設計師如何高效管理文件

kenu 2020-05-10

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一,、秩序

1.1．秩序概述

秩序,，顧名思義，就是文件的命名,、分類,、和歸檔,。整個文件管理體系中，秩序一定占據(jù)了50%,，容災和同步占據(jù)另外50%,。在正式構建文件管理體系的秩序之前，文件管理的思路：InBox → 歸檔,，所有的未處理文件,，都統(tǒng)一存放在 Inbox 里，文件處理完畢后,，按照文件類型,、文件重要性等規(guī)則，各歸各家,，移動到相應的歸檔目錄中,。我們可以把微信接收文件夾“Files”；QQ接收文件夾“FileRecv”和百度下載文件“BaiduNetdiskDownload”通通發(fā)送桌面快捷方式在InBox臨時文件夾中,。

設計師如何高效管理文件

InBox臨時文件夾

1.2．高效統(tǒng)一的文件夾和文件命名規(guī)范

1.2.1文件夾命名:項目起始日期_項目名稱_完成人_項目結束日期

文件夾的命名由四部分組成：開始日期+項目名稱項目+完成人+項目結束日期,。例如：20170101_xx項目_張三_20200401。

1.2.2文件命名:項目名_文件名_作者_當前文件的日期-版本號

文件的命名由五部分組成：1)項目名_2)文件名_3)作者_4)當前文件的日期-5)版本號.文件后綴,。例如：箭牌_標準工藝培訓_何飛_20200111-V1.0.doc,。

1) 項目名：我們要完成的某個項目的名稱，可以是企業(yè)名,，學生人群可寫班級等,。

2) 文件名：闡述文件主題，觀其名知大意,，文件名,。

3) 作者：第三部分為文件創(chuàng)建者。

4) 日期：日期格式為 YYYYMMDD,。

5) 版本號：版本號在初步編寫過程中,，從V1.0至V1.X；正式交付用戶審核過程中從V2.0至V2.X,；文檔定稿為V3.0,，后續(xù)如再有變更，需走變更流程,，文檔版本從V3.0至V3.X

名稱之間用下劃線分隔,，版本號前用-分隔。

規(guī)范命名的意義:

2.2.1溝通的需要,讓接收方一眼明白文件的主題,，這一點特別是在給同事發(fā)郵件的時候顯得特別重要,，對方可以在不下載文件并打開文件就能夠知道文件大概內容，節(jié)約對方時間。

2.2.2索引的需要,方便快速檢索到所需要的文件,。

2.2.3回溯的需要,區(qū)分版本并隨時回溯到以前的版本,，錯誤示范：XX終稿、XX終稿最終版,、XX終稿最終絕不修改版......

1.3．文件按格式分類

1.3.1文件類型

我們在處理文件時候,，會使用各種軟件，如3Dmax,，CAD,，office等等；各種軟件在保存文件時候,，都有其文件的格式,；我們按照其保存格式，可以進行如下分類：

常見文檔格式有：TXT,、DOC,、XLS、PPT,、DOC等

常見圖片格式有：JPG,、PNG、PDF,、TIFF,、SWF等

常見視頻格式有：FLV、RMVB,、MP4,、MVB等

常見聲音格式有：WMA、MP3等

常見系統(tǒng)格式有：RAR,、EXE等

1.3.2分類原則

區(qū)分大類,，放棄小類:比如一般人劃分到音樂這一類之后，就不需要再分類了,。如果是音樂愛好者,，則可以在音樂下再分出男歌手、女歌手,，搖滾,、鄉(xiāng)村等等子類別,。人的精力是有限的,，刻意追求文件的細致分類，不僅提高了歸檔流程的復雜程度,，也提高了查找文件流程的復雜程度,，對于重要文件的容災備份，在細致分類下也很難完成。

通用性：目錄結構要符合大眾的認知,，自己能看懂,，別人也要能看懂。

可擴展性：即使是同一個人每個階段的興趣愛好,、學習計劃等等都不盡相同,。目錄結構必須能夠隨時擴展，以適應新的需求,。

相互獨立ME,，完全窮盡CE：也就是對于一個重大的議題，能夠做到不重疊,、不遺漏的分類,，而且能夠借此有效把握問題的核心，并解決問題的方法,。相互獨立(ME),意味著問題的細分是在同一維度上并有明確區(qū)分,、不可重迭的，完全窮盡(CE),則意味著全面,、周密,。

舉個例子，比如音樂分類,，按歌手性別分為男歌手和女歌手,，是 MECE分類；

按音樂類別分為搖滾,、爵士,、民謠等等，也是 MECE分類,；

按語言分為外語,、粵語、閩南語等等,，也是MECE分類,；

按地理位置分為歐美、日本,、港澳,、臺灣、內陸也是 MECE分類,。

但如果你分為流行,、經(jīng)典、網(wǎng)絡,、KTV,、汽車這樣的,，分類即會有遺漏，也會有重復,，就非 MECE了,。所以，目錄,，一定要在相同的維度上分類,，有時候，我們的分類可能無法做到完全窮盡,，也一定要保證做到相互獨立,。否則，隨著時間的推移,，你一定會陷入一個文件不知歸類到哪個目錄合適的窘境,。按照一些文件不同的屬性構建不同的目錄樹,上文對文件進行的分類，經(jīng)過分析,，會發(fā)現(xiàn)每種文件都有自己相對更突出的屬性,。比如文檔、照片,、財報,，有更強的時間屬性，那么我們就可以構建一棵以時間為父目錄的目錄樹,，存放這類文件,；比如素材、媒體文件,，有更強的類目屬性,，那么我們就可以構建一棵以類目為父目錄的目錄樹，用以存放這類文件,。這樣做的好處是,，具備比較好的可擴展性。照片,、文檔我們就按年為單位不斷擴展下去,，保留最新3年，舊的存檔就可以了,。素材和媒體文件,，則是屬于任何時間都可能需要用到，且無所謂創(chuàng)建時間的文件,，就按類別不斷積累就可以了,。目錄結構分類的其他原則,目錄層數(shù)盡可能少，一般來說,，父子孫三級目錄就夠用了,。層級越多,，檢索文件時需要遍歷的文件夾就越多,，花費的時間也越多,。某個類別的常用目錄應該適當提高目錄層級的權重。

二,、容災

容災,，就是文件的存檔和資料數(shù)據(jù)的保存、備份,，并且通過部署,，在「意外」出現(xiàn)后，能迅速恢復,。在文件管理體系中,，引入「容災」的概念，似乎有些沉重了,。但對于無價的數(shù)據(jù)來說,，再沉重也遠遠好過丟失。對文件資料進行重要性分類在部署文件系統(tǒng)的容災備份前,，首先要做的是本文第一部分的內容,。你的文件，首先是要有秩序的,。然后,，再對文件數(shù)據(jù)進行一次「重要性分類」。

2.1 ??！重要獨有：

個人照片及視頻，文章及素材,；筆記及日記,；財務報表……這類屬于個人的核心資料，是必須確保萬無一失的,。

2.2 @!不重要獨有：

一些稀奇古怪不知是否重要的個人資料,。(按照資源論來說，越稀缺越重要,，所以,，獨有的通常是重要的。但就個人經(jīng)驗來看,，每個人都或多或少會有一些這類文件,。所以，雖然這樣分類可能有待商榷,，但姑且還是分一類,。

2.3 !@重要非獨有：

主要是工作文檔,，比如工作中和同事協(xié)同創(chuàng)作的文章、代碼等等,。你有一份,，同事也有一份。這類資料,，雖然丟失后花費一定代價可以找回,，但也應做好同步備份。

2.4 @@不重要非獨有：

一切網(wǎng)上能下載到的音樂,、電影,、圖片、軟件……這類屬于可有可無的資料,，即時丟失,，也能重新找回。

2.5 文件保存：

異地冷盤：可靠性：☆☆☆☆☆,，代價高,，極不方便使用；（冷盤指的是,，磁盤插電存儲好數(shù)據(jù)后,，斷電妥善保存。冷盤不是指的移動硬盤,；但移動硬盤可以充當冷盤,。）

本地冷盤：可靠性：☆☆☆☆，代價較高,，不方便使用,；

家庭NAS：Network Attached Storage：網(wǎng)絡附屬存儲，可靠性：☆☆☆,，代價一般高,，極方便使用。（NAS 是多塊熱盤的陣列,。根據(jù)陣列的不同,，可靠性和代價成正比。）

熱盤：可靠性：☆,，代價低,，極方便使用。（熱盤指的是,，長期插電使用的磁盤,。比如電腦中的磁盤，長期插電使用的硬盤,。）

移動硬U盤：可靠性：☆,，代價低,，方便使用,。

云存儲：可靠性：☆,，代價極低,，方便使用。

三、同步

同步,，就是利用網(wǎng)絡云存儲,，對文件實現(xiàn)不同電腦間的同步更新,，使其一致化,、統(tǒng)一化,。文件的同步，對于提高工作效率有著十分重要的意義,。需要同步的文件,，大多數(shù)是使用頻次高的文件。哪些文件適合同步,？需要即時更新的文件,。例如正在處理中的文檔,、寫作到一半的文章、處理到一半的 .PSD 文件……某些應用的數(shù)據(jù)庫文件,。例如 KeePass 的數(shù)據(jù)庫文件,，通過同步,，可以實現(xiàn)多臺電腦密碼管理的統(tǒng)一、一致,。需要分享的文件。例如家庭生活照片,、朋友聚會照片……需要協(xié)同處理的文件,。例如家庭財務報表,、團隊協(xié)作的代碼,、頭腦風暴的紀錄,、會議紀要、思維導圖……

涉及隱私的文件一定要引入加密：同步文件，自然是存儲在第三方云里,。既然是第三方,，則必須遵循不可信原則,。不可信并非完全不相信,，而是保持審慎的態(tài)度、有保留地相信,。那么,，對于一些涉及隱私，但又有同步需求的文件,，比如家庭財務報表、生活照片等,。對于同步的文件，類似于 Verarypt 這樣創(chuàng)建虛擬盤符的加密應用是不太合適了。同步的云有：第三方云百度同步,；堅果云,；微軟的 OneDrive；使用 Encrypto 對文件進行加密；使用 7-Zip 對文件進行加密