孤立的數(shù)據(jù)包含的信息量太少,，而過(guò)多的數(shù)據(jù)又難以厘清頭緒,，利用表格的形式將它們記錄下來(lái)并加以整理是一個(gè)不錯(cuò)的方法。Excel支持從多種外部數(shù)據(jù)源導(dǎo)入數(shù)據(jù),，也具備豐富的工作表編輯功能,，幫助用戶(hù)將原始數(shù)據(jù)高效準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換為電子表格。比如,，“記錄單”功能可以用窗體方式協(xié)助用戶(hù)錄入字段較多的表格數(shù)據(jù),，如圖 1-5 所示；利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能,，用戶(hù)還可以設(shè)置允許輸入何種數(shù)據(jù),，如圖 1-6所示。

　圖 1-5 Excel經(jīng)典的“記錄單”輸入模式

　圖 1-6　設(shè)置只允許預(yù)置的選項(xiàng)輸入表格

Excel甚至提供了語(yǔ)音功能,，使用該功能可以一邊輸入數(shù)據(jù)一邊進(jìn)行語(yǔ)音校對(duì),，讓數(shù)據(jù)的錄入與復(fù)核更加高效。

對(duì)于復(fù)雜的表格,，Excel提供了多種視圖模式幫助用戶(hù)專(zhuān)注到重點(diǎn)的地方,，如分級(jí)顯示功能可以幫助用戶(hù)隨心所欲地調(diào)整表格閱讀模式，既能一覽眾山小,，又能明察秋毫,，如圖 1-7 所示。

圖 1-7　分級(jí)顯示功能幫助用戶(hù)全面掌控表格內(nèi)容

如果原始數(shù)據(jù)存在結(jié)構(gòu)性問(wèn)題或其他不規(guī)范的地方,，通常需要先進(jìn)行數(shù)據(jù)整理（清洗）后,，才能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。Excel提供了查找替換,、刪除重復(fù)項(xiàng)等多種數(shù)據(jù)整理功能來(lái)幫助用戶(hù)完成工作,。

從Excel 2016 開(kāi)始，Excel將Power Query從加載項(xiàng)改為內(nèi)置功能,，使得數(shù)據(jù)查詢(xún)和整理工作變得更加簡(jiǎn)單高效,，在Excel 2019 和Excel 2021 中，Power Query的功能進(jìn)一步增強(qiáng),。借助Power Query,，用戶(hù)可以方便地自定義從多種數(shù)據(jù)源中獲取數(shù)據(jù)的方式，單次查詢(xún)的數(shù)據(jù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)Excel工作表的數(shù)據(jù)容量,。圖 1-8 展示了Power Query通過(guò)“逆透視列”功能將表格從二維轉(zhuǎn)為一維的效果,。

圖 1-8 Power Query通過(guò)“逆透視列”功能將表格從二維轉(zhuǎn)為一維

在Excel中，四則運(yùn)算,、開(kāi)方乘冪這樣的計(jì)算只需用簡(jiǎn)單的公式來(lái)完成,，而借助內(nèi)置函數(shù)則可以完成非常復(fù)雜的運(yùn)算。

功能實(shí)用的內(nèi)置函數(shù)是Excel的一大特點(diǎn),，函數(shù)其實(shí)就是預(yù)先定義的,，能夠按一定規(guī)則進(jìn)行計(jì)算的功能模塊。在執(zhí)行復(fù)雜計(jì)算時(shí),，只需要先選擇正確的函數(shù),，然后為其指定參數(shù)，它就能快速返回結(jié)果,。

Excel內(nèi)置了四百多個(gè)函數(shù),，分為多個(gè)類(lèi)別，如圖 1-9 所示,。利用不同的函數(shù)組合,，用戶(hù)幾乎可以完成絕大多數(shù)領(lǐng)域的常規(guī)計(jì)算任務(wù),。圖 1-10 展示了一份計(jì)算等額還款各期利息的試算表格。

圖 1-9　大量的Excel內(nèi)置函數(shù)　

圖 1-10　使用公式計(jì)算貸款各期利息

Excel 2021 新增了XLOOKUP等多個(gè)非常實(shí)用的函數(shù),，特別是增加了LAMBDA和LET這兩個(gè)類(lèi)似程序語(yǔ)言的超級(jí)函數(shù),。而且，Excel 2021 支持動(dòng)態(tài)數(shù)組,，即一個(gè)公式可以返回一組結(jié)果,，這在舊版本中需要多單元格數(shù)組公式才能完成。

要從大量的數(shù)據(jù)中獲取信息,，僅僅依靠計(jì)算是不夠的,，還需要利用某種思路和方法進(jìn)行科學(xué)的分析，數(shù)據(jù)分析也是Excel所擅長(zhǎng)的一項(xiàng)功能,。

排序,、篩選和分類(lèi)匯總是最簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)分析方法，它們能夠合理對(duì)表格中的數(shù)據(jù)做進(jìn)一步的歸類(lèi)與組織,?！氨砀瘛币彩且豁?xiàng)非常實(shí)用的功能，它允許用戶(hù)在一張工作表中創(chuàng)建多個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)列表,，進(jìn)行不同的分類(lèi)和組織,，如圖 1-11 所示。

圖 1-11　借助切片器來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選的“表格”

數(shù)據(jù)透視表是Excel最具特色的數(shù)據(jù)分析功能,，只需幾步操作,，它就能靈活地以多種不同方式展示數(shù)據(jù)的特征，變換出各種類(lèi)型的報(bào)表,，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)背后的信息透視,，如圖 1-12 和圖 1-13 所示。

圖 1-12　快速挖掘數(shù)據(jù)背后信息的數(shù)據(jù)透視表

圖 1-13　使用切片器控制的數(shù)據(jù)透視圖

借助內(nèi)置于Excel中的Power Pivot,，可以為分散的數(shù)據(jù)源創(chuàng)建數(shù)據(jù)模型,，定義數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系，以及創(chuàng)建度量值或KPI,，最終得到以數(shù)據(jù)透視表為交互形式的分析結(jié)果,，如圖 1-14 和圖 1-15 所示。

圖 1-14　在數(shù)據(jù)模型中管理數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系

圖 1-15　包含KPI的業(yè)績(jī)報(bào)告

此外,，Excel還可以進(jìn)行假設(shè)分析,，以及執(zhí)行更多的專(zhuān)業(yè)統(tǒng)計(jì)分析。

所謂一圖勝千言,，一份精美切題的商業(yè)圖表可以讓原本復(fù)雜枯燥的數(shù)據(jù)表格和總結(jié)文字立即變得生動(dòng)起來(lái),。Excel的圖表圖形功能可以幫助用戶(hù)迅速創(chuàng)建各種各樣的商業(yè)圖表，直觀(guān)形象地傳達(dá)信息,，如圖 1-16 所示,。

圖 1-16　精美的商業(yè)圖表能夠直觀(guān)地傳達(dá)信息

協(xié)同工作是 21 世紀(jì)的重要工作理念,，Excel不但可以與Office其他組件無(wú)縫鏈接，而且可以幫助用戶(hù)通過(guò)Intranet與其他用戶(hù)進(jìn)行協(xié)同工作,，方便地交換信息,。

盡管Excel自身的功能已經(jīng)能夠滿(mǎn)足絕大多數(shù)用戶(hù)的需要，但用戶(hù)對(duì)計(jì)算和分析的需求是不斷提高的,。為了應(yīng)對(duì)這樣的情況，Excel內(nèi)置了VBA編程語(yǔ)言,，允許用戶(hù)可以定制Excel的功能,，開(kāi)發(fā)自己的自動(dòng)化解決方案。從只有幾行代碼的小程序,，到功能齊備的專(zhuān)業(yè)管理系統(tǒng),，以Excel作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)所產(chǎn)生的應(yīng)用案例數(shù)不勝數(shù)。本書(shū)第六篇中介紹了這方面的內(nèi)容,，用戶(hù)還可以隨時(shí)到http://club. 去查找使用Excel VBA開(kāi)發(fā)的各種實(shí)例,。

同時(shí)，Excel也支持直接從Office應(yīng)用商店安裝加載項(xiàng),，專(zhuān)業(yè)開(kāi)發(fā)者在Office應(yīng)用商店發(fā)布了數(shù)以千計(jì)的加載項(xiàng)供全球用戶(hù)使用,。

Excel自身沒(méi)有提供高亮當(dāng)前行列的“護(hù)眼”瀏覽模式，但借助“Excel易用寶”這樣的第三方插件的“聚光燈”功能,，可以輕松獲得這種瀏覽模式,，效果如圖 1-17 所示。

圖 1-17　第三方插件“Excel易用寶”的聚光燈效果