岳海翔

聯(lián)合行文是機關的一種重要行文方式。它是指兩個或兩個以上的平級機關和單位為處理同一事項而共同發(fā)文,，其目的在于使各聯(lián)辦單位步調(diào)一致,，協(xié)同動作，從而增強公文的權威性,，并可有效地精簡文件,。由于聯(lián)合行文需要各個聯(lián)辦同單位的協(xié)調(diào)配合，其所涉及的內(nèi)容事項較為復雜,，因而必須按照特定的規(guī)范要求行事,，方能順利實現(xiàn)行文的目的。然而,，從實踐來看,，當前不少機關或單位在聯(lián)合行文方面尚存在許多問題，直接影響了工作的正常開展和公文處理的規(guī)范化建設,。這些問題之較常見者,，大體有以下幾個方面：

一、聯(lián)合行文各單位的級別不具有對等性,。聯(lián)合行文的各個單位之間必須是同一級別,，這是聯(lián)合行文應當遵循的一條重要原則。對此,，2000年8月24日國務院公布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第十六條明確規(guī)定：“同級政府,、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文,；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文,；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文,。”據(jù)此可以看出,，聯(lián)合行文的各單位之間必須是同級關系，亦即對等關系，級別高的單位不能與級別低的單位聯(lián)合行文,。但在實踐中，有些聯(lián)合行文卻違反這一原則,，例如××市××區(qū)人民武裝部為了做好2002年秋季的征兵工作而與市政府聯(lián)合行文,，其中人民武裝部雖然是獨立的法人單位，但其級別要比政府低,，故而二者不可聯(lián)合行文,，應以人民武裝部的名義單獨行文為妥。如能以政府的名義行文,，則更為理想,。

二、聯(lián)合行文的單位過多過濫,。既然是聯(lián)合行文,，當然其主體至少要有兩個，但最多是多少卻沒有明確的量化限制,。盡管如此,，也要注意把握其必要性與適度性?！掇k法》第十三條規(guī)定：“行文應當確有必要,，注重效用。”聯(lián)合行文時尤應遵循這一原則,，而決不能不視具體情況,，不看有否必要，只是為了廣造聲勢,，擴大影響,，動輒以聯(lián)合行文形式發(fā)布，其結果只能事與愿違,，貽害工作,。例如有一份《關于加強科技市場管理的通知》，其聯(lián)合行文的單位竟然多達8個,，包括科委,、科協(xié)、工商局,、稅務局,、財委、計委,、專利局和物價局,，該份文件的首頁并排印有8家紅色版頭，版頭之下則是并列的8個發(fā)文字號，而且在文尾還蓋有8個單位的公章,，以致于出現(xiàn)“版頭排列,，文號成串，圖章扎推”,，顯得既多且濫,。正確的做法是，因此例所涉及的聯(lián)辦單位太多,，故而可只標識主辦單位一家的版頭,，而將其他協(xié)辦單位名稱納入標題或者公文的開頭部分，就顯得較為科學,、合理了,。

三、聯(lián)合行文所用文種不夠恰當,。盡管聯(lián)合行文的方向是多向性的,，但其所涉及的公文種類卻相對較為穩(wěn)定。屬于聯(lián)合行文的公文名稱,，通常是“通知”,、“決定”、“報告”和“函”等等,。行文時必須根據(jù)行文的目的,、聯(lián)合行文各單位的職權范圍和與受文單位之間的行文關系準確確定使用相應的文種，不可粗疏,。實踐中,，有些聯(lián)合行文卻沒有這樣做，例如某市三大百貨商場擬聯(lián)合舉辦“迎新春商品交易洽談會”,，向市有關單位行文,，其標題為《關于聯(lián)合舉辦“迎新春商品交易洽談會”的通告》，這里用“通告”文種是不恰當?shù)?，因為它是下行文,，用于向社會各有關方面公布應當遵守或者周知的事項，具有強制性質(zhì),，而告知有關單位舉辦商品交易洽談會,，聯(lián)合行文的各單位與受文單位之間屬于不相隸屬的關系，所以不能使用“通告”,，而應用“函”,。

四、聯(lián)合行文各相關格式要素的標識不合規(guī)范,。主要表現(xiàn)在：一是各聯(lián)辦單位的排列次序不當,。按照《辦法》的規(guī)定,，聯(lián)合行文時應將主辦機關的名稱排列在前。但在實踐中,，有些聯(lián)合行文卻違反了這一規(guī)定,，如××縣林業(yè)局擬就制止亂砍濫伐森林一事與××縣公安局聯(lián)合行文，按規(guī)定其版頭部分應將××縣林業(yè)局的名稱排在前面,，但在正式行文時卻按職能大小把××縣公安局排列在前,，顯欠規(guī)范。這里順便提及的是,，如系行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關和人民團體聯(lián)合行文,，則要注意按規(guī)定依照黨,、政、軍,、群的順序排列,，而不可拘泥主辦機關排列在前的做法。其二是發(fā)文字號的標識不當,。按照《辦法》規(guī)定,，聯(lián)合行文時，只需標明主辦單位的發(fā)文字號,，但有些行文卻不如此,。仍如上述《關于加強科技市場管理的通知》，其在版頭部分竟將8個聯(lián)辦單位的發(fā)文字號并列標出,，顯得極其繁瑣,，也有悖規(guī)定。其三是用印不符合規(guī)范,。對于聯(lián)合行文的用印,，應當視其行文方向的不同而有所變化?！掇k法》規(guī)定：“聯(lián)合上報的公文,，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文,，發(fā)文機關都應當加蓋印章,。”其中，對聯(lián)合上報的公文作出只加蓋主辦單位印章的規(guī)定,，目的在于簡化手續(xù),，提高工作效率，但實踐中不少上行文唯恐不加蓋印章就顯得不夠鄭重或者不負責任,，于是就無一遺漏地全部加蓋,。例如××省公安廳所屬的五所人民警察學校因進行教育體制改革和布局結構調(diào)整一事聯(lián)合向省公安廳政治部行文，其在文尾落款處并列署有五所警校的名稱，而且分別加蓋公章,。這種做法是不規(guī)范的,，應當按規(guī)定只由主辦單位加蓋公章即可。其四是對成文時間的確定和標識不合規(guī)范,。聯(lián)合行文時,，因其文稿需經(jīng)各方的領導同志簽署意見并簽字，“中轉(zhuǎn)”時間可能較長,，那么成文時間如何確定,？《辦法》中明確規(guī)定；“聯(lián)合行文,，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準,。”但在實踐中有些聯(lián)合行文卻以主辦單位領導人的簽發(fā)日期為準，是有悖規(guī)定的,；還要注意對于成文時間的標識必須依照《國家行政機關公文格式》的規(guī)定寫公元全稱,，而且要用漢字數(shù)字（“零”寫為“○”）；如系兩個機關聯(lián)合行文,，應將成文時間拉開,，左右各距版心7個字，以便加蓋印章,。加蓋印章時要將主辦單位印章在前,，兩印章間互不相交或相切，相距不能超過3mm,；如系三個以上機關聯(lián)合行文,，則要將各聯(lián)辦單位名稱（可用簡稱）在正文與成文時間之間列出，每排最多排3個印章,，最后如余一個或兩個印章,，均居中排布，然后在其右下側標識成文時間,。這些標識規(guī)定可以說是非常清楚的,，但從實際情況來看，有些聯(lián)合行文卻沒有循此執(zhí)行,，特別是在有關的尺寸規(guī)格以及對數(shù)字的使用（有的用阿拉伯數(shù)字）上,，存在的問題就更多。仍以前文××縣林業(yè)局和××縣公安局的聯(lián)合行文為例,，其在文尾落款部分將兩個單位的名稱一并列出，同時分別加蓋公章,，而其成文時間卻使用了阿拉伯數(shù)碼，這顯然是與《格式》的規(guī)定相抵觸的,，應當加以更正,。

（作者單位：中國公文寫作研究秘書處）