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2016年10月26日,，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院檔案專業(yè)的本科生和研究生興奮地奔向鐵人王進(jìn)喜雕像矗立的中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司（簡(jiǎn)稱中石油），實(shí)地調(diào)研中石油文檔一體化工作的現(xiàn)狀,、學(xué)習(xí)寶貴經(jīng)驗(yàn),。在老師的引導(dǎo)下，同學(xué)們提前做功課,，這是調(diào)研提綱： 1. 企業(yè)文檔管理的流程及管理方式,？如何實(shí)施文件、檔案的一體化管理？對(duì)OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)及其生成的文件,，檔案部門(mén)如何實(shí)施前端控制,？ 2. 是否建立了性能良好的電子文件管理系統(tǒng)、是否有元數(shù)據(jù)管理,？哪些部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)系統(tǒng)的功能需求,？性能良好如何體現(xiàn)和評(píng)估？系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是否依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),？ 3. 企業(yè)文檔工作的主要經(jīng)驗(yàn),、關(guān)鍵措施？主要阻礙,、解決思路,？ 4. 企業(yè)的紙質(zhì)文件整理、保存的方法,？ 5. 電子文件如何保存,，在線保存？離線保存,？若在線保存是存到自己的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)里還是第三方云,？離線保存的話用的什么載體,？如何編寫(xiě)歸檔號(hào),？多久檢查一次可讀性及多久更換一次載體？ 6. 檔案數(shù)字化工作進(jìn)展,？有無(wú)建數(shù)字檔案館的計(jì)劃,？ 7. 數(shù)字化工作是否考慮外包或外包？如果考慮,，衡量的標(biāo)準(zhǔn)是什么? 親們對(duì)這些問(wèn)題感興趣嗎,？童鞋們調(diào)研后收獲頗多，事兒小編同樣很有感觸,，分享下,！但是，首先,，請(qǐng)?jiān)试S事兒代表大家致謝熱情接待,、精心籌備、精彩展示,、耐心解答的檔案處王強(qiáng)副處長(zhǎng)（校友哎,！事兒小編的師兄！）,、檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目經(jīng)理高強(qiáng)先生（很多真知灼見(jiàn)哦）,；郭暉，項(xiàng)目部骨干郭輝先生（硬件和網(wǎng)絡(luò)專家）！撒花,！? 在如此高大上的國(guó)企,，現(xiàn)代化管理理念導(dǎo)引下的文件、檔案工作（請(qǐng)?jiān)试S小編有時(shí)簡(jiǎn)稱為“文檔工作”）成效如何,？容小編摘選出三個(gè)重點(diǎn),。
大家認(rèn)真聆聽(tīng)講座~~ 事兒最近動(dòng)圖上癮~~ 1.緊跟國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) 在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中,，中石油參照了一些國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),，包括：
在系統(tǒng)建設(shè)中主要依據(jù)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)有：
根據(jù)國(guó)內(nèi)檔案管理及專業(yè)領(lǐng)域?qū)ξ募芾淼囊?，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實(shí)際工作需要，中石油出臺(tái)了一系列標(biāo)準(zhǔn),，作為文檔管理的依據(jù),。 這是中石油制定的與檔案管理和檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的全家福哦~
中石油利用自主建設(shè)的SOA服務(wù)架構(gòu),，將電子公文管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)連接起來(lái)。據(jù)介紹,，選擇SOA的原因主要有三：一是檔案管理面對(duì)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)角度,，將文件轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程中需要一個(gè)過(guò)渡平臺(tái)；二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件映射到檔案管理系統(tǒng)是,，需要中間平臺(tái)加以轉(zhuǎn)化,；三是SOA本身具有良好的技術(shù)條件,。 中石油文檔一體化的基本流程為——擬稿、審核,、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),、蓋章、發(fā)送,、歸檔,、著錄與審核、進(jìn)入檔案保管階段,。其中,，擬稿步驟體現(xiàn)了檔案管理中的前端控制，大部分著錄項(xiàng)與歸檔著錄的著錄項(xiàng)是一致的,，部分檔案管理功能在擬稿階段實(shí)現(xiàn),；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)過(guò)程中，采用數(shù)字證書(shū)等信息安全技術(shù)保障電子文件系統(tǒng)的安全性,；歸檔時(shí),，文件一經(jīng)發(fā)送便自動(dòng)進(jìn)入待歸檔系統(tǒng)中，文件按照既定的分類(lèi)方案自動(dòng)流入相應(yīng)門(mén)類(lèi),；進(jìn)入檔案保管階段的文件是不能再修改的了,，此時(shí)文件已經(jīng)賦予唯一的檔號(hào)，可在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行文件的檢索,、統(tǒng)計(jì)及在線利用等功能,。 這是檔案管理1.0系統(tǒng)的基本情況 檔案人員介入文件管理，進(jìn)行前端控制和全程管理的理念,，在中石油的文檔一體化管理系統(tǒng)中得到了直觀的表現(xiàn),。這帶來(lái)的好處也是非常明顯的,，一些檔案管理人員難以判斷的著錄項(xiàng)可以由精通業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)人員完成,；文檔處理過(guò)程比較智能，除了需要手動(dòng)添加頁(yè)碼,，檔案人員的基礎(chǔ)工作壓力也是大大降低了呢（可參照下面的圖片理解）,。 “事兒”出題考考大家,，親們覺(jué)得中石油的文檔數(shù)字化比率達(dá)到多少了那,？ 揭曉答案——80%！ 1.0時(shí)代,，中石油注重?cái)?shù)據(jù)集成,，收集大量文件為后期數(shù)據(jù)挖掘打下了基礎(chǔ)。在這種環(huán)境下,，檔案管理的很多方面也隨之變遷,。 檔案利用方面,，利用者的使用的文件類(lèi)型從紙質(zhì)文件向電子文件轉(zhuǎn)移。參觀庫(kù)房時(shí),，同學(xué)們看到了通過(guò)輸入檔案位置自動(dòng)移動(dòng)的檔案柜,。密集架沒(méi)有通電使用，不僅是出于庫(kù)房安全考慮,，也是因?yàn)榧堎|(zhì)文件的利用率大大降低了,。 參觀檔案庫(kù)房，好多小鮮肉第一次走進(jìn)庫(kù)房~~ 檔案保存方面,，同學(xué)們就如何實(shí)現(xiàn)電子文件長(zhǎng)期保存提出了疑問(wèn),。檔案工作人員告訴大家，目前采取離線備份,、異地備份和統(tǒng)一文件格式（轉(zhuǎn)化為PDF格式歸檔）等幾種方式保證電子文件能夠長(zhǎng)期保存,。在2.0時(shí)代，中石油會(huì)針對(duì)文件保存建立專門(mén)模塊,，添加文件過(guò)期提醒,、內(nèi)容檢測(cè)等功能。 檔案利用方面,，鑒于文件的數(shù)字化程度和文件收集的完整度比較高,，2.0時(shí)代文件的利用將進(jìn)入一個(gè)更高的階段——數(shù)據(jù)挖掘、支持決策,。檔案工作人員將通過(guò)用戶行為分析,，向不同需求的用戶推送不同類(lèi)型的文檔，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)投放,。同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,、輔助決策等。 文檔管理的2.0階段會(huì)進(jìn)行一系列變革,，只是聽(tīng)工作人員的愿景描述,，“事兒”們就已經(jīng)迫不及待想要見(jiàn)證文檔管理工作的新發(fā)展了呢！ 中石油在重視電子文件的同時(shí),，對(duì)紙質(zhì)文件的管理要求也簡(jiǎn)化了不少,。關(guān)于電子文件能否取代紙質(zhì)文件，“事兒”覺(jué)得不能一概而論,。一些保存在綜合檔案館中的具有歷史價(jià)值的檔案,，其載體價(jià)值可能遠(yuǎn)超內(nèi)容價(jià)值，將其數(shù)字化后也不能取代原件本身,。但對(duì)企業(yè)而言,，業(yè)務(wù)流中產(chǎn)生的文件大多是內(nèi)容價(jià)值大于載體價(jià)值的，這時(shí)候以利用便捷的電子文件為主 更容易滿足實(shí)際工作的需要,。這些是“事兒”的一家之言,，歡迎大家提出不同意見(jiàn),。 重點(diǎn)內(nèi)容的介紹親有收獲嗎？“事兒”還梳理了一些值得深入研究的問(wèn)題,，希望和大家一起思考交流,！ 1. 集成大數(shù)據(jù) vs 鑒定銷(xiāo)毀？ 檔案鑒定是檔案管理工作的要求,，而數(shù)據(jù)分析需要全面,、海量的信息。那么大數(shù)據(jù)環(huán)境下的信息挖掘和檔案鑒定是否矛盾呢,？ 2. PDF vs OFD,？ PDF是目前一種容易生成、讀取方便的文件格式,，中石油就要求其為文件管理的標(biāo)準(zhǔn)格式,。OFD是最近國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委發(fā)布的電子文件格式，標(biāo)準(zhǔn)輔以出臺(tái),，這種新格式就環(huán)繞著小眾,、讀取不方面等質(zhì)疑。結(jié)合實(shí)際工作,，OFD格式會(huì)順利取代PDF嗎,？ 交流時(shí)間在愉快的氛圍中顯得十分短暫。據(jù)“事兒”統(tǒng)計(jì),，大家對(duì)許多問(wèn)題還感到意猶未盡,、想要了解更具體的信息。比如：文檔管理系統(tǒng)2.0建設(shè)規(guī)劃的詳細(xì)內(nèi)容,、磁盤(pán)陣列存儲(chǔ)載體,、針對(duì)企業(yè)的環(huán)境如何制定培訓(xùn)規(guī)劃、提升文檔意識(shí),、守護(hù)企業(yè)財(cái)富,？“事兒”靜待同學(xué)們通過(guò)進(jìn)一步追蹤了解，獲取更多的信息~ 師兄還以自己在中國(guó)人民大學(xué)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷,，特別感謝母校的培養(yǎng),，鼓勵(lì)同學(xué)們學(xué)好“文書(shū)學(xué)”“現(xiàn)代辦公環(huán)境中文件工作科學(xué)管理”“檔案管理學(xué)”等受益終生的課程,，知識(shí)報(bào)國(guó),、服務(wù)社會(huì)、貢獻(xiàn)單位,、體現(xiàn)價(jià)值,。最后來(lái)一張調(diào)研的“全家福”吧,。感謝師兄的熱情接待和工作人員的細(xì)致交流,?！笆聝骸贝砝蠋熀屯瑢W(xué)們衷心祝福中石油的檔案管理建設(shè)更上一層樓，也希望同學(xué)們聽(tīng)取師兄的建議,，在校期間熟練掌握文件管理的必備技能,，為向師兄師姐靠近而努力加油哦！ ? 全體參觀師生合影 如果親們有啥進(jìn)一步想了解的,，事兒愿意幫助大家討教老師和師兄,！ （本文系“檔案那些事兒”原創(chuàng)，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處哦~） 撰文：范雯然 照片：吳爽 編輯：吳爽 |
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