朋友們好，我是混元項(xiàng)目管理門掌門--老牛,。剛才有兩個(gè)年輕人,，三十多歲，一個(gè)黑眼圈,，一個(gè)血壓高,，他們說:“老牛，我們?cè)诮o一個(gè)長(zhǎng)期合作的甲方干工程,。我們跟他們那邊的人關(guān)系不錯(cuò),，平時(shí)大家也是打成一片，笑臉相迎,，工程推進(jìn)得很順利,，可是到了快要驗(yàn)收的時(shí)候，他們一個(gè)不知道哪里來的領(lǐng)導(dǎo)卻在會(huì)上痛批了我們一頓,，說我們做的工程到處都是問題,，驗(yàn)收也是遙遙無期，心態(tài)都搞壞了,。老牛,，你能不能教教我項(xiàng)目管理功法，幫助我們挽救一下項(xiàng)目?” 我說:“可以,?！?/p>

我說:“你們想光靠自己的經(jīng)驗(yàn)和人脈干項(xiàng)目，不好用,?！彼环猓艺f:“朋友,，你兩個(gè)手來折我一個(gè)手指頭,。”他折不動(dòng),，他說:“你這也沒用,。” 我說:“我這個(gè)有用,，這是化勁,，項(xiàng)目管理是講化勁的，四兩撥千斤。我這就傳你三招“接,、化,、發(fā)”。

接——精確接收相關(guān)方需求

有些項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常覺得,，自己和甲方的需求交流已經(jīng)足夠頻繁,，項(xiàng)目需要交付的成果也已經(jīng)足夠明確，但是最終驗(yàn)收的時(shí)候,，項(xiàng)目成果卻總是被否定,，甚至產(chǎn)生了一種甲方故意為難自己的錯(cuò)覺。其實(shí),，很大程度上,，這是沒有做好良好的溝通管理。

心理學(xué)上有個(gè)概念叫“認(rèn)知偏差”,，指人們?cè)谥X自身,、他人或外部環(huán)境時(shí)，常因自身或情境的原因使得知覺結(jié)果出現(xiàn)失真的現(xiàn)象,。這在需求溝通的過程中,，尤為突出。由于甲乙方的經(jīng)驗(yàn),、知識(shí)領(lǐng)域大不相同,，對(duì)于同一個(gè)項(xiàng)目成果的描述也大相徑庭，在這種情況下,，需求描述中的一點(diǎn)點(diǎn)漏洞,，都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目成果的極大偏差。

舉個(gè)最簡(jiǎn)單的例子：甲方需要在寫字樓中布設(shè)網(wǎng)線,，乙方繪制了工程圖紙,，并經(jīng)過了甲方的簽字確認(rèn)，一切都顯得精確無誤,，唯一的一點(diǎn)疏漏是,，沒有規(guī)定網(wǎng)線的具體規(guī)格型號(hào)，只是在圖紙上標(biāo)注了“8芯網(wǎng)線”,。這看起來是一個(gè)小問題但是在工程驗(yàn)收的時(shí)候,，卻出現(xiàn)了大問題。甲方作為一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)公司,，已經(jīng)習(xí)慣性地認(rèn)為,，網(wǎng)線是具備高速網(wǎng)絡(luò)傳輸性能的企業(yè)級(jí)產(chǎn)品。而乙方常年承接普通家庭的裝修工程,，使用的都是普通的家用級(jí)網(wǎng)線,，導(dǎo)致最終性能達(dá)不到甲方的要求,。

要解決這個(gè)問題也很簡(jiǎn)單，項(xiàng)目溝通管理中有一個(gè)“5C原則”,，遵循這5個(gè)原則，配合一些溝通技巧,，可以盡可能地降低雙方對(duì)需求的理解偏差,。

(1) 正確的語法和拼寫。語法不當(dāng)或拼寫錯(cuò)誤會(huì)分散注意力,，還有可能扭曲信息含義,，降低可信度。

(2) 簡(jiǎn)潔的表述和無多余字,。簡(jiǎn)潔且精心組織的信息能降低誤解信息意圖的可能性,。

(3) 清晰的目的和表述。確保在信息中包含能滿足受眾需求與激發(fā)其興趣的內(nèi)容,。

(4) 連貫的思維邏輯,。寫作思路連貫，以及在整個(gè)書面文件中使用諸如“引言”和“小結(jié)”的小標(biāo)題,。

(5) 受控的語句和想法承接,。可能需要使用圖表或小結(jié)來控制語句和想法的承接,。

化——準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)化與分解需求

準(zhǔn)確地接收相關(guān)方需求,，只是完成了第一步，接下來,，就需要項(xiàng)目經(jīng)理將相關(guān)方需求進(jìn)行轉(zhuǎn)化與分解,，創(chuàng)建WBS，將項(xiàng)目成果分解為可以交付執(zhí)行的眾多任務(wù),。常用的就是專家判斷和分解的方法,。

還是舉網(wǎng)線布設(shè)工程的例子，項(xiàng)目經(jīng)理自身不一定具備完善的網(wǎng)絡(luò)布線工程相關(guān)的知識(shí),。在明確了甲方的需求之后,，可以邀請(qǐng)做過類似企業(yè)網(wǎng)絡(luò)架設(shè)工程的工程隊(duì)進(jìn)行討論，切記不能僅僅依靠自己做家庭裝修的經(jīng)驗(yàn)妄下判斷,。

在與有經(jīng)驗(yàn)的個(gè)人或小組討論的過程中,，項(xiàng)目本身被自上而下地分解成了原料采購(gòu)，墻面開槽,，線管鋪設(shè),，線路布設(shè)，墻面修復(fù)等多項(xiàng)工作,。這其中,，原料采購(gòu)又可以劃分為材料選型,、采購(gòu)實(shí)施等步驟。

經(jīng)過這些劃分,，項(xiàng)目經(jīng)理就能夠輕易的發(fā)現(xiàn)自己之前在需求確認(rèn)過程中存在的疏漏：沒有明確網(wǎng)線的規(guī)格型號(hào)和技術(shù)指標(biāo),，導(dǎo)致材料選型步驟的執(zhí)行存在問題。

發(fā)——向正確的相關(guān)方溝通發(fā)布項(xiàng)目信息

剛剛這兩個(gè)年輕人,，雖然覺得自己和甲方的關(guān)系很好,，平時(shí)交流溝通也很順利，但其實(shí)這是一種低效的溝通方式,，主要存在兩個(gè)問題：

第一,，沒有準(zhǔn)確識(shí)別相關(guān)方

甲方領(lǐng)導(dǎo)才是真正作出決策的人，通過權(quán)力/利益方格等工具,，可以很容易地發(fā)現(xiàn),，這些參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)是優(yōu)先級(jí)最高的相關(guān)方。而開頭的那兩個(gè)年輕人,，和其他優(yōu)先級(jí)較低的相關(guān)方溝通頻繁,，卻連領(lǐng)導(dǎo)的面都沒有見過，導(dǎo)致最終工程不符合相關(guān)方期望,，引起不滿,。就好像在比武的過程中蒙上了自己的雙眼，連對(duì)手在哪里都不知道,，全程都在對(duì)著空氣揮拳,。

第二，沒有采取正確的溝通方式

有些項(xiàng)目經(jīng)理總覺得要和甲方領(lǐng)導(dǎo)搞好關(guān)系,，頻繁拿著文件報(bào)告讓領(lǐng)導(dǎo)簽字會(huì)引起反感,，因此始終把項(xiàng)目的溝通手段局限在正式和非正式的對(duì)話中，沒有形成紙質(zhì)的文件記錄,，這種方式存在極大的隱患,，很容易導(dǎo)致項(xiàng)目的成果出現(xiàn)偏差。

在與相關(guān)方溝通的過程中,，遇到確定項(xiàng)目范圍,，明確技術(shù)指標(biāo)等細(xì)節(jié)工作的場(chǎng)合，還需要采用會(huì)議,、報(bào)告等書面溝通形式,，將討論溝通形成的結(jié)果固化下來，經(jīng)過項(xiàng)目相關(guān)方的簽字認(rèn)可,。這樣,，一方面可以形成可追溯的項(xiàng)目文件，另一方面,，也可以在形式上引導(dǎo)重要的項(xiàng)目相關(guān)方積極參與項(xiàng)目溝通,，形成參與感,。

這三招就是行走項(xiàng)目江湖的絕學(xué)“接化發(fā)”，年輕人要好好學(xué)習(xí),，好自為之,。