| |
很難想像沒有數(shù)據(jù)的ERP是什么樣子的,。然而,，實(shí)際情況又是如何的呢？
根據(jù)AMT的研究,，在那些上線不成功或者上線后掉線的案例中,，有高達(dá)70％的項(xiàng)目都有一個(gè)共同的直接原因，那就是在數(shù)據(jù)上出了問題,。有的是在數(shù)據(jù)還沒有準(zhǔn)備好,，諸多數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整的情況下就倉(cāng)促上線,；有的則是業(yè)務(wù)沒有理順,，出現(xiàn)一數(shù)多據(jù)的情況，不知道該相信哪個(gè)數(shù)據(jù),；還有的是上線運(yùn)行后操作人員未及時(shí)更新業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)失真等等,，雖然數(shù)據(jù)問題的表現(xiàn)不盡相同，但最終的結(jié)果都是一樣的,，那就是大家忙了數(shù)月得到的是一個(gè)沒有數(shù)據(jù)的ERP系統(tǒng),。
這確實(shí)是一個(gè)讓人笑不起來的笑話。
于是,，人們?cè)隗@愕,、困惑、迷茫后,，終于發(fā)出了這樣的吶喊：不要讓數(shù)據(jù)毀了ERP,。
數(shù)據(jù)的重要性
經(jīng)驗(yàn)表明，作為管理改造工程的ERP項(xiàng)目,，花在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和技術(shù)準(zhǔn)備上的時(shí)間并不多,，80%以上的時(shí)間是花在了貫穿全程的三大任務(wù)上，即全程的宣傳培訓(xùn),、全程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和全程的管理變革,。這三個(gè)全程缺一不可,，其中尤以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量最大。
說到數(shù)據(jù)在ERP項(xiàng)目中的重要性,，恐怕沒有人會(huì)否認(rèn),。大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術(shù)、七分管理,、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”,，以此來表達(dá)對(duì)數(shù)據(jù)的高度重視。然而數(shù)據(jù)問題成為ERP項(xiàng)目高失敗率的主要原因之一這不爭(zhēng)的事實(shí),，又不得不讓人反思癥結(jié)到底在哪兒,。
為什么數(shù)據(jù)是一個(gè)大問題
很多企業(yè)在沒有上信息化之前使用手工方式進(jìn)行管理。手工方式下的數(shù)據(jù),，更多的是以部門為單位進(jìn)行管理的,。部門之間用單據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，部門內(nèi)用臺(tái)賬進(jìn)行數(shù)據(jù)記賬,，月底通過對(duì)賬保持部門內(nèi)和部門之間數(shù)據(jù)一致。這種延用了幾十年的管理方式,，與利用信息化進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的思想和實(shí)現(xiàn)手段有很大差距,。
手工數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是：分散、口徑不一致,、冗余,、不規(guī)范。這樣一來,，同一數(shù)據(jù)在同一時(shí)間點(diǎn)上,，會(huì)在不同部門、以不盡相同的描述和內(nèi)容表現(xiàn)出來,，在時(shí)間和空間上也是不一致的,。這顯然與ERP所追求的同一數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保持惟性、共享性的理念有很大差別,。再加上由于歷史的原因,，企業(yè)中的很多數(shù)據(jù)要么不全，要么賬實(shí)不符,，企業(yè)往往要在上ERP的同時(shí)清產(chǎn)核資工作,，這無形中加重了ERP數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難度。
如何進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一項(xiàng)龐大而繁瑣的工作,，所以越早進(jìn)行越好,。并且應(yīng)該貫穿ERP項(xiàng)目實(shí)施的全過程。那么一個(gè)ERP項(xiàng)目應(yīng)該如何從一團(tuán)亂麻中理出頭緒,，在ERP系統(tǒng)上線前后分步驟地做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備呢,？為了說明問題,，先講一個(gè)成功推進(jìn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的案例吧。
老李是某鋼鐵集團(tuán)信息部的負(fù)責(zé)人,，在公司的多個(gè)業(yè)務(wù)和管理崗位上供過職,，對(duì)公司上上下下的情況都很熟悉，也算是一個(gè)老鋼鐵了,。
公司的ERP項(xiàng)目剛剛啟動(dòng),，他就隱約感到數(shù)據(jù)是一個(gè)大問題，因?yàn)槠髽I(yè)幾十年沉淀下來的數(shù)據(jù)量巨大,，且有很多不全,、不準(zhǔn)、不一致的現(xiàn)象,，要想在上線之前將這些情況搞清楚,，就必須盡早下手。在咨詢公司的幫助下,，他抽調(diào)專人組成數(shù)據(jù)組,，與ERP項(xiàng)目實(shí)施并行開展工作。按照計(jì)劃,，他分為三大步驟,，首先是讓各業(yè)務(wù)部門先盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)一番，摸清家底,，這花了大半個(gè)月,；之后是對(duì)收集上來的數(shù)據(jù)分類整理，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則,，這花了兩個(gè)多月的時(shí)間,，這步完成后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也就基本完成了,；第三步是下發(fā)編碼規(guī)則,，并要求業(yè)務(wù)部門按新編碼重新整理現(xiàn)有數(shù)據(jù)，并在上線之前一個(gè)月內(nèi)實(shí)物盤點(diǎn),，在上線之前拿出期初數(shù)據(jù),。經(jīng)過一番周密的安排和大量的工作，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備終于和項(xiàng)目實(shí)施同步完成,，并且數(shù)據(jù)的質(zhì)量是有保證的,。
從這個(gè)案例中我們可以看出數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的步驟和一般規(guī)律。
第一步：搞清楚有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備
我們可以簡(jiǎn)單地將ERP實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù),，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù),。
靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如物料基本信息,、客戶,、供應(yīng)商數(shù)據(jù),、財(cái)務(wù)的科目體系等。靜態(tài)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是它在整個(gè)數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變,，同時(shí)它是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ),，公司所有業(yè)務(wù)人員通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的惟性。
動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的事務(wù)處理信息,。例如銷售訂單,、采購(gòu)訂單、生成指令等,。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)按照時(shí)點(diǎn)來分,，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時(shí)點(diǎn)的數(shù)據(jù)對(duì)ERP上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤其重要,，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣時(shí)間點(diǎn)上,，公司動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)，我們稱其為期初數(shù)據(jù)（或者稱為初始數(shù)據(jù)）,。期初數(shù)據(jù)既包括上線時(shí)點(diǎn)所有物料庫(kù)存的數(shù)量,、金額，財(cái)務(wù)科目的余額,，也包括那些未完未結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù),，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購(gòu)訂單等,。
不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中都必須是惟的,。為了保證數(shù)據(jù)的惟性,，就要給這些數(shù)據(jù)編碼。所以,，在進(jìn)行兩大類數(shù)據(jù)準(zhǔn)備之前,，另一項(xiàng)更基礎(chǔ)的工作必須先完成，那就是編碼規(guī)則,。
我們可以將數(shù)據(jù)的分類和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的先后次序列表如下,，并對(duì)每項(xiàng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)一個(gè)收集表，下發(fā)到各部門,，摸底調(diào)查,。
在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多,、分布最廣的,。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料,、半成品,、產(chǎn)成品,，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等,。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對(duì)物料進(jìn)行歸類,，例如一個(gè)機(jī)械廠將其物料分為：產(chǎn)品、部件組件,、零件,、鑄件、鍛件,、刀具,、量具、夾具及其他工裝等,。
所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上,。
第二步：制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集
在明確有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備后，就可以著手編碼了,。實(shí)際上,，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作中最難的是制定編碼規(guī)則，這也是最占用時(shí)間的工作,。一個(gè)考慮周全的編碼體系需要跨部門反復(fù)討論,。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵詢共同的編碼原則：
1）惟性
必須保證一個(gè)編碼對(duì)象僅被賦予一個(gè)代碼,，一個(gè)代碼只反映一個(gè)編碼對(duì)象,。
2) 實(shí)用性
編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對(duì)信息編碼的需求,、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀,。要從實(shí)用性出發(fā)，掌握好編碼的顆粒度,，過細(xì)的編碼不實(shí)用,，過粗的編碼不管用。
3) 統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)
編碼由一個(gè)或者若干不同分類角度的分類碼構(gòu)成,，統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)含意如下：
任何對(duì)象在其整個(gè)生命周期內(nèi)標(biāo)識(shí)碼保持不變,，所有分類碼具有相同的編碼結(jié)構(gòu)。
圖示為三段柔性分類碼結(jié)構(gòu),，并且采用順序碼作為二級(jí)代碼,，以確保編碼的惟性。
圖1 分類碼的結(jié)構(gòu)
分類碼各段之間可以具有隸屬關(guān)系,，構(gòu)成樹狀結(jié)構(gòu),，見圖2所示。
4) 標(biāo)準(zhǔn)化
編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度,，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關(guān)國(guó)家,、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合,。例如使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等,。
5) 便于ERP系統(tǒng)處理
由于編碼將在計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn),，故編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計(jì)算機(jī)處理,。
6) 易用性
編碼應(yīng)盡可能好記易用,。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混合,，以提高錄入效率,。
實(shí)際上，編碼問題絕不僅僅是一個(gè)技術(shù)問題,，也不只是ERP實(shí)施小組的事情,。它牽涉到不同的部門，需要考慮管理現(xiàn)狀,、業(yè)務(wù)特點(diǎn),、歷史數(shù)據(jù)等方方面面。所以合理組織人力和安排充足的時(shí)間十分重要,。一般的做法是在項(xiàng)目實(shí)施小組中成立跨職能部門的數(shù)據(jù)小組,，由專人負(fù)責(zé)，各職能部門的人員都要參加數(shù)據(jù)小組,，視工作難度和工作量來確定是專職還是兼職參與,。
完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼,，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作,。
第三步：期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)上線
有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就有了ERP運(yùn)行的基礎(chǔ),。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是不是能夠反映現(xiàn)實(shí)情況,，就要看期初數(shù)據(jù)能不能及時(shí)準(zhǔn)確地錄入系統(tǒng)了,。
由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線那個(gè)時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，因此過早準(zhǔn)備是沒有意義的,，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動(dòng)態(tài)的,，每天都在變化。因此完成期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要更精密的時(shí)間表,，通常會(huì)這樣安排計(jì)劃：
根據(jù)ERP項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度,，確認(rèn)上線時(shí)間，并進(jìn)行項(xiàng)目管控,。
在上線之前一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行全面的庫(kù)存盤點(diǎn),，并在財(cái)務(wù)上進(jìn)行盤盈盤虧處理,。盤點(diǎn)時(shí)使用新的編碼規(guī)則。
要求各業(yè)務(wù)部門在上線之前盡可能處理完未結(jié)清的訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù),，以減少手工和系統(tǒng)切換的難度,，同時(shí)也降低日后對(duì)賬的工作量。
在上線之前兩周,，集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或者錄入系統(tǒng),。
在上線時(shí)點(diǎn)將庫(kù)存期初、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng),?？梢晹?shù)據(jù)量的多少適當(dāng)提前或者滯后錄入，但要保持系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相符,。
在上線后的一個(gè)月內(nèi),，通過核對(duì)手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確,，并查出差異所在,，進(jìn)行調(diào)整。
談到對(duì)賬,，這里再多說幾句,。由于ERP的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)不是簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，因此在系統(tǒng)上線前后,，業(yè)務(wù)處理方式可能會(huì)不同,，會(huì)有一些數(shù)據(jù)是對(duì)不上的。對(duì)不上的原因除了確實(shí)賬實(shí)不符,、賬賬不符外,，前后的統(tǒng)計(jì)和管理的口徑不一致也是導(dǎo)致數(shù)據(jù)根本對(duì)不上的一個(gè)重要原因，畢竟數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)都不一樣了,。比如為了核算準(zhǔn)確而增加的過渡科目會(huì)導(dǎo)致另一些科目余額不一致,，雖然這并不影響最終的財(cái)務(wù)報(bào)表。
在處理這類數(shù)據(jù)的時(shí)候,，要從理解系統(tǒng)的邏輯關(guān)系出發(fā),，尋求數(shù)據(jù)的平衡，懂得哪些應(yīng)該刪除,、哪些應(yīng)該合并,、哪些應(yīng)該完善。懂得如何取舍是上上功夫,。
數(shù)據(jù)生命周期管理
至此,，整個(gè)ERP項(xiàng)目上線之前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備宣告完成。但作為一個(gè)完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應(yīng)用的開始,。相比前期的痛苦,，上線后保持?jǐn)?shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。所謂“打天下難,，守天下更難”,。在數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到消亡的整個(gè)生命周期中，保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,、時(shí)效性是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作,。在系統(tǒng)運(yùn)行期間，還要做到以下幾點(diǎn)：
－成立專門的編碼維護(hù)部門,，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼,。
－上線后，需要對(duì)部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程調(diào)整,，以適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn),。
－應(yīng)用管理員及時(shí)處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)。
－定期對(duì)數(shù)據(jù)備份,，確保數(shù)據(jù)完整,，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)可以恢復(fù)到最近一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，最大限度地減少損失,。
－清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù),。
－根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要，增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或者更改原數(shù)據(jù)定義等,。
保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的方法
數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命,，因?yàn)殄e(cuò)誤的數(shù)據(jù)沒有任何現(xiàn)實(shí)的意義，反而是系統(tǒng)無法上線或者掉線的導(dǎo)火索,。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是時(shí)時(shí)刻刻要做的事情,。在這方面，經(jīng)驗(yàn)更顯寶貴,，不過我們還是可以探詢出一些成型的方法：
在上線前做數(shù)據(jù)收集時(shí),，要事先做好下發(fā)表格。如果數(shù)據(jù)量較少,，可以用Excel模板做表格,，并鎖定不允許修改的部分，以利于匯總,、排序。如果數(shù)據(jù)量比較大,，最好另編一個(gè)小程序,，以自動(dòng)控制重復(fù)的數(shù)據(jù)，同時(shí)便于同步檢查。
在上線時(shí),，先通過管理措施減少期初數(shù)據(jù)量,，再對(duì)每一條期初數(shù)據(jù)都要力保準(zhǔn)確。要盡早對(duì)賬,，因?yàn)樵酵韺?duì)賬數(shù)據(jù)的差異越大,，越難對(duì)得上。
在上線后,，要從管理上嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進(jìn)行,，不能積壓?jiǎn)螕?jù)一次性補(bǔ)錄。
做好以上幾點(diǎn),，可以控制住數(shù)據(jù)質(zhì)量,。但不管如何努力，數(shù)據(jù)都不大可能百分白的準(zhǔn)確,。我們所談的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是指數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率控制在可以接受的范圍之內(nèi),，并逐步求精。企業(yè)要有一套高效的管理制度保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理數(shù)據(jù)差異,。在ERP實(shí)施期間,，企業(yè)要為數(shù)據(jù)的損失做好“買單”的準(zhǔn)備，有時(shí)重復(fù)工作是不可避免的,，也可能會(huì)因處理賬實(shí)不符而需要財(cái)務(wù)費(fèi)用,。在ERP應(yīng)用期間，短期的對(duì)不上賬,，只要是控制在范圍之內(nèi),，就可以接受，俗話說“一段濁水,、一段清水”,，只要堅(jiān)持嚴(yán)格管理和定期核查，數(shù)據(jù)質(zhì)量很快就會(huì)提高,。
咨詢公司有一套數(shù)據(jù)質(zhì)量的評(píng)估方法,，在系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后做數(shù)據(jù)評(píng)估是提高數(shù)據(jù)質(zhì)量必不可少的工作。實(shí)際上,，不少企業(yè)通過數(shù)據(jù)評(píng)估,，往往能夠發(fā)現(xiàn)以前所忽視的管理上的問題，經(jīng)過幾輪調(diào)整后,，企業(yè)實(shí)施ERP的效益就體現(xiàn)出來了,。
總結(jié)
影響一個(gè)ERP項(xiàng)目的因素有很多，數(shù)據(jù)無疑是其中很重要的一項(xiàng),。當(dāng)我們抓住數(shù)據(jù)這個(gè)根基,，大處著眼，小處著手的時(shí)候，我們距離ERP成功的日子就不會(huì)太遠(yuǎn)
|
