01識(shí)別組織協(xié)調(diào)的對(duì)象

組織協(xié)調(diào)包括項(xiàng)目組內(nèi)部人員之間的協(xié)調(diào)、與用戶方之間的協(xié)調(diào),，還包括與相關(guān)的政府部門(mén),、社會(huì)團(tuán)體、咨詢單位,、科學(xué)研究,、工程毗鄰單位之間的協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的問(wèn)題集中在與它們的結(jié)合部位上,，在這些結(jié)合部位上做好調(diào)和,、聯(lián)合和連結(jié)的工作，使項(xiàng)目相關(guān)各方在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的總目標(biāo)上做到步調(diào)一致,，達(dá)到協(xié)調(diào)運(yùn)行,。

做好組織協(xié)調(diào)工作，首要的任務(wù)是正確識(shí)別并分析項(xiàng)目相關(guān)各方,，并理清各方的組織關(guān)系和層次關(guān)系,。

02組織協(xié)調(diào)工作的原則

項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)工作包括人際關(guān)系的協(xié)調(diào)、組織關(guān)系的協(xié)調(diào),、供求關(guān)系的協(xié)調(diào),、配合關(guān)系的協(xié)調(diào)、約束關(guān)系的協(xié)調(diào),。各種關(guān)系的協(xié)調(diào)均應(yīng)遵循如下原則：

• 守法是組織與協(xié)調(diào)工作的第一原則：必須在國(guó)家有關(guān)的法律,、法規(guī)的許可范圍內(nèi)去協(xié)調(diào)和工作。

• 組織協(xié)調(diào)要維護(hù)公正原則：做好組織與協(xié)調(diào)工作,，就必須按照合同的規(guī)定,，維護(hù)合同雙方的利益。

• 協(xié)調(diào)與控制目標(biāo)一致的原則：在工程建設(shè)中,，協(xié)調(diào)與控制的目標(biāo)是一致的,，不能脫離建設(shè)目標(biāo)去協(xié)調(diào)，同時(shí)要把工程的質(zhì)量,、進(jìn)度,、投資目標(biāo)統(tǒng)一考慮，不能強(qiáng)調(diào)某一目標(biāo)而忽視其他目標(biāo),。

• 按需而變－組織的動(dòng)態(tài)調(diào)整：在項(xiàng)目生命周期中,，不同階段對(duì)資源的需求是不同的，相應(yīng)的,，我們也應(yīng)采取動(dòng)態(tài)的組織協(xié)調(diào)策略,。

03項(xiàng)目經(jīng)理溝通能力

作為溝通的一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理要面對(duì)用戶方,、主管部門(mén),、公司內(nèi)部其他部門(mén)等多個(gè)相關(guān)組織,，優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理必須具備良好的溝通技能才能理順并協(xié)調(diào)好各方的關(guān)系和利益。

我方從項(xiàng)目啟動(dòng)就開(kāi)始制定溝通計(jì)劃,、建立例會(huì)制度,、文件簽收制度，目的都是為了提高組織協(xié)調(diào)工作的效率,。但溝通是雙向和多向的,，如果其中有一方不能很好地進(jìn)行配合，計(jì)劃和制度將成為一紙空文,。

我公司對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理有嚴(yán)格的管理與考核制度，我方為本項(xiàng)目配備的項(xiàng)目經(jīng)理,，具有多年工作經(jīng)驗(yàn),，可按以下要求完成項(xiàng)目管理工作：

• 有良好的溝通與協(xié)調(diào)能力,。

• 有豐富的同類項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),。

• 有較強(qiáng)的執(zhí)行力,。

• 對(duì)用戶方的要求指令能給予及時(shí)有效的響應(yīng),。

• 周報(bào)、月報(bào)等管理類文檔能及時(shí)提交且質(zhì)量高,。

• 能進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)決策，能成為溝通的一個(gè)核心,。

• 現(xiàn)場(chǎng)指揮，溝通協(xié)調(diào)各方資源，組織好項(xiàng)目的進(jìn)度控制,、質(zhì)量控制、成本控制,，做好安全管理,、文檔管理,。

• 向用戶與公司及時(shí)匯報(bào)各項(xiàng)工作,。

04建立溝通體系

公司采取的是強(qiáng)矩陣的組織結(jié)構(gòu),，項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制,。

在項(xiàng)目?jī)?nèi)部,，我們采取的是全通道式的溝通網(wǎng)絡(luò),。不論從哪個(gè)節(jié)點(diǎn)獲取的外部信息都可以在整個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部得到快速有效的傳遞,，每個(gè)工程師都能掌握全面的信息，提高現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)質(zhì)量和決策的準(zhǔn)確性,。

當(dāng)外部需求超出項(xiàng)目組自身的服務(wù)能力水平時(shí),，項(xiàng)目經(jīng)理將及時(shí)將信息反饋給公司，以獲取公司專家?guī)斓闹С帧?/span>

項(xiàng)目?jī)?nèi)部常用的溝通方法包括：每天的例會(huì),、電話溝通,、Email,、微信、手機(jī)短信、公司釘釘,、現(xiàn)場(chǎng)短會(huì)等多種形式,，強(qiáng)調(diào)溝通的實(shí)時(shí)性和高效性。

在公司內(nèi)部，我們還安排了大量的內(nèi)部培訓(xùn)，提高工程師的各項(xiàng)組織協(xié)調(diào)能力,，如會(huì)議主持,、演講,、應(yīng)對(duì)客戶投訴的能力和技巧等,。

05組織協(xié)調(diào)工作內(nèi)容

項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)應(yīng)本著誠(chéng)信,、科學(xué)的原則,，按照合同的規(guī)定,，維護(hù)各方的利益。

組織協(xié)調(diào)工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程,，包括了對(duì)工程進(jìn)度控制,、工程質(zhì)量控制、工程造價(jià)控制以及合同管理,、信息管理等方面的組織協(xié)調(diào)工作,。

組織協(xié)調(diào)工作涉及項(xiàng)目建設(shè)的各方，甚至項(xiàng)目建設(shè)各方之外的其他方,。

• 本項(xiàng)目可能會(huì)出現(xiàn)的組織協(xié)調(diào)方面的問(wèn)題

項(xiàng)目實(shí)施中現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境的協(xié)調(diào)：場(chǎng)地環(huán)境準(zhǔn)備,、工作面準(zhǔn)備、工程實(shí)施所需水電供應(yīng),、照明條件等準(zhǔn)備工作不充分,，可能會(huì)出現(xiàn)影響工程開(kāi)展的情況；

大樓正在裝修施工過(guò)程中,，不同專業(yè),、不同施工單位之間的工序交接、工作面配合等方面的沖突

入駐單位配合協(xié)調(diào)過(guò)程中,，可能出現(xiàn)入駐單位需要使用的設(shè)備,、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)需求不明確、缺少專業(yè)技術(shù)人員對(duì)接方面的問(wèn)題,；

項(xiàng)目實(shí)施中,，有很多具體的技術(shù)性決策內(nèi)容,，可能出現(xiàn)建設(shè)單位因缺少專業(yè)技術(shù)人員，造成技術(shù)問(wèn)題難以迅速落實(shí)或考慮不周到,，對(duì)實(shí)施進(jìn)度,、實(shí)施效果影響較大。

• 本項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)方面的重點(diǎn)工作內(nèi)容

現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施條件的協(xié)調(diào)：以我司主動(dòng)協(xié)調(diào)配合為主,，不等不靠,，積極主動(dòng)促進(jìn)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境的準(zhǔn)備

本項(xiàng)目實(shí)施工作與其他施工單位、其它專業(yè)施工的協(xié)調(diào)：本著積極主動(dòng),、大局為重的基本原則,，在各個(gè)專業(yè)工序交接、工作面交接等協(xié)調(diào)工作中充分溝通,、相互尊重,、相互理解，不過(guò)于計(jì)較細(xì)節(jié)得失,，形成多單位,、多專業(yè)之間的良好配合與協(xié)調(diào)。

與入駐單位的協(xié)調(diào)：做好統(tǒng)籌規(guī)劃,，充分尊重,、理解入駐單位的需求，充分溝通,、深入交流,，保障好入駐單位的搬遷進(jìn)駐與業(yè)務(wù)開(kāi)展；

與建設(shè)單位的協(xié)調(diào)：充分發(fā)揮我司在本項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn),，做好各種預(yù)案,，對(duì)各種需要現(xiàn)場(chǎng)決策的問(wèn)題主動(dòng)提出符合實(shí)際的解決方案并與相關(guān)科室進(jìn)行充分交流

• 本項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)方面的針對(duì)性措施

項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)在中標(biāo)后第一時(shí)間進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行施工準(zhǔn)備，了解現(xiàn)場(chǎng)施工環(huán)境,，主動(dòng)聯(lián)系,、主動(dòng)作業(yè),，快速完成現(xiàn)場(chǎng)施工條件的準(zhǔn)備工作,。

項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)主動(dòng)與各個(gè)施工單位、各個(gè)施工專業(yè)建立聯(lián)系,，提前了解各單位各專業(yè)的工作內(nèi)容,、工序安排、作業(yè)面安排,，充分交流溝通,，提前協(xié)調(diào)好各工序與作業(yè)面的交接時(shí)間、交接標(biāo)準(zhǔn),，做好實(shí)施工作計(jì)劃,，按時(shí)移交作業(yè)面；施工作業(yè)中注意對(duì)其它工序的成品/半成品保護(hù)，與各個(gè)施工單位及施工專業(yè)形成規(guī)范有序,、順暢默契的工作配合,。

實(shí)施團(tuán)隊(duì)組建專門(mén)的外聯(lián)小組，配合客戶相關(guān)人員提前與各個(gè)入駐單位進(jìn)行深入交流,，落實(shí)協(xié)調(diào)配合事宜,，形成合理周密的入駐搬遷方案，及時(shí)完成相關(guān)配合事宜,，保障入駐單位的業(yè)務(wù)開(kāi)展,。

實(shí)施團(tuán)隊(duì)與建設(shè)單位人員、其他相關(guān)單位人員組建項(xiàng)目指揮部,，統(tǒng)籌項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)內(nèi),、外部各種事宜；充分發(fā)揮我司在類似項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn),，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)的各種技術(shù)性問(wèn)題提出合理的建議方案,，對(duì)可能出現(xiàn)的各種情況做好預(yù)案，做好建設(shè)方的技術(shù)顧問(wèn),。

與建設(shè)單位,、相關(guān)單位形成每日例會(huì)制度，及時(shí),、充分溝通協(xié)調(diào),，及時(shí)對(duì)各種工作內(nèi)容進(jìn)行任務(wù)分配、檢點(diǎn),、糾偏措施,，保障進(jìn)度和質(zhì)量。

• 與用戶單位之間的組織協(xié)調(diào)

為使系統(tǒng)具有完整的集成性,，并確保各個(gè)系統(tǒng)在將來(lái)可以隨著業(yè)務(wù)的變化和發(fā)展而具有可伸縮性,，系統(tǒng)需求分析、系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)都將成為項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵,。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中有大量的各個(gè)職能部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作,。我們將憑借曾經(jīng)參與過(guò)大型項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，協(xié)助用戶單位做好相關(guān)各業(yè)務(wù)之間的組織協(xié)調(diào)工作,。

• 項(xiàng)目?jī)?nèi)部的組織協(xié)調(diào)

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)充分地了解項(xiàng)目組內(nèi)每一名工程師的性格,、能力、經(jīng)歷,、工作特點(diǎn)等并量才使用,，在工作安排上要職責(zé)分明，對(duì)其在工作中取得的成績(jī)要予以肯定,，對(duì)其工作中的差錯(cuò)要實(shí)事求是地調(diào)查了解,，予以指出并幫助其改正,。項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)做好項(xiàng)目組內(nèi)部各層次之間、各專業(yè)之間的組織協(xié)調(diào)工作使項(xiàng)目工作和諧,、有序,、高效地進(jìn)行。

06組織協(xié)調(diào)的方法

公司進(jìn)行組織協(xié)調(diào)的手段包括組織會(huì)議,、工程通知,、溝通計(jì)劃以及其它的一些非正式溝通方式。只有進(jìn)行有效的組織溝通,，項(xiàng)目系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng),、各專業(yè)、各項(xiàng)資源以及時(shí)間等方面才能實(shí)現(xiàn)有機(jī)的配合,，使工程項(xiàng)目成為一體化運(yùn)行的整體,。

• 編制溝通計(jì)劃

對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，要科學(xué)地組織,、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程,，就必須進(jìn)行有效的信息溝通。溝通對(duì)項(xiàng)目的影響往往是潛移默化的,，所以,，在成功的項(xiàng)目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用，在失敗項(xiàng)目的痛苦反思中,，卻最能看出溝通不暢的危害,。

溝通不僅僅是決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)、組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)和手段,，在復(fù)雜的集成項(xiàng)目中,，溝通更發(fā)揮著重要的作用。我們知道,，項(xiàng)目的成功除工程建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)外,，符合用戶的需求同樣重要，往往在用戶的心里,，方便好用,、安全可靠是項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)，而這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于各子系統(tǒng)很難確切地,、完整地表達(dá)出來(lái),。因此，實(shí)施過(guò)程中必須通過(guò)和用戶的有效溝通互動(dòng)來(lái)解決這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,。而項(xiàng)目經(jīng)理是公司和用戶方之間進(jìn)行有效溝通的一座橋梁。

可以說(shuō),，溝通的成敗往往決定整個(gè)項(xiàng)目的成敗,，溝通的效率影響整個(gè)項(xiàng)目的成本,、進(jìn)度和質(zhì)量，溝通不暢的風(fēng)險(xiǎn)是IT項(xiàng)目的最大風(fēng)險(xiǎn)之一,。

項(xiàng)目溝通計(jì)劃就是確定項(xiàng)目關(guān)系人之間的信息交流和溝通的要求,。項(xiàng)目溝通計(jì)劃一般在項(xiàng)目啟動(dòng)階段編制，是規(guī)定項(xiàng)目未來(lái)溝通管理的文件,，計(jì)劃的主要內(nèi)容包括：

信息收集渠道的結(jié)構(gòu),；

信息分發(fā)渠道的結(jié)構(gòu)；

分發(fā)信息的形式,，包括格式,、內(nèi)容、詳細(xì)程度,、符號(hào)規(guī)定和定義,；

日程表；

溝通計(jì)劃可以單獨(dú)編制,，也可以體現(xiàn)到項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目管理章程中,。

• 組織會(huì)議

會(huì)議是把項(xiàng)目有關(guān)的各方的負(fù)責(zé)人或聯(lián)系人團(tuán)結(jié)在一起的重要機(jī)制。會(huì)議協(xié)調(diào)法是信息系統(tǒng)工程中最常用的一種協(xié)調(diào)方法,。會(huì)議的形式可以有很多種變化,，細(xì)分之下可列出十幾種，但總體上可歸納為三大類：項(xiàng)目例會(huì),、專題會(huì)議和每日短會(huì),。

1) 會(huì)議組織原則

會(huì)議可以說(shuō)是項(xiàng)目中最常用也是最主要的一種溝通手段，但低效率的會(huì)議卻比比皆是,，低效的會(huì)議浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力,，不僅沒(méi)有起到解決問(wèn)題和加強(qiáng)溝通的作用，甚至還起到了相反的作用,。在項(xiàng)目中,，我們經(jīng)常遇到的情形是：會(huì)議在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間,，即使有決議,，質(zhì)量也很低。因此,，項(xiàng)目各方都應(yīng)該學(xué)會(huì)盡量少開(kāi)無(wú)效的會(huì)議,，并在會(huì)前的準(zhǔn)備、會(huì)議的召開(kāi)到會(huì)后跟蹤的整個(gè)過(guò)程中采取有效的改進(jìn)措施,，以提高會(huì)議的效率,。

2) 項(xiàng)目例會(huì)

項(xiàng)目例會(huì)是最基礎(chǔ)也是最主要、最有效的一種組織協(xié)調(diào)手段,，是履約各方溝通情況,，交流信息,，協(xié)調(diào)處理，研究解決合同履行中存在的各方面問(wèn)題,，由用戶方組織與主持,。

例會(huì)制度從項(xiàng)目啟動(dòng)開(kāi)始就嚴(yán)格執(zhí)行，通過(guò)例會(huì),，逐步在項(xiàng)目各方之間搭建起一個(gè)正規(guī)的溝通渠道,，培養(yǎng)合作的默契。例會(huì)制度不能有效執(zhí)行的原因,，多數(shù)是由于用戶方缺乏規(guī)范管理的意識(shí),，常常通過(guò)非正式的溝通渠道去解決問(wèn)題。和例會(huì)相比,，非正式的溝通一般是通過(guò)電話或口頭告之的方式,，沒(méi)有形成文字記錄，這樣,，日后一旦發(fā)生分歧,，就難以進(jìn)行追溯。

3) 專題會(huì)議

除定期召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)外,，還會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況組織召開(kāi)或參與專題性的會(huì)議,，解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各種專項(xiàng)問(wèn)題。

4) 項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是在項(xiàng)目啟動(dòng)階段,，由項(xiàng)目全體參與者參加的一個(gè)動(dòng)員大會(huì),。

5) 其他會(huì)議形式

在項(xiàng)目中，還可以經(jīng)常性地采用一些輕型短小的會(huì)議形式,，時(shí)間在10－30分鐘之間,，參加人數(shù)一般為3-5人，可以不使用專門(mén)的會(huì)議室,，甚至可以站立式進(jìn)行,。這種一種非常高效的會(huì)議形式，運(yùn)用得當(dāng)?shù)脑?，也可以取得很好的效果?/span>

• 工程通知

對(duì)于項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題,、預(yù)估的風(fēng)險(xiǎn)以及其他需要溝通的事項(xiàng)，雙方都可以通過(guò)《通知單》等書(shū)面方式給出建議或要求,?！锻ㄖ獑巍沸枰筛鞣截?fù)責(zé)人簽字，并要求接收方進(jìn)行簽收和答復(fù),。

對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量缺陷,，要求整改；

當(dāng)實(shí)際進(jìn)度滯后于計(jì)劃進(jìn)度時(shí)，要求采取糾偏措施,；

對(duì)其它需要提醒的事項(xiàng)或者預(yù)估風(fēng)險(xiǎn),，實(shí)施方也可以通過(guò)書(shū)面的形式給出建議和要求,。

• 現(xiàn)場(chǎng)辦公室

在條件許可的情況下,，由用戶方提供一個(gè)專用的項(xiàng)目辦公室，供項(xiàng)目組人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)辦公,。

現(xiàn)場(chǎng)辦公室可以把項(xiàng)目各方的主要成員集中在同一地點(diǎn),，通過(guò)面對(duì)面的交流進(jìn)行高效的溝通。在現(xiàn)場(chǎng)辦公室中可以張貼進(jìn)度計(jì)劃及最新信息,，讓項(xiàng)目管理者能及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況和變化情況并快速響應(yīng),、作出集體決策。

• 其他溝通方式

除了正式溝通,、書(shū)面溝通之外,，在項(xiàng)目過(guò)程中還存在大量的非正式溝通的方式。這些方式可以對(duì)正式溝通進(jìn)行有效的補(bǔ)充,，如：電話,、手機(jī)短信、Email,、微信,、QQ、釘釘?shù)取?/span>

07工作匯報(bào)

我們將定期及不定期地向用戶方提供周報(bào),、月報(bào)等有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)展等方面的信息,。

• 定期的信息文件：項(xiàng)目周報(bào)、月報(bào),。

• 不定期的工作報(bào)告：如關(guān)于工程優(yōu)化設(shè)計(jì),、工程變更的建議等。

• 其他匯報(bào)文件,。