第一篇：行政機(jī)關(guān)公文格式常見錯(cuò)誤〔定稿〕

行政機(jī)關(guān)公文格式常見錯(cuò)誤

一,、公文眉首常見錯(cuò)誤

1,、公文的眉首是指公文首頁紅色反線〔包含〕以上的各個(gè)要素，它是由公文份數(shù)序號(hào),、隱私等級(jí)和保密期限,、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí),、發(fā)文字號(hào)以及簽發(fā)人等構(gòu)成,。公文的眉首看起來很簡潔，內(nèi)容也不多,，但由于對(duì)1999年新《方法》不夠熟識(shí),，在實(shí)際工作中，公文眉首的格式上仍存在一些問題,，其中出現(xiàn)問題較多的當(dāng)數(shù)“隱私等級(jí)和保密期限〞,、“緊急程度〞、“發(fā)文字號(hào)〞三處,。

舊《方法》的公文格式規(guī)定“隱私等級(jí)〞,、“緊急程度〞標(biāo)識(shí)于公文首頁左上角的相應(yīng)位置，“發(fā)文字號(hào)〞中的“年份〞要用方括號(hào)“〞括入,；而新《方法》的公文格式中則明確規(guī)定了“隱私等級(jí)和保密期限〞,、“緊急程度〞要標(biāo)識(shí)于公文首頁右上角，“發(fā)文字號(hào)〞中的“年份〞必需用六角括號(hào)“〔〕〞括入,。例如,，如今有不少的單位由于受舊《方法》的影響，而將公文的“發(fā)文字號(hào)〞寫成“×××1號(hào)〞,，這是不規(guī)范的,，應(yīng)改為“×××〔2023〕1號(hào)〞。同時(shí)留意：序號(hào)用虛位〔即1編為001〕,，不加“第〞字

2,、文件版式

《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件〞組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25毫米,，對(duì)于上報(bào)的公文,，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80毫米。目前較普遍的問題是 ：上行公文版式不規(guī)范,。對(duì)于上行公文,，《標(biāo)準(zhǔn)》要求發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80毫米。上行公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名,，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè),。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人居右空1字,。較普遍的問題是上行文不用“上行文版式〞,，或未標(biāo)識(shí)簽發(fā)人。

二,、公文主體常見錯(cuò)誤

公文的主體包括紅色反線〔不含〕以下至主題詞〔不含〕之間的各個(gè)要素,，它由“公文標(biāo)題〞、“主送機(jī)關(guān)〞,、“公文正文〞,、“附件〞、“成文時(shí)間〞和“附注〞等構(gòu)成,。這一部分是公文的主體部分,，也是寫作中最簡潔出錯(cuò),、錯(cuò)誤較多的地方,，主要表如今：、文種,。文種是公文標(biāo)題中最重要的要素,，每一個(gè)文種都表達(dá)著一種嚴(yán)格的權(quán)限，對(duì)文種應(yīng)根據(jù)公文所涉及的內(nèi)容,、文種的范圍,、發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限和隸屬關(guān)系以及發(fā)文的目的和要求等進(jìn)行選擇，切不行混淆運(yùn)用,。但在實(shí)際的工作中,，卻出現(xiàn)了一些錯(cuò)誤選擇文種的現(xiàn)象。首先,，仍按舊《方法》的規(guī)定選用文種,。新《方法》撤消了“指示〞文種，而增加了“看法〞文種,。目前,，有不少單位未將“看法〞作為一個(gè)單獨(dú)的文種運(yùn)用，如“××關(guān)于印發(fā)《關(guān)于嚴(yán)格XX秩序的看法》的通知〞，應(yīng)當(dāng)改為“××關(guān)于嚴(yán)格XX秩序的看法〞,。其次,，文種的混用現(xiàn)象嚴(yán)峻。由于某些文種行文方向相同而且文種又很相近,，造成了文種的錯(cuò)選,，比方，“請(qǐng)示〞和“報(bào)告〞,、“請(qǐng)示〞和“函〞以及“公告〞和“通告〞等文種就經(jīng)常被混用,，有的該用“報(bào)告〞的用“請(qǐng)示〞，該用“請(qǐng)示〞的用“報(bào)告〞,，甚至“請(qǐng)示報(bào)告〞同時(shí)運(yùn)用,；有的按舊《方法》的規(guī)定將“公告〞和“通告〞作為同一類文種來運(yùn)用，新《方法》對(duì)二者有了明確的界定,；有的單位為了辦事順當(dāng),，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)，有意將“函〞用成“請(qǐng)示〞,，如“××縣××局關(guān)于追加2000年度辦公經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示〞〔給縣財(cái)政局〕,，應(yīng)改為“××縣××局關(guān)于追加2000年度辦公經(jīng)費(fèi)的函〞。再次,，有少數(shù)生造文種的現(xiàn)象,。運(yùn)用規(guī)范的文種，是公文與非公文相區(qū)分的最顯著的特征之一,。但在實(shí)際的公文寫作中,，卻出現(xiàn)了少數(shù)運(yùn)用黨和國家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種，諸如“匯報(bào)〞,、“批示〞等,，這些生造文種的現(xiàn)象，影響了公文的規(guī)范性,、肅穆性和權(quán)威性,，應(yīng)依據(jù)黨和國家公文法規(guī)規(guī)定的文種運(yùn)用，決不能亂起“名稱〞,，生造文種,。如“××關(guān)于XX工作狀況的匯報(bào)〞，將“匯報(bào)〞作為公文文種來運(yùn)用,，極不規(guī)范,，應(yīng)改為“報(bào)告〞。

2,、標(biāo)題,。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,、事由和文種組成。目前公文標(biāo)題存在問題較多,，將稍

后粘出專帖,。

3、主送機(jī)關(guān),。由于行文規(guī)則和行文關(guān)系模糊,，造成主送機(jī)關(guān)不明確。新《方法》規(guī)定“主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān),，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用全稱或規(guī)范化簡稱,、統(tǒng)稱〞、“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告〞,，從而使整個(gè)行文規(guī)則更加嚴(yán)密，更加具體,。但在實(shí)際工作中,，部門行文往往因行文關(guān)系的混亂而造成主送機(jī)關(guān)的不明確，影響了辦文的效率,。

主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確,，否則文件發(fā)出后，原委由誰來主辦不清楚,，從而造成辦文的推諉,。上行文時(shí)，主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè),。尤其像我們工商這樣的垂直管理部門,，上行文時(shí)只能明確一個(gè)主送機(jī)關(guān)，但要同時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān),。

4,、公文成文日期。公文成文的日期,，新《方法》明確指出“以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最終簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)〞,、“電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)〞,。由于不重視這一點(diǎn)，很多公文成文的日期是用擬稿者擬稿的日期,，或用印發(fā)日期作為成文日期,，從而使公文的時(shí)效性受到了影響，甚至嚴(yán)峻影響到文件的貫徹執(zhí)行,。會(huì)議集體作出確實(shí)定,，其成文日期是以會(huì)議確定的日期,，還是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，新《方法》仍未明確,。另外,，《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定公文成文時(shí)間應(yīng)用漢字將年、月,、日標(biāo)全,。常見錯(cuò)誤是成文時(shí)間接受阿拉伯?dāng)?shù)字，有的國家行政機(jī)關(guān)公文成文時(shí)間將Ο寫成零,。

6,、空白處處理。新《方法》規(guī)定：“當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí),，應(yīng)實(shí)行調(diào)整行距、字距的措施加以解決,，務(wù)使印章與正文同處一面,，不得實(shí)行標(biāo)識(shí)'此頁無正文'的方法解決〞，再如印章運(yùn)用的規(guī)定,、“請(qǐng)示〞文件應(yīng)當(dāng)在“附注〞處注明聯(lián)系人的姓名和電話等等,，這些地方都要求我們?cè)趯?shí)際的公文寫作中要特別留意，以避開出現(xiàn)錯(cuò)誤,。

7,、公文生成標(biāo)記?！稑?biāo)準(zhǔn)》規(guī)定,，單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間,，成文時(shí)間右空4字,；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正,、居中壓成文時(shí)間,，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí),，接受下套方式,，即僅以下弧壓線在成文時(shí)間上，當(dāng)印章下弧有文字時(shí),，接受中套方式,，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。而目前的常見錯(cuò)誤是：單一機(jī)關(guān)制發(fā)公文在落款處加署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的現(xiàn)象特別普遍,；加蓋印章隨便性強(qiáng),。有的蓋歪了或甚至蓋倒了,；蓋章位置不正確。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌聲r(shí),，本應(yīng)實(shí)行調(diào)整行距、字距的措施加以解決而使印章與正文處于一面,。而有的行政機(jī)關(guān)經(jīng)常接受標(biāo)識(shí)“此頁無正文〞的方式解決,。

三、公文版記常見錯(cuò)誤

公文版記由主題詞,、抄送機(jī)關(guān)和制文機(jī)關(guān)名稱和日期組成,，位于公文最終一頁，版記的最終一個(gè)要素位于最終一行,。在這一部分中,，最簡潔出現(xiàn)錯(cuò)誤的就是主題詞了〔稍后用專帖說明〕。另外在以下幾處也簡潔出錯(cuò)：

1,、抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不規(guī)范或仍有抄報(bào)字樣,。

3、印發(fā)時(shí)間未用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí),。

此外,，在公文版記部分，新《方法》已經(jīng)取消了“份數(shù)〞“起草人〞“校對(duì)人〞等項(xiàng),，但仍有不少的單位在公文中標(biāo)識(shí)“份數(shù)〞,。

其次篇：行政機(jī)關(guān)公文的常見錯(cuò)誤

〔一〕文件內(nèi)容方面存在的問題

依據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》〔國發(fā)〔2000〕23號(hào)，以下簡稱《方法》〕發(fā)文辦理規(guī)定,，草擬公文應(yīng)當(dāng)做到符合國家的法律,、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。但有些文件內(nèi)容與政策規(guī)定不符,。

〔二)行文關(guān)系方面存在的問題

1．報(bào)送渠道不規(guī)范

依據(jù)《方法》關(guān)于各種公文適用范圍的規(guī)定,，上行公文〔請(qǐng)示、報(bào)告〕應(yīng)當(dāng)主送上級(jí)機(jī)關(guān),，而不是上級(jí)機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),。假如辦理上級(jí)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)可以自行處置的事項(xiàng)，可以干脆向有關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)行文,，但應(yīng)當(dāng)運(yùn)用函,。有些報(bào)告、請(qǐng)示的主送單位打印上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳或其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),，或以本機(jī)關(guān)辦公室的名義向上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳請(qǐng)示、報(bào)告單位的工作,。

2.“請(qǐng)示〞主送上級(jí)機(jī)關(guān)并領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人

依據(jù)《方法》的規(guī)定,，“請(qǐng)示〞一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人干脆交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示〞,、“看法〞,、和“報(bào)告〞。但有些單位將“請(qǐng)示〞主送上級(jí)機(jī)關(guān)并署領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人,。

3.在主送給上級(jí)機(jī)關(guān)的同時(shí),，又抄送給某內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)

依據(jù)公文處理工作有關(guān)規(guī)定，公文發(fā)送給一個(gè)單位后,，都由收文單位的辦公廳〔室〕負(fù)責(zé)分發(fā)給本單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)主管部門,，發(fā)文單位不應(yīng)再多頭抄送給收文單位的領(lǐng)導(dǎo)人或內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。但有些單位在主送給上級(jí)機(jī)關(guān)的同時(shí),，又抄送給某內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),。

(三)行文規(guī)則方面存在的問題

1.“報(bào)告〞在行文規(guī)則方面存在的問題

依據(jù)公文處理工作有關(guān)規(guī)定，向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告事項(xiàng),，應(yīng)用上行文格式,；須有主送單位，注明簽發(fā)人姓名,；報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng),；下行文不應(yīng)署簽發(fā)人姓名，不能用上行文格式,。但有些單位用下行文格式印制報(bào)告,；報(bào)告無主送單位，無簽發(fā)人,；在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng),，結(jié)尾出現(xiàn)“請(qǐng)閱示〞字樣，混淆了與“請(qǐng)示〞的用語規(guī)范,；有些下行文運(yùn)用上行文格式,。

2.“請(qǐng)示〞在行文規(guī)則方面存在的問題

依據(jù)公文處理有關(guān)規(guī)定，“請(qǐng)示〞應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話,；公文如有附注,，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行,；文件結(jié)尾應(yīng)當(dāng)運(yùn)用“請(qǐng)批示〞等規(guī)范的請(qǐng)示用語,。但有些單位用下行文格式印制請(qǐng)示；有些沒有以附注注明聯(lián)系人姓名及電話,；有些雖然標(biāo)注了聯(lián)系人和聯(lián)系方式,，但附注位置不規(guī)范；有些文件結(jié)尾沒有運(yùn)用“請(qǐng)批示〞等規(guī)范的請(qǐng)示用語,；還有在請(qǐng)示中“以上請(qǐng)示,，如無不妥,，請(qǐng)求批準(zhǔn)〞一句為結(jié)束語后，又接著寫了一段文字也是不對(duì)的,。

〔四〕公文要素方面存在的問題

1．公文份數(shù)序號(hào)

依據(jù)保密要求,，機(jī)密級(jí)以上隱私公文應(yīng)在每份文件上標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào),，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行,。具體執(zhí)行中出現(xiàn)報(bào)告是機(jī)密等級(jí)，卻未標(biāo)明份數(shù)序號(hào)的狀況,。

2.發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)中的括號(hào)應(yīng)運(yùn)用“〔〕〞,，序號(hào)不編虛位，不加“第〞字,。但有些文件中發(fā)文字號(hào)中的括號(hào)卻運(yùn)用“〔〕〞或“〞,、還有編虛位、發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤現(xiàn)象,。

3.簽發(fā)人

國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：上報(bào)的公文標(biāo)識(shí)的“簽發(fā)人〞用3號(hào)仿宋體字,，后標(biāo)全角冒號(hào)，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字,。有些文件中“簽發(fā)人〞未用3號(hào)仿宋體字,；有的將“簽發(fā)人〞標(biāo)識(shí)為“簽發(fā)〞；有的未用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名,。

4.公文標(biāo)題

《方法》規(guī)定,，公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)精確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān),。公文標(biāo)題中除法規(guī),、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),。行政公文標(biāo)題中的文種部分,，必需與國家規(guī)定的13個(gè)法定文種一樣。有的單位以“報(bào)告〞文種報(bào)送業(yè)務(wù)或其他事項(xiàng)時(shí),，往往在標(biāo)題中的文種部分出現(xiàn)《……的業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告》,、《……的專項(xiàng)報(bào)告》、《……的專項(xiàng)分析報(bào)告》等提法,，形成文種不規(guī)范現(xiàn)象,。應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一表述為《……**調(diào)查的報(bào)告》、《……〔某特地事項(xiàng)〕的報(bào)告》,。還有的文件標(biāo)題末尾將“請(qǐng)示〞寫作“申請(qǐng)〞,，將“通知〞寫作“方案〞，將“報(bào)告〞寫作“匯報(bào)〞。有些文件公文標(biāo)題中濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),。

5.主送機(jī)關(guān)

《方法》規(guī)定,，主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān),，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用全稱或規(guī)范化簡稱,、統(tǒng)稱。但有些單位將主送單位“上級(jí)機(jī)關(guān)〞寫為“國家上級(jí)機(jī)關(guān)〞,；有些簡報(bào),、信息在正文前打印了主送單位，不符合簡報(bào)的行文格式,。

6.公文正文

《方法》規(guī)定,，正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一,、〞,其次層為“

〔一〕〞,，第三層為“1.〞，第四層為“〔1〕〞,，文章各部分同等層次段落的標(biāo)題體例應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一,；公文中多次出現(xiàn)某單位的名稱時(shí)，應(yīng)當(dāng)首先引用其全稱,，同時(shí)標(biāo)注其規(guī)范簡稱,，然后均運(yùn)用規(guī)范簡稱。

有些文件段落序號(hào)不連貫,、缺序號(hào),、序號(hào)不符合“

一、〞,、“

〔一〕〞,、“1.〞、“〔1〕〞的層次規(guī)范,，尤其是第三層序號(hào)數(shù)字后面常常用“,、〞，而沒有用“．〞,；同一文件內(nèi)層次序號(hào)用法不統(tǒng)一,；頁之間文字不連接、出現(xiàn)斷行,、缺頁,；正文內(nèi)對(duì)同一審計(jì)對(duì)象先后運(yùn)用了多種不同稱謂。

7.附件

國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：公文如有附件,，正文后應(yīng)標(biāo)識(shí)“附件〞,；附件如有序號(hào)運(yùn)用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,，頁碼連續(xù)編排,；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一樣；公文附件假如是表格,，仍標(biāo)識(shí)為“附件〞,，而不能將所附表格標(biāo)識(shí)為“附表〞或“表〞。有些文件帶附件,，但沒有在正文結(jié)尾處作附件說明,；有的附件說明與附件的實(shí)際排序、標(biāo)題內(nèi)容不一樣,；有些文件附件稱謂比較混亂,，有的寫作“附〞，有的寫作“附表〞,；附件標(biāo)識(shí)的序號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用,。

有些附件與正文印在同一頁，不符合附件與正文分頁印制的規(guī)范,；有些附件沒有與正文統(tǒng)一編排頁碼,；有些表格排版裝訂時(shí)朝向不規(guī)范；有些文件僅在左上角訂一釘,；有些文件附件與正文脫離且正文無附件說明,。

8.成文時(shí)間

成文日期應(yīng)當(dāng)用漢字將年、月,、日標(biāo)全,。誤將“○〞寫為“零〞英文“O〞或數(shù)字“0〞。

9.印章

《方法》規(guī)定,，公文除“會(huì)議紀(jì)要〞和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文,，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章,；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章,。在實(shí)際運(yùn)用中,，出現(xiàn)聯(lián)合上報(bào)的公文,，發(fā)文機(jī)關(guān)都加蓋了印章,。

依據(jù)公文排版規(guī)定，印章須與正文支配在同一頁內(nèi),，印章所在頁不得出現(xiàn)“此頁無正文〞字樣,；印章上邊緣與正文結(jié)尾行之間不得超過一行字的間隔,。假如印章與正文在同一頁支配不下時(shí),，應(yīng)當(dāng)增加或削減正文最終一兩頁的字間距、行間距,，以使印章與正文同頁,，即在此種狀況下正文最終一兩頁可不受每頁22行、每行28個(gè)字的排版規(guī)范限制,。

9.版記應(yīng)當(dāng)位于文件封底,，最終一個(gè)要素應(yīng)當(dāng)置于版面最終一行。有的文件沒有版記,，有的版記沒有位于封底,。

〔五〕排版規(guī)格與印制裝訂方面存在的問題

1.排版規(guī)格

國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，公文紙張規(guī)格為A4型紙,，一份公文紙張規(guī)格應(yīng)當(dāng)保持一樣〔有些表格例外〕。正文用3號(hào)仿宋體字,，一般每面排22行,，每行排28個(gè)字。但有些單位的文件A4型與16開紙張混用,，文件封面與正文紙張規(guī)格不同,；排版有的每面為20行或21行、每行有的26個(gè)或29個(gè)漢字,。還有的行距過大或過小,。

2.印刷、裝訂

國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,，公文雙面印刷,，頁碼套正，左側(cè)裝訂,，不掉頁,。頁碼用4號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行,，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線,，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字,，雙頁碼居左空1字,。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識(shí)頁碼,。一份文件應(yīng)統(tǒng)一順次編排頁碼,。

有些單位的公文為單面印刷，有的還在左上角裝訂,；有的公文頁碼標(biāo)識(shí)的位置不對(duì),，有的沒有一字線或一字線字號(hào)不規(guī)范,；有些公文空白頁和空白頁以后的頁標(biāo)識(shí)了頁碼；轉(zhuǎn)發(fā)幾份文件的通知,，全文未統(tǒng)一順次編排頁碼,，而是被轉(zhuǎn)發(fā)的幾份文件頁碼自成體系。

3.標(biāo)題字號(hào)

國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字,，置于紅色反線下空2行,，可分一行或多行居中排布；回行時(shí),，要做到詞意完好,，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng),。公文一級(jí)小標(biāo)題字型運(yùn)用長城小標(biāo)宋體或黑體,。

有些單位的公文標(biāo)題運(yùn)用仿宋體或黑體；字號(hào)運(yùn)用小二號(hào)或者三號(hào),；字體被加粗,；與紅色反線之間未空出兩個(gè)行距。公文一級(jí)小標(biāo)題字型沒有運(yùn)用長城小標(biāo)宋體或黑體,，而是與正文其他部分一樣運(yùn)用仿宋體或仿宋體加粗,。

〔六〕數(shù)字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)方面存在的問題

1.數(shù)字?！斗椒ā芬?guī)定,，公文中的數(shù)字，除成文日期,、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞,、詞組、慣用語,、縮略語,、具有修辭色調(diào)語句中作為詞素的數(shù)字必需運(yùn)用漢字外，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用阿拉伯?dāng)?shù)字,。但運(yùn)用過程中有應(yīng)運(yùn)用阿拉伯?dāng)?shù)字卻用漢字,、數(shù)字寫法不規(guī)范等現(xiàn)象存在。

數(shù)字精確到某一單位的個(gè)位數(shù)時(shí),，其小數(shù)點(diǎn)后數(shù)字的省略表述“余〞字應(yīng)置于單位詞之后,。另外，同一份文件里對(duì)同事項(xiàng)的阿拉伯?dāng)?shù)字保存小數(shù)位應(yīng)統(tǒng)一,。

數(shù)字,、年份不能回行。

2.標(biāo)點(diǎn)符號(hào),。國家標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法和出版物上數(shù)字用法規(guī)定：句子內(nèi)部并列詞語之間用頓號(hào),；兩個(gè)數(shù)字并列連用表示概數(shù),，數(shù)字之間不得用頓號(hào)。

有些文件在對(duì)有關(guān)部委所屬二,、三級(jí)單位進(jìn)行審計(jì)的表述中,，將其寫作“二三級(jí)單位〞，“二三〞之間缺少頓號(hào),，使得兩個(gè)預(yù)算級(jí)次與概數(shù)的概念相混淆,；“

二、三十個(gè)〞,，屬于相鄰的兩個(gè)數(shù)字并列連用表示概數(shù),，中間不應(yīng)用頓號(hào)隔開。

如運(yùn)用書名號(hào),，其內(nèi)應(yīng)寫全稱,。例如：《會(huì)計(jì)法》，如用書名號(hào)就寫全稱《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》,，如用“會(huì)計(jì)法〞,，則不應(yīng)加書名號(hào)。

曲折號(hào)長度應(yīng)為兩個(gè)漢字寬度,，但是有的文件里只有一個(gè)漢字的寬度，簡潔與“一〞字混淆,。

〔七〕文字方面存在的問題

文字方面存在用詞重復(fù),、概念交叉、詞語不搭配現(xiàn)象,；有些單位行文用語口頭化,，導(dǎo)致概念不精確或不規(guī)范現(xiàn)象在公文中出現(xiàn)；有些出現(xiàn)錯(cuò)字,、別字,、用詞不當(dāng)現(xiàn)象。