以下是正文：

下周,，單位將牽頭召開一個大型會議，全區(qū)所有領(lǐng)導將出席會議,，會議相關(guān)工作由我負責牽頭抓總,，統(tǒng)籌推進,。今天早上，我在單位工作專題會上公布了會議籌備方案及分工,，得到了一把手的當眾夸獎,。

工作這么多年，已負責十幾場大型會議,，復盤來看,，有些細節(jié)還需要改進，但大差錯沒有,，每場下來,，領(lǐng)導也比較滿意。

對于大型會議,，牽頭抓總的人要把握大方向,，掌控關(guān)鍵點，精進小細節(jié),，在籌備時應盡量把工作做細做實,，這很考驗人的統(tǒng)籌、策劃和執(zhí)行力,。

那籌備時,，做好哪一項工作能夠四兩撥千斤呢？

磨刀不誤砍柴工,，個人認為,，一份詳盡的工作方案最關(guān)鍵！

方案制定的過程,，其實就是統(tǒng)籌,、策劃工作的過程，細節(jié)考慮得越詳盡,，執(zhí)行起來越容易,。

如何做好一份大型會議的方案呢？五步走：

這是必需的,，沒有體現(xiàn)主官意圖的方案完全是做無用功，因此開始方案前,，必須和領(lǐng)導做好充分的溝通,，比如會議要多大規(guī)模？請哪些領(lǐng)導,？哪些單位要參加,？希望什么時候召開？議程是什么？要不要宣傳報道,？有沒有需要特別交代的事項,？等等。

根據(jù)主官的意圖,，先草擬初步方案，然后報主官審定,。這一步其實就是驗證主官意圖的過程,，有時在溝通時，雙方對某一項工作的理解會有所偏差,，將這些落到紙上,，交主官審定，就能夠糾偏,，避免走彎路,。

實際工作中，我有一種體驗,，就是有些主官的思維比較活躍,，睡了一覺后,，想法又會不一樣,。經(jīng)常是我將初步方案提交主官審定時，他又會提出新的想法和思路來,。因此這一步也能幫助我省點力氣,，至少對沒細化的方案做出修改要容易得多。

一旦領(lǐng)導審定后,，就要進行方案細化了，五步中這一步最為重要,。

我慣常的做法是,，在頭腦中演練一遍，按“會前,、會中,、會后”的邏輯思維去摳細節(jié)、抓關(guān)鍵,。

以本次大型會議為例：

會前：一個大會開始前,，要做哪幾項工作？

肯定少不了：草擬會議通知,，落實會場,，落實領(lǐng)導名單，落實參會人員，畫出會議座位圖,，安排會場,，會議簽到及材料印制分發(fā)等。

這個座位圖有講究,，比如臺上領(lǐng)導要怎么排序,？聽會單位要怎么安排？有沒有特殊單位需要重點關(guān)注,？這次會議是表彰會,，那我就需要劃出一個區(qū)域突出受表彰的對象，讓他們成為焦點,。

哪些材料需要印發(fā),？譬如表彰會，那要不要印表彰決定,？要不要制作光榮冊等,？

會中：每一個議程都需要什么材料？什么物質(zhì),？什么人配合,？

譬如這次會議是個表彰會，那肯定要宣讀表彰決定,，要有頒獎環(huán)節(jié),，大領(lǐng)導要作講話，一一在頭腦中演練后,，工作自然就細化出來了：

（1）草擬會議材料：主持詞,、表彰決定、領(lǐng)導講話稿等,。

（2）頒獎環(huán)節(jié)是全場會議的關(guān)鍵：誰來頒獎,？誰來受獎？分幾批次頒獎,？前期獎牌準備好了么,？現(xiàn)場的配樂要什么樣的？誰來引導,？怎么引導才能讓各批次的受表彰對象上臺銜接得當,？受表彰對象要怎么排序，才能讓最大的領(lǐng)導頒發(fā)的是最有份量的那塊牌子,？要不要彩排,？

這樣一梳理，這個環(huán)節(jié)需要做的工作進一步明細：明確頒獎領(lǐng)導,、受表彰對象,，落實現(xiàn)場配樂，落實獎牌和證書并排序，落實受表彰對象的排序（與獎牌及證書排序一致）,，制作受表彰對象座位圖,，落實引導人員，擇機彩排等,。

這個環(huán)節(jié)細節(jié)非常多,，稍不留心就有可能出現(xiàn)差錯，在實際工作中也需要通過彩排去發(fā)現(xiàn)問題,，糾正方案,。

需要特別注意的是，一般來說,，不到最后一個時刻,，頒獎領(lǐng)導是難以確定下來的，因此還要做好應急預案,，譬如受表彰對象的人數(shù)怎么設置最合理最省力,？如果頒獎領(lǐng)導與受表彰對象人數(shù)不一致時，要怎么處理,？等等

做好這個環(huán)節(jié),，個人的建議是：以最方便操作、不出差錯為總原則,，怎么容易怎么輕松怎么來,，不然得累死自己！

會后：媒體的宣傳報道需不需要,？大會的材料哪些需要存檔,？

如果要宣傳,，就必然要涉及到宣傳稿及媒體對接問題,，這項工作也要細化出來。

而召開這樣的大會,，圖像資料的留存是必須的,，因此會議期間需要安排專人拍照攝像，這個人既可以是同事,，也可以是記者,，如果是記者，必須要有專人馬上對接,，拿到圖像資料,，否則等到年底需要時再去找記者要，就不一定拿得到了（記者一般會定時清理）,。

細化方案出來后，就是分工問題。一場大型會議,，大包大攬最要不得,，別以為自己牛，真要到了緊要時刻,，往往是顧得了頭顧不了尾,，因此必然少不了同事的配合。俗話說,，不怕神對手就怕豬隊友,。一個好的隊友會讓自己少操很多心，關(guān)鍵時刻還能幫忙出謀劃策,，解決難題,，甚至還能化解危機。因此平時就要留心同事的特點和擅長事項,，將最合適每個人的工作合理分配下去,。

每當承接大型工作時，我都進行分工,，效果很好,。我有個同事，已經(jīng)負責過兩次大型活動了,，但從來沒見她分過工,，人緣也不好，因為沒分工,，所以看她抓瞎甚至出錯時,，大家也不怎么搭理。第一次在現(xiàn)場時,，最后還是主官跳出來,，臨時分工，同事們明面上不說什么,，背地里也是超級不爽的,。

始終要明白，雖然主官指定自己牽頭抓總,，但是如果主官沒有明確告知大家必須聽咱的,，那么這個牽頭抓總也是做不下去的。因此,，分工方案的初稿出來后,，務必要求主官親自召集所有參與同事，共同討論并最終確定方案及分工,，并明確強調(diào)所有人必須要按分工執(zhí)行,，必須要聽從咱的指揮,，這個方案才有可行性。

沒有主官出馬,，任何分工都是抓瞎,，別人可做可不做，就算做了也會說成是“幫你”,，這個詞一出來,，那性質(zhì)可就變成“幫你是情份”了哦，那咱可就要記得人家的情啦,！

今天早上的專題會,，就是我建議主官召開的，這個動作必不可少,。

方案一旦有效可行,，那執(zhí)行下去就事半功倍啦！當然,，在執(zhí)行過程中,，還會出現(xiàn)很多突發(fā)情況，要視情況及時做調(diào)整,，但大方向一般不會錯,。