同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)的危害性

我們往往會(huì)認(rèn)為,，通過(guò)在同一時(shí)間內(nèi)做幾件事，我們就可以更好地處理?yè)涿娑鴣?lái)的各種信息,，并完成更多的工作,。此外，同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)——用一項(xiàng)任務(wù)打斷另一項(xiàng)任務(wù)——有時(shí)可能很有趣,。我們喜愛(ài)的高科技電子郵件設(shè)備的每一次振鈴,，都承載著潛在的回報(bào)希望。查看它,，就可能提供一種來(lái)自更困難和更具挑戰(zhàn)性任務(wù)的,、我們樂(lè)于接受的注意力分散。它使我們感到,，至少暫時(shí)感到,，我們已經(jīng)做了一些事情——哪怕只是刪除自己電子郵箱收件箱中的郵件。遺憾的是,，目前的研究表明,，事實(shí)正好相反：同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)肯定會(huì)降低工作效率。

它會(huì)降低我們的效率

這一問(wèn)題的根源在于,，我們的大腦最適合一次專(zhuān)心處理一項(xiàng)任務(wù),。當(dāng)我們?cè)诙囗?xiàng)任務(wù)——尤其是復(fù)雜的任務(wù)——之間不斷切換時(shí)，我們的工作效率會(huì)變得驚人的低下：例如,，在最近的一項(xiàng)研究中,，與依次先后完成多項(xiàng)任務(wù)的參與者相比，那些同時(shí)并行完成同樣那些任務(wù)的參與者需要多花30％的時(shí)間,，并且其失誤增加了一倍,。造成工作延誤的原因源于這樣一個(gè)事實(shí)：我們的大腦無(wú)法成功地指揮我們同時(shí)完成兩項(xiàng)活動(dòng)⁴。當(dāng)我們?cè)诓煌蝿?wù)之間切換時(shí),，我們的大腦也必須選擇進(jìn)行切換：關(guān)閉原來(lái)任務(wù)的認(rèn)知規(guī)律,，并開(kāi)啟新任務(wù)的認(rèn)知規(guī)律。這樣做需要花時(shí)間,，會(huì)降低工作效率，對(duì)于那些長(zhǎng)期同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)的人尤其如此——與偶爾同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)的人相比,，他們似乎需要花更長(zhǎng)時(shí)間在各項(xiàng)任務(wù)之間進(jìn)行切換⁵,。

實(shí)際上，我們大多數(shù)人可能都會(huì)承認(rèn),，同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)使我們能快速處理自己待辦事項(xiàng)清單中一些比較簡(jiǎn)單的事項(xiàng),。但是，它卻很少能幫助我們解決自己面對(duì)的最棘手問(wèn)題,。很多時(shí)候,，它只是在變相拖延時(shí)間,。

它會(huì)抑制創(chuàng)造力

有人可能會(huì)認(rèn)為，不斷接觸新的信息至少使我們更具有創(chuàng)造性,。在這個(gè)問(wèn)題上,，事實(shí)似乎也正好相反。哈佛商學(xué)院的Teresa Amabile和她的同事們?cè)u(píng)估了9,000多人的日常工作方式,，這些人所從事的項(xiàng)目都需要具有創(chuàng)造力和創(chuàng)新性,。他們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)人們?cè)谝惶熘械拇蟛糠謺r(shí)間里都專(zhuān)注于一項(xiàng)活動(dòng),，并且只有一位合作者時(shí),，其發(fā)揮創(chuàng)造性思維的可能性更高。與此相反,，如果人們每天的工作高度分散——參加不同團(tuán)體的許多活動(dòng),、會(huì)議和討論，他們的創(chuàng)造性思維能力就會(huì)明顯下降⁶,。

這些研究結(jié)果從直觀感受上也講得通,。創(chuàng)造性地解決問(wèn)題通常需要我們將不同的想法馬上封存在“記憶”中，這樣,，我們就可以發(fā)現(xiàn)自己以前并未注意到的各種聯(lián)系,，并形成新的創(chuàng)意。當(dāng)我們的思維很快從一個(gè)想法跳到另一個(gè)想法時(shí),，我們很清楚,，我們不太可能建立這些至關(guān)重要的聯(lián)系。

它使我們焦慮,，并且上癮而難以自拔

在實(shí)驗(yàn)室環(huán)境中,，研究人員發(fā)現(xiàn)，要求同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)的受試者顯示出更高的壓力荷爾蒙水平⁷,。路透社對(duì)管理人員進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示,，有2/3的受訪者認(rèn)為，信息超載降低了工作滿(mǎn)意度,，并損害了自己的私人關(guān)系,。有1/3的受訪者甚至認(rèn)為，信息超載已經(jīng)損害了自己的健康⁸,。

然而,，有越來(lái)越多的證據(jù)表明，人們可能會(huì)變得相當(dāng)沉迷于同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù),。例如,，哈佛大學(xué)的Edward Hallowell和John Ratey在書(shū)中寫(xiě)道，那些感受連線的人會(huì)產(chǎn)生一種類(lèi)似“多巴胺注射”的效果——這種神經(jīng)效應(yīng)與使用上癮性毒品的作用途徑相同⁹。這種感受也非常熟悉：當(dāng)智能手機(jī)來(lái)電振鈴時(shí),，即使當(dāng)時(shí)我們正在做其他事情,，誰(shuí)又不曾艱難地抗拒過(guò)馬上查看信息的沖動(dòng)呢？

應(yīng)對(duì)信息洪流

因此,，如果同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)不是解決之道的話(huà),，正確的方法又是什么呢？在我們與嘗試解決這一問(wèn)題的首席執(zhí)行官和其他高管們的交談中,，我們反復(fù)聽(tīng)到一些非?；镜牟呗裕@些策略在精神實(shí)質(zhì)上與Drucker在40多年前描述的方法并無(wú)太大不同：集中精力,、過(guò)濾信息和勞逸結(jié)合的綜合應(yīng)用,。對(duì)于這些高管以及我們大家來(lái)說(shuō)，真正的挑戰(zhàn)在于,，在一種永遠(yuǎn)在線的工作環(huán)境中,，執(zhí)行這些策略要比在Drucker論述該問(wèn)題的時(shí)代更加困難。它需要極大的自制力,，而且我們不可能獨(dú)自做到這一點(diǎn)：在我們的高管團(tuán)隊(duì)和整個(gè)組織中,，我們需要建立一整套支持更高效工作方式的行為規(guī)范。

集中精力

首席執(zhí)行官和其他高管人員全天的工作安排往往一項(xiàng)接著一項(xiàng),，有時(shí),，一項(xiàng)活動(dòng)的延長(zhǎng)時(shí)間不能超過(guò)15分鐘。Harrah’s 娛樂(lè)公司的首席執(zhí)行官Gary Loveman描述了這樣做的意義：“你必須避免對(duì)一種有趣的‘智力自助餐’‘暴飲暴食’的危險(xiǎn),。在一天的工作中,，我經(jīng)常需要涉及許多職能領(lǐng)域，但我小心翼翼,，盡量不要在那些值得關(guān)注的主題上浮光掠影,，要把時(shí)間用在對(duì)最重要問(wèn)題的有意義的深入思考上。” ¹⁰數(shù)字信息超載通過(guò)用各種各樣的詢(xún)問(wèn)請(qǐng)示,，以及常?？梢杂善渌私鉀Q的各種問(wèn)題，使領(lǐng)導(dǎo)人淹沒(méi)在信息洪流中,，加劇了信息 “暴飲暴食”的危害性,，從而使這些領(lǐng)導(dǎo)人的注意力從那些棘手的、令人不愉快的,、高風(fēng)險(xiǎn)的難題上分散轉(zhuǎn)移,，而這些問(wèn)題才是他們最需要去關(guān)注和解決的。

許多高管通過(guò)創(chuàng)造“獨(dú)處時(shí)間”的老一套策略來(lái)予以應(yīng)對(duì),。例如，應(yīng)用材料公司首席執(zhí)行官M(fèi)ike Splinter找到了每天早上6:30～8:00之間的獨(dú)處時(shí)間；英格蘭的總護(hù)士長(zhǎng)Christine Beasley女爵士利用自己出差旅行的時(shí)間獨(dú)享寧?kù)o,；舊金山交響樂(lè)團(tuán)的執(zhí)行總裁Brent Assink將其一天中所能找出的任何時(shí)間都安排為獨(dú)處時(shí)間,。太平洋投資管理公司（PIMCO）的首席投資官Bill Gross則采取了一種極端做法：“我不回復(fù)或閱讀任何我不想看的電子郵件。我不用手機(jī),；我沒(méi)有黑莓智能手機(jī),。我的座右銘是，‘我不想被連線,；我希望斷線’,。”¹¹

Assink表示，除非管理團(tuán)隊(duì)認(rèn)識(shí)到,，它不需要最高層連珠炮式的指示,，也能每天與時(shí)俱進(jìn)，否則,，這些方法可能都不會(huì)奏效,。 Assink一直對(duì)自己的員工直言不諱：“如果你們希望立即得到答復(fù)，就必須打電話(huà),。如果你們發(fā)送電子郵件,，就要在下班時(shí)才能得到回復(fù)。”

是否可以堅(jiān)決阻止蜂擁而來(lái)的信息,？管理信息可能就像切斷輸入那樣容易——同時(shí)也那樣困難,。關(guān)閉電子郵件，關(guān)閉互聯(lián)網(wǎng)瀏覽器,，把電話(huà)自動(dòng)轉(zhuǎn)到語(yǔ)音信箱,，并讓你的助手和團(tuán)隊(duì)知道，你正在集中精力開(kāi)一個(gè)工作會(huì)議,。Christine Beasley說(shuō)：“如果當(dāng)黑莓手機(jī)放在你的口袋或手袋里時(shí),，你確實(shí)難以自拔，無(wú)法信任自己不會(huì)去查看手機(jī)中的信息,，你只好不要把它帶在身邊,。”

過(guò)濾信息

當(dāng)然，關(guān)閉所有的通訊工具只是意味著,，當(dāng)你重新連線時(shí),，你的收件箱中的信息很快又會(huì)泛濫成災(zāi)。還有一種“把嬰兒與洗澡水一起潑出去”的危險(xiǎn)：沒(méi)有人愿意失去可以方便地與組織,、客戶(hù)和其他利益相關(guān)方保持聯(lián)系的能力,，或如Mike Splinter 所說(shuō)，“對(duì)急迫的問(wèn)題給出簡(jiǎn)短而直接的回答”的能力,，再加上“你不希望成為商業(yè)循環(huán)中的絆腳石,。”

因此,，采用一種適當(dāng)?shù)倪^(guò)濾策略至關(guān)重要。首先,，要放棄領(lǐng)導(dǎo)人必須事必躬親的幻想,，隨著各種信息變得可以更加容易和持續(xù)不斷地獲取，這種看法已根深蒂固,。相反,，普通老套的委托授權(quán)方式對(duì)于信息管理非常重要，就像它對(duì)于任務(wù)管理非常重要一樣,。正如Gary Loveman所說(shuō),，“不斷跟蹤目前正在發(fā)生的事要花費(fèi)我不少時(shí)間，但我只親自深入?yún)⑴c解決那些最需要我插手干預(yù)的問(wèn)題,，那些對(duì)公司業(yè)績(jī)——無(wú)論是現(xiàn)在還是將來(lái)的業(yè)績(jī)——至關(guān)重要的問(wèn)題,。”Christine Beasley也持有類(lèi)似的看法：“你不可能閱讀所有的信息。我的確會(huì)看的是那些至關(guān)重要的事情,，那些我確實(shí)需要做出決策的事情,。”

現(xiàn)在，有些領(lǐng)導(dǎo)人為了過(guò)濾掉那些其他人認(rèn)為不需要領(lǐng)導(dǎo)采取行動(dòng)的信息,，明確拒絕回復(fù)任何自己只是作為抄送對(duì)象的電子郵件,。你可能還需要教育身邊的工作人員，哪些事情值得占用你有限的時(shí)間,。Christine Beasley解釋說(shuō),，“為了獲得我自己的時(shí)間，需要付出可觀的成本——你需要做一些工作,，為我提供數(shù)據(jù)和洞見(jiàn),，讓我提前閱讀一些資料。設(shè)置這種簡(jiǎn)單的門(mén)檻可以將大量相對(duì)不太重要的事項(xiàng)排除在我的工作日程以外,。”

雖然贏得別人對(duì)你電子郵件收件箱的尊重,，不會(huì)使你一下子就能達(dá)到目的。但對(duì)于企業(yè)高管來(lái)說(shuō),，建立一個(gè)有效的日常信息管理支持結(jié)構(gòu)已成為獲得成功的一個(gè)關(guān)鍵要素,。這種支持結(jié)構(gòu)可能比較復(fù)雜，包括為一家大型企業(yè)首席執(zhí)行官配備的辦公室主任,，也可能比較簡(jiǎn)單,，只需要一個(gè)能干的助理，正如Christine Beasley所說(shuō)的,，她“十分擅長(zhǎng)管理我的電子郵件流量,，會(huì)刪除那些我并不真正需要看的郵件。”

勞逸結(jié)合

值得重申的是,，為了處理新輸入的知識(shí)信息,，讓我們的大腦獲得休息是創(chuàng)造性學(xué)習(xí)與思考的一個(gè)關(guān)鍵因素——這不僅是研究人員得出的結(jié)論,，而且許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人也這樣認(rèn)為。Bill Gross表示,，“我的一些最好的創(chuàng)意確實(shí)是來(lái)自倒立著做瑜伽的時(shí)候,。經(jīng)過(guò)大約15分鐘的瑜伽練習(xí)后，突然之間,，似乎一些重要的燈泡被點(diǎn)亮。”¹²Mike Splinter還發(fā)現(xiàn)了鍛煉身體的價(jià)值：“我發(fā)現(xiàn),，正是保持良好的身體狀態(tài),，幫助我每天都能保持更清醒的頭腦。”

獲得外部幫助——最近的研究發(fā)現(xiàn),，與在城市中散步相比,，人們?cè)诖笞匀恢猩⒉胶螅瑢W(xué)習(xí)效率會(huì)顯著提高¹³,。而且,，與其他人的情感交流也可以使注意力從有意識(shí)的理性工作中轉(zhuǎn)移開(kāi)來(lái)，這是朝著進(jìn)入潛意識(shí)的良好開(kāi)端,。強(qiáng)生制藥集團(tuán)董事長(zhǎng)Sheri McCoy解釋說(shuō),，“當(dāng)我晚上回家時(shí)，我只想說(shuō),，‘好吧,，我有兩三個(gè)小時(shí)不用看自己的黑莓手機(jī)了。’我只是放松自己,。我想要讓自己保存精力,，然后才能集中精力工作。” Christine Beasley有一些在周末保護(hù)自己私人時(shí)間不被占用的規(guī)則,，其理由是,，“如果事情很緊急，人們總能找到我,。”

按下‘復(fù)原按鈕’的責(zé)任

如果回到Drucker的時(shí)代,，所有這一切都更為容易，那時(shí),，我們不可能在每天上下班時(shí)用手機(jī)交談,，我們度假時(shí)不會(huì)隨身帶著各種能實(shí)現(xiàn)連通性的設(shè)備，而且,，當(dāng)時(shí)的飛機(jī)上也沒(méi)有無(wú)線網(wǎng)絡(luò)連接,。因?yàn)閲@21世紀(jì)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作而制定的各種行為規(guī)范，現(xiàn)在要實(shí)施集中精力,、過(guò)濾信息和勞逸結(jié)合的策略變得更加困難,。如今,，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人都會(huì)為沒(méi)有在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)一封電子郵件而感到內(nèi)疚。很少有人會(huì)對(duì)在白天上班時(shí)間（或驅(qū)車(chē)回家的路上,，或晚上）為了更專(zhuān)心致志地處理最復(fù)雜的問(wèn)題而“躲開(kāi)”其團(tuán)隊(duì)感到心安理得,。此外，他們還從感到自己被別人所需要中獲得一種個(gè)人滿(mǎn)足感,。

但是,，考慮到信息超載會(huì)顯著降低學(xué)習(xí)和決策的質(zhì)量，企業(yè)有責(zé)任重新制定這些工作規(guī)范,。同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)并不是一種“英雄行為”,；它會(huì)降低工作效率。隨著信息傳輸和存儲(chǔ)技術(shù)的容量不斷擴(kuò)大,，速度不斷加快,，對(duì)我們的認(rèn)知壓力只會(huì)有增無(wú)減。除非我們現(xiàn)在就停下來(lái),，重新設(shè)計(jì)我們的工作規(guī)范,，否則，我們就會(huì)面臨能深思熟慮,、富于創(chuàng)造性的專(zhuān)業(yè)人士不斷減少的危險(xiǎn),。

首先，我們必須承認(rèn)并重新評(píng)估使我們依賴(lài)于現(xiàn)有行為模式的思維定式,。例如,，我們必須承認(rèn)，當(dāng)我們能夠快速回應(yīng)別人的請(qǐng)求時(shí),，我們的確會(huì)感到十分滿(mǎn)足,，而且，這樣做也多少驗(yàn)證了,，我們希望感到,，對(duì)自己很少會(huì)忘在腦后的企業(yè)是如此的不可或缺。這種感覺(jué)本身并沒(méi)有什么錯(cuò),，但我們必須同時(shí)考慮到,，這樣做會(huì)使我們的長(zhǎng)期效率付出可觀的代價(jià)。沒(méi)有人會(huì)認(rèn)為,，消耗掉一家企業(yè)的所有資源對(duì)于其長(zhǎng)期成功是一種好的策略,，而且對(duì)于該企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人及其精神資源而言，同樣也是如此,。

其次,，領(lǐng)導(dǎo)人在從所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域——除了那些他們必須獨(dú)自解決問(wèn)題的范疇——抽身退步時(shí)，必須變得比以往更堅(jiān)決,。在關(guān)于選擇哪些業(yè)務(wù)領(lǐng)域向別人授權(quán)的問(wèn)題上,，需要下一番功夫,；要有指導(dǎo)別人有效完成任務(wù)的技巧，并要清楚雙方各自的期望值,。但是,，隨著這些事情安排到位，一種考慮更周全的勞動(dòng)分工就會(huì)騰出更多的時(shí)間,，使領(lǐng)導(dǎo)人可以專(zhuān)心致志地思考最重要的問(wèn)題,，同時(shí)還能培養(yǎng)出一個(gè)能力更強(qiáng)的替補(bǔ)人才。

最后,，為了真正使這種方法發(fā)揮作用,，領(lǐng)導(dǎo)者必須與自己的團(tuán)隊(duì)一起，重新設(shè)計(jì)工作規(guī)范,。一個(gè)人，即使是一位首席執(zhí)行官,，也不可能獨(dú)自做到這一點(diǎn)——誰(shuí)又愿意成為高管團(tuán)隊(duì)中唯一一個(gè)在休假時(shí)不帶智能手機(jī)的人呢,？如果事先沒(méi)有進(jìn)行某種明確的討論，這種行為可能會(huì)被認(rèn)為是對(duì)企業(yè)缺乏責(zé)任心,，而不是一種中斷聯(lián)系和養(yǎng)精蓄銳的有益嘗試,。因此，我們鼓勵(lì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人及其團(tuán)隊(duì)公開(kāi)討論自己應(yīng)選擇何種方式來(lái)集中注意力,、過(guò)濾不重要的事情,，以及暫時(shí)放下工作；他們應(yīng)如何相互支持,，創(chuàng)造必要的時(shí)間和空間,，使自己做到最好；以及他們?nèi)绾尾拍苁拐麄€(gè)組織中的其他人也同樣這樣做,。這種交談還可以成為一個(gè)正確的出發(fā)點(diǎn),，由此可以更深入地了解公司所有知識(shí)型員工對(duì)信息和技術(shù)的需求。（如欲了解關(guān)于如何處理這一棘手問(wèn)題的更多信息,，請(qǐng)參閱“Rethinking knowledge work: A strategic approach”一文,。）

減輕信息超載負(fù)擔(dān)的益處——在工作效率、創(chuàng)造能力,、士氣和業(yè)績(jī)上的種種好處——將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)值得去做的程度,。我們對(duì)這些好處體會(huì)越深，就越容易持之以恒地保持新的行為習(xí)慣,。