復(fù)核即在文件正式印制前，文秘部門(mén)對(duì)文件進(jìn)行全面復(fù)查,。

復(fù)核是為了確保文件的質(zhì)量,，避免文件程序、內(nèi)容,、格式上出現(xiàn)疏漏和不足,，是保證文件質(zhì)量、提高文件處理效率的監(jiān)督機(jī)制和有效措施,。

復(fù)核的重點(diǎn)包括如下方面,。

（1）審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,。通過(guò)復(fù)核可以再次檢查是否符合簽發(fā)環(huán)節(jié)的要求,、制度，是否有利于提高文件工作的效率和規(guī)范化程度,。

（2）附件材料是否齊全,。附件等文件本體之外的材料容易被疏忽和混淆，有必要將附件說(shuō)明項(xiàng)與附件實(shí)物再作對(duì)照復(fù)查,。

（3）格式是否統(tǒng)一,、規(guī)范。在撰制階段,，難免會(huì)出現(xiàn)文件整體格式脫節(jié),、內(nèi)容疏漏等，如上行文眉首未寫(xiě)簽發(fā)人等,，付印前的復(fù)核可有效解決此類問(wèn)題,。

《辦法》規(guī)定，經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,，應(yīng)按程序復(fù)查,，即不得擅自修改，應(yīng)經(jīng)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意后修改,，再簽發(fā),、復(fù)審,。在復(fù)核時(shí)，還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示和實(shí)際具體情況,，補(bǔ)充和完善文件印發(fā)中的必要項(xiàng)目,，即做好注發(fā)工作。

注發(fā)的內(nèi)容包括：

第一,，注明發(fā)送對(duì)象和范圍,；

第二，編寫(xiě)發(fā)文字號(hào),；

第三,，注明文件管理項(xiàng)的具體內(nèi)容，如緩急時(shí)限,、秘密等級(jí)和保密期限,；

第四,，確定文件的繕印方式和印數(shù),；

第五,，明確文件的發(fā)出方式和時(shí)限等。

文件注發(fā)內(nèi)容應(yīng)由進(jìn)行復(fù)核的文秘部門(mén)的秘書(shū)人員填寫(xiě)在“發(fā)文稿紙”的相應(yīng)欄目中,。如此,，為文件的印制和發(fā)出做好充分的準(zhǔn)備。

在電子文件管理系統(tǒng)中,，電子文件在運(yùn)轉(zhuǎn)處理的環(huán)節(jié)能通過(guò)發(fā)文管理模塊中的發(fā)文查詢菜單和收文管理模塊中的收文查詢菜單,，在查詢公文界面上指定查詢條件，然后單擊“查詢”按鈕查看,，并對(duì)該文件及其處理情況的詳細(xì)信息進(jìn)行查詢和復(fù)核,。

在文件復(fù)核環(huán)節(jié)中，有權(quán)限的處理人員還可通過(guò)“重寫(xiě)”按鈕等請(qǐng)求進(jìn)一步修改,。通過(guò)對(duì)擬稿界面中有關(guān)信息的復(fù)核,、修改，完成文件的注發(fā),。此后,，電子文件管理系統(tǒng)中的文件即可進(jìn)入校對(duì)環(huán)節(jié)。

文件繕印是指將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議通過(guò)的定稿,，按一定的格式制成正式文件。

在現(xiàn)代印刷技術(shù)發(fā)展迅速,，尤其是辦公自動(dòng)化在文件工作領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的情況下,，手工繕印文件已很鮮見(jiàn)，如領(lǐng)導(dǎo)的親筆信函等,。印制文件的方式有打印,、油印,、鉛印、膠印和復(fù)印等?，F(xiàn)代化辦公環(huán)境下的一些文字處理和排版系統(tǒng),，使文件的印制更便捷、規(guī)范,、美觀，大大提高了文件處理工作的效率,。

目前,，越來(lái)越多的擬稿人在計(jì)算機(jī)上直接擬寫(xiě)初稿并進(jìn)行修改，利用計(jì)算機(jī)上的文件格式模板制版,，再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)履行文件的審核,、簽發(fā)、電子簽名等文件處理程序,，最后打印出文件的紙質(zhì)文本,。這無(wú)疑是提高效率、降低成本的先進(jìn)做法,，但在采用這種方法時(shí),，尤其應(yīng)注意各環(huán)節(jié)也應(yīng)嚴(yán)格遵循文件處理要求。大批量印制文件通常還需要通過(guò)印刷廠等進(jìn)行,。

文件的印制大致要經(jīng)過(guò)以下三個(gè)過(guò)程,。

1．打字與排版

這一過(guò)程主要是將原稿內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)并排版。在打字時(shí)應(yīng)絕對(duì)忠于原稿,，一絲不茍,；排版時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，并在此基礎(chǔ)上制成文件校樣,。

為了使公文印制達(dá)到規(guī)范要求,，保證印制過(guò)程中的質(zhì)量控制，《格式》做了具體規(guī)定,。

（1）排版規(guī)格,。正文用3號(hào)仿宋體，文種如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體或黑體,，一般每面排22行,，每行排28個(gè)字。

（2）制版要求,。版面干凈無(wú)底灰,，字跡清楚無(wú)斷畫(huà)，尺寸標(biāo)準(zhǔn),，版心不斜,，誤差不超過(guò)1毫米,。

2．校對(duì)

校對(duì)是根據(jù)定稿，對(duì)文件校樣進(jìn)行核對(duì)校正的環(huán)節(jié),。

校對(duì)是保證文件質(zhì)量的重要措施,，它可以保證版面格式的規(guī)范，準(zhǔn)確體現(xiàn)原稿的內(nèi)容,、杜絕錯(cuò)漏現(xiàn)象,、維護(hù)文件的規(guī)范性與有效性。因此,，校對(duì)是文件印制過(guò)程中必不可少的程序之一,。

校對(duì)一般文件要堅(jiān)持初校、二校,，重要的文件還應(yīng)進(jìn)行三?；蚋啻蔚男?duì)。在校對(duì)過(guò)程中應(yīng)忠于原稿,，認(rèn)真仔細(xì),、逐字逐句、從頭至尾核對(duì),，將與原稿不符的錯(cuò)字,、漏字、多字,、別字檢出并依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)校對(duì)符號(hào)及其用法》予以改正,。還要依據(jù)原稿對(duì)校樣的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、圖表,、標(biāo)記,、格式及排版等進(jìn)行全面的核查和糾正。當(dāng)發(fā)現(xiàn)原稿中文字,、符號(hào),、格式等有誤時(shí)，不得擅自更改,，應(yīng)通知擬稿人或核稿人處理,。

校對(duì)的具體方法有對(duì)校法、折校法和讀校法,。

（1）對(duì)校,。左手執(zhí)原稿、校樣放在右側(cè),，右手執(zhí)筆指出校樣中相應(yīng)位置,，先看原稿，再看校樣，逐字逐句校對(duì),。此法應(yīng)注意眼睛和雙手協(xié)調(diào)配合,。

（2）折校。將校樣折到校對(duì)的位置并置于原稿上相應(yīng)一行進(jìn)行校對(duì),，使校樣上和原稿上對(duì)應(yīng)的文字盡量接近,。這種方法在校對(duì)時(shí)不易串行串字。

（3）讀校,。一人讀原稿,，另一人核對(duì)校樣并改正校樣上的錯(cuò)誤。讀原稿的人應(yīng)逐字逐句讀清楚,，每個(gè)符號(hào),、格式、易混淆的字詞等都要讀出和說(shuō)明,。讀稿人發(fā)現(xiàn)錯(cuò)漏要及時(shí)通知擬稿人或核稿人處理。

對(duì)校,、折校,、讀校三種方法各有長(zhǎng)短，應(yīng)視在電子文件管理系統(tǒng)中的校對(duì)與紙制文件中的校對(duì)有很大不同,。

通?？稍O(shè)置“自動(dòng)更正”功能，這樣在電子文件的擬寫(xiě)過(guò)程中有出現(xiàn)輸入有誤等情況,，會(huì)自動(dòng)在這些詞下打上波浪線做“可能錯(cuò)誤”提示,。有些軟件還會(huì)以不同的顏色顯示錯(cuò)誤等級(jí)：紅色為確定錯(cuò)誤，綠色為疑似錯(cuò)誤,。當(dāng)然,，以波浪線提示的詞并不一定都是錯(cuò)誤的，它只是提供了進(jìn)一步校對(duì)的線索,。

“自動(dòng)更正”功能的具體使用方法如下,。

單擊“工具”菜單，再單擊“自動(dòng)更正”命令,，在“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”前的復(fù)選框里打鉤即完成,。

利用“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”功能，可對(duì)上述打波浪線的詞及文件中其他拼寫(xiě)錯(cuò)誤和語(yǔ)法錯(cuò)誤進(jìn)行更正,。具體方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛?，再單擊菜單中“選項(xiàng)”命令，在“鍵入時(shí)檢查拼寫(xiě)”和“鍵入時(shí)檢查語(yǔ)法”前的復(fù)選框里打鉤即完成,。

右擊打上波浪線的詞,，即出現(xiàn)“輸入錯(cuò)誤和特殊用法”快捷菜單，可單擊“語(yǔ)法”和“關(guān)于此句型”命令了解修改途徑，最終完成校對(duì)修改,。

另外,，還可利用各種校對(duì)軟件進(jìn)行校對(duì)。

在手工擬稿后以文字輸入方式完成電子文件制作的情況下,，可通過(guò)一人讀計(jì)算機(jī)上的輸入稿,，一人看底稿的方法進(jìn)行校對(duì)，針對(duì)輸入過(guò)程中的錯(cuò)漏進(jìn)行檢查,、校對(duì),。

3．印刷與裝訂

（1）印刷要求。雙面印刷,，頁(yè)碼套正,，兩面頁(yè)碼誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100％,，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％,、M80％，印品著墨實(shí),、均勻,；字面不花、不白,、不斷畫(huà),。

（2）裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂,，不掉頁(yè),。公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整,、不空,。兩面頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下1/4處,，允許誤差±4mm,。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm～5mm；無(wú)壞釘,、漏釘,、重釘，釘腳平伏牢固,；后背不可散頁(yè),。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°,，無(wú)毛茬或缺損,。

在電子文件管理系統(tǒng)中,，校對(duì)后的電子文件即可進(jìn)入用印環(huán)節(jié)。

實(shí)行“雙套制”電子文件管理的,，此時(shí)應(yīng)打印出紙制文件,。打印前可通過(guò)“打印預(yù)覽”瀏覽頁(yè)面情況，然后單擊“文件”菜單中“打印”命令設(shè)置打印范圍,、份數(shù)等打印要求,，打印出所需文件。

用印即蓋印,，指由管理印章的文秘人員在需要用印的文件上加蓋單位印章或領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。

印章是單位職權(quán)的重要憑證,，用印是公務(wù)文件制發(fā)的程序之一,，凡以單位名義發(fā)出的公文經(jīng)加蓋印章或簽署，才具有法定的效力,，因此印章是公文的生效標(biāo)志,。另外，印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾獦?biāo)志,。

一般除了“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的文件外,，都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文,，由主辦單位加蓋印章,；聯(lián)合下發(fā)的公文,，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章,。為了保證印章的真實(shí)性，提高印章的防偽性,，《格式》對(duì)印章的格式做了詳密的規(guī)定,，在蓋印時(shí)應(yīng)認(rèn)真遵循。單位的印章應(yīng)由指定的專人負(fù)責(zé)保管,，大多由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)保管和蓋印,。應(yīng)建立起相應(yīng)的用印制度，具體如下,。

（1）用印應(yīng)先填寫(xiě)用印登記單（見(jiàn)表1）,。文件用印時(shí)，應(yīng)以“用印登記單”為依據(jù),，所蓋印章應(yīng)與批準(zhǔn)用印人的職權(quán)范圍相符,，且與發(fā)文名義相符。任何人不能私自運(yùn)用,、越級(jí)運(yùn)用公章,。

表1　用印登記單

（2）用印時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)已批準(zhǔn)的用印份數(shù)加蓋印章。

（3）蓋印應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé),，所蓋印章要清晰端正,，用印位置應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正,、居中,，下壓成文時(shí)間。

（4）不得在空白信紙,、介紹信上蓋印,，以防弊端。

（5）用印后,，應(yīng)根據(jù)用印登記單填寫(xiě)用印登記簿（見(jiàn)表2）,。一些文件如命令、議案,、合同,、協(xié)議、公報(bào)等,，應(yīng)以簽署的形式生效,。

表2　用印登記簿

電子文件的用印目前主要采用電子印章、電子簽名等,。電子印章可通過(guò)掃描完成,。電子簽名是發(fā)送方利用密碼形成密鑰生成“數(shù)字簽名”，收文方通過(guò)相應(yīng)的密鑰能檢驗(yàn)此數(shù)字簽名的真實(shí)性,。另外,，還可利用專門(mén)的光筆簽名，即用光筆直接簽在輸入板上,，得到親筆簽名的“筆跡”,。

（四）登記

登記即發(fā)文登記，向外發(fā)出的文件在發(fā)出之前應(yīng)進(jìn)行登記,，主要是便于對(duì)所發(fā)文件的管理,、查找和統(tǒng)計(jì)等。

大多數(shù)單位的發(fā)文登記是采用簿冊(cè)式登記形式,。登記的項(xiàng)目包括順序號(hào),、發(fā)文日期、發(fā)往單位,、文件標(biāo)題,、份數(shù)、密級(jí),、歸入卷號(hào),、簽收人和備注,。

較大的單位，由于內(nèi)部機(jī)構(gòu)多,、職能范圍廣,，故發(fā)文數(shù)量相應(yīng)較大，可分設(shè)發(fā)文登記簿或在同一本簿冊(cè)上分類登記,。

在內(nèi)收發(fā)與外收發(fā)之間還應(yīng)設(shè)立送文登記簿,，以履行交接手續(xù)。外收發(fā)在文件發(fā)出前也要進(jìn)行簡(jiǎn)要登記,，即登記在外收發(fā)的收發(fā)文登記簿上,。因?yàn)閷?duì)外收發(fā)來(lái)說(shuō)，外單位與本單位的來(lái)文都可視為收文,，登記后都是要轉(zhuǎn)手發(fā)出的,。

電子文件的發(fā)文登記是在管理系統(tǒng)中，將文件要素登記到電子文件發(fā)文簿中,。

許多單位發(fā)文的復(fù)核,、注發(fā)、發(fā)文登記和分發(fā)環(huán)節(jié)都由文件人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)操作,，這樣有利于文件的控制和管理,，有利于提高文件工作的效率。

（五）分發(fā)

分發(fā)也稱封發(fā),，即文件人員將文件分裝并發(fā)出的工作,。

印制完畢的文件通常以傳遞或公布的方式把文件信息傳遞給相應(yīng)的接收者。大部分文件傳遞前需要經(jīng)過(guò)分發(fā)過(guò)程,。分發(fā)工作又可分為以下幾個(gè)步驟,。

1．裝封

裝封是文件工作人員將印制好的文件按領(lǐng)導(dǎo)簽訂的意見(jiàn)和注發(fā)要求將文件裝入信封以便發(fā)出的工作。

裝封時(shí)要求在裝寄文件的信封和封套上準(zhǔn)確填寫(xiě)收文單位的郵政編碼,、地址,、收件人（部門(mén)）名稱和發(fā)文單位的相關(guān)信息,。在把文件裝入信封前應(yīng)仔細(xì)審核文件的種類和清點(diǎn)文件份數(shù),，避免裝錯(cuò)信封。若有發(fā)文通知單等,，應(yīng)一并裝入,。如果文件是密件、急件或親啟件,，應(yīng)在信封上加蓋密件戳,、急件戳或?qū)懨鳌坝H啟”字樣。

2．封口

文件的封口有普通封口和密封兩類,。對(duì)一般的或機(jī)密性不強(qiáng)的文件通常采用普通封口的方式,，要用膠水封牢,；對(duì)機(jī)密性較強(qiáng)的文件，如絕密件等,，應(yīng)采用密封的方式?，F(xiàn)常用的是紙封，即在信封上加密封封條,。印封,，即在封口處加蓋密封專用章。也有的在用封條的基礎(chǔ)上再加蓋密封專用章,。

3．發(fā)送

發(fā)送即將文件以一定方式傳遞給收文單位的工作程序,。

文件的傳遞是將文件從發(fā)文單位發(fā)向收文單位，即發(fā)文處理程序轉(zhuǎn)向收文處理程序的一個(gè)轉(zhuǎn)折點(diǎn),。傳遞環(huán)節(jié)通常由文書(shū)人員交單位外收發(fā)人員統(tǒng)一辦理,，這之間應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，明確責(zé)任,，以備核查,。

根據(jù)發(fā)文單位及收文對(duì)象的具體情況和所發(fā)送文件的重要程度、數(shù)量,、密級(jí),、緩急時(shí)限等因素，文件的發(fā)送可分別采用以下幾種方式,。

1）通過(guò)專人直接傳遞

通過(guò)專人直接傳遞即指定專人把文件直接送至收文單位的工作,。一般單位應(yīng)設(shè)機(jī)要通信員專職或兼職負(fù)責(zé)本單位文件的直接傳遞。在直接送達(dá)秘密文件時(shí),，必須采用保密措施,，確保文件安全。此方式一般適用于收發(fā)文單位相距不遠(yuǎn)的重要文件,，能確保文件及時(shí),、迅速送達(dá)。

2）通過(guò)郵政系統(tǒng)傳遞

通過(guò)郵政系統(tǒng)傳遞主要包括普通郵寄傳遞和機(jī)要通信傳遞,，分別適用于平件和涉密文件（不包括絕密件）,。普通郵寄處理除可用平信郵寄外，還可用掛號(hào)信等方式郵寄,；機(jī)要通信是為傳遞黨政機(jī)關(guān)涉密文件而單獨(dú)開(kāi)設(shè)的郵遞通道,。

3）通過(guò)機(jī)要交通傳遞

機(jī)要交通機(jī)構(gòu)是傳遞黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)重要涉密文件的專門(mén)機(jī)構(gòu)。機(jī)要交通傳遞文件具有中間環(huán)節(jié)少,、規(guī)范,、可靠程度高的特點(diǎn)。使用機(jī)要交通方式傳遞的機(jī)關(guān)及傳遞的文件通常有一定密級(jí),。

4）通過(guò)文件交換傳遞

縣級(jí)以上城市,，一般都設(shè)有文件交換站,。專門(mén)用于本埠范圍內(nèi)有固定文件往來(lái)關(guān)系的機(jī)關(guān)集中交換文件。此方式通常只適用于同一地區(qū)中在文件交換站內(nèi)有常設(shè)信箱的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān),。通過(guò)文件交換傳遞具有減少文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),，節(jié)省時(shí)間、經(jīng)費(fèi)等特點(diǎn),。

5）通過(guò)電信系統(tǒng)傳遞

利用電信系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),、傳真、電報(bào)方式傳送文件,。

電子分發(fā)是憑借網(wǎng)絡(luò)等遠(yuǎn)程傳輸系統(tǒng),，以電子郵件的形式將文件直接發(fā)送至收文單位，并通過(guò)電子簽收或電子回執(zhí)的方式進(jìn)行跟蹤,、確認(rèn),。目前，電子文件的傳輸渠道主要是通過(guò)局域網(wǎng)和專用網(wǎng),，黨政機(jī)關(guān)將一部分普發(fā)性文件或沒(méi)有特殊保密要求的文件上網(wǎng)傳輸,，這樣可以把同一個(gè)文件發(fā)送到一個(gè)或多個(gè)單位。對(duì)于各單位部門(mén)來(lái)說(shuō),，這種電子郵件系統(tǒng)成為電子文件傳輸?shù)淖罴哑脚_(tái),。

同傳統(tǒng)的通信方法相比，電子郵件網(wǎng)上傳輸發(fā)送有許多優(yōu)越之處,。

第一,，格式公式化。電子文件的網(wǎng)上傳輸發(fā)送和回復(fù)可根據(jù)提示填寫(xiě)要求,，用這種公式化的書(shū)寫(xiě)方式書(shū)寫(xiě)公文比用紙張信函方式書(shū)寫(xiě)公文更容易,。另外，使用公式化回復(fù)也有助于避免草率,。

第二,，時(shí)間任意化。電子文件的網(wǎng)上傳輸發(fā)送可在任意時(shí)間進(jìn)行,，不受時(shí)區(qū)和工作時(shí)間的限制,，下班后仍可以保持與他人的聯(lián)系，有利于工作任務(wù)的完成,。

第三,，地域無(wú)限化,。電子文件的網(wǎng)上傳輸發(fā)送是全球性的,，不管用戶身在何處、文件何時(shí)發(fā)出,，都可以立即傳送的目的地,，尤其適合文件的遠(yuǎn)距離傳遞,。

第四，效益經(jīng)濟(jì)化,。電子文件的網(wǎng)上傳輸發(fā)送更經(jīng)濟(jì),、快速，和傳統(tǒng)的通信方法相比,，它發(fā)送時(shí)的成本幾乎可以忽略不計(jì),。電子郵件不需要紙張，沒(méi)有物理意義上的廢物處理問(wèn)題,，有利于環(huán)保,。

電子文件的發(fā)送有以下三種情況。

（1）新文件,。需要指定收件人,，需要填寫(xiě)主題和文件內(nèi)容。

（2）回復(fù)文件,。不需要指定收件人,，不需要填寫(xiě)主題，但要寫(xiě)回復(fù)文件內(nèi)容,。

（3）轉(zhuǎn)發(fā)文件,。需要指定收件人，不需要填寫(xiě)主題,，不需要寫(xiě)文件內(nèi)容,，可引用、復(fù)制并修改原文件,。

發(fā)送電子文件的步驟,，首先雙擊桌面圖標(biāo)進(jìn)入Outlook  Express或Internet  Express，通過(guò)聯(lián)網(wǎng),，輸入E-mail地址,、用戶名、密碼,，進(jìn)入郵件信息界面,，點(diǎn)擊“發(fā)件箱”即可進(jìn)入發(fā)送文件窗口進(jìn)行電子文件的發(fā)送操作。

“收件人”欄,，輸入收件人的地址,，如果是回復(fù)文件，則會(huì)自動(dòng)填入收件人地址,，如果需要同時(shí)發(fā)送給幾個(gè)收件人,，只要在每個(gè)收件人地址之間加上逗號(hào)或空格等分隔符即可。在各單位的電子文件管理系統(tǒng)中通常有固定的收文對(duì)象，故大多采用下拉框的方式,，以便于選擇,。

“抄送欄”，輸入其他需要了解文件的信息人的地址,，也可以在下拉框中選擇,。“文件主題”欄,，輸入該文件的標(biāo)題,。這一欄很重要，因?yàn)槭占说谝谎劭吹降木褪谴隧?xiàng),，如果輸入時(shí)過(guò)于隨意,，會(huì)造成標(biāo)題含糊、不明確,，往往會(huì)導(dǎo)致信息不被重視甚至被當(dāng)做垃圾信息來(lái)處理,。

“附件”欄，點(diǎn)擊“附件”圖標(biāo)可瀏覽計(jì)算機(jī)中及其他載體中所存文件,，將所需文件上傳到所發(fā)文件后作為附件,，并隨之發(fā)送。

“文件正文”區(qū),，輸入文件內(nèi)容,。上述工作完成后，還可設(shè)置一些發(fā)送文件的特殊屬性,。如對(duì)電子文件進(jìn)行加密,、要求回執(zhí)、設(shè)置優(yōu)先級(jí)等,。選擇完畢,，點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕完成電子文件的傳送。

以網(wǎng)絡(luò)傳送文件的方式,，保密性難以保證,，因此應(yīng)特別注意機(jī)密性文件在傳遞過(guò)程中的保密，否則將很容易被盜竊,，造成損失,。目前許多單位采用下載等方式傳遞涉密文件。

文件的傳遞必須遵循文件工作原則,，做到及時(shí),、準(zhǔn)確、安全,；防止文件積壓,、誤投，確保涉密文件在傳遞過(guò)程中不失密、不泄密,。涉密文件必須通過(guò)機(jī)要途徑傳遞,，如果選擇傳真方式傳遞,，則必須對(duì)傳真設(shè)備加密,，絕密、機(jī)密級(jí)文件不得利用計(jì)算機(jī),、傳真機(jī)傳輸,。

對(duì)大多數(shù)文件來(lái)講，文件傳遞是發(fā)文處理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié),，它是從發(fā)文處理程序向收文處理程序轉(zhuǎn)化的必經(jīng)之途,。