強(qiáng)調(diào)一遍,，作者關(guān)心的重點(diǎn)是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給Word去處理,。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內(nèi)容無(wú)關(guān)的繁瑣的排版工作,，一定要停下來(lái)學(xué)一下Word的幫助，因?yàn)閃ord 早已提供了足夠強(qiáng)大的功能,。

8,、使用子文檔 字串6

學(xué)位論文至少要幾十頁(yè)，且包括大量的圖片,、公式,、表格，比較龐大,。如果所有的內(nèi)容都保存在一個(gè)文件里,，打開(kāi)、保存,、關(guān)閉都需要很長(zhǎng)的時(shí)間,，且不保險(xiǎn)。 字串3

建議論文的每一章保存到一個(gè)子文檔,，而在主控文檔中設(shè)置樣式,。這樣每個(gè)文件小了，編輯速度快,，而且就算文檔損壞,，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅,。建議先建主控文檔,，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個(gè)人感覺(jué)比先寫(xiě)子文檔再插入到主控文檔要好,。 字串4

9,、及時(shí)保存、多做備份

設(shè)置自動(dòng)保存,，還有一有空就Ctrl+S,。

不但Word不可靠，Windows也不可靠,，每天的工作都要有備份才好,。Word提供了版本管理的功能，將一個(gè)文檔的各個(gè)版本保存到一個(gè)文件里,，并提供比較合并等功能,。不過(guò)保存幾個(gè)版本后文件就大得不得了，而且一個(gè)文件損壞后所有的版本都沒(méi)了,，個(gè)人感覺(jué)不實(shí)用,。還是多處備份吧。另外提醒一下,，插入的圖片,、和公式最好單獨(dú)保存到文件里另做備份。否則,，哪天打文檔時(shí)發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉,，哭都來(lái)不及了。

10,、大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖 字串7

使用大綱視圖寫(xiě)文章的提綱,，調(diào)整章節(jié)順序比較方便。 字串2

使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便地定位章節(jié),。 字串6

有人說(shuō),，碩士寫(xiě)畢業(yè)論文就像干一個(gè)月苦力搬運(yùn)工一樣，累死累活,，寫(xiě)不了多少東西,；博士寫(xiě)畢業(yè)論文就像生孩子，挑燈夜戰(zhàn)也得一個(gè)春秋,。上面的建議并不全面,，但相信比較管用，希望各位論文撰寫(xiě)者能從中有所收獲,。如果還有疑問(wèn),，自己花些時(shí)間研究一下Word的幫助，相信會(huì)有事半功倍的效果,。