常聽到同行或者是物業(yè)前輩說這樣一句話，物業(yè)管理其實(shí)就是痕跡管理,，那么痕跡管理到底包括哪些內(nèi)容呢？所謂痕跡管理可以分為二個(gè)部分：一是做任何事情都要有文字記錄,；二是在現(xiàn)場要留下管理痕跡。

一,、健全各項(xiàng)記錄表格

我們物業(yè)服務(wù)人員整天忙忙碌碌,，要是沒有做好記錄,，日復(fù)一日、年復(fù)一年也不知道我們究竟做了些什么事情,，日常管理記錄表格可以將我們的管理痕跡記錄下來,，這一點(diǎn)我感覺物管王做的不錯(cuò)；另一方面健全各項(xiàng)管理記錄和表格也是為了發(fā)生事故后便于追溯,，找出事故責(zé)任人和防止同樣事故的再次發(fā)生，也是作為規(guī)避責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)的一種自我證明方式,。

常用的必要記錄表格有下面幾種類型：

1、驗(yàn)收記錄
各類設(shè)施設(shè)備交接驗(yàn)收記錄表格,，包括鑰匙的移交清單等。設(shè)備驗(yàn)收時(shí)存在的問題記錄在相應(yīng)的《工程缺陷》表格中,，并經(jīng)施工方和業(yè)主方確認(rèn),，以便整改以后的再驗(yàn)收或者設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)的責(zé)任追究,。

2、運(yùn)行記錄
運(yùn)行記錄可以分為項(xiàng)目的運(yùn)行記錄和設(shè)備的運(yùn)行記錄二部分,。項(xiàng)目運(yùn)行記錄包括如《業(yè)主（或租戶）的入戶登記表》、《業(yè)主（或租戶）用電記錄表》,、《客戶信息受理記錄》,、《現(xiàn)場施工人員登記表》等等除設(shè)備運(yùn)行以外的記錄表,。設(shè)備運(yùn)行記錄包括物業(yè)設(shè)施設(shè)備在運(yùn)行中的正常或異常,，各類表計(jì)的讀數(shù)記錄表格等,。如：《變電所值班運(yùn)行記錄》、《空調(diào)機(jī)房值班運(yùn)行記錄》,、《中央控制室值班運(yùn)行記錄》,、《突發(fā)事件記錄及處理結(jié)果》等,。

3、巡檢記錄
隨著新項(xiàng)目越來越多自動(dòng)化,、智能化設(shè)備的應(yīng)用,，很多的設(shè)施設(shè)備處于自動(dòng)運(yùn)行,、無人值守的狀態(tài)，這就需要我們加強(qiáng)巡檢,，提早發(fā)現(xiàn)故障苗頭,、及時(shí)解決故障問題,。如：《水泵房巡檢記錄》、《消防設(shè)備巡檢記錄》,、《電梯日常巡視記錄表》等等,。

4,、訪客登記
建立訪客登記制度，對進(jìn)入本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的訪客實(shí)施有效的管理和服務(wù),。關(guān)鍵和重要部位都應(yīng)該設(shè)有《來訪人員登記錄》，如：服務(wù)前臺(tái),、配電房、中央控制室等,。

5、工作日志
各個(gè)部門（每個(gè)管理員）都要建立部門（自己）的《工作日志》,，把這一天完成的主要工作,，成績和存在的問題等記錄在案,。把設(shè)備驗(yàn)收記錄、運(yùn)行記錄,、巡檢記錄和訪客登記以外的事件記錄在《工作日志》之中。

6,、設(shè)備臺(tái)賬
各項(xiàng)目通過建立臺(tái)賬，使得設(shè)備的基礎(chǔ)管理、設(shè)備使用,、維護(hù)管理,、設(shè)備的故障管理,、設(shè)備的維修管理、設(shè)備的安全管理等一目了然,，通過我們的管理，以靠近或者實(shí)現(xiàn)建筑物所配套的設(shè)施的70年使用壽命的目標(biāo),。

二、完善現(xiàn)場標(biāo)識標(biāo)牌

我們的現(xiàn)場管理不只是搞好清潔衛(wèi)生就可以了,。曾遇到的一位業(yè)主是這樣說的，在現(xiàn)場不留下管理痕跡,，有沒有物業(yè)公司管理一個(gè)樣，說明你們的物業(yè)管理不到位,，我們要做到讓進(jìn)來本區(qū)域的人一看就知道這里有物業(yè)在進(jìn)行著有效的管理。要做到這一點(diǎn)其實(shí)并不難,，這就需要我們完善現(xiàn)場的各類標(biāo)識標(biāo)牌。

1,、制度上墻
各部門,、各崗位有崗位職責(zé)、各設(shè)備房有管理制度都要做成標(biāo)準(zhǔn)式樣懸掛在辦公室和相應(yīng)的設(shè)備房內(nèi),。

2,、設(shè)備編號
給設(shè)備編號并且制成銘牌貼在設(shè)備上,。如：1AL1-4照明配電箱,、高區(qū)1#水泵,、3#噴淋泵等等,，讓使用者一目了然,。

3、水管流向
生活水,、消防水、空調(diào)水主要管路的流向用;表明水的流向,。

4、運(yùn)行狀態(tài)標(biāo)識
運(yùn)行和檢修的設(shè)備都要掛上相應(yīng)的運(yùn)行狀態(tài)標(biāo)識,，如：開、關(guān),、常開、常閉;自動(dòng);禁止合閘,，有人作業(yè);等等。

5,、設(shè)備管理和衛(wèi)生包干都有責(zé)任人
設(shè)備上和衛(wèi)生包干區(qū)域的責(zé)任人上墻（或貼在設(shè)備上），并且要落實(shí)檢查制度,。

6、區(qū)域設(shè)置警戒線
危險(xiǎn)地帶用黃黑相間的斑馬線或者隔離欄設(shè)置為警戒線,，無關(guān)人員不得進(jìn)入警戒線內(nèi)。如變壓器室,、高低壓配電柜等。

7,、進(jìn)入現(xiàn)場施工人員應(yīng)佩戴施工證
進(jìn)入我們管理區(qū)域的現(xiàn)場的施工人員都應(yīng)該知道本區(qū)域施工的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)，簽訂施工協(xié)議，合法施工證,，并要求佩戴接收檢查,。

8,、標(biāo)識和提示語
開關(guān)、調(diào)節(jié)器等給予標(biāo)識或者提示,。如：配電室請隨手關(guān)燈等等。

9,、臨時(shí)維修指示牌
在設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維保或者維修過程中,，在設(shè)備醒目處設(shè)置維保工作進(jìn)行中,、維修中;等指示牌，提示用戶本機(jī)暫停使用并注意安全,。