用Excel巧做記帳憑證（原作者：安徽：陳秀峰）

一,、制作憑證模板

啟動(dòng)Excel，仿照記帳憑證樣式,，在Sheet1中制作一張空白記帳憑證,。

二、輸入明細(xì)項(xiàng)目

為了規(guī)范明細(xì)項(xiàng)目的內(nèi)容,，我們利用數(shù)據(jù)有效性規(guī)則,，制作成下拉菜單樣式。

1,，  切換到Sheet2工作表,，在A列中依次輸入一級(jí)會(huì)計(jì)科目名稱；然后分別將二級(jí)科目或明細(xì)科目名稱輸入到一級(jí)科目相應(yīng)的行中,。

2,，  同時(shí)選中B1至H1（具體區(qū)域請(qǐng)根據(jù)實(shí)際情況確定），將鼠標(biāo)定位到“名稱欄”中,，輸入如“公務(wù)經(jīng)費(fèi)”后,，回車進(jìn)行確認(rèn)。

3,，  重復(fù)第2步操作,，將有關(guān)區(qū)域分別命名為有關(guān)一級(jí)科目名稱,；并將A1至An區(qū)域命名為“一級(jí)科目”。

4,，  切換到Sheet1工作表,，選中A1至A11區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框,，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中,，選擇“序列”,，然后在“來(lái)源”下面的方框中輸入“=一級(jí)科目”，按確定返回,。

5,，  同時(shí)選中B7至B11區(qū)域，仿照第4步,，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框,，選中“序列”項(xiàng)，并在“來(lái)源”欄中輸入“=INDIRECT（A7）”,。

     以后,，只要點(diǎn)擊A1至A11中任意一個(gè)單元格，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表,，可以從中選擇“一級(jí)科目”內(nèi)容,，并回車確認(rèn)。在A列的某個(gè)單元格確認(rèn)“一級(jí)科目”內(nèi)容后,，點(diǎn)擊B列相應(yīng)的單元格,，也會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表，從中選擇相應(yīng)的“二級(jí)科目”或明細(xì)科目?jī)?nèi)容,。

三,、實(shí)現(xiàn)特殊效果

填寫憑證時(shí)最難的一個(gè)問(wèn)題是：“金額”分散在多個(gè)單元格中，如果一個(gè)一個(gè)地輸入,，需要多次切換單元格，既麻煩又容易出錯(cuò),，我們用下面的方法,，實(shí)現(xiàn)“一次輸入，分散填充”的效果,。

1,，  分別選中E6至N6單元格（即：千、百,、十,、萬(wàn)、千、百,、十,、元、角,、分各欄）,，輸入數(shù)值10,000,000、1,000,000,、100,000,、10,000、1,000,、100,、10、1,、0.1,、0.01；分別選中相應(yīng)的金額單元格,，輸入上述系列數(shù)值,。

2， 選中E7單元格,，輸入公式“=IF（OR（＄Z7="",INT（＄Z7/E＄6）=0）,，""，RIGHT（INT（＄Z7/E＄6）,，1）”,。

3， 再次選中E7單元格,，當(dāng)鼠標(biāo)移至該單元格右下角成細(xì)十字線狀時(shí)（填充柄）,，按住左鍵，向右推拉至N7單元格,，再向下拖拉至N12單元格（即：需在“借方或貸方”錄入金額的單元格內(nèi)）,，將上述公式復(fù)制到拖拉過(guò)的單元格區(qū)域內(nèi)。

4,， 分別選中Z12和AA12單元格,，輸入公式“=SUM（Z7：Z11”、“=SUM（（A7：AA11）”,，用于計(jì)算“小計(jì)”項(xiàng),。

以后，只要在Z7至Z11或AA7至AA11單元格中一次性輸入數(shù)值,，如：123456,，則相應(yīng)的數(shù)值就會(huì)補(bǔ)分散填充到E列至N列或O列至X列相應(yīng)的單元格中,，同時(shí)在E12至N12或O12至X12單元格中顯示出小計(jì)的數(shù)值。

四,、打印憑證

在打印記賬憑證時(shí),，第6行Z列和AA列的內(nèi)容不能打印出來(lái)，我們用“視圖管理器”來(lái)實(shí)現(xiàn)快速打印,。

1,，  執(zhí)行“視圖→視圖管理器”對(duì)話框，單擊“添加”按鈕,，打開(kāi)“添加視圖”對(duì)話框,，輸入一個(gè)名稱，如“輸入界面”,，按“確定”退出,。

2，  選中第6行,，執(zhí)行“格式→行→隱藏”命令,，將它隱藏起來(lái)，同時(shí)選中Z列和AA列,，執(zhí)行“格式→列→隱藏”命令,，將它隱藏起來(lái)。

3,，  再次打開(kāi)“視圖管理器”對(duì)話框,，添加一個(gè)“打印界面”視圖。

以后需要輸入時(shí),，打開(kāi)“視圖管理器”對(duì)話框,，雙擊“輸入界面”選項(xiàng)，即可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入,；需要打印時(shí),，只要打開(kāi)“視圖管理器”對(duì)話框，雙擊“打印界面”選項(xiàng),，然后執(zhí)行打印操作,。