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你會(huì)開(kāi)會(huì)么,？一天有多少時(shí)間浪費(fèi)在了會(huì)議上,？為什么領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)總拖沓？員工越來(lái)越疲于應(yīng)對(duì)會(huì)議,？

北卡羅來(lái)納大學(xué)組織行為科學(xué)教授史蒂文·羅格伯格曾對(duì)會(huì)議做過(guò)一項(xiàng)估算,，在美國(guó)，各種會(huì)議造成的機(jī)會(huì)成本高達(dá)1.4萬(wàn)億美元,，幾乎占到2020年美國(guó)GDP的6.8%,。

研究群體協(xié)作的專(zhuān)家大衛(wèi)·斯特勞斯在其《開(kāi)會(huì)的革命》這本書(shū)中稱(chēng)，一個(gè)普通職員,，一生中用來(lái)開(kāi)會(huì)的時(shí)間,，保守估計(jì)在9000小時(shí)，即需要連軸轉(zhuǎn)一年以上,；一個(gè)中層管理者,，每周可能有大約35%的時(shí)間用于開(kāi)會(huì)；高層管理者,，可能超過(guò)50%,。從財(cái)務(wù)數(shù)字來(lái)看，大多數(shù)組織花在開(kāi)會(huì)上的費(fèi)用,，占到行政預(yù)算的7%到15%，還不包括以會(huì)議為名義的其他開(kāi)銷(xiāo),。

其實(shí)會(huì)議本身并無(wú)過(guò)錯(cuò),，大到國(guó)際會(huì)議，小到一個(gè)企業(yè),，甚至一個(gè)家庭,，許多問(wèn)題不開(kāi)會(huì),，還真沒(méi)法解決。

問(wèn)題出在了哪,？究其原因,，最大問(wèn)題是過(guò)于冗長(zhǎng)，而且存在只會(huì)不議,，議而不決的情況,，這種會(huì)議不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且增加財(cái)政成本,。

問(wèn)題如何解決,？比如堪稱(chēng)勞模的雷軍，從早上9點(diǎn)開(kāi)始工作,，一直到凌晨三點(diǎn),，一天能開(kāi)23場(chǎng)會(huì)議，但每次會(huì)議都會(huì)控制在3分鐘,，開(kāi)有必要的會(huì),，解決有必要的問(wèn)題。

再比如,，亞馬遜創(chuàng)始人杰夫·貝佐斯在公司推行一種開(kāi)會(huì)模式,，基本特點(diǎn)是：不許使用 PPT，參會(huì)者在會(huì)議前撰寫(xiě)不超過(guò)6頁(yè)紙質(zhì)文檔,；會(huì)議開(kāi)始后15~30分鐘,，所有人先集體看文檔；會(huì)議開(kāi)始后,，圍繞文檔進(jìn)行討論,。這些公司將會(huì)議高效利用，幾乎做到了不浪費(fèi)每一分鐘,。

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除此之外,，我們還挑選了世界500強(qiáng)中，分別在制造領(lǐng)域,、地產(chǎn)領(lǐng)域以及互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的3家極具代表性的公司,，看看他們是如何開(kāi)會(huì)的。

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為什么谷歌總能做出讓人眼前一亮的產(chǎn)品,？原因是,，谷歌的產(chǎn)品從最初提出想法和需求，到最終落實(shí)和應(yīng)用,，離不開(kāi)高效地開(kāi)發(fā)過(guò)程,、高質(zhì)量產(chǎn)出。而這些高效開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的流程,，也沿用到了谷歌日常開(kāi)會(huì)的理念中,。

“這是最有效呈現(xiàn)數(shù)據(jù)和觀點(diǎn),、討論問(wèn)題以及進(jìn)行決策的方式?！惫雀枨岸麻L(zhǎng)埃里克·施密特在《Google模式》這本書(shū)中寫(xiě)到,。他認(rèn)為，開(kāi)會(huì)是一件非常重要的事情,，并因此和團(tuán)隊(duì)形成了一整套開(kāi)會(huì)指南,，可以將“浪費(fèi)時(shí)間的事情”變成提高效率和士氣的機(jī)會(huì)。燈塔知行社總結(jié)了谷歌開(kāi)會(huì)的一些有效原則,，供大家參考與學(xué)習(xí),。

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1. 每個(gè)會(huì)議都需要一名決策者

施密特認(rèn)為，兩組級(jí)別平等的人在一起開(kāi)會(huì)往往不會(huì)有好的結(jié)果,，因?yàn)樽詈蟮慕Y(jié)果往往是相互妥協(xié),，而不是做出最優(yōu)的艱難決策。他建議明確指定一名決策者,，以便讓所有參會(huì)的人都知道誰(shuí)具有最終發(fā)言權(quán),。

2.會(huì)議需要清晰的目的和結(jié)構(gòu)

施密特認(rèn)為過(guò)于冗長(zhǎng)的會(huì)議往往是因?yàn)槿狈γ鞔_定義的目標(biāo)和結(jié)構(gòu)。他進(jìn)一步解釋稱(chēng),，決策者需要學(xué)會(huì)“召集會(huì)議”,，并確保會(huì)議內(nèi)容正確，設(shè)置目標(biāo)不偏題,，確定哪些人參與,，以及至少提前24小時(shí)給參與者提供會(huì)議議程。之后,，決策者還要負(fù)責(zé)總結(jié)會(huì)議決議,，并在48小時(shí)內(nèi)用電子郵件給每個(gè)參會(huì)者，以及應(yīng)該知情的其他人發(fā)送相關(guān)任務(wù)安排,。

3.用于分享信息或交流思想的會(huì)議,，必須要有會(huì)議主持人

施密特及其團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)，如果他們不認(rèn)真對(duì)待分享信息或交流思想的會(huì)議,，那么原本可能有效的會(huì)議也可能變成浪費(fèi)時(shí)間的事情,，因此會(huì)議必須要有主持人，同時(shí)也要堅(jiān)持上述兩個(gè)原則,。

4.在必要的時(shí)候才開(kāi)會(huì)

施密特認(rèn)為,，任何會(huì)議都應(yīng)該有它的目的，如果這個(gè)目的不明確,，或者會(huì)議達(dá)不到這個(gè)目的,，而參會(huì)的人僅僅是出于習(xí)慣參加某個(gè)固定會(huì)議，那么這次會(huì)議很可能應(yīng)該重新設(shè)定目標(biāo)，或者干脆取消,。

5.參會(huì)者越少，會(huì)議效果越好

在谷歌,，開(kāi)會(huì)的最佳人數(shù)是,，不要超過(guò) 8 人，最多 10 人,。施密特認(rèn)為,，開(kāi)會(huì)是要讓每位參會(huì)者有表達(dá)意見(jiàn)的空間。如果有更多人需要知道會(huì)議結(jié)果,，決策者要確保有溝通流程可以傳達(dá)訊息,，而不是邀請(qǐng)他們參會(huì)，卻只讓他們?cè)谝慌杂^察,。例如,，在會(huì)后，那些沒(méi)能參加會(huì)議的人,，會(huì)收到一份標(biāo)準(zhǔn)官方會(huì)議紀(jì)要,，來(lái)了解會(huì)議的決定、團(tuán)隊(duì)前進(jìn)的方向,、接下來(lái)需要做什么工作,。

6.會(huì)議只邀請(qǐng)必要的人參加

“有很多次，我們與客戶(hù)或者合作伙伴的高管走進(jìn)會(huì)議室,，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議室里都是人,。”施密特稱(chēng),，他們無(wú)法控制客戶(hù)或者合作伙伴的人數(shù),，但卻可以控制自己公司的參會(huì)人數(shù)。尤其是對(duì)于某些重要會(huì)議,，谷歌鼓勵(lì)高管們只參加非去不可的會(huì)議,，而不是僅僅體現(xiàn)自己的重要性出席會(huì)議。

7.嚴(yán)格遵守時(shí)間限制

在谷歌,，會(huì)議是嚴(yán)格按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束的,。谷歌的會(huì)議中，一般都會(huì)在墻上都投影一個(gè)巨大的計(jì)時(shí)器,，給特定的會(huì)議或者議題做倒計(jì)時(shí),。

會(huì)議結(jié)束時(shí)，要留出足夠的時(shí)間總結(jié)會(huì)議要點(diǎn)和待辦事項(xiàng),，總結(jié)討論結(jié)果,。如果會(huì)議需要持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，那么應(yīng)該在會(huì)議日程中安排適當(dāng)?shù)男菹r(shí)間,?？傊M量讓每個(gè)人盡早回到自己的工作崗位上,。

8.開(kāi)會(huì)時(shí)要一心一意

如果嚴(yán)格遵守上述原則，那么在谷歌,，這些要參加的會(huì)議就是十分必要了,。施密特稱(chēng)，在這種會(huì)議上,，參會(huì)者需要集中全部注意力,，而不是坐在會(huì)場(chǎng)用手機(jī)或電腦查看各種消息。即便在谷歌,，這也是最難遵守的原則,，施密特稱(chēng)，他們最終都放棄勸告高管和員工關(guān)掉手機(jī)和電腦,?！暗@仍然不失為一個(gè)好原則?！笔┟芴卦俅螐?qiáng)調(diào),。

做到極致，一直是谷歌做產(chǎn)品的理念,。這些開(kāi)會(huì)的技巧背后,，不僅是其對(duì)高效率、目標(biāo)導(dǎo)向的執(zhí)念,，也是其堅(jiān)持做極致產(chǎn)品的追求,。尤其是對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，會(huì)議是最好確保大家達(dá)成共識(shí)的一種方式,，這樣更有利于高效地做好產(chǎn)品,。

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萬(wàn)達(dá)集團(tuán)作為中國(guó)最大的文化產(chǎn)業(yè)集團(tuán)，在商場(chǎng)屹立了三十年之久,，背后離不開(kāi)公司完善的管理制度,。2015年，《萬(wàn)達(dá)哲學(xué)》出版,，王健林首次講述自己的經(jīng)營(yíng)理念,，里面詳盡講述了他的生意之道、企業(yè)轉(zhuǎn)型以及發(fā)展之道,。

《萬(wàn)達(dá)哲學(xué)》之后,，《萬(wàn)達(dá)工作法》推出，這里面涵蓋了萬(wàn)達(dá)集團(tuán)詳細(xì)的工作方法,，包括如何高效開(kāi)會(huì),、如何做計(jì)劃、如何保證有效執(zhí)行、如何做企業(yè)管理等等,。

王健林給超10萬(wàn)員工開(kāi)會(huì),，是如何做到?jīng)]人遲到，沒(méi)人敢睡的,？我們從中總結(jié)了幾條萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)的常規(guī)做法和原則,。

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1.從不打印的工作報(bào)告

每年的萬(wàn)達(dá)年會(huì)上，王健林都會(huì)做精彩的大會(huì)發(fā)言,。《萬(wàn)達(dá)工作法》這本書(shū)中解釋?zhuān)适且驗(yàn)椋和踅值墓ぷ鲌?bào)告都是親自手寫(xiě),，從不用槍手,；他的工作報(bào)告只有他自己知道，從來(lái)不在會(huì)前印刷,；報(bào)告既有宏觀分析,，也有客觀業(yè)績(jī)，還有微觀褒貶,，和未來(lái)走勢(shì),。

2.詳盡的會(huì)務(wù)手冊(cè)

細(xì)節(jié)，是萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)的關(guān)鍵,。除了參會(huì)流程,、參會(huì)人員、參會(huì)主題,、每一個(gè)議程時(shí)間,，甚至細(xì)節(jié)到參會(huì)人員每人每天每場(chǎng)在哪個(gè)桌子開(kāi)會(huì)，如何著裝,，在哪個(gè)餐廳,、哪個(gè)位置就餐，參會(huì)當(dāng)天的天氣如何等,，都有詳細(xì)的說(shuō)明和介紹,。

例如，萬(wàn)達(dá)年會(huì)的胸卡就是一個(gè)濃縮的會(huì)務(wù)流程,，一張小卡片就是一個(gè)私人定制的數(shù)據(jù)庫(kù),。以2013年年會(huì)的胸卡為例，胸卡的正面是員工的照片,、姓名,、部門(mén)、職務(wù)等信息,。背面,，則是兩天會(huì)議的全部流程：第一天，晚宴地點(diǎn)、具體時(shí)間,、就餐桌號(hào),；第二天，大會(huì)時(shí)間,、地點(diǎn),、座號(hào)，分論壇場(chǎng)次,、時(shí)間,、地點(diǎn)、座號(hào),。

3.萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)沒(méi)人敢遲到

在萬(wàn)達(dá),，開(kāi)會(huì)遲到是件很難堪的事。萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)有個(gè)不成文規(guī)定：下級(jí)一定會(huì)比上級(jí)提前早到5-10分鐘,。這不僅是一種尊重,，更是一種對(duì)待會(huì)議的態(tài)度。

4.準(zhǔn)時(shí)開(kāi),，準(zhǔn)時(shí)散

萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)基本都能按時(shí)結(jié)束,，極少有拖延的情況。這里,，萬(wàn)達(dá)做到了三點(diǎn)：會(huì)議通知時(shí),，就明確會(huì)議開(kāi)始及結(jié)束的時(shí)間；合理安排切實(shí)可行的議程,，明確每件事項(xiàng)的討論時(shí)間,；主持人必須有效調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性，并控制好會(huì)議時(shí)間,。

在萬(wàn)達(dá),，對(duì)于一些重要會(huì)議，有的發(fā)言會(huì)提前預(yù)演,，以提前把控時(shí)間,。因此不管多長(zhǎng)的會(huì)議，由于每個(gè)發(fā)言都很精準(zhǔn),，所以準(zhǔn)時(shí)散會(huì)并非難事,。

除了有制度的約束和規(guī)范，高層以及所有人的時(shí)間觀念和責(zé)任意識(shí)同樣至關(guān)重要,。

5.開(kāi)會(huì)發(fā)言只講干貨

萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì),，一切精簡(jiǎn)。PPT的使用也限量,，一般開(kāi)會(huì)不許超過(guò)10張,，給董事長(zhǎng),、總裁匯報(bào)基本不會(huì)超過(guò)3張。

6.開(kāi)會(huì)不許找替身

在萬(wàn)達(dá),，匯報(bào)不能找替身,，如果副總裁聽(tīng)會(huì)，必須總經(jīng)理匯報(bào),，如果總裁聽(tīng)會(huì),，必須副總裁匯報(bào)。這就保證領(lǐng)導(dǎo)必須身體力行,，必須全面了解,，決不允許找其他人來(lái)代替匯報(bào)。

7.重要會(huì)議有紀(jì)要

萬(wàn)達(dá)的重要會(huì)議都有紀(jì)要,。最常見(jiàn)的是每個(gè)部門(mén)的周例會(huì),，為了跟蹤會(huì)議紀(jì)要中涉及的行動(dòng)計(jì)劃及重要工作，萬(wàn)達(dá)自己開(kāi)發(fā)了任務(wù)追蹤系統(tǒng),，目的是通過(guò)量化指標(biāo)來(lái)跟蹤會(huì)議落實(shí)情況。

具體做法是,，每次會(huì)議前,，參會(huì)人會(huì)看到這個(gè)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)里顯示的任務(wù)完成日期、目前完成進(jìn)度,。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)對(duì)照,，目前完成哪些工作，還需要做哪些工作,，下次開(kāi)會(huì)預(yù)計(jì)進(jìn)度如何,，能否在預(yù)定時(shí)間完成整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)等，記錄員會(huì)將這些數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng),，下次開(kāi)會(huì)核對(duì)復(fù)盤(pán),，并再次建立新的任務(wù)進(jìn)度。

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豐田以秒算錢(qián)

2020年《財(cái)富》世界 500 強(qiáng)排行榜中,，豐田汽車(chē)名列總體排名第10位,、全球汽車(chē)行業(yè)排名第二、日本企業(yè)排名第一,，84年來(lái)豐田依然能夠保持屹立不倒,。這與其始終堅(jiān)持精益管理哲學(xué)息息相關(guān)。

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豐田汽車(chē)的創(chuàng)始人,，豐田喜一郎,，在創(chuàng)辦公司初期致力于降低成本、減少浪費(fèi),、降低庫(kù)存,，為后來(lái)的發(fā)展打下了較好基礎(chǔ),。嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)、精益求精,，這是精益管理法的前身,，之后精益管理法不斷延續(xù)下來(lái)，成為豐田成功不可或缺的一部分,，并在此后被諸多制造企業(yè)借鑒學(xué)習(xí),。

而會(huì)議，在企業(yè)中無(wú)處不在,，耗時(shí)耗力又不易計(jì)算產(chǎn)出,，幾乎已成為最貴的商業(yè)活動(dòng)。在精益管理的理念下,，豐田公司是如何降低會(huì)議成本,，精益化開(kāi)會(huì)的呢？

1.明確會(huì)議目的,、成本,，提前做好準(zhǔn)備

美國(guó)麻省理工學(xué)院資深教授James P.Womack 在其著作《精益思想》中提出，精益管理的核心思想可概括為：消除浪費(fèi),、創(chuàng)造價(jià)值,。

在豐田，他們視浪費(fèi)為企業(yè)最大的毒瘤,，并將浪費(fèi)進(jìn)行細(xì)分：加工時(shí)間的浪費(fèi),、等待時(shí)間的浪費(fèi)、制造不良的浪費(fèi),、動(dòng)作的浪費(fèi),、搬運(yùn)的浪費(fèi)、在庫(kù)的浪費(fèi),。不僅關(guān)注顯性成本,，同樣重視隱性成本的浪費(fèi)。

James P.Womack 認(rèn)為會(huì)議是最大的浪費(fèi),，因?yàn)闀?huì)議會(huì)消耗掉所有參會(huì)人的時(shí)間,。他將參會(huì)人的成本通過(guò)公式計(jì)算。會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的 3 倍 x 2 x 開(kāi)會(huì)人數(shù)x會(huì)議小時(shí) + 異地開(kāi)會(huì)還會(huì)產(chǎn)生差旅成本（如火車(chē),、飛機(jī)等交通費(fèi)用,、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用等）,。

除此以外,，是否真的有必要開(kāi)會(huì)，開(kāi)會(huì)的機(jī)會(huì)成本也不容小覷,。

所以,，為避免浪費(fèi),，豐田公司在會(huì)前會(huì)明確“為什么需要召開(kāi)這樣一場(chǎng)會(huì)”，并做好會(huì)前準(zhǔn)備,，把重點(diǎn)放在重要的,，而非全部瑣碎的事情上。用一到三句話定義會(huì)議的目的,，并把會(huì)議目的分解成明確結(jié)果的目標(biāo)陳述,。因?yàn)槊鞔_的會(huì)議目標(biāo)可以讓會(huì)議不跑偏，是檢驗(yàn)會(huì)議成果的重要依據(jù),。

此外,，豐田公司每次開(kāi)會(huì)前會(huì)貼出告示，標(biāo)明每個(gè)與會(huì)者一秒鐘值多少錢(qián),。通過(guò)每秒鐘的價(jià)格乘以開(kāi)會(huì)的總時(shí)間,，就是每個(gè)人每次開(kāi)會(huì)的成本。把每秒鐘開(kāi)出價(jià)碼,，把寶貴的時(shí)間計(jì)算成金錢(qián),，會(huì)議的成本看得見(jiàn)、可衡量,。

2.有效溝通,、達(dá)成共識(shí)

精益強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)，整個(gè)公司是一個(gè)有共同目標(biāo)的團(tuán)隊(duì),。員工在團(tuán)隊(duì)中積極參與,，而不僅是被動(dòng)執(zhí)行上級(jí)命令,。清晰的團(tuán)隊(duì)目標(biāo),、透明可視的過(guò)程管理、高效的溝通協(xié)作,、達(dá)成共識(shí)的決策決議是團(tuán)隊(duì)協(xié)作的必要保障,。

豐田開(kāi)會(huì)時(shí)，即使是部長(zhǎng)級(jí)別,，在做年度匯報(bào)時(shí)也不能超過(guò) 7 分鐘,，如果超時(shí)會(huì)被轟下臺(tái)，而且董事長(zhǎng)會(huì)要求重新做報(bào)告,。

豐田有條不成文規(guī)定：?jiǎn)T工在交流時(shí)必須使用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言,，盡量采用圖表、表格等形式,，讓隨便一個(gè)員工,，哪怕是剛來(lái)的實(shí)習(xí)生都能迅速看懂。這與前面提到的萬(wàn)達(dá)的工作方法十分類(lèi)似,，目的都是節(jié)約時(shí)間,，減少溝通成本,。

此外，每個(gè)豐田員工手邊總會(huì)有一頁(yè) A3/A4 紙,，在這張紙上用最少的文字,、形象化的圖表，放入最重要,、最精華的內(nèi)容,，清晰的展現(xiàn)問(wèn)題解決的整個(gè)思考流程。在豐田所有工作都建立在一頁(yè)紙基礎(chǔ)上,，目的是為了有效縮短時(shí)間,，高效溝通，迅速達(dá)成共識(shí),。

3.會(huì)議最大的價(jià)值是產(chǎn)生行動(dòng)

豐田精益管理的核心是以越少投入,，創(chuàng)造盡可能多的價(jià)值。而會(huì)議最大的價(jià)值就是產(chǎn)生行動(dòng),。沒(méi)有行動(dòng)的會(huì)議,，會(huì)直線拉升企業(yè)成本，讓組織效率低下直至毀掉組織,。

豐田會(huì)議是如何產(chǎn)生行動(dòng)呢,？他們會(huì)清晰記錄會(huì)議紀(jì)要、明確會(huì)后任務(wù),、責(zé)任人和落實(shí)時(shí)間,。

現(xiàn)地現(xiàn)物，是豐田的一項(xiàng)重要原則,，強(qiáng)調(diào)解決問(wèn)題的方法是要深入現(xiàn)場(chǎng),，親自看到實(shí)際情況，及時(shí)掌握第一手信息,，避免閉門(mén)造車(chē)的形式主義和官僚主義,。