例1：會計檔案管理制度

第一條　為了加強會計檔案管理，加強學(xué)院會計檔案管理,，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,，制定本辦法。

第二條　財務(wù)處必須建立會計檔案的立卷,、歸檔,、保管、查閱和銷毀管理制度,，保證會計檔案妥善保管,、有序存放、方便查閱,，嚴防毀損,、散失和泄密。

第三條　會計檔案是指會計憑證,、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證,，記賬憑證,，匯總憑證,，其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬,，明細賬,，日記賬，固定資產(chǎn)卡片,，輔助賬簿，其他會計賬簿,。

（三）財務(wù)報告類：月度,、季度、年度財務(wù)報告,，包括會計報表,、附表、附注及文字說明,，其他財務(wù)報告,。

（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單,，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料,，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊,，會計檔案銷毀清冊,。

第四條　每年形成的會計檔案，應(yīng)當按照歸檔要求,，負責(zé)整理立卷,，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊,。

當年形成的會計檔案,，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管三年,，期滿之后,，應(yīng)當編制移交清冊，移交學(xué)院檔案室統(tǒng)一保管,。出納人員不得兼管會計檔案,。

移交學(xué)院檔案室保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝,。個別需要拆封重新整理的,，檔案室人員應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任,。

第五條　保存的會計檔案不得借出,。如有特殊需要,，經(jīng)本單位負責(zé)人批準，可以提供查閱或者復(fù)制,，并辦理登記手續(xù),。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫,、拆封和抽換,。

第六條 各種會計檔案的保管期限，根據(jù)特點可分為永久,、定期兩類,。永久檔案應(yīng)長期保管，不可銷毀,；定期檔案根據(jù)保管期限分為10年,、25年2類。會計檔案的保管期限,，從會計年度終了后的第一天算起,。

會計檔案保管期限為最低保管期限，具體如下,。

（一）需要永久保存的會計檔案：會計檔案銷毀清冊以及年度財務(wù)報告,、年度財務(wù)決算、稅收年報(決算),。

（二）保管期限為25年的會計檔案：會計憑證類,；總賬、明細賬,、日記賬（現(xiàn)金和銀行存款日記賬除外）和輔助賬簿,；會計移交清冊；各種會計憑證,；各種完稅憑證,；會計移交清冊。

（三）保管期限為15年的會計檔案：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管15年,；銀行余額調(diào)節(jié)表,；銀行對賬單；會計月,、季度報表,。

第七條　保管期滿的會計檔案，除本辦法第八條規(guī)定的情形外,，可以按照以下程序銷毀：

（一）由院辦檔案室同會計機構(gòu)提出銷毀意見,，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱,、卷號,、冊數(shù),、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限,、已保管期限,、銷毀時間等內(nèi)容。

（二）單位財務(wù)主管院長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見,。

（三）銷毀會計檔案時,，應(yīng)當由院辦檔案室和財務(wù)處共同派員監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案,；銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,，并將監(jiān)銷情況報告本單位財務(wù)主管院長。

第八條　保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,，不得銷毀,，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止,。單獨抽出立卷的會計檔案,，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九條　按照電子計算機進行會計核算的檔案,，應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案和備份光盤同時保管,。

第十條　學(xué)院因撤銷、解散,、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管,。法律,、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定,。

第十一條　基建項目建設(shè)期間形成的會計檔案,，應(yīng)當在辦理竣工決算后移交給財務(wù)處，并按規(guī)定辦理交接手續(xù),。

第十二條　移交會計檔案,，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱,、卷號,、冊數(shù)、起止年度和檔案編號,、應(yīng)保管期限,、已保管期限等內(nèi)容,。

交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,，并由交接雙方的單位負責(zé)人負責(zé)監(jiān)交,。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章,。

例2：會計檔案管理制度

一 總則

會計檔案是經(jīng)濟活動的歷史記錄,，是總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)進行決策所需的重要資料，也是檢查各種責(zé)任事故的重要依據(jù),。為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全,、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本校實際情況,，制定本制度,。

二 會計檔案管理部門

1、學(xué)校財務(wù)部門負責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查,。經(jīng)財務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)研究決定，學(xué)校財務(wù)處會計檔案的具體管理工作由財務(wù)處辦室負責(zé),，財務(wù)處辦公室檔案管理員負責(zé)會計檔案和相關(guān)材料的保管,。檔案室要具備防潮、防霉,、防蛀,、防火、防盜等條件,。

2,、檔案管理員要做到會計檔案存放有序，查找方便,，安全保管,，不得封包封存，隨意堆放,，嚴防毀損,，散失和泄密,。

三 會計檔案歸檔的范圍

1. 會計憑證包括原始憑證、記賬憑證;

2. 會計賬簿,包括總賬,、明細賬,、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

3. 財務(wù)會計報告,包括月度、季度,、半年度,、年度財務(wù)會計報告;

4. 其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表,、銀行對賬單,、納稅申報表,、會計檔案移交清冊,、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊,、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料,。

采用電子計算機進行會計核算的,，應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案,，具備保存條件的,，應(yīng)同時將光盤,、磁盤,、磁帶等作為會計檔案保存。

四 會計檔案的整理

財務(wù)處檔案管理員按照歸檔范圍和歸檔要求,負責(zé)定期將應(yīng)當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊,。

1.會計憑證。

（1）按年立卷：每年將裝訂成冊的憑證,，統(tǒng)一登記案卷目錄，按每月立卷一份,。

（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊,、牢固、美觀,。

（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,，包括：單位名稱、年度,、月份、起止日期,、號碼,、裝訂人簽章等,。

2.會計賬簿。

各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,，除跨年使用的賬簿外,，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底,。

（2）裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固,、平整、不得有折角,，掉頁現(xiàn)象,。

（3）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章,。

（4）裝訂后,，會計賬簿的脊背應(yīng)平整,，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

（5）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬,、現(xiàn)金日記賬,、銀行存（借）款日記賬,、分戶明細賬,、輔助賬,。

3.會計報表,。

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,，年度終了統(tǒng)一歸檔保管,。

五 會計檔案歸檔保管和移交

當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由財務(wù)處各科室會計檔案臨時保管一個月,再移交財務(wù)處檔案員保管,。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當經(jīng)財務(wù)處長同意。財務(wù)處臨時保管會計檔案最長不超過三年,。臨時保管期間,會計檔案的保管應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案,。

1、財務(wù)處各科室每年形成的會計檔案都應(yīng)財務(wù)處檔案管理員按歸檔要求裝訂成冊,，整理立卷,，編制會計檔案案卷目錄,。

2,、一月之內(nèi)的會計檔案暫由財務(wù)處科室保管（每月要向財務(wù)處檔案管理員交案卷目錄一份），期滿一月的會計檔案,、應(yīng)由財務(wù)處各科室移交清冊交財務(wù)處辦公室統(tǒng)一保管,，財務(wù)處檔案管理員按期點收，財務(wù)處各科室可以自留一份檔案目錄和移交清冊,。

3,、移交會計檔案要有主管領(lǐng)導(dǎo)參加，清點后由主管領(lǐng)導(dǎo)及交接三方在移交清冊上簽名蓋章,。

4,、單位之間交接會計檔案的交接雙方，應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。

5,、財務(wù)處檔案管理員對所保管的會計檔案應(yīng)建立“會計檔案保管清冊”,，并負責(zé)登記。

6,、財務(wù)處檔案管理員接受保管的會計檔案,，原則上應(yīng)保持原冊卷的裝封，如需拆封重新整理的,，應(yīng)會同原財會人員共同拆封整理,，以分清責(zé)任。

7,、會計檔案一經(jīng)歸檔,，其保管、借閱,、銷毀均有財務(wù)處按檔案管理辦法執(zhí)行,。

8、會計檔案的清點和檢查要每年進行一次,，檢查檔案完整,、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應(yīng)處理的檔案,，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理,。

9、各種會計檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行,。

六 會計檔案的調(diào)閱

1,、因工作需要調(diào)閱會計檔案時，本單位人員須經(jīng)會計主管人員同意,，外單位人員要有正式介紹信,，同時要經(jīng)本單位處長及單位領(lǐng)導(dǎo)批準。無論本單位人員還是外單位人員,，調(diào)閱會計檔案必須填寫會計檔案調(diào)閱登記薄,，要詳細登記調(diào)閱日期，調(diào)閱人員的姓名和工作單位,，調(diào)閱理由,、數(shù)量、內(nèi)容,、歸期等,。審批人必須在借閱登記薄上簽名。

2,、查閱會計檔案人員不得私自在會計檔案上勾,、劃,，不得私自拆散原卷冊，不得抽取更換,，否則承擔(dān)法律責(zé)任,。

3、調(diào)閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出,，需要復(fù)制的要經(jīng)過本單位處長或校長批準方可復(fù)印,，復(fù)印件必須加蓋我校公章方能生效。

4,、經(jīng)批準借閱的會計檔案,，應(yīng)限定歸還的期限，并由會計檔案管理人員按期收回,。

七 各種會計檔案保管期限

會計檔案的保管期限分為永久,、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年,。

八 會計檔案的銷毀

1,、財務(wù)處編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號,、冊數(shù),、起止年度、檔案編號,、應(yīng)保管期限,、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

2,、單位負責(zé)人,、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、會計管理機構(gòu)負責(zé)人,、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人,、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3,、財務(wù)處負責(zé)組織會計檔案銷毀工作,并與有關(guān)單位共同派員監(jiān)銷,。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由財務(wù)處和有關(guān)單位共同派員監(jiān)銷,。

九 附則

1.本制度自2016年3月1日之日起實施,，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理,。

2.附表：財政總預(yù)算,、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表

注：稅務(wù)機關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費會計檔案保管期限,，按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理,。