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有效|成功管理者的必備能力

 四地閑夫 2020-08-11
有效|成功管理者的必備能力

一,、有效工作

所謂效率,可以說是“把事情做對”(to do things right)的能力,,而不是“做對的事情”(to get the right things done)的能力,。

知識工作者本人必須自己管理自己,自覺地完成任務(wù),,自覺地做出貢獻,,自覺地追求工作效益。

知識工作者的工作動力,,取決于他是否具有有效性,,及他在工作中是否能有所成就。

所謂知識工作者的生產(chǎn)力,,就是“做好該做的事情”的能力,,也就是有效性。

所謂有效性,,就是使能力和知識資源能夠產(chǎn)生更多更好成果的一種手段,。

一般機構(gòu)對成效的管理者要求往往表現(xiàn)在以下三個方面:直接成果;樹立新的價值觀及對這些價值觀的重新確認,;培養(yǎng)與開發(fā)明天所需要的人才,。

有效的管理者善于利用長處,包括自己的長處,、上司的長處,、同事的長處和下屬的長處,。

有效的管理者與其他人最大的區(qū)別,就是他們非常珍惜自己的時間,。

管理者,,要想有效就必須能將時間做整塊的運用。

與他人一起工作,,正是管理者的中心工作之一,。

如果你真想影響別人,那至少需要一小時以上,。如果你想和別人建立良好的人際關(guān)系,,就需要更多的時間。

知識工作者只能自己制定工作方向,,所以他必須了解別人期望他做出的貢獻是什么,,原因是什么,對必須使用其知識成果的人的工作情況,,他也要有足夠的了解,。

要管理好時間,首先要了解自己是如何使用時間的,。

有效的管理者往往以連續(xù)三四個星期為一個時段,,每天記錄,一年內(nèi)記錄兩三個時段,。

把可由別人做的事情交付給別人,,這樣才能做真正應(yīng)由自己做的事——這才是有效性的一大改進。

將可由管理者自行支配的零碎時間集中起來,。

時間是最稀有的資源,。若不將時間管理好,要想管理好其他事情就只是空談,。而分析自己的時間,,也是系統(tǒng)地分析自己的工作,鑒別工作重要性的一種方法,。

卓有成效的管理者總是把重要的事情放在前面先做(first things first),,而且一次只做好一件事(do one thing at a time)。

集中個人所有的才能于一件要務(wù)上,。

一位有效的管理者,,會把主要精力集中在當前正在進行的工作上,而不會再去兼辦其他工作,。完成一件事情之后,,他會根據(jù)情況的變化,再決定下一步的優(yōu)先事項,。

重視貢獻是有效性的關(guān)鍵,。所謂有效性,,表現(xiàn)在以下三個方面:(1)自己的工作,包括工作內(nèi)容,、工作水準及其影響,;(2)自己與他人的關(guān)系,包括對上司,、對同事和對下屬,;(3)各項管理手段的運用,例如會議或報告等,。

重視貢獻,,才能使管理者的注意力不為其本身的專長所限,不為其本身的技術(shù)所限,,不為其本身所屬的部門所限,,才能看到整體的績效,同時也才能使他更加重視外部世界,。只有外部世界才是產(chǎn)生成果的地方,。因此,他會考慮自己的技能,、專長,、作用,以及所屬的單位與整個組織及組織目標的關(guān)系,。

直接成果應(yīng)該是最重要的。組織的生存需要直接成果,,猶如人需要營養(yǎng)食物一樣,。

一個組織必須有自己的主張和想法,否則就難免解體,、混亂和癱瘓,。

一個組織必須今天準備明天的接班人,其人力資源必須更新,,必須經(jīng)常提高水準,。只滿足于今天的企業(yè),在變幻無常的明天就會感到難以生存下去,。

對貢獻的承諾,,就是對有效性的承諾。沒有這項承諾,,管理者就等于沒有盡到自己的責任,,

凡是失敗的人,雖然一個個都工作得很辛苦,,卻終因為他們不肯向自己提出新的挑戰(zhàn),,不能看到改變努力方向的需要而失敗了,。

一位管理者的職位越高,他在對外方面所需的貢獻也越大,。

知識工作者并不生產(chǎn)“實物”,,他生產(chǎn)的是構(gòu)想、信息和觀念,。

所謂專長,,本身就是片面的、孤立的,。一個專業(yè)人員的產(chǎn)出必須與其他人的產(chǎn)出結(jié)合在一起,,才能產(chǎn)生成果。

專業(yè)人員必須使他本人有效,,必須使他的專才有效,。他必須考慮到他的產(chǎn)出供什么人使用,也必須了解用戶應(yīng)該知道些什么才能有效使用他的產(chǎn)出,,從而產(chǎn)生成果,。

有效的人際關(guān)系,有下列四項基本要求,。而著眼于貢獻,,正可滿足這些條件:·互相溝通;·團隊合作,;·自我發(fā)展,;·培養(yǎng)他人。

會議正是管理者每日使用的管理工具,。

所謂會議,,顧名思義,是靠集會來商議,,是組織缺陷的一種補救措施,。

之所以要開會,只是因為某一情況所需的知識和經(jīng)驗,,不能全部裝在一個人的頭腦里,,需要集思廣益。

事前想清楚會議目的,,想清楚要求什么報告,,以及想清楚簡報的用意。

有效的管理者在會議開始時,,會先說明會議的目的和要求達成的貢獻,。同時,他還要設(shè)法讓會議緊緊圍繞著主題。

二,、有效組織

重視貢獻,,才能使管理者的視線從“內(nèi)部事務(wù)、內(nèi)部工作和內(nèi)部關(guān)系”轉(zhuǎn)移到“外部世界”,,轉(zhuǎn)移到組織的成果,。

充分發(fā)揮人的長處,才是組織存在的唯一目的,。

管理者的任務(wù),,就是要充分運用每一個人的長處,共同完成任務(wù),。

有效的管理者知道他們之所以用人,,是用人來做事,而不是用人來投主管之所好,。

人本能地會將其一切資源都用于某項活動,、某個領(lǐng)域,以期取得某個方面的成就,。

重視一個人的長處,,也就是要對他的工作績效提出要求。

人能夠做什么,,才是組織器重他的原因,。而他不能做什么,則僅是他的限制,,僅此而已,。

衡量成就的高低,應(yīng)該按照貢獻和績效的客觀標準,。

不會設(shè)計一個“不可能達成”的職位,,換言之,不會設(shè)計一個“常人”不可能勝任的職位,。

有效的管理者,第一項任務(wù)就是要將自己管轄下的職位都設(shè)置得合情合理,。

只有“讓平凡人都能做出不平凡的事”的組織,,才是好的組織。

職位的要求要嚴格,,而涵蓋要廣,。

凡是最能充分發(fā)揮其長處,而且最受到挑戰(zhàn)的人,,他的工作肯定最起勁,,也肯定最能有所成就。而對工作不滿的人,大都是異口同聲地埋怨:“他們沒有讓我充分發(fā)揮所長,!”

有效的管理者在決定將某人安置于某職位之前,,會先仔細考慮這個人的條件,而且他考慮時絕不會只局限于這個職位,。

有效的管理者,,通常總有他自己的一套與眾不同的考評方式,。這套方式,,第一步是列出對某人過去職務(wù)和現(xiàn)任職務(wù)所期望的貢獻,再把某人的實際績效記錄與這項期望貢獻相對照,,然后檢討下面的四個問題:(1)哪方面的工作他確實做得很好,?(2)因此,哪方面的工作他可能會做得更好,?(3)為了充分發(fā)揮他的長處,,他還應(yīng)該再學習或獲得哪些知識?(4)如果我有個兒子或女兒,,我愿意讓我的子女在他的指導下工作嗎,?a.如果愿意,理由是什么,?b.如果不愿意,,理由是什么?

正直的品格本身并不一定能成就什么,,但是一個人如果缺乏正直和誠實,,則足以敗事。

三,、有效用人

卓有成效的管理者知道在用人之所長的同時,,必須容忍人之所短。

有效的管理者會問:“這個人在某方面是否確有長處,?他的長處,,是否確為某一任務(wù)所需?這個人如果擔當這項任務(wù),,是否確能表現(xiàn)得與眾不同,?”如果答案為“是”,那就不必猶豫,,而沿用此人,。

用人時必須重視機會,而不能只抓存在的問題,。

只有經(jīng)得起績效考驗的人,,才是可以提升的人。任何一項人事任命都是一個賭注。但是,,只要能抓住某人的長處是什么,,這至少是合理的賭注。

用人所長是卓有成效的管理者必須具備的一種素質(zhì),,是一個組織工作是否有效的關(guān)鍵,,也是知識工作者和社會不可或缺的素質(zhì)。

要使上司能發(fā)揮其所長,,不能靠唯命是從,,應(yīng)該從正確的事情著手,并以上司能夠接受的方式向其提出建議,。在上司的長處上下工夫,,協(xié)助他做好想做的工作,便能使上司有效,,下屬也才能有效,。

有效的管理者對于本身的工作,也同樣要從長處出發(fā),,使自己的長處充分發(fā)揮,。

有效的管理者都能了解自己的類型,配合自己的習慣而行動,。重要的是,,有效的管理者會順應(yīng)自己的個性特點,不會勉強自己,。他注意的是自己的績效,,自己的成果,從而發(fā)展出自己的工作方式來,。

有效的管理者會把自己的表率作用建立在充分發(fā)揮所長上,。

管理者的任務(wù)就是要讓各人的才智、健康以及靈感得到充分發(fā)揮,,從而使組織的整體效益得到成倍的增長,。

四、有效決策

管理者之所以為管理者,,正是由于他擁有特殊的地位和知識,,所以人們期望他能做出對整個組織、績效和成果具有特殊影響的決策,。

有效的管理者不做太多的決策。他們所做的,,都是重大的決策,。他們重視的,是分辨什么問題為例行性的,什么問題為策略性的,,而不重視“解決問題”,。

在整個決策過程中,最費時的不是決策的本身,,而是決策的推行,。有效的決策雖然是以高層次的理性認識為基礎(chǔ),但決策的推行卻必須盡可能地接近工作層面,,必須力求簡單,。

有效決策要素:1.要確實了解問題的性質(zhì),如果問題是經(jīng)常性的,,那就只能通過一項建立規(guī)則或原則的決策才能解決,。2.要確實找出解決問題時必須滿足的界限,換言之,,應(yīng)找出問題的“邊界條件”,。3.仔細思考解決問題的正確方案是什么,以及這些方案必須滿足哪些條件,,然后再考慮必要的妥協(xié),、適應(yīng)及讓步事項,以期該決策能被接受,。4.決策方案要同時兼顧執(zhí)行措施,,讓決策變成可以被貫徹的行動。5.在執(zhí)行的過程中重視反饋,,以印證決策的正確性及有效性,。

有效的決策人常需花費不少時間來確定問題的屬性。如果類別錯了,,其決策必為錯誤的決策,。

有效的決策者,第一步總是先從最高層次的觀念方面去尋求解決方法,。

一項決策如果沒有列舉一條一條的行動步驟,,并指派為某某人的工作和責任,那便不能算是一項決策,,最多只是一種意愿而已,。

在決策中建立一項信息反饋制度,以便經(jīng)常對決策所預(yù)期的成果做實際的印證,。

決策的過程往往不是從搜集事實開始的,,而是先從其本人的見解(opinions)開始的。所謂見解,,乃是“尚待證實的假設(shè)”,;見解不能獲得證實,,就毫無價值可言。但要確定什么才是事實,,必須先確定相關(guān)的標準,,尤其是有關(guān)的衡量標準。決策有效與否,,這是關(guān)鍵所在,,也是常引起爭論的地方。

有效的決策,,常自多種不同而且互相沖突的見解中產(chǎn)生,;常自多種旗鼓相當、優(yōu)劣互見的方案中產(chǎn)生,。

有效的管理者鼓勵大家提出見解,。但在鼓勵的同時,他也會叫大家深思其見解,,認清其見解經(jīng)過實證后的結(jié)果,。

有效的管理者一定要求先有若干種不同的衡量方案,再自其中選取最適當?shù)囊环N,。

管理者的決策不是從“眾口一詞”中得來的,。好的決策,應(yīng)以互相沖突的意見為基礎(chǔ),,從不同的觀點和不同的判斷中選擇,。有效的管理者會運用反面意見。只有這樣,,他才能避免為“似是而非”的看法所征服,;他才能得到“替代方案”,以供他選擇和決定,;他也才能在萬一決策行不通時不至于迷惘,。同時,鼓勵反面意見,,可以啟發(fā)他本人的想象力,,啟發(fā)與他共事者的想象力。反面意見能把“言之有理”者轉(zhuǎn)化為“正確”,,再把“正確”轉(zhuǎn)化為“良好的決策”,。

有效的決策者,會采取行動或不采取行動,,而不會只采取一半行動,。只采取一半行動才是不折不扣的錯誤,是一項絕對不符合最起碼的要求,,和不符合邊界條件的錯誤,。

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