1.建立填充列表數(shù)據(jù)庫。新一個Excel工作簿,如圖一,，在Sheet2中,，我們將第一行設(shè)置為匯總科目，分別輸入人員經(jīng)費,、公用經(jīng)費,、對個人和家庭補助等，再將各個匯總科目下同一列中分別輸入明細分類科目,，如在人員經(jīng)費下同一列中,，分別輸入工資、津貼,、獎金,、其他等,，建立一個數(shù)據(jù)庫。

    2,、對項目分類單元格區(qū)域進行命名,。命名的目的是為了下面能夠方便地進行引用。如圖二,，選擇B３：Ｄ３單元格區(qū)域,，將其命名為匯總科目（即在公式編輯欄前面的格子中，輸入要命名的名稱）,。

    如圖三,，選擇B2：B5單元格區(qū)域，將其命名為人員經(jīng)費（以匯總科目的具體分類命名,，同樣是為了方便地引用）,。同樣，將公用經(jīng)費,、對個人和家庭補助的明細科目也分別命名,。

    3、設(shè)置列表填充項,。在sheet1中,，如圖四，選擇B2單元格,，然后點擊菜單：數(shù)據(jù)—有效性…,，會出現(xiàn)數(shù)據(jù)有效性對話框。

    如圖五,，在數(shù)據(jù)有效性對話框的“設(shè)置“選項卡中,，將有效性條件中的允許項選為“序列”；來源項中手工如圖輸入“=匯總科目”,，意為這個單元格為列表填充輸入,，具體的選擇內(nèi)容在名稱為“匯總科目”的單元格區(qū)域中。（即可選項為匯總科目中的人員經(jīng)費,、公用經(jīng)費等等）設(shè)好后
     點擊確定按鈕,。再次選中B2單元格，象復(fù)制公式那樣,，將有效性設(shè)置拖拽向下復(fù)制到下面的單元格中,。

    如圖六，參照上步驟的設(shè)置,，選中C2單元格,，點擊菜單：數(shù)據(jù)—有效性…，在出現(xiàn)的數(shù)據(jù)有效性對話框設(shè)置選項卡中進行設(shè)置,。與上步驟不同的是在來源項中如圖輸入“=indirect(b2)”（不含引號）,，其意思是這個單元格為列表填充輸入,，要根據(jù)B2中的名稱（其實就是上一步我們選擇的匯總科目分類，因為前面我們將它設(shè)為了明細科目的名稱了）確定列表明細的具體內(nèi)容,。即如果我們在B2中選擇了人員經(jīng)費,，則C2的列表選項為人員經(jīng)費下的明細科目。
    點擊確定按鈕,。再次選中B2單元格,，象復(fù)制公式那樣，將有效性設(shè)置拖拽向下復(fù)制到下面的單元格中,。

    4,、填表。如圖七和圖八,，分別為填表時的截圖,。填科目內(nèi)容時，都是進行選擇填列的,，不充許自行填列,。而后面分類科目的要根據(jù)前面匯總科目的選擇情況分別出現(xiàn)不同的填列選項。