為了加強公司成本管理,，減少不必要的開支,，實現(xiàn)公司利潤最大化,，公司費用開支必須遵循‘費用與收入比’,、‘計劃總額控制’,、‘先申報,、審批,，后支出,、報銷’的原則,。

一、憑有效票據(jù)報銷

有效票據(jù)主要指內(nèi)容填寫齊全,、大小寫金額一致,、票面完整、清晰的正規(guī)發(fā)票,、收據(jù),。所謂正規(guī)的發(fā)票是指在發(fā)票上部蓋有橢圓形稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制章，且從稅務(wù)局購入的發(fā)票,，并蓋有購入單位發(fā)票專用章,。所謂正規(guī)收據(jù)是指在收據(jù)上部蓋有財政局統(tǒng)一監(jiān)制的章，且從稅務(wù)局購入的收據(jù),。發(fā)票與收據(jù)主要區(qū)別：發(fā)票是營業(yè)機構(gòu)在取得營業(yè)收入時開具的,，以此確認收入實現(xiàn),，而收據(jù)僅作為款項往來收訖一種證明，不列入收入范疇,。在發(fā)生費用支出時應(yīng)主動索取發(fā)票（對于匯總發(fā)票,，在報銷時須附上銷售清單，清單應(yīng)列明購入商品時間,、名稱,、規(guī)格、數(shù)量,、單價等詳盡信息）,。

二、填制報銷單

除差旅費填制‘差旅費報銷單’外,，其他性質(zhì)的費用統(tǒng)一填寫‘報銷單’,。填制時應(yīng)先將票據(jù)按費用性質(zhì)進行歸類，如：電話費,、業(yè)務(wù)招待費,；不同類別的票據(jù)應(yīng)分開填制‘報銷單’，并詳細填寫‘報銷內(nèi)容’,。比如填報業(yè)務(wù)招待費時要說明宴請的原由,、宴請對象、人數(shù),、時間,、地點；填表報電話費時要說明所報月份,，如“08年2月份某某電話話費”,；報銷打車費時除上述要求外還需在每張票據(jù)背面注明始發(fā)、到達地點,；在‘用途說明’欄填寫費用發(fā)生的時間,，原因，地點等,；‘單據(jù)張數(shù)’欄填寫所附單據(jù),，在‘合計人民幣’欄正確填大寫，從1至10的數(shù)字大寫分別為：壹,、貳,、叁、肆,、伍,、陸、柒,、捌,、玖,、拾。有特殊事由要說明時可填在‘用途說明’欄,，最后在‘經(jīng)辦人’欄中簽名,。參照如下：

報銷單

2008年 4月 5日

負責(zé)人                會計主管（或?qū)徍耍?nbsp;        記賬              出納

報銷單制完后，將發(fā)票整齊有序的張貼于報銷單后,。

三,、報銷內(nèi)容規(guī)定

1）、辦公支出具體包括文案用具,、耗材,、家俱器具、辦公機具設(shè)備,、家電設(shè)備,、電子設(shè)備等內(nèi)容,，此類用品應(yīng)遵從‘保證供應(yīng),、方便工作、節(jié)省開支’的原則,，由人資行政部統(tǒng)籌計劃,、統(tǒng)一采購。每月未由各部門編制下月申購清單,，人資行政部進行匯總再結(jié)合現(xiàn)有用品情況擬定采購計劃,，經(jīng)公司負責(zé)人審批后統(tǒng)一交于采購人員或進行自采。采購人員或自采人員應(yīng)充分了解所購物資的品名,、規(guī)格,、性能等要求，要做好貨比三家,。采購后交于人資行政部驗收,、保管，無誤后由采購,、人資行政人員分別在發(fā)票背面簽字確認,，報銷時,，必須附發(fā)票內(nèi)容清單明細。人資行政部應(yīng)建立領(lǐng)購存臺帳,，財務(wù)定期進行核對,。辦公設(shè)備采購人員根據(jù)發(fā)票、采購計劃,，填制報銷單據(jù),。

2）、業(yè)務(wù)招待費  遇特殊事項或其他部門因業(yè)務(wù)需要招待的,，必須先填寫‘業(yè)務(wù)招待申請報告’,，說明招待對象、時間,、事由,、人數(shù)、預(yù)計金額,，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行,。報銷時憑批準的‘業(yè)務(wù)招待申請報告’，無報告的財務(wù)一律不予以認可,。

3）,、差旅費  連續(xù)出差3日或長途出差及重大原因方可借款，借款必須提前一天通知財務(wù)用款金額,，否則不予支付,。借款的原則是‘前帳未清，后帳不借’,，借款的最長期限為1個月,，若無特殊事由超期的將從當月工資中扣除。借款必須填制‘借款單’,，由借款人詳細填寫：借款人,、所屬部門、借款日期,、用途及預(yù)計報帳日期,，審批手續(xù)同費用報銷，在借款手續(xù)齊全后出納方可付款,。原則上出差人員回來3天內(nèi)到財務(wù)清帳,。出差人員的住宿費、往返車票,、伙食補助費,、出差市內(nèi)交通費按級別核定，超支部分自負,。

a）,、住宿費按出差地區(qū)和人員級別分別制定標準,，（同行同性2人出差，按最高的單人標準予以報銷）,。

b）、往返車票標準：

c),、出差的市內(nèi)公交費實行包干制,，標準如下 ：

d)、伙食補貼標準 到異地出差的人員,，一般城市享有補助 30元/天,，省會城市及特區(qū)35元/天，具體的時間界定按以下標準,。

（1）,、中午10時前離開本市按全天補助伙食費；

（2）,、中午10時后離開本市按半天補助伙食費,。

（3）、中午14時前抵達本市按半天補助伙食費,；

（4）,、中午14時后返抵本市按全天補助伙食費。

e),、說明：

（1）,、工作人員趁出差之便，事先經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準就近回家省親辦事的,，不計發(fā)繞道和在家期間的出差伙食補助,、市內(nèi)交通費和住宿費。若繞道車,、船費超出出差直線車,、船費票價的，按出差直線車,、船費票價計發(fā)，超出的部分個人自理,；若繞道車,、船費少于出差直線車、船費票價的,，應(yīng)憑車船票按實報銷,。

（2）、外出參加會議,，會議費用中包括食宿時不再享受食,、住費用補助,，只享受市內(nèi)交通費。會議費用中不含食宿時,，住宿費用,、伙食補助、市內(nèi)交通費按前述標準予以補助,。

（3）,、對于自駕車輛出差人員，交通補助費予以取消,，給予報銷汽油費,、過道費。

（4）,、一般人員臨時出差享有伙食補助費,，但對于已享有住外補貼的人員不再重復(fù)計算出差補貼，如外檢人員,。

4),、汽車費用及運輸費

（1）、 車輛管理,、維修和保養(yǎng),，由人資行政部統(tǒng)一負責(zé)安排。人資行政部應(yīng)根據(jù)車輛狀況編制車輛的年度保養(yǎng)維修計劃及具體的用款計劃,，報經(jīng)審批后執(zhí)行,。日常車輛維護費用，經(jīng)公司核定標準后在標準范圍內(nèi)掌握使用,。各種車輛保險費由公司統(tǒng)一到指定的保險公司投保,。

（2）、汽車的年檢費,、保險費,、養(yǎng)路費、維修費費用據(jù)實報銷,，報銷費用時需附費用清單,；大連市區(qū)外加油費或特殊原因產(chǎn)生的加油費發(fā)票必須日期填寫完整，注明加油原因,；所有罰款一律不予以報銷,，總經(jīng)理特批者除外。

（3）,、對于長期托運（物流公司）的合作單位應(yīng)簽定協(xié)議,，由運輸單位將運費發(fā)票、發(fā)貨記錄交于材料部（物流），由其對單價,、數(shù)量,、運輸費用金額審核后填制付款單據(jù)。

5),、職工教育費 職工在不影響工作并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意的前提下接受相關(guān)教育發(fā)生的費用,，在完成舉辦單位規(guī)定的課程并取得相應(yīng)證書后，憑有關(guān)證書,，經(jīng)人資行政部審核后報總經(jīng)理簽批報銷,。因善自中斷勞動合同的，已報銷的相關(guān)費用需退還,。

6),、買支票、匯票憑證,、支付匯費及其他財務(wù)費用,，由財務(wù)部審核報銷。

7),、市內(nèi)交通費

（1）,、員工因特急事務(wù)外出或其它特殊原因需打車的要事前經(jīng)部門負責(zé)人同意，必須于五日內(nèi)憑的士票填寫報銷單據(jù)注明原因和起始地點,，逾期簽批不予認可,。

（2）、因工作需要晚加班的人員,，在沒有公交車及班車的情況下,，方可打車，報銷同上,。

（3）,、特殊人員因工作需要辦理公交月票的須預(yù)先申請。

8）,、后勤及水電費根據(jù)約定的時間,、金額、方式進行操作,。經(jīng)辦人憑發(fā)票填制‘付款申請單’,，詳細填寫付款單位全稱、支付項目,、支付金額等內(nèi)容,。

9）、快遞費用由人資行政部負責(zé)審核對賬,，各相關(guān)人員每月底將所發(fā)送快遞單據(jù)整理傳遞給人資行政部予以審核，通知快遞公司開具發(fā)票到財務(wù)結(jié)賬,。

10）,、托保費交由出納,，統(tǒng)一填單交由會計蓋章后由公司負責(zé)人簽字，統(tǒng)一報銷,。

11）,、以上未包括的其他費用，經(jīng)財務(wù)審核,，報公司負責(zé)人審批后予以開支,。

五、報銷流程

1),、報銷流程  報銷人在制定完成‘報銷單’后,，先交于部門經(jīng)理進行審核，確認費用發(fā)生的合理性,、真實性,，并在‘報銷部門主管’欄簽名，之后交于財務(wù)部會計,，由其對票據(jù)的有效性,、費用的合理性作出判斷，無誤后再將單據(jù)統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞給公司負責(zé)人簽批,，負責(zé)人簽批后交于出納,，出納通知報銷人領(lǐng)款或辦理清帳手續(xù)。

報銷人 將票據(jù)交于 部門經(jīng)理 審核,、簽字 ,；會計 審核、簽字,；公司負責(zé)人 審核,、簽字 ；交由出納付款 ,。

2）,、報銷時間   為合理有序安排工作，現(xiàn)規(guī)定日常報銷時間為每周二,、五,，非此時間段財務(wù)部不予受理。

3）,、報銷要求：

（1）,、費用報銷必須及時，當月費用必須當月報銷,、清算,，跨月無特殊事由不予以報銷。

（2）、商場帳扣費用必須開具發(fā)票,，并由經(jīng)手人在發(fā)票背面簽字確認,，交于財務(wù)復(fù)核。

（3）,、費用報銷的范圍僅限于公司規(guī)定幾大類,，屬于個人生活性質(zhì)的支出一律不予報銷