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尊敬的嘉洲花園洋房全體業(yè)主： 無錫市嘉洲花園洋房第四屆業(yè)主委員會(huì)自2022年1月7日成立以來,，在街道、社區(qū)的指導(dǎo),、幫助下,，在各位業(yè)主的熱心、全力支持下,，業(yè)委會(huì)成員認(rèn)真履行業(yè)主大會(huì)賦予的職責(zé),，嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)主大會(huì)決議，業(yè)主委員會(huì)工作規(guī)范,、有序,。隨著新物業(yè)的入駐，萬象更新,，同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了業(yè)主委員會(huì)在運(yùn)行中存在的不足,。為了更好地履行全體業(yè)主賦予的職責(zé)，更加合法、規(guī)范地開展業(yè)委會(huì)工作,，監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)更好地服務(wù)于小區(qū),，業(yè)委會(huì)對成立以來的工作進(jìn)行了認(rèn)真的疏理、分析,，討論決定對業(yè)委會(huì)工作制度進(jìn)行修訂,，對業(yè)委會(huì)成員的職責(zé)和分工進(jìn)行部分調(diào)整，具體內(nèi)容詳見附件1：嘉洲花園洋房業(yè)主委員會(huì)職責(zé)及規(guī)章制度,；附件2：嘉洲花園洋房業(yè)委會(huì)成員職責(zé)及分工,。嘉洲花園洋房第四屆業(yè)委委員會(huì) 2022年12月1日 附件1 嘉洲花園洋房 業(yè)主委員會(huì)職責(zé)及規(guī)章制度 一,、業(yè)主委員會(huì)職責(zé) 1,、執(zhí)行業(yè)主（代表）大會(huì)的決定和決議。2,、召集業(yè)主（代表）大會(huì)會(huì)議,，報(bào)告物業(yè)管理實(shí)施情況。3,、及時(shí)了解業(yè)主,、 物業(yè)使用人的意見和建議，監(jiān)督和協(xié)助物業(yè)服務(wù)企業(yè)工作,，努力提高小區(qū)物業(yè)管理水平,。4、監(jiān)督管理各項(xiàng)規(guī)約的實(shí)施,。5,、配合物業(yè)服務(wù)、街道及社區(qū)居委會(huì),，調(diào)解業(yè)主之間因物業(yè)使用,、維護(hù)和管理產(chǎn)生的糾紛。6,、審議物業(yè)管理服務(wù)企業(yè)服務(wù)委托合同,、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)業(yè)主大會(huì)決定,；7,、協(xié)助物業(yè)工作，督促業(yè)主或承租戶交納物業(yè)服務(wù)費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用,。8,、嚴(yán)格按照業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則授權(quán)金額規(guī)定使用經(jīng)費(fèi),，組織專項(xiàng)維修資金的籌集,，監(jiān)督專項(xiàng)基金的使用。9,、監(jiān)督物業(yè)管理服務(wù)企業(yè)和其它企業(yè)或個(gè)人在小區(qū)內(nèi)進(jìn)行物業(yè)管理服務(wù)以外的經(jīng)營活動(dòng),；10,、業(yè)主（代表）大會(huì)賦予的其他職責(zé)。二,、業(yè)主委員會(huì)成員守則 4,、團(tuán)結(jié)合作，謙虛謹(jǐn)慎,，與街道,、社區(qū)居委會(huì)及相關(guān)部門攜手共創(chuàng)文明和諧、幸福優(yōu)美的小區(qū),。5,、熱忱為業(yè)主服務(wù)，認(rèn)真對待業(yè)主的意見,、建議和改進(jìn)措施,，及時(shí)向相關(guān)部門進(jìn)行通報(bào)。6,、維護(hù)業(yè)主合法權(quán)益,，監(jiān)督和協(xié)助物業(yè)服務(wù)工作。7,、加強(qiáng)學(xué)習(xí),，提高自身素養(yǎng)，不斷增強(qiáng)為業(yè)主服務(wù)的能力,。三,、印章管理制度 （一）為規(guī)范本小區(qū)業(yè)委會(huì)公章使用管理，防止錯(cuò)用,、濫用,、盜用，特制定本制度。 （二）業(yè)委會(huì)公章使用必須按本制度嚴(yán)格管理,，嚴(yán)禁違章使用,。 （三）印章的保管： 1、印章（包括業(yè)主大會(huì)公章,、業(yè)主委員會(huì)公章,、財(cái)務(wù)專用章等）分別由業(yè)主委員會(huì)不同委員妥善保管，確保印章安全,。2,、印章保管人和保管方式由業(yè)主委員會(huì)集體討論決定，印章如不慎遺失,，保管人員應(yīng)及時(shí)向業(yè)主委員會(huì)報(bào)告,，到主管部門按照規(guī)定程序重新刻制。印章管理人員如有變動(dòng),，應(yīng)及時(shí)上繳印章,，由業(yè)主委員會(huì)重新確定印章管理人員。3,、所有用印必須經(jīng)業(yè)主委員會(huì)過半數(shù)委員同意方可使用, 凡未經(jīng)半數(shù)以上委員批準(zhǔn),，一律不能使用印章。印章使用人必須做好用印登記手續(xù),，并留存文件原件副本存檔,，以便備查，絕對禁止在空白紙上加蓋公章,。（四）印章的使用程序 1,、所有印章的使用都要事先認(rèn)真填寫《公章使用登記表》，并經(jīng)業(yè)主委員會(huì)過半數(shù)委員在《公章使用登記表》上簽字同意方可使用,。2,、緊急情況必須使用公章時(shí)，使用人需與業(yè)委會(huì)過半數(shù)委員聯(lián)系,，向其說明情況,，得到多數(shù)委員的口頭同意后方可使用，但事后公章使用人必須在一周內(nèi)完成《公章使用登記表》的補(bǔ)簽工作,，同意使用公章的其他委員必須親自核實(shí)情況,，確認(rèn)屬實(shí)后方可進(jìn)行補(bǔ)簽，如有不實(shí)有權(quán)拒簽并追究有關(guān)人員的責(zé)任,。3,、每次公章使用都要有記錄，要記錄申請使用人姓名、用途、蓋章人姓名。4,、業(yè)主委員會(huì)公章保管人員應(yīng)該對所有蓋章文件進(jìn)行編號存檔,，隨時(shí)供業(yè)主查核,。（五）印章的使用范圍 1,、印章使用必須在《嘉洲花園洋房管理規(guī)約》,、《嘉洲花園洋房業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》等規(guī)定的使用范圍使用；2,、有關(guān)選聘和解聘物業(yè)管理企業(yè)方案與合同,、專項(xiàng)維修資金使用和籌集方案以及業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)通過的向全體業(yè)主公示的決議,、決定,、公告、協(xié)議,、規(guī)章制度等,；3、對外同政府相關(guān)部門,、物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)行咨詢,、協(xié)商往來的函件等。（六）業(yè)主委員會(huì)主任,、副主任應(yīng)該每月核對印章使用登記本登記情況,，確保印章使用登記本與印章實(shí)際使用情況相符。 （七）凡違反規(guī)定使用公章,，造成經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響的,，交市、區(qū)主管部門查處,，由責(zé)任人承擔(dān)法律責(zé)任,。情節(jié)嚴(yán)重者，提請業(yè)主大會(huì)取消業(yè)委會(huì)成員資格,；如已經(jīng)給業(yè)委會(huì),、業(yè)主大會(huì)造成損失的必須全額賠償，并將通過法律途徑追究相關(guān)人員責(zé)任,。 （八）本規(guī)定由業(yè)主委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋,，接受業(yè)主監(jiān)督。 四,、財(cái)務(wù)制度 1,、為規(guī)范業(yè)主委員會(huì)財(cái)務(wù)收支管理，合理使用業(yè)主委員會(huì)的活動(dòng),、服務(wù)經(jīng)費(fèi),，特制定本制度,。2、依照國家有關(guān)法律,、法規(guī)和會(huì)計(jì),、財(cái)務(wù)制度為準(zhǔn)則，堅(jiān)持勤儉辦事的方針,，依法對物業(yè)服務(wù),、小區(qū)發(fā)展、設(shè)施,、環(huán)境,、維護(hù)等費(fèi)用進(jìn)行財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督，維護(hù)業(yè)主權(quán)益,。堅(jiān)決執(zhí)行財(cái)務(wù)規(guī)章制度,，錢、物,、賬,、批分別由四人分管。3,、依法多渠道籌集資金,，合理編制小區(qū)公共收益使用財(cái)務(wù)預(yù)算，并對預(yù)算實(shí)施過程進(jìn)行有效控制和管理,。4,、合理配置小區(qū)資源，節(jié)約開支,，提高資金使用效益,，加強(qiáng)對小區(qū)公共收益等資產(chǎn)管理，防止業(yè)主共有資產(chǎn)流失,。5,、業(yè)主委員會(huì)財(cái)務(wù)收入主要為經(jīng)業(yè)主（代表）大會(huì)同意的合法收入。財(cái)務(wù)支出包括“業(yè)主（代表）大會(huì)及業(yè)主委員會(huì)會(huì)務(wù)費(fèi)用”,、“業(yè)主委員會(huì)日常辦公費(fèi)用”,，或經(jīng)業(yè)主（代表）大會(huì)同意的其他支出。6,、業(yè)主委員會(huì)的所有收支,，必須建立賬目，并由一名委員擔(dān)任出納,，負(fù)責(zé)各項(xiàng)現(xiàn)金收支的保管與登記,；一名委員擔(dān)任會(huì)計(jì)，負(fù)責(zé)編制憑證,，登記賬簿,，編制財(cái)務(wù)報(bào)表,。7、除業(yè)委會(huì)每月必要的固定支出外,，業(yè)主委員會(huì)發(fā)生的其它支出,，必須經(jīng)過經(jīng)業(yè)委會(huì)過半數(shù)以上委員同意。具體權(quán)限按照嘉洲花園洋房業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則執(zhí)行,。8,、業(yè)委會(huì)需購置必要的用品、設(shè)備或設(shè)施,，由主任列出詳細(xì)的項(xiàng)目,、清單,、總金額及用途,，交業(yè)委會(huì)會(huì)議審議其必要性及合理性，超半數(shù)通過后方可購買,。物品采購或制作完畢后,，由業(yè)委會(huì)委派的專人（非經(jīng)辦人）簽收，手續(xù)完備后方可審批報(bào)賬,。對于項(xiàng)目不清,，用款不當(dāng)?shù)模黾{或會(huì)計(jì)有權(quán)不予報(bào)銷,，并提交會(huì)議進(jìn)行權(quán)衡審議,。9、經(jīng)辦人報(bào)銷時(shí),，報(bào)銷流程為經(jīng)辦人持原始票據(jù)→經(jīng)辦人簽字→出納審核→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→分管財(cái)務(wù)的付主任簽字→主任簽字,，出納查看手續(xù)符合要求后予以報(bào)銷。10,、外來原始憑據(jù),，內(nèi)容填寫不全，大小寫金額不符,，未經(jīng)審批簽字的一律不能作為報(bào)銷憑據(jù),。11、現(xiàn)金由業(yè)委會(huì)委派的專人保管,，大額現(xiàn)金必須存入業(yè)主委員會(huì)指定銀行,。12、更換現(xiàn)金保管人或會(huì)計(jì),，要在業(yè)主委員會(huì)的監(jiān)督下進(jìn)行交接,，雙方必須簽字確認(rèn)。13,、業(yè)主委員會(huì)必須在小區(qū)明顯部位和業(yè)主總?cè)褐?，每半年向業(yè)主公布一次財(cái)務(wù)收支情況,，并接受業(yè)主質(zhì)詢和監(jiān)督。14,、年終結(jié)算一次,，財(cái)務(wù)賬冊存檔。15,、堅(jiān)決執(zhí)行財(cái)務(wù)規(guī)章制度,，公章、存折,、密碼,、審批，分開管理,。16,、必須賬目清晰，記錄詳細(xì),，杜絕挪用,。17、違反上述規(guī)定屬個(gè)人行為的,，依法追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任或法律責(zé)任,。五、接待制度 1,、業(yè)委會(huì)應(yīng)按照國家法律,、法規(guī)、規(guī)范性文件和本小區(qū)《業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》,、《管理規(guī)約》及時(shí)對業(yè)主意見,、建議、投訴作出答復(fù)或處理,；除可以當(dāng)場答復(fù)的以外,，一般情況下在十五個(gè)工作日內(nèi)予以答復(fù)，逾期仍無法答復(fù)的應(yīng)做好解釋工作,。2,、每周定期（周六上午9：00-11：00）由業(yè)主委員會(huì)成員分別進(jìn)行來訪接待和來信處理。業(yè)委會(huì)接待電話為： ,。3,、負(fù)責(zé)接待的人員，對來訪者必須熱情,、耐心,、誠懇，認(rèn)真聽取來訪者的訴求,，并做好詳細(xì)記錄,，并由來訪業(yè)主簽字,。電話、網(wǎng)絡(luò)反映的問題,，詳細(xì)記錄內(nèi)容,，根據(jù)實(shí)際情況協(xié)助解決。4,、對于不屬于業(yè)主大會(huì),、業(yè)委會(huì)職責(zé)范圍內(nèi)的問題，應(yīng)向投訴人做好解釋工作,。對于業(yè)主提出的可行性意見或建議,，以書面形式向有關(guān)部門進(jìn)行匯報(bào)。六,、會(huì)議和學(xué)習(xí)制度 1,、業(yè)主大會(huì)，根據(jù)《嘉洲花園洋房業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》,，每年召開一次,，做出業(yè)主大會(huì)決議,。2,、業(yè)主委員會(huì)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議每月召開一次,，一般定在每月十五號,，有特殊情況另作時(shí)間安排。根據(jù)工作需要,，在下列情況下,，應(yīng)當(dāng)召開業(yè)主委員會(huì)臨時(shí)會(huì)議：a、業(yè)主委員會(huì)主任或者副主任認(rèn)為必要,，書面要求召開,； b、三分之一以上業(yè)主委員會(huì)委員書面要求召開的,； 上述情況會(huì)議召集人必須在會(huì)議前一日將會(huì)議內(nèi)容通知每位委員,。 3、為更科學(xué)合理的提供服務(wù),，可根據(jù)具體情況不定期的召開業(yè)主代表座談會(huì)或通知規(guī)定時(shí)間在微信群中討論,，征求業(yè)主的意見或建議。4,、物業(yè)服務(wù)質(zhì)量評定會(huì)議每月召開一次,，邀請物業(yè)服務(wù)企業(yè)負(fù)責(zé)人參加，對物業(yè)服務(wù)質(zhì)量提出評定,。需要物業(yè)解決的緊急事項(xiàng)隨時(shí)召開,。5,、做好會(huì)議書面記錄，并由全體出席會(huì)議的委員簽字,。6,、必要時(shí)可組織臨時(shí)學(xué)習(xí)或外出學(xué)習(xí)。7,、參加物業(yè),、社區(qū)等召開的其他會(huì)議和學(xué)習(xí)。七,、檔案管理制度 1,、檔案由專人管理，檔案管理人員要忠于職守,，自覺遵守檔案制度,。2、檔案管理人員應(yīng)做好檔案收集,、整理,、歸檔等工作。3,、按照“檔案保管期限”和“檔案監(jiān)管,、銷毀制度”保管好檔案。4,、檔案管理人員應(yīng)做好借閱,、登記手續(xù)，對于借閱時(shí)間較長的檔案,，及時(shí)催要,，使用者查閱保密檔案，必須經(jīng)業(yè)委會(huì)開會(huì)同意后方可查閱,。5,、檔案庫房必須有防盜、防火,、防潮,、防鼠等措施，庫房內(nèi)的檔案應(yīng)排列有序,，按照保管期限或類別,，項(xiàng)目進(jìn)行保管。附件2 嘉洲花園洋房 業(yè)委會(huì)成員職責(zé)及分工 一,、主任職責(zé)： 1,、全面負(fù)責(zé)、主持業(yè)委會(huì)日常工作； 2,、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū),、業(yè)委會(huì)事務(wù)，對本小區(qū)發(fā)生重大或緊急事故負(fù)責(zé)及時(shí)協(xié)調(diào)處理,； 3,、協(xié)調(diào)支持各業(yè)委會(huì)成員的工作能順利完成，召集業(yè)委會(huì)會(huì)議,； 4,、主任簽字生效的文件接受業(yè)委會(huì)的監(jiān)督，必須得到超過半數(shù)委員通過方可生效,； 5,、監(jiān)督業(yè)委會(huì)財(cái)務(wù)執(zhí)行狀況以及公共收益的支配。二,、副主任職責(zé)： 1,、主任缺席時(shí)代理行使主任職務(wù)（特別事項(xiàng)，主任書面委托除外）,；三,、安保協(xié)調(diào)組職責(zé)： 1、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對本小區(qū)及其周圍之安全維護(hù)事項(xiàng),； 2、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對本小區(qū)人,、車管制,、公共秩序維持； 3,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對本小區(qū)防火,、防災(zāi)、防盜措施落實(shí)情況,； 4,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)安全防護(hù)宣傳； 5,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對本小區(qū)所有管理規(guī)章,、裝修管理以及其他事務(wù)；6、監(jiān)督電梯的安全運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)工作,；7,、其它可能危害業(yè)主生命財(cái)產(chǎn)及公共利益事件防治與處理； 8,、調(diào)解小區(qū)業(yè)主間之公共權(quán)益的爭執(zhí),； 9、協(xié)助調(diào)解小區(qū)對外之公共權(quán)益爭執(zhí),； 10,、調(diào)解業(yè)主、使用人與物業(yè)服務(wù)企業(yè)之爭執(zhí),； 11,、其他協(xié)調(diào)小區(qū)爭議的問題。四,、法務(wù)及設(shè)備維修維保組職責(zé)： 1,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)定期公布財(cái)務(wù)報(bào)告； 2,、征集業(yè)主建議和群眾反映的問題,，提交業(yè)委會(huì)討論解決； 3,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對小區(qū)公共設(shè)施的保養(yǎng),、維護(hù)、修繕狀況,； 4,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對小區(qū)各項(xiàng)機(jī)電、給排水,、消防,、防盜設(shè)備的采購、驗(yàn)收,、保養(yǎng),、維修等；5,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對小區(qū)用戶專有水,、電、煤,、排污,、安全設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)；6,、監(jiān)督小區(qū)其它共享專用部分設(shè)備的管理,、保養(yǎng)、維修或協(xié)助工作； 7,、負(fù)責(zé)起草小區(qū)對內(nèi),、對外文書，提交業(yè)委會(huì)會(huì)議討論并發(fā)布,；8,、負(fù)責(zé)小區(qū)涉法及其他維修維保問題的協(xié)調(diào)處理。五,、綠化衛(wèi)生組職責(zé)： 1,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對本小區(qū)共享、共有部分,、公共設(shè)施及社區(qū)周圍之清潔,、保養(yǎng)；2,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對本小區(qū)垃圾處理與資源回收之作業(yè)規(guī)劃,； 3、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對本小區(qū)景觀維護(hù)與綠化工作,； 4,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對本小區(qū)其它環(huán)境污染防治工作。六,、總務(wù)文體宣傳組職責(zé)： 1,、業(yè)委會(huì)內(nèi)部會(huì)議記錄整理以及管理規(guī)章制度的歸類； 2,、公共物業(yè)文檔資料移交和保管有關(guān)事宜,； 3、印章的管理,，按照印章使用管理制度的規(guī)定使用印章,； 4、負(fù)責(zé)業(yè)委會(huì)文書及未列入委員職掌范圍以外之一切事務(wù),；5,、負(fù)責(zé)宣傳和網(wǎng)上輿情收集解答；6,、業(yè)委會(huì)辦公用品、消耗物品等內(nèi)務(wù)用品的采購相關(guān)事宜,； 7,、業(yè)主反映問題及時(shí)備案、整理,、回復(fù),； 8、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)對本小區(qū)宣傳、娛樂,、休閑設(shè)施之管理與維護(hù),； 9、小區(qū)文體活動(dòng)的召集,、組織以及其他有益社區(qū)活動(dòng)的開展,； 10、推動(dòng)業(yè)主各項(xiàng)聯(lián)誼活動(dòng)以及家庭活動(dòng),。七,、財(cái)務(wù)管理組職責(zé)： 1、負(fù)責(zé)業(yè)委會(huì)每月辦公費(fèi)用收支明細(xì),，審查業(yè)委會(huì)年度收支預(yù)算,； 2、定期審查物業(yè)服務(wù)企業(yè)本社區(qū)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,、收支預(yù)算,，決算報(bào)告；3,、監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理費(fèi)收支規(guī)劃,、公共收益的支配狀況； 4,、審查業(yè)委會(huì)代為管理的公共收益收支規(guī)劃,、開支明細(xì)； 5,、負(fù)責(zé)業(yè)委會(huì)賬目保管與公布,。
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