淺談怎樣做好辦公室主任工作

辦公室工作既參與政務(wù),，又掌管事務(wù)，既是綜合部門(mén),，又是服務(wù)機(jī)關(guān),。它在工作中，既對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),，又對(duì)同級(jí),、下級(jí)負(fù)責(zé)；既管溝通上下,，又聯(lián)結(jié)左右,。因而，辦公室能否真正成為整個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)系的紐帶,、信息的中心和領(lǐng)導(dǎo)決策的有力助手,，關(guān)鍵在于辦公室主任。

如何當(dāng)好辦公室主任,，我的體會(huì)是： 首先要做到“當(dāng)家不作主”,。一方面辦公室工作大量是領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，只能按領(lǐng)導(dǎo)指示和意圖辦事,，加之所處的輔助地位決定了辦公室有被動(dòng)服務(wù)的一面,。無(wú)論是參與政務(wù)還是管理事務(wù)方面，辦公室主任都只能按照局領(lǐng)導(dǎo)的決定和意圖辦事,，決不能超出領(lǐng)導(dǎo)意圖去“作主”,，更不能“越俎代庖”,，自作主張。另一方面,，辦公室又是領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)機(jī)關(guān),，局領(lǐng)導(dǎo)的決定和措施要靠辦公室去落實(shí)、去督辦,，機(jī)關(guān)事務(wù)要靠辦公室來(lái)管理,。因此，辦公室仍然有發(fā)揮主觀能動(dòng)性的廣闊天地,，必須在被動(dòng)中求主動(dòng),，充分發(fā)揮工作的主動(dòng)性，主動(dòng)地當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手,。如果僅僅是被動(dòng)地解決問(wèn)題,，來(lái)什么干什么，整個(gè)辦公室勢(shì)必窮于應(yīng)付,，造成被動(dòng)的惡性循環(huán),。反之，如果在日常工作中尋找主動(dòng)出擊的方向,，注意研究某一時(shí)期出現(xiàn)的帶有普遍性的問(wèn)題,，思考成批地解決某一類(lèi)問(wèn)題的方案，提供領(lǐng)導(dǎo)決策,。久而久之,，就能提高辦公室工作的主動(dòng)性、預(yù)見(jiàn)性,，就能創(chuàng)造性地進(jìn)行工作,，變被動(dòng)為主動(dòng)。

 正確處好“當(dāng)家”與“不作主”的關(guān)系,，是辦公室主任能否有聲有色開(kāi)展工作的前提條件,。我們不能片面強(qiáng)調(diào)一個(gè)方面，也不能把兩者對(duì)立起來(lái),，只有相輔相成,，把兩者統(tǒng)一起來(lái)，“當(dāng)家”既說(shuō)明辦公室工作的重要性和辦公室地位的舉足輕重,，使我們從事辦公室工作的同志充滿(mǎn)自豪感和自信心,；同時(shí)“不作主”又說(shuō)明辦公室工作的被動(dòng)性和輔助性，警示我們辦公室工作的同志不要自以為是,，要擺正自己的位置,。要克服“當(dāng)家”了就妄自尊大的傾向，又要避免“不作主”而帶來(lái)的工作消極被動(dòng)局面,。

 一個(gè)稱(chēng)職的辦公室主任,，必須具有政治上可靠、思想上敏銳,、工作上勤奮,、學(xué)習(xí)上刻苦、作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)以及熱愛(ài)本職工作等素質(zhì)和條件,，同時(shí)還要具備以下幾個(gè)方面的素質(zhì)和能力,。

 第一，要有較高的理論水平和法規(guī)政策水平,。領(lǐng)導(dǎo)的主要任務(wù)是了解情況,，掌握法規(guī)和政策，運(yùn)用信息,，作出決策,，保證黨和國(guó)家的方針政策及法規(guī)的貫徹落實(shí)。在這一過(guò)程中,，辦公室主任要參與并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作好決策工作,。因此，沒(méi)有較高的理論水平和法規(guī)政策水平,，就難有獨(dú)立思考能力,，識(shí)別是非能力，因而就難以起到參謀助手的作用,。

第二,，要有相當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言知識(shí)修養(yǎng)和文字能力。黨的方針,、政策總要通過(guò)一定的文字形式表達(dá)出來(lái),；上令下行，下情上呈,，大都要形成文字材料,；與各方面的工作交往、聯(lián)系,，也離不開(kāi)文字,。辦公室經(jīng)常的工作是和公文打交道，制發(fā)的每一件公文都應(yīng)做到觀點(diǎn)正確,、語(yǔ)言鮮明,、材料生動(dòng)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),、層次清晰,、文字精練。能否達(dá)到這樣的標(biāo)準(zhǔn),，負(fù)責(zé)擬制和審核公文的辦公室主任的文字水平起著決定性作用,。如果辦公室主任的文字表達(dá)能力強(qiáng),，就可以使機(jī)關(guān)制發(fā)的公文材料能夠達(dá)到較高的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

第三,，要有人際關(guān)系的協(xié)調(diào)能力,。協(xié)調(diào)，本是社會(huì)生活中,，特別是現(xiàn)代生活中的一種普遍存在的現(xiàn)象,。協(xié)調(diào)的過(guò)程也就是管理的過(guò)程。任何有組織的工作過(guò)程都需要協(xié)調(diào)組織行動(dòng),。任何綜合性部門(mén)都有協(xié)調(diào)工作的職責(zé),。處在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)樞紐地位的辦公室，上和領(lǐng)導(dǎo)接觸,，下和群眾（包括機(jī)關(guān)干部群眾）接觸,，又來(lái)往于各部門(mén)之間，負(fù)責(zé)溝通各方面的情況,。上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)人了解情況,，下面單位請(qǐng)示匯報(bào)，外單位聯(lián)系工作,，群眾來(lái)訪(fǎng),，記者采訪(fǎng)，都得先與辦公室聯(lián)系,?？梢哉f(shuō)，辦公室是承上啟下,、聯(lián)系內(nèi)外,、溝通左右的立體網(wǎng)絡(luò)中心。這種位置的特殊性,，就決定了辦公室主任在協(xié)調(diào)工作中占有特殊的地位,。辦公室主任不僅要搞好戰(zhàn)略協(xié)調(diào)、計(jì)劃協(xié)調(diào),、政策協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào),，還要搞好人際關(guān)系的協(xié)調(diào)。人際關(guān)系協(xié)調(diào)中,，又分上下關(guān)系的協(xié)調(diào),、左右關(guān)系的協(xié)調(diào)和領(lǐng)導(dǎo)人之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。在各種紛爭(zhēng)中,，要當(dāng)好“調(diào)解員”,，不當(dāng)“首席官”。在日常工作中，事事要多為各部門(mén)服務(wù),，不要只要求各部門(mén)處處為自己讓路,。處理問(wèn)題時(shí)，屬領(lǐng)導(dǎo)解決的問(wèn)題,，要及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo),；屬各部門(mén)解決的問(wèn)題,，要做好部門(mén)之間的銜接,，防止互相推脫或無(wú)人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象發(fā)生；領(lǐng)導(dǎo)交辦和部門(mén)委托的事情,，凡能做到的都要主動(dòng)做好,。協(xié)調(diào)和修養(yǎng)有關(guān)。要切實(shí)做好協(xié)調(diào)工作,，而且始終如一,，就要有大海一樣的胸懷。餿酸苦辣都能含,，閑言碎話(huà)都能裝,。批評(píng)別人是免不了的，但不要妄動(dòng)肝火,。許多場(chǎng)合是需要講究策略,，注意方式方法。一般情況下,，不要使人難堪,，不要輕率傷害別人的感情。成功的辦公室主任既會(huì)照章辦事,，又善以理服人,，關(guān)心別人的福利，尊重別人的人格,。

 第四,，要有較強(qiáng)的組織才干和領(lǐng)導(dǎo)技能。一個(gè)較好的辦公室主任,，總是要具備比同級(jí)干部多得多的組織才干和領(lǐng)導(dǎo)技能,。而且這種才干和技能，又常常集注在以下幾個(gè)問(wèn)題上,。 一是善當(dāng)“不管部長(zhǎng)”,。從某種意義上講，辦公室是本單位的“不管部”,。上自領(lǐng)導(dǎo)決策,，下至家屬看病要車(chē)，大事小事都找你。找不到主的難辦事要管,，踢皮球的棘手事也要管,；機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)管的事情得管，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不管的事情也得管,。不僅自己要身體力行,，還要善于把各方面的力量組織起來(lái)?？傊?，在辦公室主任嘴里說(shuō)不出“不管”二字。 二是要“有忍有謀”,。辦公室工作多,、難、累,，靠什么擺脫,？一靠“忍”，二靠“謀”,。這個(gè)“忍”字是堅(jiān)忍的忍,，忍耐的忍。工作碰壁了,，挨罵了,，還得硬著頭皮干下去；群眾埋怨了,，領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)怪了,，還得留下笑臉。有忍又有謀,，運(yùn)用智謀調(diào)動(dòng)各方面積極因素,，就會(huì)收到事半功倍之效。 三是既要會(huì)“搬道岔”,，又要會(huì)“彈鋼琴”,。辦公室管的事多，事務(wù)繁瑣,，一切自己去辦不行,，該“搬道岔”時(shí)搬道岔，該當(dāng)“收發(fā)室”時(shí)就當(dāng)收發(fā)室,，但更要緊的是學(xué)會(huì)“彈鋼琴”,，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握全盤(pán)工作。彈鋼琴要十個(gè)指頭都動(dòng),，不能有的動(dòng),，有的不動(dòng)。但是，十個(gè)指頭同時(shí)都按下去,，那也不成調(diào)子,。要產(chǎn)生好的音樂(lè)，十個(gè)指頭的動(dòng)作要有節(jié)奏,，要互相配合,。當(dāng)然，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握全盤(pán),，不等于眉毛胡子一把抓,，事無(wú)巨細(xì)全來(lái)了。全盤(pán)中有重點(diǎn),，叫做“抓住重點(diǎn),，照顧全盤(pán)”。 四是態(tài)度上要做到“殷勤而不自卑”,。辦公室主任還有一項(xiàng)重要任務(wù)就是接待工作。我以為接待工作就要做到“殷勤而不自卑”,。辦公室接待的人來(lái)自四面八方,，有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，也有基層同志,，都要做到“殷勤”,熱情周到,，體現(xiàn)東道主的熱情好客；同時(shí)又要“不自卑”,，不要因?yàn)榻哟娜说匚桓呔陀凶员靶睦?，要不亢不卑，落落大方?辦公室主任的工作著重點(diǎn)是：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo),，綜合情況,，研究政策，推動(dòng)工作,。自己要找準(zhǔn)自己的位置,，抓住自己的工作重點(diǎn)，就能真正當(dāng)好參謀部和后勤部,，做一名合格的辦公室主任,。 （作者系：洪江市工商局辦公室主任）