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會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍主要包括四個(gè)方面 ?。ㄒ唬?huì)計(jì)憑證 主要指原始憑證，記帳憑證,，匯總憑證,，銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 ?。ǘ?huì)計(jì)帳簿 主要指現(xiàn)金銀行存款日記賬,，明細(xì)賬，總賬,，固定資產(chǎn)卡片,，輔助賬簿及外事的會(huì)計(jì)賬簿,。 （三）財(cái)務(wù)報(bào)表 主要指財(cái) 務(wù)指標(biāo)快報(bào),，月,、季會(huì)計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表及文字說明,，職工開支花名表,。 （四）其他會(huì)計(jì)文件材料 主要指會(huì)計(jì)移交清冊(cè),，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，銀行對(duì)賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)專業(yè)資料,。 一,、組卷 （一）會(huì)計(jì)憑證的組卷 手工會(huì)計(jì)憑證及紙質(zhì)電算化憑證的組卷均按如下步驟進(jìn)行： 1,、排序檢查,。憑證在記賬、匯總,、審核等傳遞過程中可能產(chǎn)生顛倒憑證號(hào),、缺少憑證等情況。因此,，在憑證整理前應(yīng)將憑證按日期,、編號(hào)排列，檢查各順序號(hào)的憑證是否齊全或顛倒,、附件是否漏缺,。缺少憑證或附件要找回；憑證顛倒要重新排列,；破損票據(jù)應(yīng)修補(bǔ),，殘缺處如有重要內(nèi)容，應(yīng)查清補(bǔ)齊或在空白處說明,，并簽章,；虛線連接的票據(jù)，應(yīng)裁開,；檢查中發(fā)現(xiàn)的重要情況應(yīng)另紙說明作附件放在該憑證之后,。 2、拆金屬物,。訂書釘,、大頭針、回形針等金屬易發(fā)生氧化,，影響會(huì)計(jì)憑證的保管,，應(yīng)拆除,。 3、折疊接邊,。一般來講,，原始憑證應(yīng)比記賬憑證略小，原始憑證要折疊整齊,，最好能翻過上一號(hào)的記賬憑證,，就能看到下一號(hào)記賬憑證的上邊和右邊。 ?。?）大幅面票據(jù)的折疊,。對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸,，一般采取先自右向后,，再自下向后再次折疊,。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來,，以便裝訂后，還可以展開查閱如果裝訂線內(nèi)有文字,，可采取接邊或抄移的方法,。此外，由于原始憑證大于記賬憑證時(shí)需折疊,，小于記賬憑證時(shí)則貼在記賬憑證背面的中間,，這樣整個(gè)憑證就顯得整齊了。 ?。?）中等幅面票據(jù)的接邊及裝訂,。對(duì)于紙張面積略小于記帳憑證的原始憑證，可采取兩種方法,，一是直接裝訂法,，即先用回形針或大頭針將原始憑證別在記賬憑證后面，待裝訂整本憑證后,，抽去回形針或大頭針,；二是對(duì)原始憑證接邊法，即用大小適當(dāng)?shù)拿吋?，將其用粘膠劑貼在原始憑證上,，然后再對(duì)整本憑證裝訂。 ?。?）小幅面票據(jù)的粘貼,。對(duì)于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂,，可先將原始憑證按一定類別排列,，再將其貼在一張比記賬憑證略小的白紙或粘貼單上,。如果是板狀票證（如以前的火車票），可以將票面票底輕輕撕開,，丟棄厚紙板,，粘貼薄票面。 ?。?）數(shù)量特別多的票據(jù)的處理,。有的原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多,，如人數(shù)特別多的職工工資單,、社保所等單位收費(fèi)、收款收據(jù)等,，這類憑證可單獨(dú)裝訂,，但應(yīng)在記賬憑證上注明保管地點(diǎn)或編號(hào)。 4,、案卷組合,。會(huì)計(jì)憑證按記帳憑證（后附原始憑證）的順序（即憑證分類后的時(shí)間順序），根據(jù)憑證數(shù)量的多少組合為若干卷（本）,，按照多則分,、少則合的案卷組合方法（一般每卷1.5至2.5厘米為宜），按日,、旬,、月組合成若干卷。 5,、裝訂,。 （1）裝訂的部位和方式,。裝訂的部位一般在憑證的左上角,，有的地方規(guī)定在左側(cè)裝訂。裝訂的方式有兩孔一線和三孔一線裝訂法,。在側(cè)面裝訂的一般用三孔一線裝訂法,，在左上角裝訂的一般用兩孔一線裝訂法。 ?。?）裝訂的方法,。①左上角裝訂法。要求每本憑證的左,、上側(cè)對(duì)齊,，左上角的兩條邊要直，無毛邊，呈直角,。其一是有憑證封面的憑證裝訂法,。在左上角部位用手電鉆等打孔工具鉆開兩個(gè)針孔，在針孔中穿線后衽兩孔一線打結(jié),。裝訂憑證應(yīng)使用棉線,，結(jié)扣應(yīng)是活的，結(jié)頭在憑證背面,，棉線在憑證過去封皮的里面,。其二是無憑證封面的憑證裝訂法。首先用牛皮紙包住憑證的左上角,；然后在牛皮紙上打兩個(gè)針孔,，穿線后實(shí)行兩孔一線打活結(jié)；最后由裝訂人在牛皮紙上蓋章,。②左側(cè)裝訂法,。將一本憑證的左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊后,，用鋼夾等工具固定這本憑證后,，在憑證的左側(cè)鉆開三個(gè)等距孔，穿線后實(shí)行三孔一線打活結(jié),，再貼上憑證封面,。 6,、封面填寫,。憑證外面一般要有封面，封面紙用牛皮紙印制,，封面規(guī)格略大于所附記帳憑證,。每本封面上填寫好立檔單位、憑證名稱,、起止日期,、冊(cè)數(shù)、記帳憑證號(hào),、財(cái)會(huì)主管（簽章）,、經(jīng)辦會(huì)計(jì)（簽章）、保管期限等項(xiàng)目,。需永久保存的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在案卷備考表,、案卷封面空白處，注明憑證編號(hào),、內(nèi)容摘要,，以防會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀時(shí)將其銷毀。 （二）會(huì)計(jì)賬簿的組卷 同一會(huì)計(jì)年度內(nèi)會(huì)計(jì)賬簿按賬簿種類組卷,，一般一本賬為一卷,，同時(shí)應(yīng)針對(duì)賬簿的不同情況作如下處理： 1、填表檢查,。 ?。?）填表。在賬簿啟用及整本賬簿記完后,，應(yīng)填寫“賬簿啟用表”及“經(jīng)管賬簿人員一覽表”,。賬簿啟用表設(shè)置在賬簿或賬夾的封里，其欄目主要有：賬簿名稱,、賬簿編號(hào),、賬簿冊(cè)數(shù)、第幾冊(cè),、啟用日期,、賬簿頁數(shù)、主管簽章,、會(huì)計(jì)主管簽章,、接管日期、接管人簽章,、會(huì)計(jì)主管簽章等,。 （2）檢查核對(duì)賬表,。按賬簿啟用表的有關(guān)記載核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符,，賬頁數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù),。 ?。?）檢查排列順序。正確的排列順序?yàn)椋嘿~簿封面,、賬簿啟用表,、經(jīng)管賬簿人員一覽表、賬戶目錄,、賬頁,、封底。 在對(duì)賬簿填表檢查完后,，根據(jù)賬簿是活頁賬簿還是固定賬簿的情況分別進(jìn)行組卷,。 2、活頁賬簿組卷的要求,。 對(duì)會(huì)計(jì)電算化打印出的賬簿與手工材料明細(xì)賬,、內(nèi)部往來賬、固定資產(chǎn)分戶賬等活頁賬簿，應(yīng)針對(duì)不同情況進(jìn)行如下處理： ?。?）手工活頁賬簿應(yīng)去除空白頁,、撤掉賬夾等固定物品，保留有內(nèi)容的賬頁,，將其賬頁數(shù)填寫齊全。紙質(zhì)賬簿應(yīng)用牛皮紙做封面和封底,，將其裝訂成冊(cè),。裝訂的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,，不得有錯(cuò)頁,、掉頁,、空白紙及折角,、缺角等情況。 ?。?）把同類業(yè)務(wù)的賬頁裝訂在一起,。多欄式活頁賬,、三欄式活頁賬,、數(shù)量金額式活賬等不得混裝,。 ?。?）填寫封面,。在賬簿封面上填寫賬目的種類，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章,。 3、固定賬簿的組卷要求,。 手工的現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬等常作固定賬,。固定賬不拆去空白頁,，但一般在記錄賬頁的最末一行的上下分別劃一條紅線，以示結(jié)束。此外，還應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案案卷備考表中詳細(xì)注明已使用賬頁的頁數(shù)和空白頁數(shù),。 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量小的單位,，賬簿可以不貼口取紙；會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大的單位,，賬簿上應(yīng)貼口取紙,，可以按一級(jí)科目或材料大類，按賬頁順序由前往后,，自上而下地粘貼?？谌〖垜?yīng)該整齊，均勻,，并能顯露出科目名稱,?？谌〖垜?yīng)在賬簿的右側(cè)粘貼,，不要在上下兩側(cè)粘貼。賬簿排架時(shí)應(yīng)豎立放置,，以便抽取時(shí)不損壞口取紙,。 （三）財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷 ?。?）檢查核對(duì),。會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全。 ?。?）案卷組合,。會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)分基層單位會(huì)計(jì)報(bào)告,、匯總會(huì)計(jì)報(bào)告分別裝訂。年終決算報(bào)表要單獨(dú)裝訂,，季報(bào)和月報(bào)可根據(jù)張數(shù)的多少,，裝訂成一卷或數(shù)卷,。財(cái)務(wù)報(bào)告的文字材料是對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表的分析和說明，必須與會(huì)計(jì)報(bào)表組合到案卷,，以保持其內(nèi)容的密切聯(lián)系,。 （3）卷內(nèi)報(bào)表排列,。排列順序?yàn)椋孩贂?huì)計(jì)報(bào)表封面,；②會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明,；③各種會(huì)計(jì)報(bào)表（按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列）,；④財(cái)務(wù)報(bào)告的必要文字說明；⑤會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。 （4）填寫卷內(nèi)目錄和備考表,。卷內(nèi)目錄欄目一般有：序號(hào),、財(cái)務(wù)報(bào)告名稱、編報(bào)單位,、填報(bào)日期等,。備考表欄目一般有：卷內(nèi)情況說明,、組卷人、主管會(huì)計(jì),、組卷時(shí)間等,。 ?。?）裝訂。按組合時(shí)分出的卷數(shù)采用三孔一線方式在財(cái)務(wù)報(bào)告左側(cè)裝訂,，結(jié)頭在財(cái)務(wù)報(bào)告的背面,。注意將財(cái)務(wù)報(bào)告的下邊和左邊對(duì)齊壓平，防止折角,，如有損壞部位應(yīng)修補(bǔ)后進(jìn)行裝訂。 ?。?）封面編目,。裝訂后，貼上財(cái)務(wù)報(bào)告封面,。封面下面欄目一般有：編號(hào),、密級(jí)、財(cái)務(wù)報(bào)告名稱,、編報(bào)單位,、單位負(fù)責(zé)人、填報(bào)人,、審核人,、填報(bào)日期等；封面脊背欄目一般有：報(bào)告的年度,、總頁數(shù),、檔號(hào)、保管期限等,。為長(zhǎng)久保存財(cái)務(wù)報(bào)告,，最好將其放入卷盒內(nèi)保管，并在脊背上填上檔號(hào)等項(xiàng)目,。 二,、案卷排列與編號(hào) （一）案卷排列 會(huì)計(jì)檔案案卷按如下之一方法排列： 1,、按照類別一年度排列,。即案卷按憑證、賬簿,、財(cái)務(wù)報(bào)告,、其它四類分開，再按時(shí)間順序排列。這種排列方法適用于一般單位,，應(yīng)優(yōu)先推薦,。 2、按照年度一類別排列,。即先將不同年度的會(huì)計(jì)檔案分開,，同一年度的會(huì)計(jì)檔案按憑證-賬簿-財(cái)務(wù)報(bào)告其他順序排列。由于憑證,、賬簿,、報(bào)表外形尺寸不同，這種排列方法易造成柜架浪費(fèi),。補(bǔ)救的方法是全部使用同一規(guī)格的卷盒,，一盒中可裝若干憑證、賬簿,、報(bào)表,，但應(yīng)注意盒脊上填寫若干個(gè)案卷號(hào)。 3,、會(huì)計(jì)類型單一,，檔案數(shù)量較多的單位，可采用先按保管期限,，再年度,，然后再按形式（名稱）的方法排列。 4,、財(cái)政部門的會(huì)計(jì)檔案,，先按保管期限，再按年度,，然后按組織機(jī)構(gòu),，最后按形式（名稱）排列。會(huì)計(jì)類型較多的建設(shè)銀行,、稅務(wù)機(jī)關(guān)等單位,，可采用先按保管期限，再按年度,，然后按會(huì)計(jì)類型,，最后按形式（名稱）的方法排列。 會(huì)計(jì)檔案排列方法很多,，各有利弊,，各單位應(yīng)選擇適合本單位的排列方法，要注意方便適用,，選定后不要隨意變動(dòng),。 ?。ǘ┚幇妇硖?hào) 1、編大流水號(hào),。一般的單位應(yīng)編大流水號(hào),。即憑證、賬簿,、財(cái)務(wù)報(bào)告分別編各年度累計(jì)的大流水號(hào),。如2002年有12本憑證編1-12號(hào)；2003年從13號(hào)開始編號(hào),。 2,、編小流水號(hào)。會(huì)計(jì)檔案特別多的單位,，可編小流水號(hào),。即同一年度同一類型的會(huì)計(jì)檔案案卷都從1開始編卷號(hào)。如2002年有12本憑證,，編1-12號(hào),，2003年又從1號(hào)開始編號(hào)。 三,、編目、上架 ?。ㄒ唬┐_定保管期限 按財(cái)政部,、國家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的“會(huì)計(jì)檔案保管期限表”的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類,。屬于永久保管的有：行政和事業(yè)單位年度決算報(bào)表,、稅收年報(bào)（決算）、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等,，其余為定期保管。定期保管的期限分為25年,、15年,、10年、5年,、3年共5類,。 （二）擬寫案卷題名 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)逐卷填寫案卷題名,。案卷題名由會(huì)計(jì)核算單位,、會(huì)計(jì)年度、會(huì)計(jì)核算材料的名稱三部分組成,。如：國家檔案局2001年總賬,；國家檔案局2001年度財(cái)務(wù)報(bào)告。 （三）編制目錄 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)編制機(jī)讀或手工案卷目錄,。 1,、目錄表的填寫 目錄表應(yīng)包括案卷號(hào)、題名,、保管期限,、起止時(shí)間、備注等欄目,。 ?。?）案卷號(hào)。按前述編號(hào)法順序填寫案卷號(hào),。 ?。?）題名。按會(huì)計(jì)檔案案卷上的題名填寫,，如：湖北省檔案局2001年總賬,；湖北省檔案局2001年度財(cái)務(wù)報(bào)告；湖北省檔案局2001年會(huì)計(jì)憑證,。 ?。?）保管期限。填寫所劃分的保管期限,。如：永久,，15年。 ?。?）起止時(shí)間,。填寫卷內(nèi)會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料的起止時(shí)間，如,；20010101-20011231,；20010101-20010131；20010101-20010331,。也可在年,、月、日的阿拉伯?dāng)?shù)字間“.”如：2001.1.1-2001.12.31,。 ?。?）備注。一般不填,，留待會(huì)計(jì)檔案歸檔后有變化時(shí)填寫,。 2、手工目錄的裝訂 會(huì)計(jì)案卷目錄一般用塑料或硬紙封面裝訂,，裝訂的工具一般可用線索,、鞋帶,、賬釘?shù)取?BR> |
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