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檔案說話： 助局長繼續(xù)留任 浙海大辦公室實務(wù)選修課講稿15 文/舟山潮水 根據(jù)我國最新機(jī)構(gòu)改革，除國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)外,，省以下檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)設(shè)置,，都劃入各級黨委辦公室。各級黨委辦公室不但要做好自身內(nèi)部的檔案管理工作，而且承擔(dān)著本級的檔案管理事務(wù)。這里著重談各單位辦公室如何加強(qiáng)內(nèi)部的檔案管理工作。 2016年修正的我國《檔案法》給檔案下的定義：“是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治,、軍事,、經(jīng)濟(jì)、科學(xué),、技術(shù),、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字,、圖表,、聲象等不同形式的歷史記錄。”做好檔案工作是黨政機(jī)關(guān),、人大政協(xié)機(jī)關(guān),、軍隊機(jī)關(guān)、各企業(yè)單位提高決策科學(xué)化和機(jī)關(guān)辦事效率之需,，是各級單位辦公室管理的傳統(tǒng)工作,，起著記錄、保存各單位歷史真實面貌的重要作用,。決不能把檔案工作當(dāng)成辦公室一個冷門工作,。檔案和每個人都有關(guān)系。什么時候你都會與檔案打交道,。了解一點檔案知識是很有必要的,。檔案是會說話的，發(fā)揮的作用非常之大,。有時甚至關(guān)系到一個人的切身利益,。舉一個例子：某設(shè)區(qū)市一個局長身份證的記錄是1962年4月1日出生，他自己也一直以為是這樣,。有一年市委組織部清理干部檔案,，在他的最早檔案記錄大學(xué)志愿書中發(fā)現(xiàn)他的出生時間是1961年4月1日。該市規(guī)定,，正處級實職干部到57周歲要退出實職,，也就是說如按1961年出生計算，當(dāng)年他就要被免去局長職務(wù),。組織部告訴局長這一情況后,，局長著急了,，他說他父母一直告訴他是62年出生啊,。組織部同志提出，那你要提供比大學(xué)志愿書更早的原始檔案,，證明你是62年出生的,。后來，局長幾經(jīng)周折,，在村里找到了已經(jīng)發(fā)黃的該村我國第二次人口普查關(guān)于他家的檔案,，那份普查材料寫著他是1962年4月1日出生。他把原件提供給組織部后,，組織部采納了人口普查檔案記載的他的出生時間,。這樣，這位局長繼續(xù)留任了一年,，相應(yīng)的退休也不按61年計算,。一個單位各種文字、圖表,、聲像等記錄很多,，那么哪些材料當(dāng)歸檔呢？一般來說,，辦公室的歸檔的記錄越多越好,。如不齊全，檔案“說話”就會顯得結(jié)結(jié)巴巴,，就無法反映真實的歷史面貌,。如某縣人大常委辦公室在商量年度人大代表大會方案時，有人提出可以省略某些主席團(tuán)會議等環(huán)節(jié),，不搞形式主義,。有人主張要履行法定程序，不能亂了程序,。后來,，也有人提出參照一下前幾年的做法，結(jié)果,，有人就去查人大辦公室的檔案,，發(fā)現(xiàn)有一年的檔案里沒有關(guān)于召開主席團(tuán)會議的材料。歸檔的范圍重點要集中在以下幾個方面：（一）中央及上級各部門的有關(guān)文件,、電報和其他公文等,。（二）省部及以上領(lǐng)導(dǎo)及其他重要人員考察形成的各類材料檔案（包括錄音錄像、照片,、題字,、講話材料、剪報等）,。（三）黨政組織各類會議原始記錄,、會議紀(jì)要及附件材料，民主生活會原始記錄和個人材料,，辦公室重要會議的議程,、圖片，音像,、電子軟件材料等,；（四）單位主要領(lǐng)導(dǎo)講話稿，批示,、重大活動材料和新聞稿,、工作信函、工作筆記本以及從中央和上級各部門各種會議帶回來的重要文件材料等,。（五）向上級或向下級傳發(fā)的電報及上級部門來的電報,、傳真,；（六）室關(guān)于干部任免、調(diào)配,、聘用,、離退休、獎懲,、勞動人事,、出國（境）審批等公文材料；（七）值班日記,、電話記錄及其他有關(guān)材料,。制發(fā)的各種公文刊物、簡報等材料,；（八）其他有關(guān)有查考價值的材料,。一個單位的檔案主要由負(fù)責(zé)收發(fā)的處室或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)收集,；由其他各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)自行登記編號的各種公文,、信息、簡報等,，由各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集,、保存；并于次年2月前交辦公室檔案人員歸檔,。各單位的各種會議記錄由負(fù)責(zé)記錄的人員整理,，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后及時移交檔案人員。省部級以上領(lǐng)導(dǎo)和其他重要人員調(diào)研考察的有關(guān)情況,，包括照片,、題字、講話材料等,，由辦公室負(fù)責(zé)接待工作人員或相應(yīng)接待機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集,、整理、編寫,，并于次年一季度前移交檔案人員,。本單位各種會議的整套材料和領(lǐng)導(dǎo)在各種場合的講話材料,、匯報介紹材料由相關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集,、整理，并在會后或領(lǐng)導(dǎo)講話后半月內(nèi)移交辦公室檔案人員,。本單位重要信函,，包括電報、傳真等,，由有關(guān)人員收集,，并及時送檔案人員存檔,。讓檔案說話,，發(fā)揮活字典的作用,，貴在使用。有些單位的同志把檔案當(dāng)作可有可無的東西,，不知道如何使用,。檔案利用得好，可以發(fā)揮很大作用,。如某市委接受省委巡視組的巡視,，在個別反饋時，巡視組提出學(xué)習(xí)上級精神還不夠到位,，理由是沒有組織學(xué)習(xí)傳達(dá)中紀(jì)委,、省紀(jì)委會議精神。市委辦立即查閱市委常委會會議紀(jì)要和會議紀(jì)錄,，發(fā)現(xiàn)均記載進(jìn)行了學(xué)習(xí)傳達(dá),，就形成書面報告，并附會議記錄,，呈省委巡視組審示,。省委巡視組予以采納，在正式反饋時,，去掉了這條意見,。各單位檔案室、檔案柜保存的檔案資料,，主要是供本機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員服務(wù),，一般不對外開放，確因工作需要,，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以允許查閱,。如某省紀(jì)委辦理某市領(lǐng)導(dǎo)干部違紀(jì)違法案件，需要查閱該領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)召開過的市政府會議紀(jì)要,，市政府辦公室及時提供檔案材料,，有力配合了案子的查處。查閱人須填寫《查閱檔案登記表》,，并按批準(zhǔn)的范圍和登記的項目,，在檔案室內(nèi)進(jìn)行查閱。重要機(jī)密檔案不得外借和復(fù)印,。工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定,，加強(qiáng)檔案查閱的監(jiān)督管理和服務(wù)。嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,，確保檔案機(jī)密的安全,。檔案原件一般不借出檔案室，因特殊需要外借時,，要辦理借出登記手續(xù),，并限時歸還。外來人員來本室查閱檔案,，必須持有單位介紹信,，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案工作人員要認(rèn)真做好各類文件材料（包括文字,、照片,、錄音、電子軟件,、光盤等）的收集,、整理、分類,、立卷,、保管、統(tǒng)計和利用工作,。要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,，加強(qiáng)檔案編研工作，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量,。
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