無(wú)論構(gòu)建什么樣的知識(shí)庫(kù)，內(nèi)容總是第一位的,，但肯定不是全部,。正如聯(lián)想ＣＫＯ張后啟先生曾經(jīng)說(shuō)過(guò)的，一個(gè)知識(shí)庫(kù)和一個(gè)垃圾庫(kù)之間只有一步之遙,。這一步往往就取決于知識(shí)庫(kù)內(nèi)容的管理和維護(hù),，維護(hù)得好，知識(shí)庫(kù)就是公司所有員工日常工作的好幫手,；處理不好,，知識(shí)庫(kù)就是一堆沒(méi)有用、甚至是有害的信息垃圾,。
內(nèi)容管理和維護(hù)工作首先要面對(duì)的問(wèn)題就是質(zhì)量控制,，主要包含以下幾部分內(nèi)容：新增內(nèi)容管理、原有內(nèi)容更新和內(nèi)容有效期管理等,。其中的新增內(nèi)容質(zhì)量管理功能市面上的大部分知識(shí)庫(kù)軟件都會(huì)考慮到,，一般都配有相應(yīng)的審批發(fā)布控制流程，我們需要做的是確定合適的質(zhì)量控制人員,，主要是企業(yè)內(nèi)各個(gè)領(lǐng)域的專家能手,，確保輸入知識(shí)庫(kù)內(nèi)容的正確性和有效性。他們應(yīng)該主要負(fù)責(zé)內(nèi)容的審核,，至于文檔格式,、分類等形式方面的內(nèi)容，可以交由專職的知識(shí)庫(kù)管理員去完成。這個(gè)流程應(yīng)該簡(jiǎn)單洗練，在一定的時(shí)間期限內(nèi)完成，盡量為知識(shí)共享者創(chuàng)造方便,，使他們的共享成果能盡快地發(fā)布,。
內(nèi)容更新和有效期管理是一個(gè)容易被忽視的問(wèn)題,，知識(shí)存在時(shí)效性，放入知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容并不是一勞永逸的,，必須根據(jù)公司業(yè)務(wù)產(chǎn)品和市場(chǎng)環(huán)境的變化進(jìn)行及時(shí)更新和歸檔報(bào)廢,，否則知識(shí)庫(kù)內(nèi)存放著的過(guò)時(shí)失效信息不僅影響系統(tǒng)運(yùn)行效率，甚至?xí)o企業(yè)帶來(lái)不必要的損失,，比如新的銷售人員就很有可能使用知識(shí)庫(kù)中過(guò)期的銷售政策給客戶編制合同,。內(nèi)容更新是一個(gè)比較繁瑣的工作，有些軟件提供了版本控制功能,，但是還沒(méi)有一個(gè)軟件能告訴我們什么時(shí)候什么內(nèi)容該進(jìn)行更新了,，這個(gè)工作必須由人來(lái)進(jìn)行。一方面要鼓勵(lì)并要求內(nèi)容的原作者在產(chǎn)生新的知識(shí)或者原有知識(shí)發(fā)生變更后,，主動(dòng)更新知識(shí)庫(kù)內(nèi)的內(nèi)容,；另一方面知識(shí)庫(kù)管理員也要隨時(shí)關(guān)注公司的業(yè)務(wù)產(chǎn)品變動(dòng)，及時(shí)提醒原作者對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更新,。
過(guò)期的知識(shí)也要及時(shí)進(jìn)行歸檔和報(bào)廢處理,，避免成為信息垃圾影響系統(tǒng)運(yùn)行速度。一般情況下,，可以在新增知識(shí)的時(shí)候,，由審核者根據(jù)具體情況確定某些知識(shí)內(nèi)容的有效期，到期后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送過(guò)期提示給原作者,、審核者和知識(shí)庫(kù)管理員,。根據(jù)當(dāng)時(shí)情況，可以重新審訂有效期,，確實(shí)過(guò)期的應(yīng)該歸檔后清理出知識(shí)庫(kù),。這些工作沒(méi)有任何捷徑可言，而且必須及時(shí)處理,，否則日積月累,，本應(yīng)該日常進(jìn)行的整理工作積累到一定程度時(shí)，知識(shí)庫(kù)就要變成垃圾庫(kù),，這時(shí)再想處理就要花費(fèi)超過(guò)日常工作數(shù)倍的時(shí)間和精力了。知識(shí)庫(kù)管理員在這些工作中扮演著非常重要的角色,，這也是我們?cè)谇懊娴奈恼轮刑岬街R(shí)庫(kù)要有專職管理員的重要原因,。
除了質(zhì)量控制，內(nèi)容管理和維護(hù)的另外一項(xiàng)重要工作是維護(hù)知識(shí)鏈接,、知識(shí)樹,、知識(shí)地圖、目錄索引、分類結(jié)構(gòu)等,。所謂知識(shí)鏈接,，就是采用類似超鏈接的方式，將互相關(guān)聯(lián)的一些知識(shí)鏈接在一起,，使原本各自獨(dú)立的知識(shí)關(guān)聯(lián)到一起,，形成由點(diǎn)到線，由線到面的知識(shí)結(jié)構(gòu),。Ｗｉｋｉ（維客）是一個(gè)典型的例子,，我們?cè)诒磉_(dá)特定知識(shí)內(nèi)容的時(shí)候，總會(huì)需要一些背景知識(shí),，而一般又不可能把全部?jī)?nèi)容包含在一篇文章中,，而且有些內(nèi)容可能已經(jīng)在知識(shí)庫(kù)中存在，這樣就可以通過(guò)引用鏈接的方式幫助讀者很容易地找到相關(guān)知識(shí),。我們之所以提及Ｗｉｋｉ,，是因?yàn)榫S客的引用方式幾乎是我們所見過(guò)的最簡(jiǎn)單的方法，只要在相應(yīng)名詞前后加上特定符號(hào)就可以了,。我們期待著不久以后就能夠有這樣的知識(shí)庫(kù)軟件出現(xiàn),，就像本文一樣，如果放在知識(shí)庫(kù)中,，我們只需要在文章后面加上《構(gòu)建知識(shí)庫(kù)》,，就可以幫助讀者鏈接到構(gòu)建知識(shí)庫(kù)的其他系列文章去，關(guān)于知識(shí)鏈接的討論還可以在作者的另外一篇文章《喚醒“沉睡”的知識(shí)》（《軟件工程師》２００３年第４期）中看到,。知識(shí)的鏈接維護(hù)也需要多方面共同進(jìn)行,，首先知識(shí)共享者應(yīng)該事先了解一下知識(shí)庫(kù)中已有的相關(guān)內(nèi)容,，在文章中引用這些內(nèi)容或者建立相關(guān)鏈接,；其次知識(shí)庫(kù)管理員應(yīng)該是對(duì)知識(shí)庫(kù)最熟悉的人,，為相關(guān)內(nèi)容建立鏈接是他的日常工作之一,；第三,，對(duì)于已經(jīng)形成系列或者有近似主題的內(nèi)容,，比如處理不同產(chǎn)品中通訊問(wèn)題的知識(shí)，可以編輯專門的以鏈接為主要內(nèi)容的索引性文章,，使讀者可以通過(guò)這條線找到所有相關(guān)知識(shí),。使用者在使用這樣一個(gè)充分鏈接的知識(shí)庫(kù)來(lái)檢索或搜索知識(shí)的時(shí)候，可能某篇內(nèi)容不是他所要的,，但他卻有可能在這篇文章的鏈接中發(fā)現(xiàn)自己需要的知識(shí)，避免了再次檢索或搜索的麻煩,。談到知識(shí)地圖等的維護(hù)和管理，我們就不得不再?gòu)?qiáng)調(diào)一下前文提到的知識(shí)庫(kù)管理工具的重要性,，有一個(gè)好的工具,，就可以很容易地制作各種地圖和目錄索引，甚至可以做到動(dòng)態(tài)生成和調(diào)整,，而沒(méi)有工具可能就只能靠手工瀏覽整理了,。在內(nèi)容增長(zhǎng)到一定程度的時(shí)候,，其難度和工作量可想而知,。