|
內(nèi)部控制的8種基本方法： 一,、組織機構(gòu)控制 組織機構(gòu)控制是指對組織內(nèi)部的組織機構(gòu)設(shè)置的合理性和有效性所進(jìn)行的控制,。其主要內(nèi)容包括： 采用合理的組織方案。即明確劃分組織各個部門的權(quán)力,、責(zé)任,，并以書面形式明確各個職能部門權(quán)責(zé)的邊界。 采用合理的組織結(jié)構(gòu),。即明確各職能部門的相互關(guān)系,，滿足集中領(lǐng)導(dǎo),、分級管理的要求。組織結(jié)構(gòu)的形式有直線制,、職能制和事業(yè)部制等,。 建立組織系統(tǒng)圖。組織系統(tǒng)圖用來反映組織內(nèi)部各部門之間的垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和橫向協(xié)作關(guān)系,，可以清楚地反映各部門的地位及相互關(guān)系,，使各部門能各盡其責(zé)、各司其職,。根據(jù)組織系統(tǒng)圖還可分析組織功能的健全性和合理性,。 二、職務(wù)分離控制 職務(wù)分離控制是指對組織內(nèi)部的不相容職務(wù)必須進(jìn)行分工負(fù)責(zé),，不能由一個人同時兼任,。這一控制能使有關(guān)人員在處理業(yè)務(wù)時得到互相制約。 在一個組織內(nèi),，某幾種相互關(guān)聯(lián)的職務(wù)如果由一個人來擔(dān)任就會增加發(fā)生差錯和舞弊的可能性,，或者增加了發(fā)生差錯和舞弊以后進(jìn)行掩飾的可能性，這些職務(wù)稱為不相容職務(wù),。根據(jù)不相容職務(wù)分工控制的要求,，一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)至少不能由一個人從頭到尾進(jìn)行處理。在一個組織中哪些職務(wù)必須分工,，主要應(yīng)判斷它們是否是不相容職務(wù),。 我國企業(yè)中普遍實行了錢、賬,、物的分管制度,，這一制度來自于職務(wù)分離控制的要求。但是,，僅僅停留在錢、賬,、物分管這一點上是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,，現(xiàn)代組織內(nèi)部的職務(wù)分離控制，比起錢,、賬,、物分管制度要廣泛和深刻得多。通常對于以下一些不相容職務(wù)必須進(jìn)行職務(wù)分離,。 ①某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)的職務(wù)和該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)執(zhí)行的職務(wù)應(yīng)分離,。 ②執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)和審查稽核該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)應(yīng)分離。 ③執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)與該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄職務(wù)應(yīng)分離,。 ④保管某項財產(chǎn)物資的職務(wù)和該項財產(chǎn)物資的記錄職務(wù)應(yīng)分離,。 ⑤保管某項財產(chǎn)物資的職務(wù)和對該項財產(chǎn)物資進(jìn)行清查的職務(wù)應(yīng)分離,。 ⑥記錄總賬的職務(wù)和記錄明細(xì)賬、日記賬的職務(wù)應(yīng)分離,。 三,、授權(quán)批準(zhǔn)控制 授權(quán)批準(zhǔn)控制是組織內(nèi)各級工作人員必須經(jīng)過授權(quán)和批準(zhǔn)才能對有關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的人員不允許接觸和處理這些業(yè)務(wù),。這一控制方式使經(jīng)濟業(yè)務(wù)在發(fā)生時就得到了有效的控制,。 授權(quán)控制要求規(guī)定各級管理人員的職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)處理權(quán)限，各級管理人員在其職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)處理權(quán)限以內(nèi),，不需經(jīng)過請示批準(zhǔn)便可處理業(yè)務(wù),，這樣，可以盡快地進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,，防止推諉的現(xiàn)象發(fā)生,。當(dāng)業(yè)務(wù)超出了他們的職責(zé)范圍或權(quán)限時，他們必須要經(jīng)過批準(zhǔn)方可處理這些業(yè)務(wù),。授權(quán)批準(zhǔn)控制同時要求明確各級管理人員所承擔(dān)的責(zé)任,，使他們對于自己的業(yè)務(wù)處理行為和結(jié)果負(fù)責(zé)，以加強工作的責(zé)任心,。 授權(quán)批準(zhǔn)控制有一般授權(quán)和特殊授權(quán)兩種情況,。一般授權(quán)是授予有關(guān)人員處理正常范圍內(nèi)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的權(quán)限，特殊授權(quán)是授予他們處理超出一般授權(quán)范圍特殊業(yè)務(wù)的權(quán)限,。 例如,，企業(yè)規(guī)定采購員在進(jìn)行材料采購時，對于單筆1000元以下的材料,，有權(quán)根據(jù)實際情況,，決定是否采購；對于單筆金額超出1000元的采購業(yè)務(wù)必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可決定采購,。前者為一般授權(quán)而后者則為特殊授權(quán),。 在進(jìn)行授權(quán)控制時，一般授權(quán)的范圍不宜太大,，也不可太小,。如果一般授權(quán)的范圍太大，會使組織的領(lǐng)導(dǎo)失去對重要業(yè)務(wù)的控制,，從而冒較大的經(jīng)營風(fēng)險,。因此，過大的授權(quán)范圍會削弱內(nèi)部控制制度,。相反,，如果一般授權(quán)范圍過小，凡事均需請示、批準(zhǔn),，使一般授權(quán)名存實亡,，也會削弱管理人員的積極性和責(zé)任心，對企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生不利,。 四,、人員素質(zhì)控制 組織的經(jīng)營活動離不開人的行為，同時,，內(nèi)部控制制度本身要發(fā)揮作用也離不開人員素質(zhì)的保證,。人員素質(zhì)控制是指采用一定的方法和手段對職工的思想品德、業(yè)務(wù)技能和工作能力的控制,，保證組織各級人員具有與他們所負(fù)責(zé)的工作相適應(yīng)的素質(zhì),，從而保證、業(yè)務(wù)活動處理的質(zhì)量,，并使每個人員能在各自的崗位上盡責(zé)盡力,，完成任務(wù)。人員素質(zhì)控制主要包括以下內(nèi)容： ①根據(jù)各級人員的品德和業(yè)務(wù)能力來委派工作,，使他們能夠勝任各自的工作,。 ②建立職工技術(shù)業(yè)務(wù)的考核制度，職工必須通過技術(shù)業(yè)務(wù)考核才能上崗擔(dān)任工作,。 ③建立管理人員業(yè)績考核制度,，對于不能勝任管理工作的人員應(yīng)調(diào)離管理崗位。 ④建立人員職業(yè)道德和技術(shù)輪訓(xùn)制度,，提高人員的職業(yè)道德素質(zhì)和技術(shù)業(yè)務(wù)素質(zhì),。 ⑤建立獎懲制度，提高職工的責(zé)任心,。 ⑥建立職務(wù)輪換制度,，定期調(diào)換職工的工作，并全面檢查職工的工作情況,，培養(yǎng)職工全面工作的能力,。 五、信息質(zhì)量控制 經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生以后,，必須按照一定的程序記入會計系統(tǒng),。所謂信息質(zhì)量控制，即采取一系列的措施和方法,，以保證會計信息的真實、及時,、可靠和準(zhǔn)確,，保證會計信息能夠滿足組織內(nèi)部和組織外部使用人的需要。信息質(zhì)量控制最重要的方面就是會計記錄體系的建立。信息質(zhì)量控制的措施和方法是多方面的,，以下是一些常見的控制手段,。 ①原始憑證必須經(jīng)過專人審核，只有經(jīng)過專人審核的原始憑證方可作為會計記錄的原始依據(jù),。 ②記賬憑證的內(nèi)容必須與原始憑證的內(nèi)容保持一致,。 ⑧憑證必須連續(xù)編號，憑證的使用必須按編號次序依次使用,，領(lǐng)用空白憑證必須經(jīng)過登記備案,。 ④憑證正、副聯(lián)必須復(fù)寫填制,，各聯(lián)憑證必須注明用途,，嚴(yán)格按規(guī)定用途使用各聯(lián)憑證，報廢憑證必須注明報廢字樣,，并妥善保管,。 ⑤建立定期復(fù)核制度，定期對憑證的填制,、記賬,、過賬和編制報表的工作進(jìn)行復(fù)核。 ⑥建立總分類賬和明細(xì)分類賬的核對,、總分類賬和日記賬的核對制度,。 ⑦業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在處理有關(guān)業(yè)務(wù)后必須簽名蓋章，以備今后追溯責(zé)任,。 ⑧建立完善的憑證傳遞程序 憑證傳遞程序是憑證填制和取得后如何經(jīng)過各個部門和有關(guān)人員記入賬簿系統(tǒng),。憑證傳遞程序應(yīng)該有利于各個部門的相互制約和相互聯(lián)系。 ⑨建立會計信息的定期分析制度,，及時發(fā)現(xiàn)信息的謬誤等,。 六、財產(chǎn)安全控制 財產(chǎn)安全控制是指為了確保企業(yè)財產(chǎn)物資安全完整所采取的各種方法和措施,。上述控制的各項措施其實都和財產(chǎn)安全有關(guān),。除了上述控制方法外，還有其他一些直接和財產(chǎn)安全有關(guān)的控制方法和措施： ①發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)要立即記賬,，特別是現(xiàn)金,、銀行存款等業(yè)務(wù)，尤其要重視這一控制,，以防現(xiàn)金被挪用,。 ②財產(chǎn)物資必須采用永續(xù)盤存的方法，以便在賬上隨時反映財產(chǎn)物資收入,、發(fā)出和結(jié)存情況,。 ③建立定期和不定期的財產(chǎn)清點制度,，保證財產(chǎn)物資處于賬實一致的狀態(tài)。 ④財產(chǎn)物資發(fā)生盤盈,、盤虧都應(yīng)查明原因,，并及時按規(guī)定程序經(jīng)批準(zhǔn)后才能進(jìn)行賬面處理，并應(yīng)追究有關(guān)人員的管理責(zé)任,。 ⑤建立財務(wù)檔案的保管制度,，并編制清冊妥善保管，防止抽換和篡改檔案資料,，便于進(jìn)行業(yè)務(wù)復(fù)查,。 ⑥對財產(chǎn)物資進(jìn)行科學(xué)編號和存放，便于清查,、點數(shù)和保管,。 七、業(yè)務(wù)程序控制 業(yè)務(wù)程序控制是指對重復(fù)發(fā)生的業(yè)務(wù)采用規(guī)范化,、標(biāo)準(zhǔn)化的手段對業(yè)務(wù)處理過程進(jìn)行控制,。業(yè)務(wù)程序控制包括了憑證傳遞程序的標(biāo)準(zhǔn)化、記賬程序的標(biāo)準(zhǔn)化,、供,、產(chǎn)、銷業(yè)務(wù)處理過程的標(biāo)準(zhǔn)化等,。 業(yè)務(wù)程序控制還包括了將業(yè)務(wù)處理過程的程序,、要求、注意事項等的書面文件化,，以便于有關(guān)人員執(zhí)行,。對于組織的經(jīng)營方針和經(jīng)營政策、業(yè)務(wù)處理過程中各級人員的業(yè)務(wù)范圍,、權(quán)限和責(zé)任,、業(yè)務(wù)處理的各種規(guī)章制度、業(yè)務(wù)處理的基本程序,、憑證傳遞程序等都應(yīng)制作為書面文件,，使有關(guān)部門和職工更好地執(zhí)行，也可防止工作的雜亂無章,、職責(zé)不清,。必要時可將有關(guān)要求編制成工作手冊，為業(yè)務(wù)處理提供指導(dǎo),，并作為控制的依據(jù),。 八、內(nèi)部審計控制 內(nèi)部審計控制是指組織通過建立內(nèi)部審計部門對組織的各項業(yè)務(wù)進(jìn)行審計的一種監(jiān)督手段,。組織可根據(jù)需要設(shè)置內(nèi)部審計機構(gòu),，內(nèi)部審計制度本身是內(nèi)部控制的一種重要手段,。內(nèi)部審計機構(gòu)保持較好的獨立性,，在組織分級管理的情況下對各級管理部門的財務(wù)活動和管理活動進(jìn)行評價和監(jiān)督,。通過內(nèi)部審計制度可以保證各級管理部門所提供的財務(wù)會計信息的真實性和可靠性，保證經(jīng)營目標(biāo)和方針的實現(xiàn),。通過內(nèi)部審計,，對組織內(nèi)部控制的各個環(huán)節(jié)、控制點的設(shè)置,、人員分工,、規(guī)章制度的實施等進(jìn)行評價，有利于加強和完善內(nèi)部控制制度,。（全國著名財會專家賀志東教授）
|
|
|
