對某某人力資源的審計報告

根據(jù)工作安排,，審計人員于****年11月18日-12月25日對某某的人力資源進行審計,，本次審計重點是了解某某人力資源各項工作的開展情況，明確人力資源各項規(guī)章制度,、流程是否建立健全,，基礎(chǔ)工作是否落實,，人員資質(zhì)是否符合崗位要求，及審核相關(guān)內(nèi)部控制流程的規(guī)范性。

一、人力基本情況：按某某對《審計報告（征求意見稿）》的反饋意見分析

（一）截止至****年11月5日,，某某（含集團總后勤）共有42個部門，員工963人,。
見表一、二,、三：（明細見附件一）

（二）員工分別按工種,、學歷、籍貫劃分：

工種 人數(shù) 占總?cè)藬?shù) 學歷 人數(shù) 占總?cè)藬?shù) 籍貫 人數(shù) 占總?cè)藬?shù)
普工 457 47.46% 初中 582 60.44% 湖南 184 19.11%
技工 193 20.04% 高中 157 16.30% 廣東 172 17.86%
管理 171 17.76% 大專 82 8.52% 云南 164 17.03%
文職 82 8.52% 中專 73 7.58% 四川 106 11.01%
銷售 58 6.02% 本科 25 2.60% 河南 83 8.62%
設(shè)計 2 0.21% 小學 20 2.08% 廣西 72 7.48%
合計 963 100.00% 中技 10 1.04% 湖北 55 5.71%

職高 3 0.31% 江西 48 4.98%
高技 1 0.10% 陜西 22 2.28%
中師 1 0.10% 福建 19 1.97%
其他 9 0.93% 安徽 12 1.25%
合計 963 100.00% 貴州 10 1.04%
其他 16 1.66%
合計 963 100.00%

備注：
1,、管理：指總經(jīng)理,、副總、廠長,、經(jīng)理,、主管、主管助理,、正副班長,、領(lǐng)班、主任,、領(lǐng)隊,、正副隊長等職務(wù)。
2,、文職：指文員,、跟單員,、統(tǒng)計員,，及財務(wù)部、人力部職員,。
3,、技工：指操作各種機械設(shè)備的生產(chǎn)一線員工。

管理人員大專以下學歷的占管理人員總數(shù)的83.04%,，素質(zhì)有待提升,。
見下表：（明細見附件二）
管理人員學歷 合計 小學 初中 高中 職高 中技 中專 大專 本科 無資料
管理人員人數(shù) 171 2 85 38 1 5 11 16 10 3
占比 100.00%；1.17%,；49.71%,；22.22%；0.58%,；2.92%,；6.43%,；9.36%； 5.85%,；1.75%
（三）****年1月1日-11月5日,，全年離職率為24.92%，離職人數(shù)321人,。
見下表：（明細見附件三）

項 目 異動人數(shù) 占異動總?cè)藬?shù)比 離職類別
辭職 234 72.90%
自離 63 19.63%
辭退 23 7.17%
調(diào)到其他公司 1 0.31%

工齡 不滿1年 173 53.89%
1-3年 81 25.23%
3-5年 36 11.21%
5-10年 21 6.54%
大于10年 10 3.12%

學歷 初中 204 63.55%
高中 54 16.82%
中專/中技/職高 26 8.10%
大專 21 6.54%
小學 9 2.80%
本科 7 2.18%

工種/崗位 普工 234 72.90%
技工 35 10.90%
文職 22 6.85%
銷售 17 5.30%
管理 13 4.05%

備注：離職率=全年離職人數(shù)/(統(tǒng)計期末的在職人數(shù)+全年離職人數(shù))
離職人數(shù)排在前5名的依次為A車間28人,、B車間28人、C車間27人,、D車間25人,、E23人，離職原因：①認為工資低（普工以此為由離職是正常情況）,；②影響身體,；③同行業(yè)挖角；④車間主管與員工溝通少,，管理不細致,。
10年以上工齡員工離職10人，人力部所述離職原因簡單,，未見詳細的離職面談記錄,。見下表：

二、 審計發(fā)現(xiàn)：
審計人員抽取了60位員工的人事資料進行檢查,，抽查人數(shù)占員工總?cè)藬?shù)的6.2%,，發(fā)現(xiàn)：
1、崗位測評做得較好,。
對部份崗位進行入職心理素質(zhì)測試（性格測試）,、智能素質(zhì)測評（文字運用能力、人際交往能力）,、文案測評,、電腦操作測評，做得較好,，但應(yīng)明確規(guī)定哪些崗位需做測評,，做哪些測評，并且設(shè)定測評的評分標準,。
2,、企業(yè)文化建設(shè)較好。
文體娛樂活動豐富,，促進了員工的凝聚力,，并且有企業(yè)內(nèi)刊，在宣傳企業(yè)文化、提高企業(yè)知名度方面走在了整個集團公司的前列,。

3,、部門設(shè)置不夠合理。
至****年11月5日,，某某員工963人,，卻有42個部門，易造成管理人員多,、班組長多,、崗位重復、職責重疊,、管理權(quán)限模糊,、相關(guān)部門接口不清晰等問題。
某某人力資源部提供的《員工花名冊》中的部門與“反饋意見”中的部門不相符,。

4,、人事基本檔案資料管理不完善。
① 入職檔案記錄不完整,，檔案表格未按要求填寫,，不夠規(guī)范。如：
A的聘用員工協(xié)議無人力資源部負責人簽名,。根據(jù)集團公司*****（外）文字第*****號規(guī)定：有關(guān)集團總后勤部管理由某某全權(quán)負責,。對移交過來的人事資料，人力部也應(yīng)進行審核并補全,、增加相應(yīng)手續(xù),。
·入職登記表中人力部未填寫“面試情況記錄”和“用人部門復試情況”；
·司機《特種設(shè)備作業(yè)人員證》過期,；
·某的《安全管理制度》,，人力部漏簽名；
·某的轉(zhuǎn)正有員工轉(zhuǎn)正表,，但未見到轉(zhuǎn)正考核的具體內(nèi)容資料,；
·沒有規(guī)定哪些崗位轉(zhuǎn)正時需要詳細考核；
·張龍,，原名張弟,，96年6月22日入職,，改名無戶籍當?shù)嘏沙鏊母C明,，入職登記表無審批記錄；
·身份證復印件可以將正,、反面復印在A4紙的同一面上,，并放入檔案；
·入職登記表設(shè)計欠科學合理,，很難一眼看到必須的信息欄位,，如：入職日期,、應(yīng)聘崗位等信息，且入職登記表,、員工檔案,、員工簡歷表三個表有設(shè)計重復的地方。如果表格是政府勞動部門下發(fā)的指導性意見,，可以根據(jù)公司實際情況調(diào)整表格內(nèi)容,。

②抽查的60份勞動合同，32份合格,，28份不合格,，合格率為53.33%。如：
·勞動合同簽署不全,，留有空白處未填,；
·勞動合同沒有試用期，但入職申請表或聘用員工協(xié)議中試用期為3個月,；
·的勞動合同期限時間填錯,，合同附件有涂改，且合同的“不定時工資或固定工資”低于政府規(guī)定的最低工資標準770元/月,，存在勞資糾紛風險,。

③人事檔案未定期更新，后期管理不嚴謹,。如：
·的臨時居民身份證未換正式身份證,；
·林身份證過期；
·身份證未更新為二代身份證,，若能提倡逐步將身份證更新為二代,，安全系數(shù)更高。

④離職交接清單不完善,，并且應(yīng)對離職人員做出全公司,、關(guān)聯(lián)單位通告，以免產(chǎn)生法律糾紛,。如：
·陳的離職交接清單不夠詳細,；
·和業(yè)務(wù)一部年7月20日入職，****年9月9日辭職,，工齡12年）是自動離職,，未辦理手續(xù)，人力部對于這種情況可以在其檔案里做出說明,，使后續(xù)管理人員和需要查閱檔案的人員清楚明了,；
·調(diào)動人員沒有職位異動單。如：莫某，****年4月1日調(diào)動,，沒有調(diào)動程序,。

5、人員招聘程序不規(guī)范,。
① 各部門需招聘人手時,，用白紙書寫招聘申請，無用人需求申請表,。無論是缺員補員還是擴編,，都應(yīng)填寫用人需求申請表。
② 員工體檢無書面定點醫(yī)院,，體檢醫(yī)院不統(tǒng)一,，無指定的入職體檢項目，今后盡量避免特殊情況,。

6,、教育培訓方面存在不足。
①未結(jié)合培訓需求調(diào)查結(jié)果,、全年培訓預(yù)算來制訂合理詳細的培訓計劃,；
②培訓結(jié)束后未進行培訓評估，無法評判培訓效果是否達到預(yù)期目標,；
③培訓考試題目設(shè)計不太符合崗位要求,，應(yīng)符合崗位特點；
④部分2,、3,、4月入職的員工在5月才進行新員工培訓，時效性差,；
⑤員工培訓無論費用多少從未簽過培訓協(xié)議約定服務(wù)期,，若公司重點培養(yǎng)的員工辭職，公司投入的培訓成本得不到回報,。

7,、質(zhì)量管理、安全措施不到位,。
① ****年1-9月員工受處罰160次,，罰款金額21,230元。處罰最多的3個部門見下表：（明細見附件四）
部門 處罰次數(shù) 占總處罰 處罰金額 占總處罰金額
A車間 43 26.88% 3,300.00 15.54%
B部 17 10.63% 3,250.00 15.31%
統(tǒng)計部 14 8.75% 4,250.00 20.02%
合計 74 46.25% 10,800.00 50.87%
② 員工受處罰及工傷較多,，造成不必要的經(jīng)濟損失,。如： ****年1-9月發(fā)生工傷34次，共支付醫(yī)藥費87,337.98元,。明細見下表：（明細見附件五）
③ 新員工訓練不夠及時,，且安全管理制度只是放在檔案里,，未發(fā)放給員工,。

8,、資料銷毀過于隨意。
一些人事資料因保密原因被銷毀,，但無授權(quán)銷毀審批手續(xù),、無指定銷毀人員和清單記錄，這樣處理一是過于隨意,，二是可能將不能銷毀的資料也一并銷毀了,，三是如果將來涉及到勞資糾紛法律訴訟，公司會因無證據(jù)而處于劣勢,。

9,、部門內(nèi)同戶籍人員比例過高，有存在搞小團體,、架空領(lǐng)導的風險,。
·某某廠共有125人，其中湖南籍45人,，占板材廠總?cè)藬?shù)36%,，超過某某全公司湖南籍比例(19.03%) 16.97%。
·45位湖南員工中“平江”籍共24人（含廠長本人）,，占湖南籍員工的53.33%,。
·廠管理人員共19人，其中湖南籍11人,，占管理人員總數(shù)的57.89%,，而這11位人員中有6人都為湖南“平江”籍；板材開料部4個管理人員,，3個來自湖南平江,。見下表：

根據(jù)以上審計發(fā)現(xiàn)，我們認為：某某整體人事行政制度,、流程已初步建立,，但各項人力管理工作的深度不夠，對已有的制度流程落實情況一般,，需進一步強化執(zhí)行力度,，尤其要加強基礎(chǔ)性工作的執(zhí)行力；人事行政制度和流程還需更新和健全,，以求適應(yīng)公司的發(fā)展,；組織實施以后的工作要繼續(xù)跟進到位，不能只表面執(zhí)行,，無后期跟蹤評估,；薪酬,、績效與激勵機制工作較為薄弱。（受實際情況影響,，人力部未全權(quán)參與調(diào)薪方案的制定與執(zhí)行,，公司無配套的薪酬績效體系，公司高層對人力資源管理重要性的認識有待加強,。）

三,、審計建議：

（一）精簡機構(gòu)，梳理組織結(jié)構(gòu),。
1,、重新修訂組織架構(gòu)，減少管理崗位,，合并相關(guān)職位和重疊部門,，明晰各崗位職責。
2,、人力資源部按“42個部門”提供一份新的《員工花名冊》,，經(jīng)總經(jīng)理批準后報審計部備案。

（二）完善“選人,、用人,、育人、留人”上的配套管理方式與理念,。
1,、各崗位職責與資格應(yīng)標準化，明確規(guī)定哪些崗位需做入職測評和轉(zhuǎn)正考核,，并且設(shè)定測評和考核的評分標準,。
2、規(guī)范人員招聘程序,，無論屬于缺員補員或新增編制都應(yīng)用“用人申請表”進行書面申請,。
3、提前做好教育培訓需求調(diào)查,，編制全年培訓費用預(yù)算,，制定培訓計劃，提高培訓時效性,，培訓課程與考核題目要符合崗位要求,，培訓后應(yīng)作評估和總結(jié)培訓效果。
4,、擬定外訓管理制度,，對超過規(guī)定費用的培訓簽訂培訓協(xié)議，對違反協(xié)議的離職員工,，按培訓協(xié)議中約定的服務(wù)期按比例追繳培訓費用,，以免培訓成本沒有回報,。
5、規(guī)范員工調(diào)動程序,，完善相關(guān)手續(xù),。
6、完善離職手續(xù),，視實際所需要做好離職面談記錄,、離職審批手續(xù)及離職清交登記,。
7,、人力部應(yīng)按相關(guān)制度對各部門用人嚴格把關(guān)和審批，對各部門用人申請進行分析審核,，對部門內(nèi)同戶籍比例過高的進行合理調(diào)配,，并定期對人員結(jié)構(gòu)進行分析。
8,、特種設(shè)備作業(yè)人員應(yīng)有管理部門的批準證明,，并持相關(guān)證書上崗。
9,、對身份證信息有變更的員工,，應(yīng)提供員工戶籍所在地派出所出具的書面證明。
10,、對員工開展意見調(diào)查并進行評估,。

（三）嚴格落實執(zhí)行現(xiàn)有的各項行政人事制度、流程,，不斷優(yōu)化改善,，加強人事基礎(chǔ)工作的力度。
1,、入職須繳交的資料應(yīng)齊全,，檔案記錄應(yīng)完整，人事檔案表格按要求規(guī)范填寫,，補充,、完善員工檔案記錄，嚴格填寫資料,。
2,、規(guī)定定期更新人事檔案的時間，并盡快更新目前檔案內(nèi)不規(guī)范資料,。
3,、員工簽署勞動合同需嚴謹，應(yīng)事先做好既符合法律,、又維護公司立場的勞動合同,，不能等到發(fā)生糾紛時才去完善,。
4、建議在庫存表單用完后,，對入職登記表,、員工檔案、員工簡歷表三個表進行整合統(tǒng)一,，規(guī)范人事表單資料,。
5、指定醫(yī)院進行員工入職體檢,，指定體檢項目,，為全體員工創(chuàng)造一個健康的公共環(huán)境，避免因身體健康問題產(chǎn)生人力成本的浪費,。
6,、車間作業(yè)應(yīng)嚴格執(zhí)行安全措施，并監(jiān)督好生產(chǎn)質(zhì)量,，降低不必要的經(jīng)濟損失,。人力部應(yīng)在工傷發(fā)生后進行調(diào)查分析，并對反復發(fā)生工傷的員工與部門出具分析報告,、提出改善意見,。

（四）公司領(lǐng)導提高對人力資源管理重要性的認識，并建立科學的薪酬激勵機制,。
1,、建議人力部參與或負責制訂薪酬福利體系、制度和激勵機制,，增加員工對企業(yè)的歸屬感,。人力部組織各部門主管討論、建立員工績效考核指標和具體內(nèi)容,，由人力部組織實施績效考核工作,，并將評審后的員工考核資料交財務(wù)部作為薪酬福利等的支付依據(jù)。
2,、建立科學合理,、公平公正的考評方案，制定管理人員考評制度,、優(yōu)秀員工評獎制度,。

（五）制定資料銷毀的管理規(guī)定。
設(shè)定2人以上銷毀人員和監(jiān)督人員,，編制銷毀資料清冊,，登記銷毀時間，并經(jīng)公司總經(jīng)理審批,。銷毀資料清冊可另找地方安全保管,、長期保存,。

（六）出具人力資源部工作量分析報告。
針對某某人力資源部提出：目前人員配置無法完成審計建議中的工作量,。建議某某對人力部各崗位工作量進行評估,，出具工作量分析報告，由某某總經(jīng)理審批后定崗定編,，并報集團審計部備案,。

（七）反饋落實審計建議的時間、部門,、責任人,。
請某某人力資源部負責人、總經(jīng)理對上述發(fā)現(xiàn)問題及各項審計建議制訂“整改時間,、整改部門,、整改責任人”,，在****年3月26日前報審計部備案,，以便審計部開展后續(xù)跟進工作。對于《審計報告（征求意見稿）》中發(fā)現(xiàn)的問題,，某某未回復的部份,，視為符合實際情況，并同意按審計建議改進,。