在知識經(jīng)濟時代，現(xiàn)代企業(yè)檔案工作與現(xiàn)代辦公環(huán)境密不可分,。傳統(tǒng)的檔案工作,，管理對象主要是紙質(zhì)實體檔案，處在文件管理生命周期的后端?，F(xiàn)代企業(yè)檔案工作,，利用信息化手段,，管理對象以電子文件為主，檔案管理的要求需要提前考慮,，尤其在文件,、檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)時，更需要運用前端控制理念,，管理現(xiàn)代企業(yè)檔案工作,。

前端控制內(nèi)涵及必要性

前端控制思想由法國檔案學(xué)者C·諾加雷提出，她指出“檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預(yù)的時機,，甚至重新思考這種生命周期本身”,。前端控制，主要針對電子文件的管理,，從文件形成之前,，將檔案管理要求提前預(yù)置到文檔管理系統(tǒng)中，在文件形成和維護階段進行監(jiān)督管理,。[1]

隨著現(xiàn)代企業(yè)對信息化的深入推進,，辦公環(huán)境呈現(xiàn)了自動化、協(xié)同化,、智能化等新特點,，在文件電子化、檔案數(shù)字化,、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下,，檔案的事后被動和滯后管理，不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要,，需要建立文件生命流程的全過程和全方位的控制機制,。[2]文件從形成、收集,、積累,、鑒定到歸檔利用，不同階段都需要實行全程管理與前端控制,，確保歸檔文件的真實性,、完整性、可靠性,、可用性,，保證檔案的質(zhì)量。

前端控制面臨的問題

企業(yè)對前端控制認知不足

多數(shù)企業(yè)對檔案管理停留在文件形成后,，檔案有人管,、能找到的階段。少數(shù)企業(yè)意識到,，在互聯(lián)網(wǎng) 時代,，企業(yè)發(fā)展離不開信息系統(tǒng)建設(shè),，由于缺乏整體規(guī)劃，業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政,，信息孤島現(xiàn)象嚴重,，很少考慮業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件將如何管理和歸檔利用。部分企業(yè)文檔流程再造,，完全模仿傳統(tǒng)手工模式,，在文檔管理系統(tǒng)設(shè)計階段,，并未意識到要把檔案管理要求提前考慮到文檔管理系統(tǒng)建設(shè)中,。我國大多數(shù)中小型企業(yè)，現(xiàn)代化程度不高,，一般無單獨的文檔管理系統(tǒng),，或只有功能簡單的文檔管理系統(tǒng)，更難以落實前端控制要求,。

企業(yè)缺乏前端控制有效手段

近年來,，我國引進并消化吸收國際標準《電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》（ISO 16175），部分大型現(xiàn)代企業(yè)和少量新興中小型企業(yè)逐漸重視文檔管理,，檔案工作需要全過程管理及前端控制,，但如何開展前端控制找不到合適的抓手，前端控制理念更多停留在口號層面,，無法在實際工作中發(fā)揮具體作用,。

推進前端控制成效不明顯

在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計時，提前考慮規(guī)劃檔案管理要求,，是前端控制有效手段,，但在實際運行中，由于受企業(yè)檔案管理機制,、全員文檔意識,、檔案人員隊伍素質(zhì)、檔案作用的發(fā)揮等多種因素影響,，再加上缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持,、文件檔案管理人員匱乏和專業(yè)技能不足，制約現(xiàn)代企業(yè)檔案管理前端控制推進,。

原因分析

檔案管理體制落后

我國檔案管理體制較長時期停留在檔案后期保管與利用層面,，對前期文件形成階段關(guān)注較少。大多數(shù)企業(yè)檔案工作,，停留在接收歸檔,、入庫保管、提供利用這些傳統(tǒng)工作內(nèi)容,。受傳統(tǒng)職責分工的影響,，文件管理,、檔案管理、信息化建設(shè)分別由不同部門歸口管理,，檔案部門缺少對電子文件管理的職責,，管技術(shù)的信息部門也不關(guān)心文件產(chǎn)生要求，文件產(chǎn)生部門也不知道檔案部門的具體要求,。文件,、檔案、信息技術(shù)分散的管理體制,，制約前端控制理念在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中應(yīng)用,。

全員文件、檔案管理意識不高

前端控制是全員參與,、全程控制和全面管理的過程,，協(xié)調(diào)機制的不完善，難以實現(xiàn)前端控制,。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo),、中層管理干部、基層員工,、文件檔案管理人員,，是否有文件、檔案管理意識,，是否在文件形成之初,，提前考慮今后歸檔和利用，關(guān)系著現(xiàn)代企業(yè)檔案工作發(fā)展,，部分企業(yè)員工認為,，檔案工作就是檔案員的事或是檔案部門的事，與己無關(guān),，個人能把文件交給檔案員或檔案部門,，已經(jīng)盡力而為。在這樣的觀念指引下,，再提前端控制,，舉步維艱。

文件,、檔案管理隊伍素質(zhì)不高

文件,、檔案管理隊伍綜合素質(zhì)不高，表現(xiàn)在多方面,。其一,，角色定位不高。檔案部門在外界心目中,，主要是看門守攤,，崗位定級處在企業(yè)同類中較低位置,，認為不需要太多專業(yè)知識，成為臨近退休,、調(diào)崗,、轉(zhuǎn)崗安置的中轉(zhuǎn)站。其二,，檔案人員知識結(jié)構(gòu)較單一,，信息技術(shù)薄弱，整體年齡偏高,，對自身的要求較低,，知識更新慢，尚未意識到前端控制的重要性,。其三,，業(yè)務(wù)流程不熟悉,。文件,、檔案管理人員存在對企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，工作流程不熟悉,，無能力提前介入,，無法落實前端控制措施。

作用未能有效發(fā)揮阻礙地位提升

檔案工作有為才有位,。檔案人員素質(zhì)低,、檔案工作邊緣化、檔案工作體現(xiàn)不了應(yīng)有的價值,，這些錯誤的認知更使檔案作用難以發(fā)揮,。企業(yè)能否把有限資源投入到檔案人員提升、檔案裝具更新,、檔案系統(tǒng)建設(shè)中,，主要是看檔案工作能否為企業(yè)發(fā)展起支撐作用。根據(jù)馬太效應(yīng),，檔案作用發(fā)揮越充分,，越能獲得更多的資源投入。相比其他行業(yè),，核電企業(yè)檔案管理,，與合格設(shè)備、人才資源并存為核電發(fā)展的三大支柱,，檔案是企業(yè)核心資產(chǎn),，核電企業(yè)檔案管理得到全國較高的認可，與核電企業(yè)檔案作用發(fā)揮密不可分,，反過來,，不斷促進核電檔案資源投入,，核電企業(yè)文檔從業(yè)人員較多，也有精力和能力開展前端控制工作,。

對策措施

構(gòu)建文件,、檔案、信息一體化管理機構(gòu)

打破文件,、檔案,、信息技術(shù)壁壘，形成文檔信息一體化管理機構(gòu),，有助于現(xiàn)代企業(yè)檔案工作開展,。2009年12月,國家建立了國家電子文件管理部際聯(lián)席會議制度，成員單位來自中央辦公廳,、國務(wù)院辦公廳,、國家發(fā)展和改革委員會、工業(yè)和信息化部,、財政部,、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會、國家檔案局,、國家保密局,、國家密碼管理局、國家標準化管理委員會,。[3]這是從國家層面意識到建立一體化工作機制的重要性證明,。對于現(xiàn)代企業(yè)，建議設(shè)立職能獨立的信息文檔處或信息中心,，統(tǒng)一管理企業(yè)文件,、檔案、信息化建設(shè),，可以有效推動企業(yè)檔案良性發(fā)展,。

提高企業(yè)全員文件、檔案管理意識

現(xiàn)代企業(yè)檔案工作發(fā)展離不開全員支持,，全員文件,、檔案意識的培育，并非朝夕而成,，依賴于高層領(lǐng)導(dǎo)重視和企業(yè)發(fā)展水平,，文件、檔案管理人員通過專業(yè)知識和文件,、檔案影響力,，可以提升文件、檔案管理人員自身和外界對文件、檔案職業(yè)認同感,。例如通過制定文件,、檔案管理方針政策，宣貫到企業(yè)不同管理者,，上自公司領(lǐng)導(dǎo)和中層管理者,，下至基層員工和文件、檔案管理人員,，將文件,、檔案管理相應(yīng)職責納入各級干部員工職責范圍和崗位責任制，并采取相應(yīng)的控制和考核措施,，確保文件,、檔案管理要求在企業(yè)內(nèi)部各級組織得到貫徹和落實。

圖1 全員文件,、檔案管理意識相關(guān)要素

提升文件,、檔案隊伍綜合素質(zhì)

通過以下幾個方面提升文件、檔案管理隊伍綜合素質(zhì),。其一,，加強文件、檔案管理人員培訓(xùn),。加大對檔案前沿知識與理論,、聲像拍攝技巧,、公文寫作等學(xué)習(xí),，還要學(xué)習(xí)先進的管理理念，掌握信息規(guī)劃與需求管理及項目管理知識,。其二,，引入專業(yè)人才。在新一代信息技術(shù)環(huán)境中,，現(xiàn)代企業(yè)檔案工作,，需要一支既懂檔案專業(yè)知識，又懂企業(yè)業(yè)務(wù),，還掌握一定信息技術(shù)的復(fù)合型人才,，以更高視角規(guī)劃企業(yè)檔案工作。其三,，檔案人員需要了解本企業(yè)的主要業(yè)務(wù)和流程,，通過“四參加”活動，深入貫徹前端控制,。

圖2 2015年中國人民大學(xué)宮曉東老師到田灣現(xiàn)場指導(dǎo)拍攝技巧

（伍家春 拍攝）

優(yōu)化企業(yè)檔案管理流程

首先,，細化歸檔規(guī)則。企業(yè)不同部門會產(chǎn)生哪些文件、是否在歸檔范圍內(nèi),、每類文件保管期限是什么,、是否從業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生、是否為特殊歸檔格式等,，提前了解,，再有針對性地開展前端控制，做到有的放矢,。其次,，加大業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件自動歸檔功能。通過規(guī)則梳理,、元數(shù)據(jù)管理,、四性檢測等措施，將歸檔要求前置到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生電子文件自動歸檔,，優(yōu)化后期檔案工作。最后,，加強與各部門的文檔交流與溝通,。開展定期文檔監(jiān)督檢查與文檔服務(wù)回訪，對存在的問題及時提出整改意見,，將前端控制措施落到實處,。

實踐案例

江蘇核電有限公司（簡稱公司）作為現(xiàn)代高新技術(shù)企業(yè)代表，核電企業(yè)文件,、檔案管理呈現(xiàn)文件種類多,、專業(yè)多、技術(shù)高,、來源廣,、保密嚴、時效強,、數(shù)量大,、文件間關(guān)系密等特點，通過制定制度程序體系,、建立文檔管理網(wǎng)絡(luò),、構(gòu)建一體化文件檔案管理系統(tǒng)、從合同源頭規(guī)范文件檔案管理,、加強文檔案監(jiān)督檢查,，通過不斷開展檔案宣傳交流，提升全員文件,、檔案意識,，落實文件檔案管理前端控制理念，推進企業(yè)文件檔案服務(wù)能力。

圖3  核電企業(yè)文檔管理特點

以制度程序為依據(jù)

強化文檔前端控制要求

公司在執(zhí)行國家檔案法規(guī)標準要求外,，梳理中國核電文檔管理導(dǎo)則要求,，編制公司級文件檔案管理程序體系，以文檔管理分大綱為統(tǒng)領(lǐng),，分為文件配置管理,、檔案管理、項目文檔管理,、文檔資源開發(fā)與利用,、科技情報服務(wù)不同模塊，從文件產(chǎn)生,、接收,、分發(fā)、歸檔,、利用,、銷毀等過程進行全面詳細的規(guī)定，并制定細化文件檔案管理細則和崗位操作規(guī)范,，每兩年企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)對所有到期的管理程序自動觸發(fā)定期審查,，要求對管理程序進行適應(yīng)性評估，對不適宜程序進行升版,，從制度上保障前端控制要求落地,。

      以文檔管理網(wǎng)絡(luò)為紐帶

         提升全員檔案意識

在公司和現(xiàn)場主要承包商范圍內(nèi)設(shè)立專兼職文檔工程師和文檔管理員，組建公司文件檔案管理網(wǎng)絡(luò),，明確公司各處室和現(xiàn)場主要承包商文件檔案管理要求和考核指標,，每年歸檔完成率和文件誤用率納入各處室年度考核指標，并作為公司級通用約束性指標,，對各處室建立考核管理,。每年利用國際檔案日，通過開展檔案普法宣傳,、檔案征文、檔案主題講座,、檔案知識競賽,、檔案官微宣傳等手段，提升文件檔案管理網(wǎng)絡(luò)職業(yè)認同感,，激發(fā)文件檔案管理網(wǎng)絡(luò)工作熱情,，以點帶面，推動各處文件檔案工作開展,，提升全員檔案意識,。

圖4 公司文檔管理團隊2017年國際檔案日合影

（伍家春 拍攝）

以文檔一體化系統(tǒng)為保障

強化文檔管控體系

公司建立從文件采集、生效、存儲及利用的全生命周期管理的企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng),，實現(xiàn)文件,、檔案管理一體化，重組文檔業(yè)務(wù)流程,，建立文件檔案安全管理體系,，按照公司文檔管理基本要求，簡化文件檔案處理流程,，規(guī)范文件檔案元數(shù)據(jù),，實行文件檔案一體化管理。通過統(tǒng)一文件檔案管理體制,、統(tǒng)一文件檔案組織機構(gòu),、統(tǒng)一文件檔案管理制度、統(tǒng)一文件檔案管理元數(shù)據(jù),、統(tǒng)一文件檔案管理系統(tǒng),，實現(xiàn)文件檔案一體化管理。該系統(tǒng)將程序,、信函,、公文、記錄報告,、技術(shù)文件,、商務(wù)合同文件、歸檔借閱等關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程融入系統(tǒng)中,，實現(xiàn)文檔流,、業(yè)務(wù)流和信息流的有效融合[4]。

圖5 公司文件,、檔案管控體系

以文檔監(jiān)督為手段

提高文檔全程管控

為規(guī)范和加強內(nèi)部處室和承包商文件檔案管理人員配備,、資質(zhì)和培訓(xùn)授權(quán)情況，監(jiān)督項目文件管理程序的編制和執(zhí)行情況,，工作文件的分發(fā),、使用和收集、整理情況等,，信息文檔處編制監(jiān)督檢查計劃,，每年通過獨立及聯(lián)合文檔監(jiān)督檢查，對公司內(nèi)部處室及承包商文件檔案管理業(yè)務(wù)進行監(jiān)督和指導(dǎo),，定期總結(jié)和分析,，對監(jiān)督結(jié)果進行趨勢分析和統(tǒng)計對比，針對監(jiān)督檢查中經(jīng)常出現(xiàn)的問題督促相關(guān)單位整改,，每半年召開文件檔案管理網(wǎng)絡(luò)的文檔專題培訓(xùn)會,，向參建單位宣貫常見問題和注意事項,，通過事前和事中控制，避免問題重復(fù)發(fā)生,，提升文檔全過程管理水平,。

以合同條款為準繩

加強文檔規(guī)范提交

信息文檔處通過制定標準文檔管理合同條款，參與合同談判,、支付和驗收,，加強對文件檔案規(guī)范化提交，牽頭組織公司業(yè)務(wù)處室開展工程總承包,、監(jiān)理,、建安、重大設(shè)備合同中,，有關(guān)項目文件清單完整性以及文件編制責任的合同談判,，積極參加合同文本中有關(guān)文件檔案管理章節(jié)審查、談判,、會簽,。文件、檔案管理人員依照合同條款和文件檔案管理程序,，參加設(shè)備出廠驗收,、文件審查、合同支付會簽,，加強對接收文件的前端控制,、把關(guān)審查文件移交的完整性，抓牢前端控制手段,，規(guī)范文檔移交質(zhì)量[5],。

總之，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理任重道遠,，需要企業(yè)各級管理者和文檔人員轉(zhuǎn)變工作思路,，利用新時代電子文件發(fā)展機遇，借助新型信息技術(shù),，創(chuàng)新檔案管理前端控制措施,，提高企業(yè)文件、檔案管理人員地位,，提升企業(yè)檔案管理水平,，更好地服務(wù)現(xiàn)代企業(yè)高質(zhì)發(fā)展。

本文系檔案那些事兒原創(chuàng),，轉(zhuǎn)載請注明出處,！             

             撰文：查   鳳  華  等

             照片：伍家春、事兒

             編輯：石     文      馨