第六章文檔一體化系統(tǒng)
　　
　?。ㄒ唬┪臋n一體化－辦公自動化系統(tǒng)中進(jìn)行信息控制和管理的主要形式
　　
　　1、識記：（1）公文與檔案的關(guān)系,；
　　
　　公文種類拓展（一般公文,、常用公文、專業(yè)公文,、電子郵件）,、公文載體上的擴(kuò)展
　　
　　檔案－過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人從事政治,、軍事,、經(jīng)濟(jì)、科學(xué),、技術(shù),、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字,、圖表,、聲像等不同形式的歷史記錄
　　
　　①檔案來源于文件,。一般來說,，檔案是在文件使用或辦理完畢后，經(jīng)過鑒定歸檔轉(zhuǎn)化形成的,。
　　
　?、诠氖菣n案的前身。公文是為處理事務(wù)而制作的,，當(dāng)事務(wù)處理完畢時有關(guān)該事務(wù)的一系列公文的內(nèi)容也就自然地成為該事務(wù)過程和結(jié)果的原始記錄,，經(jīng)過選擇后保存下來便轉(zhuǎn)化為檔案。
　　
　?、酃牡闹饕饔檬窃谕瓿珊吞幚硎挛镏邪l(fā)揮規(guī)劃,、指導(dǎo)、修正等現(xiàn)行效用,，具有明顯的時效性,。檔案的主要作用便是在研究,、稽核該事務(wù)時發(fā)揮憑證和查考作用，在研究該事務(wù)的發(fā)展及其與其他社會活動的關(guān)系中發(fā)揮參考作用,，具有明顯的回溯性,。
　　
　　（2）文化生命周期理論－研究文件產(chǎn)生,、運(yùn)動,、變化的過程和規(guī)律的理論。 　　
　　生命周期劃分為四個階段－制作階段,、現(xiàn)實(shí)使用階段,、暫時保存階段、永久保存階段,。
　　
　?。?）文檔一體化的作用
　　
　　①使檔案收集完整,、系統(tǒng),、便捷、準(zhǔn)確,、安全,；②文檔超前控制；③提高信息檢索效率,；
　　
　?、芸茖W(xué)決策的需要；⑤提高行政效率,；⑥有利于人,、財、物的合理利用
　　
　　2,、領(lǐng)會：（1）文檔一體化的含義－從文書和檔案工作全局出發(fā),，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。包括文檔實(shí)體生成一體化,、文檔管理一體化,、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化,。
　　
　?。?）實(shí)行文檔一體化的條件：
　　
　　①理順管理體制,，完善組織機(jī)構(gòu),；②進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；③改變陳舊觀念,，培養(yǎng)與一體化相適應(yīng)的人才,；
　　
　?。?）文檔一體化模式①機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、檔案管理一體化,；②機(jī)關(guān)之間從機(jī)構(gòu)和職能上進(jìn)行一體化,；③建立有人、財,、物和管理自主權(quán)的文件中心
　　
　?。ǘ┪臋n一體化計算機(jī)系統(tǒng)的組成
　　
　　1、領(lǐng)會：文檔一體化系統(tǒng)維護(hù)的主要內(nèi)容－一般項目維護(hù),、主題詞維護(hù),、分類維護(hù),、代碼維護(hù),、數(shù)據(jù)維護(hù)
　　
　　系統(tǒng)維護(hù)－在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，為使其能正常運(yùn)轉(zhuǎn)而進(jìn)行的保養(yǎng),、維修及改善工作,。
　　
　　一般項目維護(hù)－文件類型、檔案類型,、著錄項目設(shè)置,、用戶管理
　　
　　主題詞標(biāo)引－公文和檔案在加工存儲檢索過程中，將其內(nèi)容主題的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化主題詞法語言過程
　　
　　主題詞維護(hù)－詞表建立和詞表管理
　　
　　分類維護(hù)－把的檔案按其來源,、內(nèi)容,、時間或其他形式特征，劃分為若干類別,，使其進(jìn)一步條理化,、秩序化。
　　
　　中國檔案分類法－規(guī)范化了的檔案分類語言,，進(jìn)行檔案分類標(biāo)引的依據(jù)和工具
　　
　　檔案分類表的類目是一種標(biāo)志,，代表一組具有共同屬性的檔案。
　　
　　從屬關(guān)系－通過設(shè)置下位類實(shí)現(xiàn),，并列關(guān)系－同位類關(guān)系
　　
　　代碼是系統(tǒng)為常用錄入項提供的簡短符號,，使用代碼有助于減少錄入量，提高系統(tǒng)效率
　　
　　數(shù)據(jù)維護(hù)－數(shù)據(jù)備份,、數(shù)據(jù)恢復(fù),、整理數(shù)據(jù)（重建數(shù)據(jù)庫索引文件，將邏輯刪除數(shù)據(jù)物理刪除,，刪除臨時文件）
　　
　　2,、應(yīng)用：文檔一體化系統(tǒng)的組成（公文子系統(tǒng)；歸卷子系統(tǒng),；檔案管理子系統(tǒng)）,。
　　
　　文檔一體化計算機(jī)系統(tǒng)是采用計算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的文書,、檔案一體化管理的系統(tǒng)。
　　
　　公文子系統(tǒng)記錄了文書處理過程中文件信息的流動和處理狀況
　　
　　歸卷子系統(tǒng)進(jìn)行公文信息向檔案信息的轉(zhuǎn)化過程,。

 

　　
　　作用：①它是公文子系統(tǒng)和檔案管理子系統(tǒng)的銜接部分,，控制著公文數(shù)據(jù)向檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化過程。轉(zhuǎn)化的條件可由該子系統(tǒng)自動控制,。
　　
　?、谌绻臄?shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)與檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)需要統(tǒng)一，那么在進(jìn)行歸卷的同時,，還應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)化工作,，這就為檔案數(shù)據(jù)與公文數(shù)據(jù)相互交換、數(shù)據(jù)共享掃除了障礙,。
　　
　?、墼跉w卷子系統(tǒng)中進(jìn)行的案卷定義和歸卷工作為檔案管理子系統(tǒng)提供了操作對象和數(shù)據(jù)內(nèi)容。
　　
　　邏輯組卷的主要方式有自動組卷和手工組卷,。
　　
　　自動組卷：系統(tǒng)提示用戶輸入組卷條件－計算機(jī)自動將符合條件的文件增添到卷內(nèi)
　　
　　手工組卷－手戶直接在計算機(jī)屏幕上通過鍵盤或鼠標(biāo)進(jìn)行文件的移動,，手工將文件添入案卷內(nèi)
　　
　　邏輯組卷向?qū)嶓w組卷轉(zhuǎn)化情況：①邏輯組卷的結(jié)果直接作為實(shí)體組卷的依據(jù)；②借助邏輯組卷簡化立卷工作,，實(shí)體組卷并不與邏輯組卷結(jié)果完全吻合,；③不進(jìn)行傳統(tǒng)意義上的立卷，按流水號歸卷,，依照邏輯組卷查詢,。
　　
　　檔案管理子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案信息的管理活動－檔案檢索、檔案借閱,、檔案統(tǒng)計,、檔案編研
　　
　　檔案檢索－案卷檢索（按主題詞檢索、按檔號查詢,、按年度查詢,、按案卷題名查詢）、文件檢索
　　
　　檔案借閱－檔案借閱,、檔案歸還
　　
　?。ㄈ┪臋n一體化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)－系統(tǒng)工程理論（運(yùn)用系統(tǒng)思想和系統(tǒng)方法指導(dǎo)工程實(shí)踐活動）指導(dǎo)下進(jìn)行。
　　
　　1,、識記：文檔一體化系統(tǒng)需求分析－在對傳統(tǒng)文檔工作操作流程,、工作環(huán)境、人員狀況等進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上,，明確計算機(jī)文檔一體化系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo),、系統(tǒng)應(yīng)具有的功能，并寫出書面的系統(tǒng)需求說明書,。
　　
　　需求分析內(nèi)容
　　
　?、僦攸c(diǎn)解決好在文書,、檔案獨(dú)立管理體制下由于脫節(jié)嚴(yán)重造成的問題②文檔材料的基本情況③管理質(zhì)量要求
　　
　　2、應(yīng)用：系統(tǒng)設(shè)計是根據(jù)在系統(tǒng)分析階段商定的系統(tǒng)邏輯功能,，結(jié)合實(shí)際條件,，具體設(shè)計系統(tǒng)實(shí)施方案
　　
　　結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法－將整個系統(tǒng)按不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單明確且相對獨(dú)立的部分－模塊
　　
　　（1）歸檔子系統(tǒng)的設(shè)計,；P182,、189（2）檔案管理子系統(tǒng)設(shè)計；P184,、190（3）檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計P187