現(xiàn)代辦公環(huán)境中,，表格與文本、圖像并列成為電子化信息表達(dá)和傳遞的重要手段,。無論是業(yè)務(wù)報(bào)表,，還是升學(xué)求職等場(chǎng)合，我們都經(jīng)常會(huì)與各式各樣的表格打交道,。談起電子表格，大家首先想到的可能就是Microsoft Excel了,。不過,，被稱為“電子表格”的Excel似乎有些名不副實(shí)，它的另一個(gè)譯名“電子試算表”才真正說明了Excel的實(shí)質(zhì),。從表面上看,，Excel通過表格組織數(shù)據(jù)，實(shí)質(zhì)上其真正的核心功能卻是在數(shù)據(jù)計(jì)算和統(tǒng)計(jì)方面,，表格的設(shè)計(jì)能力有所欠缺,。而由Microsoft Word制作的表單恰恰彌補(bǔ)了Excel表格的不足，在編排形式上更勝一籌,。

表單應(yīng)用正在成為一種流行,。在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中，我們常常會(huì)遇到一些問題: 例如能否制作出一種表單只允許填表人輸入所需的信息,，并且不允許他們改變表格的原有內(nèi)容和編排,？別人發(fā)過來的電子表格如何在計(jì)算機(jī)上直接填寫？那些印刷好的表格,，怎樣通過計(jì)算機(jī)填寫,，然后把這些內(nèi)容嵌套打印到紙張上？今天,，筆者就從自己的實(shí)際應(yīng)用出發(fā),，談?wù)勅绾瓮ㄟ^Microsoft Word解決這些問題。

Microsoft Word的制表功能相當(dāng)強(qiáng)大,，使用起來也非常方便,。即使您是一位初學(xué)者，也能夠借助表格工具欄中的多種工具,，快速制作出美觀大方的表格來,。不過,，需要提醒您的是，在表單設(shè)計(jì)之初,，如果能夠充分考慮到下面兩個(gè)方面的內(nèi)容,，將會(huì)使您的表單更上一層樓: 一方面，如果電子表單通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)放和填寫,，需要預(yù)先對(duì)表單的內(nèi)容和格式進(jìn)行保護(hù); 另一方面,，如果需要在印刷好的表單上填寫內(nèi)容，則需要預(yù)先定制套打方案,。

圖1所示的表單為一個(gè)科研成果獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)表的局部?jī)?nèi)容,。在該表單上，有些元素是固定不變的,，像說明文字,、表格樣式等; 而另外的一些數(shù)據(jù)是有待用戶填寫的，像黃色的單元格,。為了達(dá)到形式的統(tǒng)一,，表格的設(shè)計(jì)者不希望人們?cè)谔畋頃r(shí)“不慎”改動(dòng)那些固定的元素，因此需要將它們“保護(hù)”起來,；而那些有待填寫的部分,，用戶應(yīng)該能夠方便地填寫；在打印時(shí),，用戶應(yīng)該能夠根據(jù)具體的需要,，選擇打印的內(nèi)容，包括表格框線,、固定信息以及填入信息等元素,，或者是僅在印刷好的表單中套打填寫的內(nèi)容。

設(shè)計(jì)這樣的表單無疑是有難度的,。如何在完善保護(hù)表格結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上,，讓用戶方便地填充所需的內(nèi)容，并且具備多樣化打印的能力,，都是設(shè)計(jì)者需要克服的難題,。其實(shí)，這類高級(jí)表單的設(shè)計(jì)仍然離不開最基礎(chǔ)的表單設(shè)計(jì)理念,。如何將表單布局得更合理,、形式更美觀，并不是本文討論的重點(diǎn),。在此,，我們僅以一個(gè)簡(jiǎn)單的表單為例(如圖2所示)，與您分享高級(jí)表單的制作過程,，希望能對(duì)您的實(shí)際應(yīng)用有所啟發(fā),。

一,、初識(shí)“窗體”工具欄

首先需要用到的功能就是“窗體設(shè)計(jì)”。在Word中,，選擇“視圖”*“工具欄”*“窗體”,，打開“窗體”工具欄(如圖3所示)。也可以右鍵點(diǎn)擊工具欄任意位置,，在快捷菜單中選擇“窗體”選項(xiàng),。

“窗體”工具欄包含了10個(gè)功能按鈕，由左至右的功能分別是: 插入文字型窗體域,、復(fù)選框型窗體域,、下拉型窗體域、窗體域選項(xiàng),、繪制表格,、插入表格、插入圖文框,、窗體域底紋,、重新設(shè)置窗體域以及保護(hù)窗體。

二,、插入窗體域

然后，我們需要在圖2表單中插入相應(yīng)的窗體域,。在實(shí)際的應(yīng)用中,，文字型窗體域是最常用的窗體域類型。在圖2的姓名,、年齡單元格中,，都可以使用此種窗體域。方法是,，首先將光標(biāo)置于相應(yīng)的單元格,，然后點(diǎn)擊“窗體”工具欄中的“文字型窗體域”按鈕，插入工作即告完成（如圖4所示）,。

窗體域插入后,，單元格中會(huì)顯示出一個(gè)帶有灰色陰影的小方塊(說明: 此陰影在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會(huì)顯示的)。需要注意的是,，窗體域底紋只在屏幕上顯示,，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會(huì)被打印出來,。

文字型窗體域插入之后,，如果有特殊的要求，您還可以其屬性進(jìn)行設(shè)定,。方法是,，單擊窗體工具欄上的“窗體域選項(xiàng)”按鈕,，或者鼠標(biāo)雙擊插入的窗體域，即可進(jìn)入“文字型窗體域選項(xiàng)”對(duì)話框（如圖5所示）,。文字型窗體域包含了6種類型,，分別為常規(guī)文字、數(shù)字,、日期,、當(dāng)前日期、當(dāng)前時(shí)間以及計(jì)算,。其中,，最常用的當(dāng)屬“常規(guī)文字”類型，其次是“數(shù)字”類型,。對(duì)于“數(shù)字”類型的窗體域,，用戶可以在“數(shù)字格式”下拉菜單中定義其具體格式。另外,，在此對(duì)話框中,，“添加幫助文字”按鈕的作用也非常重要，在設(shè)計(jì)表單時(shí),，您可以利用它對(duì)用戶可能產(chǎn)生疑惑的單元格添加注釋和說明,。

了解了插入和設(shè)定文字型窗體域的方法后，插入其他類型窗體域的方法可以以此類推,。接下來,，我們需要重點(diǎn)考慮的是如何選擇合適窗體域插入到表單中。通常比較常用的窗體域還有下拉型窗體域,。

這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場(chǎng)合,，例如圖2表單的“性別”一欄。使用此種窗體域后,，用戶在填寫表單時(shí)可以直接點(diǎn)擊鼠標(biāo)選定,，不必進(jìn)行輸入。另外,，我們也可以將那些常用的客戶名單或地址信息通過下拉型窗體域進(jìn)行列表,，省去了重復(fù)輸入的麻煩。

具體方法是,，將鼠標(biāo)移到指定位置,，點(diǎn)擊“窗體”工具欄的“下拉型窗體域”按鈕，并雙擊它,，系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項(xiàng)”對(duì)話框(如圖6所示),。然后，在此添加下拉菜單中的選項(xiàng)，步驟是: 首先在“下拉項(xiàng)”項(xiàng)目中輸入需要添加的第一個(gè)列表項(xiàng),，并單擊“添加”按鈕; 然后,，依次輸入其余列表項(xiàng)。依此類推,，所有列表項(xiàng)添加完畢后,，可以通過向上、向下這2個(gè)“移動(dòng)”按鈕改變列表項(xiàng)的排列順序,。

三,、保護(hù)窗體

表單設(shè)計(jì)完成之后，我們需要把其整體結(jié)構(gòu)保護(hù)起來,，供日后他人填寫,。保護(hù)窗體的方法是，單擊“窗體”工具欄上的“保護(hù)窗體”按鈕,。點(diǎn)擊該按鈕后,，您會(huì)發(fā)現(xiàn): 除了含有窗體域的單元格，表單的其他地方都無法進(jìn)行修改,。這樣就防止了用戶在填寫時(shí)對(duì)表單外觀的擅自更改,。

但是，這種方式的保護(hù)并不徹底,，他人仍然可以通過取消選中“保護(hù)窗體”按鈕解除對(duì)該表單的保護(hù),。因此，如果想要更好地保護(hù)表單,，您可以選擇“工具”*“保護(hù)文檔”,，進(jìn)入“保護(hù)文檔”對(duì)話框(如圖7所示)。在此選中“窗體”選項(xiàng),，輸入保護(hù)密碼，即可完善地保證表單的安全,。最后,，這些保護(hù)好的表單就可以作為最終的電子文檔，分發(fā)給需要填寫的用戶了,。

四,、表單套打

當(dāng)用戶將填寫好的表單發(fā)回后，剩下的工作就是打印這些表單了,。直接打印當(dāng)然是最簡(jiǎn)單的,，但是如果要像前面提到的那樣，首先批量印刷基本表單,，然后逐個(gè)進(jìn)行套打,，則會(huì)在很大程度上降低成本，打印速度也會(huì)得到較大的提升,。

表單套打的實(shí)現(xiàn)并不復(fù)雜,。您只需在打印時(shí),，不使用Word工具欄上的“打印”按鈕，而是選擇“文件”*“打印”(或者按下“Ctrl+P”組合鍵),，進(jìn)入“打印”對(duì)話框,。單擊“打印”對(duì)話框中的“選項(xiàng)”按鈕，在彈出對(duì)話框中選中“僅打印窗體域內(nèi)容”復(fù)選項(xiàng),，點(diǎn)擊“確定”按鈕后即可實(shí)現(xiàn)表單套打（如圖8所示）,。

另外，如果是專門為套打而設(shè)計(jì)表單,，則可以在保存表單模板前,，選擇“工具”*“選項(xiàng)”，進(jìn)入“打印”選項(xiàng)卡,，選中“僅打印窗體域內(nèi)容”復(fù)選項(xiàng),，點(diǎn)擊“確定”按鈕并保存該模板。這樣一來,，凡是使用該模板創(chuàng)建的表單,，在默認(rèn)的打印狀態(tài)下，都會(huì)僅打印窗體域中的內(nèi)容,。