在使用Excel時(shí),，首先就需要錄入數(shù)據(jù),，要想讓自己數(shù)據(jù)錄得
巧、錄得省,，還是需要掌握不少實(shí)用的技巧,。
錄入技巧
快速填入相同內(nèi)容
選中多個(gè)單元格后，輸入字符,，然后按Ctrl+Enter組合鍵,，即可
在選中的每個(gè)單元格中填入上述相同的字符。
快速輸入系統(tǒng)日期
按下Ctrl+,；組合鍵,，即可快速輸入系統(tǒng)日期。
文本數(shù)字輸入技巧
一般情況下,，在單元格中輸入的任何數(shù)字,，均以“右對(duì)齊”格式
放置，而且Excel會(huì)把綜當(dāng)成數(shù)字來處理,。如果你要輸入文本格式的數(shù)
字,，除了事先將單元格設(shè)置為文本格式外，只要在數(shù)字前多輸一個(gè)’
（單引號(hào)）即可,。
分?jǐn)?shù)輸入技巧
如果事先將Excel單元格設(shè)置為“分?jǐn)?shù)”格式,，即可在其中輸入
2/3.5/6這樣的分?jǐn)?shù)數(shù)據(jù)。除此以外,，可以在“常規(guī)”單元格中按“0
空格分?jǐn)?shù)”的格式輸入分?jǐn)?shù),，如輸入的“0□2/3 ”（□表示空格）即
可顯示“2/3”，并按15 位的數(shù)字精度進(jìn)行數(shù)據(jù)處理,。不過,，此法輸
入的分母不能超過99，否則輸入結(jié)果顯示為0,。
輸入法快速切換技巧
單擊“數(shù)據(jù)”→“有效性”,，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“
輸入法模式”選項(xiàng)卡，選中“模式”下拉列表中的“打開”,，最后單
擊“確定”按鈕,。只要選中了某種輸入法有效的單元格，已經(jīng)設(shè)置的
輸入法就會(huì)被自動(dòng)激活,。
信息快速添加技巧
如果要給單元格數(shù)據(jù)的尾部添加信息,，可以選中該單元格然后按
F2鍵。光標(biāo)就會(huì)在數(shù)據(jù)尾部出現(xiàn),，輸入數(shù)據(jù)后回車即可,。
參數(shù)快速插入技巧
如果知道所使用的函數(shù)名稱，但又不了解它的參數(shù)使用方法,，可
以在編輯欄中輸入等號(hào)及函數(shù)名,，然后按Ctrl+A鍵，Excel自動(dòng)打開參
數(shù)輸入對(duì)話框,，就能直接輸入各個(gè)參數(shù)了,。
快速編輯技巧
如果想對(duì)Excel單元格中的內(nèi)容進(jìn)行編輯，只須用鼠標(biāo)雙擊需要編
輯的位置,，光標(biāo)就會(huì)插入十字光標(biāo)的雙擊點(diǎn),。用鼠標(biāo)雙擊Excel工作表
的標(biāo)簽，直接輸入文字并回車,，可以快速修改標(biāo)簽的名稱,。
重復(fù)操作
要想將某一單元格（或區(qū)域）的格式（字體、字號(hào),、行高,、列寬
等）應(yīng)用于多個(gè)位置，可以將上述單元格（或區(qū)域）選中,。然后雙擊
“格式刷”按鈕,，鼠標(biāo)拖過要設(shè)置格式的若干區(qū)域，完成后再次單擊
“格式刷”結(jié)束操作,。
如果要繪制多個(gè)“直線”或“橢圓形”等,，可以雙擊Excel“繪圖
”工具欄上的相關(guān)按鈕,，接著就可以重復(fù)繪制圖形了。若想在雙擊某
個(gè)按鈕后取消這個(gè)功能,，只需單擊該按鈕或按一下Esc鍵,。
輕松實(shí)現(xiàn)多行文本輸入
Excel默認(rèn)單元格輸入一行文本，實(shí)現(xiàn)多行文本輸入的簡(jiǎn)單方法是
：當(dāng)你需要在單元格中開始一個(gè)新行時(shí),，只要按 Alt+Enter組合鍵即
可,，從而在一個(gè)單元格中輸入兩行乃至多行文本。
讀出來幫你校對(duì)
Excel增加了一個(gè)“文本到語音”功能,，它可以朗讀單元格中的數(shù)
據(jù),。你只要將Word文件粘貼到工作表中，單擊“工具”,、“語音”子
→命令,，就可以打開“文本到語音”工具欄。選中工作表中需要朗讀
的區(qū)域,，單擊工具欄中“按行”或“按列”朗讀按鈕,。再單擊“朗讀
單元格”按鈕，Excel就會(huì)讀出所菜單元格區(qū)域中的所有內(nèi)容,。其中漢
字和數(shù)字的朗讀比較準(zhǔn)確,，英語單詞只能分解為字母逐個(gè)讀出，但用
于一般校對(duì)已經(jīng)足夠了,。
數(shù)據(jù)同步滾動(dòng)
如何你需要同時(shí)觀察距離較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù),，可以按以下方法操作
：將鼠標(biāo)移到水平滾動(dòng)條右端的拆分框上，變成雙向光標(biāo)后水平拖動(dòng)
,，即可用豎線將當(dāng)前工作表分割為左右兩個(gè)窗格,。拖動(dòng)其中的滾動(dòng)條
使需要觀察的數(shù)據(jù)可見，此后即可按常規(guī)方法使兩列數(shù)據(jù)同步滾動(dòng),。
如果需要取消豎直分割線,，只須用鼠標(biāo)雙擊它就可以了。
小數(shù)點(diǎn)或零輸入技巧
要想讓Excel自動(dòng)填充固定位數(shù)的小數(shù)點(diǎn)或固定個(gè)數(shù)的零,，可以進(jìn)
行如下設(shè)置：?jiǎn)螕?#8220;工具”菜單中的“選項(xiàng)”,，打開“編輯”選項(xiàng)卡
，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選項(xiàng),。如果需要自動(dòng)填充小數(shù)點(diǎn),，應(yīng)在
“位數(shù)”框中輸入（或選擇）小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)（如“2”）。如果需
要在輸入的數(shù)字后面自動(dòng)填充零,，則應(yīng)在“位數(shù)”框中輸入減號(hào)和零
的個(gè)數(shù)（如“-3”）,。
若采用前一種設(shè)置，則輸入268后顯示2.68,。若采用后一種設(shè)置,，
則輸入268后顯示268000,。
在單元格區(qū)域內(nèi)換行
將某個(gè)長(zhǎng)行轉(zhuǎn)成段落并在指定區(qū)域內(nèi)換行。例如：A10內(nèi)容很長(zhǎng),，
欲將其顯示在A列至C列之內(nèi),，步驟為：選定區(qū)域A10:C12（先選A10）
，選擇“編輯”菜單之“填充”的“內(nèi)容重排”,，A10內(nèi)容就會(huì)分布在
A10:C12區(qū)域中。此法特別適合用于表格內(nèi)的注釋,。
多次輸入的特殊符號(hào)
有時(shí)在一張工作表中要多次輸入一些特殊符號(hào)（如◆）,，非常麻
煩，對(duì)錄入速度有較大的影響,，可以采用一次性替換的方法來解決：
首先用戶可以在需要輸入特殊符號(hào)位置的地方用一個(gè)字母來代替（如*
）,，請(qǐng)注意這個(gè)字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后,，
打開“編輯”菜單中的“替換”在“替換”對(duì)話框中的“查找內(nèi)容”
框中輸入代替的字符“*”,，在“替換值”框中輸入“◆”，取消“單
元格匹配”的選擇,，然后按“替換”按鈕一個(gè)一個(gè)去替換,，如果用戶
可以確定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”，也可以按“全
部替換”按鈕,，一次性全部替換完畢,。
自動(dòng)調(diào)整小數(shù)點(diǎn)
如果用戶有一大批小于1的數(shù)字要錄入到工作表中，那么請(qǐng)?jiān)陂_始
錄入前進(jìn)行如下設(shè)置,，錄入速度會(huì)因此而提高數(shù)倍：選擇“工具”→
“選項(xiàng)”,，單擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框,，在
“位數(shù)”編輯框中微調(diào)需要顯示在小數(shù)點(diǎn)后面的位數(shù),，用戶可以根據(jù)
自己的需要進(jìn)行輸入，單擊“確定”按鈕即可,。
直接打開文本文件
選擇“文件”→“打開”,，再單擊“文件類型”下拉列表中，選
擇“文本文件”,，這樣就可以從打開得文本文件中獲得所需數(shù)據(jù)了,。
導(dǎo)入文本文件內(nèi)容
使用打開的方法導(dǎo)入數(shù)據(jù)有一個(gè)缺點(diǎn)，一旦數(shù)據(jù)進(jìn)入Excel后,，就
無法于該文本文件同步了,。這時(shí)，可以使用“導(dǎo)入文本文件”來操作
：選擇“數(shù)據(jù)”→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“導(dǎo)入文本文件”,，同樣可以
獲得文本文件中的數(shù)據(jù),，在導(dǎo)入數(shù)據(jù)的同時(shí)Excel會(huì)將其作為外部數(shù)據(jù)
區(qū)域,，這樣用戶就可以在需要的時(shí)候刷新數(shù)據(jù)或者定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行刷
新。
將數(shù)字格式化為文本類型
在Excel中,，通過選擇含有數(shù)值的單元格,，并且在“格式”菜單中
選擇“單元格”項(xiàng)，在數(shù)字標(biāo)簽中選定文本格式,，并單擊“確定”按
鈕,。利用此技巧，還可以將數(shù)值格式化為郵政編碼,、電話號(hào)碼,、社會(huì)
保險(xiǎn)號(hào)等等，只需要在數(shù)字標(biāo)簽下選擇框中選特殊項(xiàng),，并且確定適當(dāng)
的類型,。
快速輸入含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字
當(dāng)需要輸入大量帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，例如0.0987,，通常是分別輸入
“0”,、“.”、“0”,、“9”,、“8”、“7”共5個(gè)數(shù)字,，不僅容易出
錯(cuò),，而且效率也很低。
其實(shí),，可以利用Excel中的自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)的功能,，從而達(dá)到提高
輸入速度的目的。3所示,，打開“工具→選項(xiàng)→編輯”標(biāo)簽頁,，首先勾
選“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，再在“位數(shù)”編輯框中設(shè)置小數(shù)點(diǎn)右
邊的位數(shù)就行了,。這樣,，帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，就只需要直接輸入數(shù)字
,，而可以省略小數(shù)點(diǎn)的輸入,，它會(huì)在回車鍵后自動(dòng)定位！
輸入重復(fù)數(shù)據(jù)
Excel支持自動(dòng)填充功能,，要輸入重復(fù)數(shù)據(jù),，可以再一個(gè)單元格輸
入以后，再自動(dòng)填充一下就行了。但如果要輸入重復(fù)數(shù)據(jù)的單元格是
離散的,，或要輸入的重復(fù)數(shù)據(jù)是星期幾,、幾月幾日等，自動(dòng)填充功能
就不能完成任務(wù)了,。其實(shí)你可以先選中所有要輸入重復(fù)數(shù)據(jù)的單元格
,，然后輸入該數(shù)據(jù)，最后在按住Ctrl鍵后打回車鍵,。
Excel中快速定位
假如Excel工作表有33333列,，如果第23456列的數(shù)據(jù)需要修改，怎
么辦,？無論用鼠標(biāo)拖滾動(dòng)條,，還是用鍵盤上的翻頁鍵，都需要很長(zhǎng)時(shí)
間,。這時(shí)候，試一試如果按住Shift鍵拖滾動(dòng)條,，是不是很快就能找到
,？
自動(dòng)轉(zhuǎn)換大寫金額
很多用戶在制作財(cái)務(wù)報(bào)表的時(shí)候，經(jīng)常需要將數(shù)字表示為大寫的
數(shù)字金額,，如果只依靠單純的輸入的話,，將會(huì)非常的麻煩，其實(shí)可以
用設(shè)置單元格格式的方法來實(shí)現(xiàn),。首先鼠標(biāo)右鍵單擊需要用大寫金額
顯示的單元格,，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈
出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡,，并且在“分類”列表中選擇“自
定義”,，在類型框中輸入“[DBNum2]0"百"0"拾"0"元"0"角""整"”，
再選中此類型即可,。
Excel中快速輸入前面帶0的數(shù)字
如果直接在單元格輸入前面帶0的數(shù)字如“001”,，則確定后單元
格內(nèi)顯示“1”，前面的0被丟掉了,。解決的一般辦法是先選中所有需
要輸入前面帶0數(shù)字的單元格,，再在任一被選中的單元格上單擊右鍵，
選“設(shè)置單元格格式”,，在彈出的對(duì)話框中單擊“數(shù)字”標(biāo)簽,，再在
“分類”框中選“文本”即可。但這樣操作無疑是比較麻煩的,，最簡(jiǎn)
單的辦法是：在輸入數(shù)據(jù)時(shí)先打一個(gè)單引號(hào),，再輸入前面帶0的數(shù)字，
前面的0就不會(huì)被丟掉了。如：要輸入“001”則在單元格內(nèi)鍵入
“‘001”即可,。
快速輸入分?jǐn)?shù)
在單元格中輸入“0 3/4”（注意：中間有一個(gè)空格）,，則顯示為
分?jǐn)?shù)（3/4），反之則會(huì)顯示為日期（3月4日）,。
另有妙用的符號(hào)
在輸入11位及以上數(shù)字（如身份證號(hào)碼）時(shí),，在數(shù)字前面加上一
個(gè)英文狀態(tài)即能正常顯示，反之以科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示,。此時(shí),，該單元格
格式為文本形式，其“數(shù)值”只能排序,，不能用于函數(shù)計(jì)算,。
自動(dòng)更正法輸入特殊文字
選擇“工具”→“自動(dòng)更正”，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框,，在“
替換”下面填入“CT”,，在“替換為”下面填入“電腦應(yīng)用文萃”（
不含引號(hào)），然后按“確定”按鈕,。以后只要在單元格中輸入CT及后
續(xù)文本（或按“Enter”鍵）后,，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其更正為“電腦應(yīng)用文
萃”。
小提示
★在Excel中定義好的自動(dòng)更正詞條在Office系列其他應(yīng)用程序（
如WORD）中同樣可以使用,。
★如果確實(shí)需要輸入文本CT時(shí),，可先輸入CT0及后面的文本，然后
刪除一個(gè)0即可,。
查找替換法快速輸入符號(hào)
有時(shí)要在多個(gè)單元格中輸入相同的文本,，特別是要多次輸入一些特殊
符號(hào)（如※），非常麻煩,，這時(shí)可以用“替換”的方法來進(jìn)行：先在
需要輸入這些符號(hào)的單元格中輸入一個(gè)代替的字母（如X,。注意：不能
與表格中需要的字母相同），等表格制作完成后,，用“編輯”→“替
換”（或直接按Ctrl+H快捷鍵）,，打開“替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)
容”下面的方框中輸入代替的字母“X”,，在“替換值”下面的方框中
輸入“※”,，將“單元格匹配”前面的“∨”號(hào)去掉（否則會(huì)無法替
換），然后按“替換”按鈕一個(gè)一個(gè)去替換（如果表格中確實(shí)需要字
母x時(shí),，這樣做就可達(dá)滿足這要求,。注意：此時(shí)鼠標(biāo)最好選定在需要替
換的單元格前面或上面的單元格中，最好選定A1單元格,。）,，或按“
全部替換”按鈕,，一次性完成全部替換（這樣做表格中所有的x都被替
換掉，且鼠標(biāo)可以選定在任何單元格中）,。
小提示
在按住Ctrl鍵的同時(shí),，用鼠標(biāo)左鍵選定多個(gè)不連續(xù)的單元格（或
區(qū)域），輸入文本（如※）,，然后按下“Ctrl+Enter”鍵,，也可將該
文本同時(shí)輸入上述選定的單元格中。
利用選擇列表快速錄入數(shù)據(jù)
如果需要輸入的文本在同一列中前面已經(jīng)輸入過,，且該列中沒有
空單元格,，右擊下面的單元格，選“選擇列表”選項(xiàng),，則上面輸入過
的文本以下拉菜單形式出現(xiàn),，用左鍵選中你需要的文本，即可將其快
速輸入到選定的單元格中,。
格式定義法
有時(shí)需要給輸入的數(shù)值加上單位（如“元”等）,，少量的可以直
接輸入，而大量的如果一個(gè)一個(gè)地輸入就顯得太慢了,。通過“自定義
”單元格格式的方法來達(dá)到自動(dòng)給數(shù)值添加單位的目的：如,，選中需
要添加單位的單元格，選擇“格式”→“單元格”,，打開“單元格格
式”對(duì)話框，單擊“數(shù)字”標(biāo)簽,，選中“分類”下面的“自定義”選
項(xiàng),，再在“類型”下面的方框中輸入“#平方米”，按下“確定”按鈕
,，以后在上述單元格中輸入數(shù)值（僅限于數(shù)值?。┖螅瑔卧ㄆ椒矫?/p>
）會(huì)自動(dòng)加在數(shù)值的后面,。
巧用Excel中的符號(hào)欄
選擇“視圖”→“工具欄”→“符號(hào)欄”,，然后就可以從中選擇
相應(yīng)的符號(hào)就可以了。
巧用字符映射表
選擇“開始”→“程序”→“附件”→“系統(tǒng)工具”→“字符映
射表”,，單擊特殊符號(hào)按鈕,，再通過上一個(gè)、下一個(gè)按鈕調(diào)出各類符
號(hào),，選中后,，單擊選擇按鈕，再單擊復(fù)制按鈕,，就可以粘貼到了Excel
中了
