【子亦觀點】：事情太多難以理清是很多人都遇到的問題,，協(xié)調不好就會出現(xiàn)混亂的狀態(tài)和低效的結果，更甚者會因此產生焦慮情緒,。所以必須掌握科學合理的管理方法,，并有效運用到工作和生活中，減輕壓力和負擔,。

什么原因導致處理事務容易混亂,？

1.總是被突發(fā)事件打斷

當你坐到電腦前準備回復郵件，卻接到朋友打來借錢電話,；

當你參加工作會議等待發(fā)言時,，卻收到客戶的投訴信息；

當你準備下班回家時,，卻被同事邀請晚上喝酒,；

當你周末打算出游時，卻接到領導要數(shù)據(jù)報表的電話。

我們總是在一邊處理事務,，一邊受到新事務干擾,，突發(fā)事件成影響效率的主要因素。

2.沒有合理的事務安排

把孩子送到學校,，才想起昨晚的手工作業(yè)沒有帶,；

老板找你要數(shù)據(jù)時，才想起有個報表沒有做,；

著急忙慌把工作總結寫完,，才發(fā)現(xiàn)老板下個月才要；

收到銀行還款逾期通知,，才想起上個月賬單忘記處理,。

面對紛雜的工作和生活事務，沒有合理的安排協(xié)調,，全部擰巴在一起變得一團糟,。

低效做事會有哪些影響？

1.對個人生活和精神狀態(tài)造成影響,。

工作的時候被生活的事務打擾,，休息的時候又被工作事務影響，工作和生活彼此交叉,，忙的不可開交,，卻還是看不到全部完成的希望。

長久處在這種混亂的狀態(tài),，人的精神和情緒都會受到影響,。常見的問題就是狀態(tài)低迷，感覺做任何事情都提不起興趣,，對事物的態(tài)度比較消極,。嚴重的會產生焦慮情緒，開始抱怨各種不公平,，失去進取心,。

2.工作質量和效率無法保證。

很多工作是需要持續(xù)專注才能做出高質量的結果,，但受困于其他瑣事,，總是斷斷續(xù)續(xù)的來做，會丟失工作的靈感,。半小時可以搞定的事情,，硬是拖拉一上午，而且進度和結果還都不理想,。

質量和效率的低下還會造成更多的事務出現(xiàn),，反過來影響原來的工作，形成一個不良循環(huán)。俗話說返工不計工,，就是這個道理,。

怎么提高工作和生活的效率？

1.提高專注力,，一次一事,，避免不合理的多任務處理

每件事情都有它的邏輯和目標， 即使是事務性的內容,，也有很多細節(jié)需要去把握,。

同時處理多件工作的人，一定是有很強大的歸納總結和疏理能力,，否則很容易出現(xiàn)混亂現(xiàn)象,。

對于沒有掌握多任務處理方法的人來說，一次一事是保證工作質量的最好方式,，也是最容易執(zhí)行的改善方式,。

2.應對突發(fā)事件，學會“兩分鐘原則”

突發(fā)事件的處理更多體現(xiàn)在它的重要性判斷上,，當你在處理任務過程中出現(xiàn)比他更重要的事情,，是應當打斷現(xiàn)有任務還是繼續(xù)現(xiàn)有任務？這是很多人受困擾的關鍵,。

兩分鐘原則提供給你一個參考的處理方式：

• 兩分鐘內能完成的立即執(zhí)行,。
  

• 預計超過兩分鐘，可以考慮委托他人去做,。
  

• 預計超過兩分鐘,，也沒有可委托人選,，放到下一步行動計劃中,。

3.兩個提高效率的方法

3-1.四象限法

史蒂芬柯維提出了四象限法則，用重要和急迫兩個緯度,，將事情分為四個象限,，并對應去安排行動。

第一象限：緊急而重要的事情,。這類事情無法回避,，更不能拖延，必須優(yōu)先解決,。

第二象限：不緊急但重要的事情,。這類事情在時間上相對較充足，可以安排合理計劃去做,。

第三象限：緊急但不重要的事情,。這類事情往往看上去很急，但是它卻會浪費很多精力做低效內容。

第四象限：不緊急也不重要的事情,。這類事情盡量少做,，比如玩游戲、逛街等,。

四象限法最主要是可以通過分析找到工作的重點,，以便給它們做合理的行動排序。這是既簡單又實用的有個好方法,。

3-2.GTD時間管理法

它是戴維·艾倫提出的相對更復雜的一個系統(tǒng)管理辦法,，核心原則是要清空大腦，把事務記錄下來并整理成行動清單,，然后按照行動清單心無旁騖地聚焦每一項任務,，提升工作和生活的效率。

它是通過五個步驟來完成的：

• 收集資料：它要求把事務從大腦中趕出去,，放到“外腦”系統(tǒng)中,。
  

• 理清并清空：采用“一次一事”原則，集中精力處理最關鍵的事務,。
  

• 組織并建立清單：建立項目清單來提醒自己,，不遺漏任何信息。
  

• 回顧：讓系統(tǒng)保持實時更新,，與當前狀態(tài)保持同步,。
  

• 執(zhí)行：在正確的目標下，選擇適合的行動,。

總結：要想解決事務太多的問題,，日常要保持專注，借助四象限法,、GTD法等科學方法合理規(guī)劃并安排行動,，讓事務都能做完，而且還高效,。