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時間管理降龍18掌（上）
時間管理的核心是效率和效能的提升,，就是要規(guī)定和計(jì)劃好工作。例如可以用一個表格記錄一周的時間安排,，把所有的個人工作和家庭生活事項(xiàng)全部記下來,，然后做一些評判，通過這樣的記錄會發(fā)現(xiàn),，在每天的生活中確實(shí)有很多的事情是很無聊的,，有很多的事情是不需要做的，這時,，就可以把這些事情合并掉,、刪除掉，或者把它們放在另外的時間段,。通過這樣不斷地思考,，盡量將目光聚焦于能夠帶來高回報(bào)的、重要的,、有價值的工作和活動,，這樣才能進(jìn)入高效的時間管理之中。 所以,，開始規(guī)劃成功的時間管理需要做到以下幾個方面： ◆ 記錄一周以來的時間安排,，包括工作和個人生活的時間安排； ◆ 分析哪些是不需要做的事情,，把它們刪除掉,； ◆ 思考如何盡量聚焦于能帶來高回報(bào)的重要工作和活動。 管理時間的前提是要了解自己的目前狀況,，古語曰“知己知彼,，百戰(zhàn)不殆”，只有登記和記錄自己的工作狀態(tài)，了解了自己的狀態(tài)后,，才能改善自己的時間使用規(guī)則,。
一、掌控每天—不被牽著鼻子走
◆ 生活就像馬戲團(tuán),，有馴獸師也有動物 生活就像馬戲團(tuán),，除了馴獸師就是動物，如果人不做馴獸師的話,，就可能會變成動物,。同理，如果人不能控制好生活,，生活就會控制人,。 ◆ 積極努力行動，掌控每天每時 只有掌握主動權(quán),，讓生活圍著自己轉(zhuǎn),，才能不使自己成為工作任務(wù)的奴隸，不成為時間的奴隸,，做工作的主人,，做時間的主人。 ◆ 改變原有思維,，找到正確的行動方法 一定要時時刻刻掌握主動權(quán),，改變原有的不重視時間、沒有規(guī)劃,、腳踩西瓜皮—滑到哪里算哪里的思維,。認(rèn)真地把工作任務(wù)管理起來，把業(yè)余時間管理起來,，把所有的時間管理起來,，控制到每一天，甚至每一個小時,。 ◆ 靜下心來思考,，有耐心地分析 有很多的高級經(jīng)理人感嘆下屬的執(zhí)行力不夠。在時間管理中,，這種執(zhí)行力的實(shí)質(zhì)就是月月有計(jì)劃,，周周有檢討，天天有目標(biāo),，而且這個目標(biāo)和計(jì)劃行動是永遠(yuǎn)不可以分割的,，執(zhí)行開始的地方就是下一次結(jié)束的地方，所以每天都要有目標(biāo),。 針對這個目標(biāo),，要有行動計(jì)劃,，然后不斷進(jìn)行檢討，不斷積極努力地行動,。掌握每一天,，不斷進(jìn)行反省，靜下心來做思考,，能耐心地、更理性地分析,，并且在今天下班的時候,，把明天的規(guī)劃重新思考一遍，讓每個第二天都有提前做好的規(guī)劃,。 ◆ 每天做有效規(guī)劃,，要有次序和條理 每個月末的時候，要對下月的工作做一個規(guī)劃,，但是這個規(guī)劃是粗線條的,，不可能細(xì)到每一天和每一分，所以月計(jì)劃要突出主要的工作,、核心的工作,、有價值的工作。 規(guī)劃周計(jì)劃的時候,，重點(diǎn)是突出每一天,，每天上午重點(diǎn)干什么，下午重點(diǎn)干什么,。規(guī)劃日計(jì)劃的時候,，要在原來周計(jì)劃的基礎(chǔ)上，對明天的工作做一個微調(diào),，讓它變得更加切實(shí)可行,。月計(jì)劃、周計(jì)劃和日計(jì)劃要不斷調(diào)整,，計(jì)劃可以讓工作變得有秩序和有條理,。 ◆ 一次只認(rèn)真做好一件事，不急于求成 一次只做一件事,，不要太急于求成,，否則會導(dǎo)致眉毛胡子一把抓。很多事情齊頭并進(jìn)的時候,，要有輕重緩急,，如同10個手指彈鋼琴，先彈哪個音，再彈哪個音是有規(guī)定的,。一次只能做一件事情，這就是聚焦的原則,，過于著急可能會帶來負(fù)面的效應(yīng),。
二,、確定目標(biāo)—不窮于應(yīng)付
有一位名人說過，人活著就是要有清晰的目標(biāo),，將其寫下來,，并且每個時刻不斷地激勵自己去朝著這個目標(biāo)做。規(guī)劃做完了,，就要開始設(shè)定目標(biāo),，不為目標(biāo)疲于奔命。要把設(shè)定的目標(biāo)認(rèn)真寫下來,，寫下所有要做的事情就會發(fā)現(xiàn),，任務(wù)越多付出就會越多，成功的機(jī)會也就會越多,，成功的可能性也就越大,。有很多人都有自己模糊的目標(biāo)、想法,，但他們沒有把它精確地寫下來,，于是這些目標(biāo)計(jì)劃就永遠(yuǎn)不能被實(shí)現(xiàn)。將目標(biāo)寫出來的時候,，就容易發(fā)現(xiàn)這些目標(biāo)的缺陷,，就要重新做整理，設(shè)定更現(xiàn)實(shí)的目標(biāo),，這樣就符合SMART原則,。 ◆ S是明確具體的意思； ◆ M是可衡量,、可以測量的意思,； ◆ A是行動導(dǎo)向的，跟大目標(biāo)相一致的意思,； ◆ R是務(wù)實(shí)可行的,，就是跳一跳能夠得著，目標(biāo)的高低比較適合,，不是太高,，也不是太低，具有一定挑戰(zhàn)性,，同時又具有實(shí)現(xiàn)可能性的意思,； ◆ T是有時間限期的意思。 設(shè)定目標(biāo),，一定要符合SMART原則,。例如建國前的共產(chǎn)黨員經(jīng)常喊兩句口號,，第一句口號是“推翻蔣家王朝，建立新中國”,，第二句口號是“解放全人類,，實(shí)現(xiàn)共產(chǎn)主義”，這兩句口號中,，真正具有價值的目標(biāo)應(yīng)該是第一句,，因?yàn)榈谝痪涫怯锌赡茏龅玫降哪繕?biāo)。
【案例】 我國四個現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標(biāo) 在上世紀(jì)80年代初期,，我國開始實(shí)行改革開放政策,，當(dāng)時，在鄧小平同志的領(lǐng)導(dǎo)下,，提出了實(shí)現(xiàn)四個現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標(biāo)：第一步是要求在1980～1990年，國內(nèi)生產(chǎn)總值（即GDP）要翻一倍,；第二步是到本世紀(jì)末,，GDP要翻兩番；第三步是到下個世紀(jì)中頁,，也就是2050年左右,，基本達(dá)到中等發(fā)達(dá)國家的水平。 20世紀(jì)80年代初設(shè)定這樣的目標(biāo),，全國人民都為之振奮不已,。這個目標(biāo)的設(shè)定符合SMART原則，非常清晰,、明確具體,、可以量化、有具體數(shù)值的要求,、有時間限期,，這些目標(biāo)就具有很強(qiáng)的可操作性。 到1986年,，全國GDP翻了一番,，提前完成了計(jì)劃任務(wù)；到1995年,，全國GDP翻兩番,，也提前完成了計(jì)劃任務(wù)。而且到目前為止,，廣東的人均GDP早已超過5000美元,，浙江和江蘇的人均GDP可能在不久的將來超過5000美元，而一般所說的中等發(fā)達(dá)國家的人均GDP大概為5000～10000美元,，這說明,，在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的省份實(shí)際上已經(jīng)進(jìn)入到中等發(fā)達(dá)國家的水平,。如果保持這樣的水平，估計(jì)到2030年就可以實(shí)現(xiàn)四個現(xiàn)代化分三步走的宏偉目標(biāo),。
點(diǎn)評：國家要發(fā)展,，必須要設(shè)定目標(biāo)，企業(yè)要發(fā)展,，也要設(shè)定目標(biāo),，個人發(fā)展當(dāng)然也需要設(shè)定目標(biāo)。每一項(xiàng)工作任務(wù),，包括業(yè)余時間都需要有目標(biāo),，目標(biāo)是前進(jìn)的方向，沒有目標(biāo)和方向,，最終的結(jié)果就可能是南轅北轍,。
設(shè)定目標(biāo)不是坐在家里拍腦袋，不是按照自己的想法,，不是做什么樣的目標(biāo)都可以,。目標(biāo)決定結(jié)果，明確自己與全局的關(guān)系,，明確上級和老板有什么樣的需求,，明白內(nèi)部客戶和外部客戶的企盼，在這種情況下設(shè)定的目標(biāo)才是切實(shí)可行的目標(biāo),。綜上所述,，目標(biāo)的設(shè)定要遵循以下幾點(diǎn)： ◆ 把目標(biāo)寫下來，寫下要做的事,； ◆ 寫下的目標(biāo)任務(wù)越多,，付出的就越多，成功的機(jī)會就越多,； ◆ 目標(biāo)是往何處去,，想干什么，最終的結(jié)果是什么,，針對結(jié)果做整體規(guī)劃,； ◆ 目標(biāo)決定結(jié)果和方向，勾畫出清晰的藍(lán)圖,，提供明確的行動指南,； ◆ 明確自己與全局的目標(biāo)、老板的需求及內(nèi)外客戶的期望是什么,。
三,、實(shí)事求是—不盲目樂觀
◆ 少做過多的承諾，不要盲目樂觀 設(shè)定目標(biāo)以后,，要實(shí)事求是,，這就是SMART原則中的R,，就是要求目標(biāo)高低適合，不能太高,，也不能太低,，目標(biāo)太高，可望而不可及,，這種目標(biāo)設(shè)定是沒有用的,；目標(biāo)太低，不能激發(fā)員工奮斗的欲望,，工作的潛力就不能得到發(fā)掘,。實(shí)事求是不僅僅是針對目標(biāo)的設(shè)定，在工作任務(wù)的數(shù)量,、自我的能力等各個方面都要實(shí)事求是,，不能過于盲目樂觀，盲目樂觀容易犯大躍進(jìn)的錯誤,，可能會夜郎自大,。 ◆ 承認(rèn)問題和差錯隨時會發(fā)生，留出犯錯誤,、被干擾和出現(xiàn)意外的余地 承認(rèn)問題和差錯是隨時會發(fā)生的，因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)中,，突發(fā)事件和緊急事件不可能徹底鏟除,，即使對B類事件的處理萬無一失，也要留出時間彈性,，防止出現(xiàn)意外,。 做事要留有余地，不要把話說絕,，不要把事做絕,，時間安排也一定要有20%～30%的富余量。做計(jì)劃的時候應(yīng)該留有余地,，例如安排一天的工作時間,，不能把8小時的時間擠得一分一秒都不差。同時,，不做過多的承諾,，做不到的不隨便承諾，提前打好預(yù)防針,。 ◆ 開始行動時,，要充分利用經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)以往教訓(xùn),，考慮所需資源 開始行動之前,，要充分利用經(jīng)驗(yàn),，總結(jié)以往教訓(xùn)，考慮到所需的資源,，包括人力,、物力、財(cái)產(chǎn)等,，將各方面的配合考慮周詳,，一步一個腳印。 ◆ 不做“三拍干部”,，不要抱怨埋怨 要忌諱“三拍干部”,，不要抱怨埋怨，不要總找借口,。俗話說“要為成功找方法,，莫為失敗找借口”，如果“拍腦袋定任務(wù),、拍胸脯接任務(wù),，完不成任務(wù)拍屁股走人”，這樣的“三拍干部”只會失敗,。 “拍腦袋定任務(wù)”,，不跟大家一起進(jìn)行慎重的思考和討論，是盲目樂觀,，一意孤行,；“拍胸脯接任務(wù)”，不估量自己有多大的能耐,，任意拍胸脯,，過多的承諾和許諾，只會導(dǎo)致失敗提早到來,；最后完不成,，“拍屁股走人”，推卸責(zé)任,，甚至“拍肩膀”亂表揚(yáng),，“拍大腿”充當(dāng)事后諸葛亮，充當(dāng)馬后炮,，這都不符合實(shí)事求是的原則,。
四、制定計(jì)劃—不貿(mào)然行動
目標(biāo)設(shè)定以后,，要開始把目標(biāo)轉(zhuǎn)化為行動,，把藍(lán)圖變成現(xiàn)實(shí)，這時就需要制定計(jì)劃。但是在計(jì)劃與行動之間經(jīng)常有兩個極端：第一是拖拖拉拉,、不慌不忙,；第二是貿(mào)然進(jìn)行、馬上行動,。而正確的做法是要制定計(jì)劃,，“慢慢計(jì)劃，快快行動”永遠(yuǎn)是取得成功的捷徑,，而且,，如果能“三個計(jì)劃而后行動”，則可以應(yīng)對出現(xiàn)的突發(fā)事件,，更好地適應(yīng)情況變化,。在考慮計(jì)劃的時候，要“民主計(jì)劃,，專制行動”,，也就是多考慮大家的意見，但是一旦事情定下來以后,，一定要一竿子插到底,，格殺勿論，并且要把“目標(biāo)刻在石柱上,，計(jì)劃寫在沙灘上”,，即目標(biāo)是不能輕易變更的，目標(biāo)要清晰,、明了,，是可以寫下來的，而且是要符合SMART原則的,。 有一個成語叫“朝令夕改”，從現(xiàn)代管理學(xué)的角度來分析,，如果改的是目標(biāo)的話,，就不能隨意改；但如果改的是計(jì)劃,，就可以修正,。對任務(wù)的每一個部分，都要明確預(yù)期結(jié)果和時間限期,，計(jì)劃越具體,、越詳實(shí)，任務(wù)落實(shí)起來就越實(shí)際,，處理起來就越有條理,。計(jì)劃越詳細(xì)越好，最好是詳細(xì)到大家都能夠聽明白,，簡潔到大家都能夠聽懂,，不會產(chǎn)生歧異,，所以在詳細(xì)和簡潔之間，要求得一個平衡,。計(jì)劃要做得很詳細(xì),，同時要充分溝通，然后一步一步實(shí)施,。完成以后要進(jìn)行獎勵,，當(dāng)然在執(zhí)行的中間要進(jìn)行檢查和監(jiān)督。具體而言,，制定計(jì)劃要做到以下幾點(diǎn)： ◆ 要防止拖拉和冒進(jìn)的現(xiàn)象,。應(yīng)該馬上行動的，卻躊躇不決者,，易?。粦?yīng)該不慌不忙的,，卻快速前行者,，則不達(dá)。 ◆ 對任務(wù)的每個部分都要明確其預(yù)期結(jié)果,、理由和時間期限,。計(jì)劃越具體，任務(wù)就會越實(shí)際,，處理起來就越有條理,。 ◆ 計(jì)劃詳細(xì)、充分溝通,、分步實(shí)施,、完成獎勵。
五,、決不拖拉—不能不緊不慢
◆ 拖拉的原因 要馬上行動,，絕不拖拉。美國聯(lián)邦快遞有一個廣告詞說“拖吧,，我們會抓住您的最后1分鐘”,，生理學(xué)上也有一句名言，“人類的最后1分鐘”,，就是每個人做事的時候,，都會拖拉，一直拖到火燒眉毛的時候才會著急,，所以大部分人在處理事情的時候,，都有一個拖延的習(xí)慣。 對于繁雜的任務(wù)，如果工作過重,、壓力過大,、資源缺乏、令人厭煩,、沒有條理性,，目標(biāo)很模糊、時間不充分,、精力也不夠,、常常又被打斷時，人們就會不由自主地開始拖拉,。 ◆ 克服拖拉的辦法 要克服拖拉,，就需要把任務(wù)分割，分而治之地進(jìn)行瓦解,，因?yàn)橐粋€大西瓜一口吃不掉,，應(yīng)該分成片來消滅；一個大蛋糕吃不掉,，也要分成小片來消滅,。所謂“千里之行始于足下”，要把若干個大的任務(wù)變成一個個小的具體的任務(wù),，把小的任務(wù)建成許多小的里程碑,，并且完成這段任務(wù)后要給予獎勵。
【案例】 馬拉松比賽 一個馬拉松運(yùn)動員,，跑得很快,，很輕松就完成了比賽，成了世界冠軍,。比賽結(jié)束后有記者采訪他,，問他是不是有什么特殊的技能，為什么能表現(xiàn)得這么好,，拿到冠軍,。這個馬拉松運(yùn)動員回答，“我已經(jīng)提前一個禮拜到比賽場地來了,，我每天都要去跑幾圈,，我把42公里多的里程,，按照4～5公里找一個小目標(biāo),，或者是一個建筑物，或者是一顆樹,，或者是別的標(biāo)志物的東西,，把這些小目標(biāo)作為我的一個個具體目標(biāo)，就可以把整個里程給分成十幾個小目標(biāo)，然后,，發(fā)令槍一響,，我就向我的第一個目標(biāo)沖去，沖完以后,，我就完成了第一個小目標(biāo),，然后我再向第二個目標(biāo)沖去，當(dāng)我的十幾個小目標(biāo)都完成的時候,，整個馬拉松賽程也就跑完了,。”
點(diǎn)評：因?yàn)轳R拉松比賽的距離很長,，很多運(yùn)動員都會對這樣長的距離產(chǎn)生心理障礙,，會讓自己不由得疲憊不堪。但是這位運(yùn)動員卻將大的目標(biāo)分解成了很多小的目標(biāo),，而這些小的目標(biāo)在他看來是很容易實(shí)現(xiàn)的,，于是整個比賽就很順利地進(jìn)行下來了。
把大目標(biāo)分成一個一個的小目標(biāo),，這種方式也被稱為項(xiàng)目管理,。當(dāng)每一個小的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)以后，給自己一個小的獎勵,，完成了一個個小目標(biāo),，整個過程就會充滿喜悅，這是完成大目標(biāo)的一個很好的策略,。 ◆ 及早開始,、自我激勵、精神放松
【案例】 看不到前方的失敗 國外有一個游泳健將,，在一個大霧彌漫的天氣里橫渡海峽,。這兩個海峽之間相距只有2英里，可是因?yàn)殪F氣太重,，他看不到前方,，最后他實(shí)在支撐不下去了，請求上船,。他的父親在船上一再告訴他,，離對岸只有一點(diǎn)點(diǎn)距離了，讓他再堅(jiān)持一下,，他卻從心理上感覺自己已無能為力了,，最后還是選擇了放棄，堅(jiān)持爬上了船,。他上船后站起來一看,，眼淚就流下來了,，因?yàn)榍胺骄涂煲桨读恕Ｋ潞笳f,，這么短的距離,，憑自己的體力是怎么都能夠堅(jiān)持下來的，可看不到前方的目標(biāo),，他的心理防線就崩潰了,。
點(diǎn)評：當(dāng)一個人看不到前方的目標(biāo)時，就會喪失他的意志,，會失去他所有的潛能,，他的能力就不能正常的發(fā)揮。 人為什么而活著,，為什么而工作,，未來的5年、10年,、20年,，個人的家庭和未來到底是什么樣子？很多人沒有認(rèn)真想過這些問題,，沒有進(jìn)行過人生規(guī)劃,，從來都沒有想過自己的未來到底是要成為什么樣子。這樣的人只能被生活支配著,，只能隨著生活的波濤四處飄蕩,，在生活中起伏，最終迷失自我,。 所以說,，一個人重要的不是在什么位置，而是朝著什么方向前進(jìn),，如果有自己人生的目標(biāo),，就要不斷地把大目標(biāo)設(shè)定成一個個小的目標(biāo)，及早的開始,，一步步地前進(jìn),，并在每一個小目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后做一些自我的激勵。 ]
六,、管理表單—不要眉毛胡子一把抓
月計(jì)劃,、周計(jì)劃和日計(jì)劃的計(jì)劃量要適中，在這些計(jì)劃之外,，應(yīng)配合一些管理的表單,。而且這些表單也要適量，以簡單,、簡潔為主,，不要眉毛胡子一把抓。 中國人比較習(xí)慣感性思維,，而不太擅長理性思維,，不太喜歡用管理表格，一看到表格頭就發(fā)暈,。因此對于計(jì)劃的工作細(xì)節(jié),，要快速、及時地隨手記錄,，不斷地檢討回顧周計(jì)劃,，每天做調(diào)整和增減。計(jì)劃的安排,，一定要留有余地,，把周計(jì)劃時時刻刻帶在身上，理智應(yīng)對,。 對于每天的任務(wù),，要保持工作和生活兩者的平衡，而中午是一個期限,，要盡量把一天的工作集中在上午完成,，如果上午實(shí)在完不成，下午還可以繼續(xù),，由此,，就可以騰出下午的一些時間做一些自我的調(diào)整。人的注意力一般都是90分鐘,，小孩子的注意力只有45分鐘,。成人上課最長是1個半小時，因?yàn)?個半小時膀胱容量已經(jīng)到了極限,，人的注意力也開始下降,，必然導(dǎo)致效率低下。綜上所述,，制作管理表單時不能眉毛胡子一把抓,，要做到： 周計(jì)劃報(bào)表和日計(jì)劃報(bào)表，計(jì)劃適量,； 計(jì)劃工作細(xì)節(jié),，要快速、及時,、隨手記錄,； 不斷回顧周計(jì)劃表，每天做調(diào)整增減,； 安排計(jì)劃要留有余地,； 把周計(jì)劃表時刻帶在身上,，理智應(yīng)對； 中午是期限,，保持工作生活兩者的平衡,； 休息片刻，適當(dāng)調(diào)整,，90分鐘注意力,。
第二講 時間管理的四個發(fā)展（下）
時間管理的四個發(fā)展歷程
時間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段，人們從認(rèn)識到時間管理的重要性,，到開始進(jìn)行時間管理,，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移。
1．第一代：時間增加和備忘錄
第一個階段稱為時間的單純增加和備忘錄,。時間的增加是指當(dāng)時間不夠用,，而工作任務(wù)比較多的時候，就單純地加班加點(diǎn),，延長工作時間,。 備忘錄就是把所有要做的項(xiàng)目列出來，制作成一個工作任務(wù)清單,，做一件,，勾掉一件，以此種方式進(jìn)行時間的分配和使用管理,。
2．第二代：工作計(jì)劃和時間表
第二個階段稱為工作計(jì)劃和時間表,，即在所有要做的工作任務(wù)開始之前，把清單列出來,，在每一項(xiàng)任務(wù)之前定一個時間的期限,，例如早晨8點(diǎn)～9點(diǎn)做什么，9點(diǎn)～10點(diǎn)做什么,，下午1點(diǎn)～2點(diǎn)做什么,，每一項(xiàng)任務(wù)都有開始和結(jié)束的時間，在這個時間段中完成規(guī)定的某項(xiàng)任務(wù),。這個方法有時候也稱為行事歷時間管理法,。
3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率
第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管理。當(dāng)工作任務(wù)越來越多,，多到在規(guī)定的時間里面沒有辦法徹底做完的時候,，就要求對時間管理的內(nèi)容進(jìn)行一定的更改，第一,，對工作任務(wù)要做一些取舍,；第二，對工作任務(wù)要排優(yōu)先順序,，比如,，先做哪一件,，后做哪一件；重點(diǎn)做哪一件,，非重點(diǎn)做哪一件,；主要做哪些，次要做哪些,；做哪些，不做哪些,，等等,，描述這個取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過象限法進(jìn)行。 如果按照重要程度的軸來標(biāo)記橫坐標(biāo),，按照緊急程度的軸來標(biāo)記縱坐標(biāo),，可以構(gòu)成ABCD四個象限，A象限是又重要又緊急的事情,，B象限是重要但不緊急的事情,，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情,。如圖1-1所示：
圖1-1 第三代時間管理象限示意圖
A類工作：又重要又緊急的事情 假設(shè)用一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)把所有的工作任務(wù)做明確清晰的劃分,，然后對ABCD四大類的工作做一個排序，顯而易見,，首先應(yīng)做A類工作,，因?yàn)锳類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發(fā)事件,。當(dāng)工作中出現(xiàn)了突發(fā)事件的時候,，應(yīng)該放下手頭所有的工作，全身心地?fù)渖先ソ鉀Q,，這種行為被形象地稱為救火行動,。例如119消防隊(duì)接到警報(bào)，就要馬上去處理現(xiàn)場,。
【案例】 突發(fā)事件：非典 2003年中國政府面對非典事件,，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時,，當(dāng)時規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下,，集中所有的精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強(qiáng)有力的力度才能夠把非典有效地控制住,。
B類工作和C類工作 當(dāng)重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后,，接下來是應(yīng)該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作,？有人認(rèn)為C類工作很緊急,，應(yīng)先期處理,，也有人認(rèn)為B類工作很重要，應(yīng)先期處理,。按照時間占用的順序來劃分,，也就是按照時間的緊急程度來說，專家認(rèn)為應(yīng)先處理B類工作,。 為了對B類工作和C類工作完成時間進(jìn)行分析,，可通過分析假設(shè)不做C類工作，會導(dǎo)致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況,；而如果不做B類工作,，又會導(dǎo)致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況。透過這兩種狀況的不同比較,，就可以清晰地看到兩種選擇的差別,。 B類工作重要但不緊急，如果不做的話,，B類工作會隨著時間的進(jìn)一步推移,，越來越緊急，直到突破一定的極限,，變成A類工作,，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去,，就會變成突發(fā)事件,。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的不斷推移,，它也會變得越來越緊急,，當(dāng)越過一定的極限以后，C類工作就可能因?yàn)槭r機(jī)而消失,，由此就會遭受一定的損失,，承擔(dān)一定的責(zé)任，工作本身也可能會因此而消失,。 不緊急
圖1-2 第三代時間問題分類示意圖
例如,，下午3點(diǎn)～4點(diǎn)，工會組織慰問抽獎活動,，參加抽獎?wù)叨伎傻玫揭淮匆路?，如果某人因故未參加工會慰問抽獎活動?點(diǎn)鐘以后，這個事情可能就已結(jié)束,，由此,，缺勤者將損失一袋洗衣粉。 如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時間,，只能做一件事,，要么做B類工作，要么做C類工作,，兩者不可兼得,，那時就應(yīng)該扔掉C類工作，要保住B類工作,，因?yàn)锽類工作的價值更大,，它的重要程度更大。
【案例1】 熱氣球的難題 一個胖子和兩個瘦子乘熱氣球去做科學(xué)考察,，他們帶了很多食物和水,，也帶了很多笨重的實(shí)驗(yàn)儀器。當(dāng)熱氣球升空行駛到海面的時候,，突然發(fā)生了意外,，熱氣球開始漏氣,，為了減輕熱氣球的重量,，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實(shí)驗(yàn)儀器,，接著扔掉了食物和水,，這時候，熱氣球還是太重,，需要犧牲一個人來挽救其他人,，在這種情況下，因?yàn)槿右粋€瘦子和扔一個胖子對熱氣球的影響不同,，只有按照最大可能地減少損失的思路來分析,，即扔胖子就可以挽救兩個瘦子的生命，所以必然要先扔胖子,。
在兩者不可兼得的情況下,，如果可以延長工作時間，統(tǒng)籌協(xié)調(diào),，進(jìn)行更好的策略性的安排,，即在B類工作不變成A類工作之前，先把C類工作完成,，再按部就班地處理B類工作,，這樣就可以達(dá)到雙贏的效果。但是管理專家通過實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)這種理想狀態(tài)很難實(shí)現(xiàn),，因?yàn)镃類工作的數(shù)量太多,，單個C類工作雖然花費(fèi)的時間不多，但是C類工作的數(shù)量層出不窮，所謂“野火燒不盡,，春風(fēng)吹又生”,，很多經(jīng)理人對于C類事件的處理只能疲于應(yīng)付，致使時間管理者陷入了C類事件的汪洋大海之中,，迷失方向,，只見樹木，不見森林,。
【案例2】 抗戰(zhàn)的泥潭 在抗日戰(zhàn)爭中,，200萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之中。二戰(zhàn)以后,，斯大林講到,，“中國人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭，是世界反法西斯戰(zhàn)場不可缺少的組成部分,，為反擊德國法西斯贏得了時間和空間”,。斯大林說，如果中華民國政府投降,，結(jié)果將不堪設(shè)想,。因?yàn)橹袊煌督担袊嗣癖M管條件非常簡陋,，做出了巨大的犧牲,，卻拖住了200萬日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián),，抽不出兵力南下侵占緬甸,、印度、印度尼西亞,，甚至吞并澳大利亞和新西蘭,，這是中國人民的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊侵略的泥潭,。
C類事件的描述有著名的帕金森定律,，也稱為爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大,，但是經(jīng)過膨化以后有可能會變?yōu)橐换j筐玉米花,。由此可見，被膨脹,、被擴(kuò)大后的結(jié)果會導(dǎo)致C類工作數(shù)量龐大,，以致無法完全徹底地被解決。 但中國經(jīng)理人面對一大堆繁雜事務(wù)的時候,，習(xí)慣于“急事急辦”,，“特事特辦”，于是就會踐踏原則，就會沒有時間性,，就是總把最緊急的事情拿來做,，從不考慮這件事情的價值如何，不考慮時間的重要性程度,。
【案例3】 籮筐任務(wù)測試 美國的專家曾經(jīng)做過一個針對中國經(jīng)理人時間管理基本狀況的測試,。任務(wù)要求是：一個籮筐中有10件工作任務(wù)，假設(shè)下午的一段時間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務(wù),，請中國的經(jīng)理人進(jìn)行挑選,，并完成自己挑選出來的任務(wù)。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作,，最緊急的工作完成后,，又挑出了最簡單的工作，因?yàn)樽銎饋砗芎唵?，所以這些工作很快完成了,；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費(fèi)時間最短的工作，這些工作也很快做完后,，第四件被挑出的是最有趣,、最喜歡做的工作，可是這個工作還沒有做完,，測試的時間就到了,。 籮筐中剩余了6件工作任務(wù),，而且全是最重要的工作,，但是這些工作都有一些類似的特點(diǎn)：不緊急、做起來不簡單,、花費(fèi)的時間很長,、不好玩、沒意思,。但是,，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪兂芍匾揖o急的突發(fā)事件,。
點(diǎn)評：中國經(jīng)理人在時間管理方面,，普遍存在誤區(qū)和弱點(diǎn)，即在問題的分類概念上模糊,。 在工作中,，屬于B類工作的重要問題一般包括改進(jìn)產(chǎn)能、發(fā)展團(tuán)體,、尋找新客戶,、提升服務(wù)品質(zhì)、提升員工技能、開發(fā)新市場,、提升品質(zhì)概念,、建立完善工作流程等。 對個人而言,，學(xué)習(xí)研修和職業(yè)成長問題,、健康問題、休閑問題等都是很重要但是不緊急的事情,，也就需要在當(dāng)前多進(jìn)行改善處理,，例如多增加運(yùn)動量、控制飲食,、調(diào)整飲食結(jié)構(gòu)等,。健康問題和學(xué)習(xí)的問題很重要，要把這些問題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來處理,，只有下這樣的決心做事,，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。
對于緊急不重要的事情,，可以把它們安排在時間使用的后面,，例如對于受歡迎的活動、電話會議,、工會抽獎,、演唱會等，一定不能使其占用B類工作的時間,。時間就像一根橡皮筋,，要設(shè)定期限，不要把工作任務(wù)變成發(fā)面團(tuán),，像爆米花一樣膨脹,，占有你的工作時間和空間。如圖1-3所示：
圖1-3 第三代時間管理事件分類示意圖 4．第四代：以重要性為導(dǎo)向,，價值導(dǎo)向,，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向
第四代時間管理的代表是時間管理的二八定律,。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托認(rèn)為,，萬事萬物都可以分為重點(diǎn)的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律,，即80%的結(jié)果源于20%的努力,，也就是80%的結(jié)果是因?yàn)?0%的關(guān)鍵因素所致。 所謂“打蛇打七寸,，擒賊先擒王,，好鋼用在刀刃上”,，用最有效率的時間去做20%的最有效率的工作，在這些時間段,，注意力要高度集中,，一口氣把事情干完，不要中間停止,，從而達(dá)到一種高效率,。同時，要調(diào)整生物鐘,，控制好工作的節(jié)奏,，使得效能最高。
時間管理的六個概念
不管是中國傳統(tǒng)的時間管理,，還是第四代時間管理,，在時間管理中，以下六個概念是貫穿于時間管理中最核心的重要問題,。
1．消費(fèi)與投資
消費(fèi)與投資包含多個概念,，時間如果用于工作、學(xué)習(xí),，就是一種投資,，因?yàn)樗怯谢貓?bào)的。如果用于陪家人聊天,、外出旅游,、無所事事、徹底放松,，就屬于消費(fèi),，所以時間管理要多投資，少消費(fèi),，達(dá)到投資和消費(fèi)的平衡,。
2．機(jī)遇與選擇
在時間管理中,，要主動地選擇,，而不是被動地等待，主動可以導(dǎo)致機(jī)遇,，等待則只能處于無奈狀態(tài),，不能將人生時間使用的可能性發(fā)揮到極致。
3．應(yīng)變與制變
應(yīng)變就是當(dāng)問題發(fā)生時,，去被動地做出反應(yīng),；制變則是去控制住事情，能夠主動地預(yù)先做出一些預(yù)防,，讓事情最大可能地朝著自己把握的方向發(fā)展,。
4．效率與成效
在時間管理中,，要有很高的時間利用率，而且時間利用的結(jié)果是可見的,、是優(yōu)質(zhì)的,、是與奮斗目標(biāo)相一致的，而不是南轅北轍的結(jié)局,。
5．緊要與重要
處理好緊要問題與重要問題的關(guān)系,，具體做法如下： 對于重要且緊要的問題立即處理； 對于重要但不緊要的問題優(yōu)先處理,； 對于緊要但不重要的問題最后處理,； 對于不重要也不緊要的問題則予以回避。
6．反應(yīng)與預(yù)應(yīng)
當(dāng)問題發(fā)生后,，能及時做出反應(yīng),，采取必要的措施。對于未發(fā)生的問題,，則防患于未然,，提前做出預(yù)防，使問題有良好的預(yù)警處理機(jī)制,。
時間的殺手：時間損失分析
時間哪里去了,？現(xiàn)在很多時間管理者驚呼“誰動了我的時間？”對于每天的24小時,，對于每小時的60分鐘,，似乎都特別容易逝去。時間的殺手究竟在哪里,？一般來說,，時間的損失不外乎以下幾個方面的因素： 設(shè)定目標(biāo)方面的時間損失； 制定計(jì)劃方面的時間損失,； 做出決定方面的時間損失,； 在工作組織方面的時間損失； 工作開始時的時間損失,； 每日安排上的時間損失,； 在信息和溝通方面的時間損失。
耗時因素分析
（一）外因和內(nèi)因的耗時
對時間損失因素的分析,，也可以按照外因和內(nèi)因來分類,，調(diào)查者通過對人們?nèi)粘Ｏ臅r間因素的歸類，大致將這些原因劃歸為以下幾個方面：
1．外在因素耗時的類型
電話干擾,； 不速之客,； 溝通不良； 資料不全,； 文件復(fù)雜,； 工作擱置等,。
2．內(nèi)在因素耗時的類型
計(jì)劃欠妥； 事必躬親,； 條理不清,； 欠缺自律； 無力拒絕,； 做事拖延等,。
（二）有形和無形的浪費(fèi)
在時間浪費(fèi)中，有些時間是被眼睜睜地看著消耗掉的,，而有些時間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費(fèi)掉的,，因此，浪費(fèi)時間的現(xiàn)象可以按照有形浪費(fèi)和無形浪費(fèi)來區(qū)分,。
1．有形浪費(fèi)
開小差,； 資源不足； 電話,； 程序繁瑣,； 間斷； 等待,。
2．無形浪費(fèi)
計(jì)劃不周,； 不懂說“不”； 拖延,； 不懂授權(quán),； 不分輕重緩急。
時間管理困惑匯總
在經(jīng)理人的時間管理中,，時間總是被無數(shù)的突發(fā)事件和小問題所占用,；經(jīng)理人做好了工作計(jì)劃，但在實(shí)際的工作中,，卻根本不能按照自己的預(yù)定計(jì)劃來完成這些工作,；經(jīng)理人自己總是感覺時間不夠用，而且這種不夠用又不斷地被加班和身心疲憊所加劇,。 時間管理的困惑可以歸納為以下幾個方面： 工作無計(jì)劃,，忙忙碌碌不知道干了什么，總是感覺時間不夠用,； 計(jì)劃常被突發(fā)事件,、會議中斷或打亂； 工作被小問題拖延,； 工作時間超出原計(jì)劃； 下屬工作的突發(fā)事件多,，無能力解決,。
時間管理誤區(qū)
（一）時間管理誤區(qū)
在時間管理中,，人們認(rèn)為自己的時間屬于自己的私人財(cái)富，似乎今天過了還有明天,、今年過了還有明年,；或者突然感覺自己時日不多了，自己的很多工作都堆在一起了,，自己已無所適從了,。這種潛意識的循環(huán)論左右了人們的思維，也讓人們在時間面前不知所措,。 人們常犯的時間管理錯誤包括以下幾個方面： 不尊重時間,； 沒有認(rèn)識到時間為不可竭盡資源； 不了解重要性與緊急性,； 沒有時間管理系統(tǒng),。
（二）良好的時間安排
要走出時間管理的誤區(qū)，需要認(rèn)識時間的“供給毫無彈性”,、“無法蓄積”,、“無法取代”、“無法失而復(fù)得”等特性,，并對自己的工作和生活進(jìn)行計(jì)劃性安排,。 良好的時間安排應(yīng)做到以下幾個方面： 確定事情優(yōu)先順序； 做好計(jì)劃安排,； 及時解決問題,。 經(jīng)理人的時間管理，最主要的是提高效率,，要善于集中時間,，切忌平均利用時間，要時刻以帕累托定律提醒自己加強(qiáng)時間管理的重要性,，要善于處理工作時間和生活時間的關(guān)系,。時間管理是經(jīng)理人成功的前提，經(jīng)理人的效率管理就是要明確效率的真諦—對事不對人,，要了解自己的生活節(jié)律,，讓自己的時間管理和自己的生理特征相一致。
【自檢1-1】 分析自己的時間使用類型,。 一般來說,，每個人都有自己特定的時間使用特征，有人習(xí)慣在早晨工作,，而且早晨工作的效率很高,，這樣的人被稱為晨間型。 有些人則習(xí)慣晚間工作,，且晚間工作的效率比任何時候都高,，這樣的人被稱為晚間型,。 而有些人則在任何時候都能快速進(jìn)入工作狀態(tài)，這樣的人被稱為隨時型,。 請您根據(jù)自己的實(shí)際情況分析自己屬于哪一類型,。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________
【自檢1-2】 分配好一天的時間，不同時間使用者對工作時間的安排應(yīng)有所不同,，請根據(jù)上題的結(jié)論,，并結(jié)合自己工作的性質(zhì)和要求，嘗試合理分配自己的時間曲線,。 1．精力高峰時,，集中精力于： 工作1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作2： ____________________________________________ ____________________________________________ 2．精力集中時，專注于下列工作： 工作1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作2： ____________________________________________ ____________________________________________ 3．低效率時,，可以處理： 工作1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作2： ____________________________________________
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時間管理概述
時間管理的必要性
時間具有“供給毫無彈性”,、“無法蓄積”、“無法取代”,、“無法失而復(fù)得”等特性,，所以時間是最不為人們理解和重視的，也正因?yàn)槿绱?，時間的浪費(fèi)比其他資源的浪費(fèi)就更為普遍,，也更為嚴(yán)重。 因此,，當(dāng)人們無所事事,，或者忙得暈頭轉(zhuǎn)向卻不見成效時，應(yīng)該暫時停下來審視一下自己的時間利用效率,，審視一下自己在時間中所處的角色,，尋找一條更為合適的途徑，實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo),，追求自己的人生價值,。 在經(jīng)理人的所有管理技能中，時間管理最容易被忽略,，對中國的經(jīng)理人而言,，這又是一個急需解決的問題。初級經(jīng)理人從員工的崗位過渡到管理者的崗位,，比較容易忽略管理的角色和時間管理的技能,，而中、高級管理者的工作時間更忙碌,，工作任務(wù)更多,，時間效率的管理也就顯得更加重要。
【案例1】 非洲大草原的獅子和羚羊 非洲大草原上的羚羊和獅子，每天都要展開一場生命的競賽,，也可以看作是一場生命的奧運(yùn)會,，如果競賽贏了就有東西吃,，輸了就可能遭受滅頂之災(zāi),。因此，每天早晨,，羚羊和獅子醒來時,，它們的腦子里都閃過同樣一個念頭，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”,。如果獅子跑慢了,，它就沒有羚羊吃，它就可能會活活餓死,；如果羚羊跑慢了,，它就可能被獅子吃掉。它們之間的這種微妙關(guān)系使得非洲大草原保持著很好的生態(tài)平衡,。
【案例2】 冠軍和亞軍的區(qū)別 在賽場上,，速度是決定用時多少的重要參數(shù)，例如香港的賽馬,，冠軍和亞軍的區(qū)別,，也就是第一匹馬和第二匹馬之間的差別，可能相當(dāng)微小,，往往用肉眼看不出來,，要借助電腦等先進(jìn)設(shè)備的幫助，兩匹馬之間的時間差距可能僅為0.05秒,。但是,，頭馬和第二匹馬的獎金卻是不一樣的，要差到幾十萬港幣,。 對于比賽結(jié)果,，人們關(guān)心和記住的從來都是冠軍，很少記住亞軍,，例如中國奧運(yùn),，打破冠軍零記錄的是許海峰，而第二位得金牌的則很少有人記得,，這就是第一和第一之外的區(qū)別,，奧林匹克運(yùn)動的口號“更高、更快,、更強(qiáng)”,，其含義所追求的也就是速度。
【案例3】 三枚硬幣—財(cái)富、健康,、時間,，哪一個更重要？為什么 假設(shè)一個人的生命中有三枚硬幣,，一枚硬幣代表財(cái)富,，一枚硬幣代表健康，還有一枚硬幣代表時間,，這三枚硬幣哪一個最重要呢,？ 通常人們都趨向于追求財(cái)富，如果在這三枚硬幣中,，把代表財(cái)富的硬幣拿掉,，則表示這個人有足夠多的健康，也有足夠多的時間,，他有可能重新去創(chuàng)業(yè),，贏得財(cái)富，把代表財(cái)富的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中,。 如果在這三枚硬幣中,，把代表健康的硬幣拿掉，這表示這個人有足夠多的財(cái)富,，也有足夠多的時間,，則他可以花費(fèi)無以計(jì)數(shù)的金錢來治療自己的疾病，至少可以拖延一定的時間,，或借助高科技手段來延長生命,，他可能把代表健康的硬幣重新放進(jìn)自己的生命中。 如果把代表時間的硬幣拿走,，讓一個人沒有自己的時間了,，這時候，即使他有無數(shù)的財(cái)富,，有很強(qiáng)壯的身體,，可是生命留給他的只有一剎那，他無法用1億美元去換10分鐘,，這就好比無數(shù)的0前面沒有了1,，是沒有任何意義的，他不僅不能將代表時間的硬幣重新放進(jìn)自己的人生,，而且財(cái)富和健康對他也變得毫無意義了,。
點(diǎn)評：對于所有的人，尤其是經(jīng)理人,、企業(yè)家,，他們有大量的金錢,，可是他們感到最缺的還是時間，所以對時間的要求就更高,，這就需要良好的時間管理,。
時間管理的內(nèi)涵
1．時間管理 那么什么是時間管理呢？在日常生活中始終如一,、有的放矢地使用行之有效的方法,，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義,、最大限度地利用自己所擁有的時間,，這就是時間管理,。 時間管理不僅僅是工作的管理,，也包含著業(yè)余時間的管理；不僅僅是在企業(yè)里的管理,，同時也包含著家庭生活,、業(yè)余時間、業(yè)余愛好的管理,。也就是說,，時間管理應(yīng)該是包含著生活中所有時間的合理利用和支配。
2．主管在時間管理中存在的誤區(qū) 很多主管在時間管理上普遍存在以下一些認(rèn)識誤區(qū)： 寧愿去做事情,，而不是去做正確的事,； 寧愿去解決問題，而不是有創(chuàng)意地去選擇解決方法,； 寧愿去保持原來的做法和手段,，而不是去優(yōu)化、優(yōu)選工作的流程和方法,； 寧愿去被動地執(zhí)行服從和遵守職務(wù),，而不是主動積極地進(jìn)行創(chuàng)新和求得最佳的結(jié)果； 寧愿去節(jié)約成本,，而不愿意主動地增加利潤,，尤其是在投資理財(cái)?shù)挠^念方面，國人習(xí)慣開源節(jié)流,，但實(shí)際是比較喜歡節(jié)流,，比較喜歡勤儉節(jié)約，而忽視要去更多地增加收入,。
表1-1 管理時間的自我評估 寧 愿
3．傳統(tǒng)的時間管理觀念 從節(jié)約和增加收入這兩方面進(jìn)行比較,，傳統(tǒng)的觀念喜歡節(jié)約，時間管理的傳統(tǒng)觀念中滲透了這種生活哲學(xué)觀的影子,。傳統(tǒng)的時間管理觀念強(qiáng)調(diào)以下幾個方面的內(nèi)容： 強(qiáng)調(diào)時間的重要,。古人曰“一寸光陰一寸金，存金難買寸光陰”，這里強(qiáng)調(diào)了時間的價值和重要性,。 強(qiáng)調(diào)時間流失的速度,。孔子曰“逝者如斯夫,！”看到滔滔不絕的江水,，想到時間也如流水一樣，不斷地,、快速地流淌,，強(qiáng)調(diào)了時間的無法失而復(fù)得性。 強(qiáng)調(diào)時間管理的計(jì)劃性,。中國古人關(guān)于時間管理的最基本方法是計(jì)劃性,，俗語常說“預(yù)則立，不預(yù)則廢”,，也就是說在做事之前要有充分的準(zhǔn)備和充分的計(jì)劃,，強(qiáng)調(diào)了計(jì)劃的重要性。 俗語常說“一年之計(jì)在于春,，一日之計(jì)在于晨”,，放到當(dāng)今的競爭激烈的社會中，這句俗語在依然實(shí)用的同時,，可以稍加變通,，改成“一年之計(jì)在于去冬，一日之計(jì)在于昨夜”,，因?yàn)榈搅舜禾煸匍_始做計(jì)劃已經(jīng)來不及了,，而要在去年的冬天就要做第二年的計(jì)劃，同樣,，一天的計(jì)劃要在昨天晚上或昨天下班的時候就做好了,。也就是所有的計(jì)劃都要提前做。
時間管理的四個發(fā)展
（一）競賽以快趨強(qiáng)
競賽以快趨強(qiáng),，軍事以先下手為強(qiáng),，在市場環(huán)境急劇變化和動蕩的今天，商界講究“快魚”策略,，過去的競爭規(guī)則是大魚吃小魚,，比資本量，比規(guī)模,，以實(shí)力論勝負(fù),。今天是比速度，比學(xué)習(xí)的速度,，比反應(yīng)的速度,，比創(chuàng)新的速度,，速度快者方能取勝。
【案例】 中華武學(xué)秘笈和跆拳道的心快,、眼快,、手快 中華武術(shù)秘籍講究“百法有百解，唯快招無解”,，也就是說任何招數(shù),，都是有接招的套路的，但是,，快招無解,，因?yàn)樗俣忍鞎r，對方來不及作出反應(yīng),。 跆拳道也講究三快,，要求心快、眼快,、手快,，且只有快者才可以勝于對方，才可以保持優(yōu)勢,。
（二）你有多少資本
如果問一個人有多少資本，他往往想到的是自己的車子,、房子,、股票債券等有形資產(chǎn)，而容易忽略掉自己的時間財(cái)富,。 50歲的中年人與20歲的年輕人,，怎么去衡量他們所擁有資本的多少呢？通常情況下20歲的年輕人不會擁有50歲的中年人同樣多的有形財(cái)產(chǎn),，但是,，在這兩種人的資產(chǎn)表中，時間一欄的優(yōu)勢則屬于年輕人,。俗話說少年不怕窮,，因?yàn)闀r間就是財(cái)產(chǎn)，時間就是一個少年最大的優(yōu)勢,。 愛因斯坦說過：“一切與生俱來的贈品中,，時間最寶貴！” 時間不僅寶貴,，而且時間最公平,，無論一個人多么富裕或多么貧窮,，上天給予的時間是絕對公平的,，每人每天24小時,，一分一秒都不差，時間不會對任何人厚此薄彼,。但是上天又是不公平的,，因?yàn)槊總€人的時間價值是不一樣的，成功人士單位時間的價值非常高,，而一般的普通人,，時間的單位價值就比較低。 但是,，不管現(xiàn)在的情況如何,，只有利用好當(dāng)前的時間，才能讓“這一刻”不被浪費(fèi),，才能為下一刻的精彩做好鋪墊,。臺灣有句俗語，只有今天才真正屬于你,。強(qiáng)調(diào)要在最短的時間內(nèi),，更多的學(xué)習(xí)，更多的行動,，獲得更多的資訊,。
（三）72歲人的一生
一個人的時間到底是怎么度過的，每個人一生的時間是怎樣被利用的,，時間哪里去了,？為了回答這些問題，科學(xué)家對人群的時間利用做了科學(xué)的研究,，將統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行匯總,，從而得出了如下的結(jié)論。 假設(shè)一個人的生命時間是72歲,，則他的時間使用情況可以用表1-2來表示：
表1-2 72歲人的一生時間利用表 活動內(nèi)容
（四）效率與效能
人們重視生命,，樂于理財(cái)，卻疏于時間管理,。例如,，一個人傷風(fēng)感冒咳嗽了，他會到醫(yī)院去治療,；一個人丟了200塊錢或股票損失2000塊,，他會很著急和懊惱；可是如果他無謂耗費(fèi)了2個小時的時間,，浪費(fèi)了1個小時,，1個小時無所事事，他卻不會著急,，因?yàn)闀r間太無形了,，如空氣,，看不見，摸不著,。 魯迅先生說,，“時間像海綿里的水，想擠的話,，總還是有的”,，魯迅先生本人之所以有偉大的成就，就在于他把別人喝咖啡的時間都用來學(xué)習(xí)和工作了,，這說明了時間有很大的彈性,。
【案例】 裝瓶實(shí)驗(yàn) 有一位教授做過一個裝瓶實(shí)驗(yàn)，他拿出一個瓶子,，拿來了好多石子,，又拿來好多沙子，很多水,，然后他把石頭往瓶子里裝,，裝到瓶口的時候，教授問學(xué)生“這個瓶子裝滿了沒有”,，學(xué)生們說“裝滿了”,。于是教授又往這個瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口時,，教授問學(xué)生,，“這次滿了沒有”，學(xué)生們說“滿了”,。教授又把水往瓶子里倒，當(dāng)水倒到瓶口后,，教授再一次問學(xué)生,，“滿了沒有？”,，學(xué)生們不知道教授接下來還會有怎樣的措施,，但想到前兩次的錯誤回答，于是都不敢回答了,。
點(diǎn)評：這個裝瓶實(shí)驗(yàn)就揭示了時間管理的啟示,，大石頭之間會有空隙，沙子之間還有空隙,，水里面可能還有空隙,。同理，時間之間也存在空隙,，珍惜時間的一個方法就是珍惜點(diǎn)點(diǎn)滴滴零碎的時間,。
此外,，工作任務(wù)的完成要有程序和順序，裝瓶實(shí)驗(yàn)中如果先往瓶子里面裝水,，再往里面裝沙子,，然后再往里面放石頭，就一定放不進(jìn)去了,。做事情也是一樣,，一定要有優(yōu)先順序，不能撿了芝麻丟了西瓜,，要抓最核心,、最重要的、最有價值的事情,，而不是抓雞毛蒜皮的事情,，這樣生活的意義才能彰顯出來。
【案例】 口袋書 在香港地鐵里,，口袋書很暢銷,，口袋書只有巴掌大，在上,、下班坐地鐵的時間,，好多年輕人都在看口袋書，或者利用這段時間休息,，也有很多人在看報(bào)紙,，他們都在有效地利用工作時間和生活時間之間的空隙，有效地利用好這些零星時間,，天長日久,，就可以積少成多，使這些零頭時間為個人生活增添魅力,。
時間管理的三大觀念
時間管理有三大觀念,，第一是時間觀念，第二是效率觀念,，第三是效能觀念,。對這三大觀念的理解和把握，是時間管理的關(guān)鍵,。
1．時間觀念：1小時與3年的關(guān)系
建立時間觀念很重要,，有了時間觀念，才能利用瑣碎的時間,，才能把點(diǎn)點(diǎn)滴滴的時間珍惜起來,。在人們的理解中，3年是一個很大的時間單位，而1小時則是一個常被忽略的時間單位,，實(shí)際上,，如果每天能節(jié)約出1個小時，則在人生70年的歲月中,，就可以節(jié)約出3年的時間,，時間觀念的重要性由此可見一斑。
2．效率觀念：速度能使石頭漂起來
所謂效率觀念,，就是要有速度,。石頭之所以能漂浮在水面上，如《孫子兵法》所言“疾也”,，也就是速度很快的原因,。
3．效能觀念：始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果，與人生奮斗方向相吻合
效能的觀念就是不僅要衡量速度的快慢,，還要考慮其他的因素,。中國人習(xí)慣以效率衡量事物，而不常論效能,，人們常?？洫勔粋€人做事很有效率，卻很少夸這個人非常有效能,。 效能的概念,，用毛主席的話來說，效率是代表“快”,，效能代表“多,、快、好,、省”,，即數(shù)量多、速度快,、結(jié)果好,、品質(zhì)高、成本節(jié)約,，也就是說，僅僅速度快不行,，還要方向正確,、結(jié)果良好、效果明顯,、成本又低,，所以效能的概念始終不偏離終極目標(biāo)和結(jié)果。在時間管理中,，時間的效能和人生的奮斗方向和企業(yè)的終極目標(biāo)要相吻合,。 效率與效能的關(guān)系猶如價格和性價比,，效率就好比價格，而效能好比是性價比,。效率是指“快”,，而效能是指“多、快,、好,、省”；效率高就是價格便宜,，即買這個貨物所花的貨幣數(shù)量比較少,，效能高是指單位貨幣內(nèi)所獲得的回報(bào)和價值比較大，即當(dāng)人們?nèi)ベI大宗的物件,，例如買電腦,、買汽車、買家具的時候,，不僅要注重價格因素,，更看重性價比因素，不是越便宜越好,，而是關(guān)注投入的錢和所獲得的回報(bào)價值高低之間的比,。同樣的，在單位時間內(nèi),，所獲得的產(chǎn)值大小就是效率,，而在單位時間內(nèi)所獲得的價值和回報(bào)的大小就是效能。
【案例】 龜兔賽跑 烏龜跟兔子賽跑,，第一場賽跑烏龜贏了,，兔子輸了。因?yàn)橥米域湴磷詽M,，在樹根下面睡了一大覺,，等它睡醒以后，發(fā)現(xiàn)烏龜已跑到了終點(diǎn),。賽跑的裁判大象批評白兔說：“兔子,，你這樣不行，不可以驕傲自滿,，要腳踏實(shí)地,，要勤奮努力，懂不懂??？”兔子說，“我懂了，我要求再比第二回,，我不相信,，我跑不過烏龜?！?/P> 于是它們又舉行了第二次賽跑,。裁判大象的發(fā)令槍一響，兔子像離弦的箭一樣竄了出去,，一會兒就沒有影子了,。而烏龜與上次一樣繼續(xù)慢慢騰騰地往前爬,，爬了很長時間，烏龜終于爬到了終點(diǎn)，卻不見兔子的影子,。裁判大象和觀眾就四處尋找,，終于在很遠(yuǎn)的地方找到了兔子,，兔子耷拉著腦袋光顧著跑,，卻忘了看方向了。
點(diǎn)評：兔子沒有看準(zhǔn)方向,，它跑得越快離目標(biāo)就越遠(yuǎn),，所以兔子的效率很高，但是效能很低,。同理,，在做事情的時候，盡管做事可以做得很快,，效率很高,，可是如果偏離了方向，最后也不會有正確的結(jié)果,。
效能的重點(diǎn)是不但要完成任務(wù),，而且要求速度要快、正確率要高,、成本要低,，效能和效率相均衡。21世紀(jì)的經(jīng)理人,，不但要意識到時間很重要,，要去抓點(diǎn)點(diǎn)滴滴的時間，要注意做事情的數(shù)量和速度,，同時還要追求價值,，要多、快,、好、省。
時間管理的四個發(fā)展歷程
時間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段,，人們從認(rèn)識到時間管理的重要性,，到開始進(jìn)行時間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移,。
1．第一代：時間增加和備忘錄
第一個階段稱為時間的單純增加和備忘錄,。時間的增加是指當(dāng)時間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時候,，就單純地加班加點(diǎn),，延長工作時間。 備忘錄就是把所有要做的項(xiàng)目列出來,，制作成一個工作任務(wù)清單,，做一件，勾掉一件,，以此種方式進(jìn)行時間的分配和使用管理,。
2．第二代：工作計(jì)劃和時間表
第二個階段稱為工作計(jì)劃和時間表，即在所有要做的工作任務(wù)開始之前,，把清單列出來,，在每一項(xiàng)任務(wù)之前定一個時間的期限，例如早晨8點(diǎn)～9點(diǎn)做什么,，9點(diǎn)～10點(diǎn)做什么,，下午1點(diǎn)～2點(diǎn)做什么，每一項(xiàng)任務(wù)都有開始和結(jié)束的時間,，在這個時間段中完成規(guī)定的某項(xiàng)任務(wù),。這個方法有時候也稱為行事歷時間管理法。
3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率
第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管理,。當(dāng)工作任務(wù)越來越多,，多到在規(guī)定的時間里面沒有辦法徹底做完的時候，就要求對時間管理的內(nèi)容進(jìn)行一定的更改,，第一,，對工作任務(wù)要做一些取舍；第二,，對工作任務(wù)要排優(yōu)先順序,，比如，先做哪一件,，后做哪一件,；重點(diǎn)做哪一件，非重點(diǎn)做哪一件,；主要做哪些,，次要做哪些,；做哪些，不做哪些,，等等,，描述這個取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過象限法進(jìn)行。 如果按照重要程度的軸來標(biāo)記橫坐標(biāo),，按照緊急程度的軸來標(biāo)記縱坐標(biāo),，可以構(gòu)成ABCD四個象限，A象限是又重要又緊急的事情,，B象限是重要但不緊急的事情,，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情,。如圖1-1所示：
圖1-1 第三代時間管理象限示意圖
A類工作：又重要又緊急的事情 假設(shè)用一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)把所有的工作任務(wù)做明確清晰的劃分,，然后對ABCD四大類的工作做一個排序，顯而易見,，首先應(yīng)做A類工作,，因?yàn)锳類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發(fā)事件,。當(dāng)工作中出現(xiàn)了突發(fā)事件的時候,，應(yīng)該放下手頭所有的工作，全身心地?fù)渖先ソ鉀Q,，這種行為被形象地稱為救火行動,。例如119消防隊(duì)接到警報(bào)，就要馬上去處理現(xiàn)場,。
【案例】 突發(fā)事件：非典 2003年中國政府面對非典事件,，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時,，當(dāng)時規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下,，集中所有的精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強(qiáng)有力的力度才能夠把非典有效地控制住,。
B類工作和C類工作 當(dāng)重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后,，接下來是應(yīng)該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作,？有人認(rèn)為C類工作很緊急,，應(yīng)先期處理，也有人認(rèn)為B類工作很重要,，應(yīng)先期處理,。按照時間占用的順序來劃分，也就是按照時間的緊急程度來說,，專家認(rèn)為應(yīng)先處理B類工作,。 為了對B類工作和C類工作完成時間進(jìn)行分析,，可通過分析假設(shè)不做C類工作，會導(dǎo)致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況,；而如果不做B類工作,，又會導(dǎo)致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況。透過這兩種狀況的不同比較,，就可以清晰地看到兩種選擇的差別。 B類工作重要但不緊急,，如果不做的話,，B類工作會隨著時間的進(jìn)一步推移，越來越緊急,，直到突破一定的極限,，變成A類工作，所以,，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去,，就會變成突發(fā)事件。C類工作如果不斷地被拖延,，隨著時間的不斷推移,，它也會變得越來越緊急，當(dāng)越過一定的極限以后,，C類工作就可能因?yàn)槭r機(jī)而消失,，由此就會遭受一定的損失，承擔(dān)一定的責(zé)任,，工作本身也可能會因此而消失,。 不緊急
圖1-2 第三代時間問題分類示意圖
例如，下午3點(diǎn)～4點(diǎn),，工會組織慰問抽獎活動,，參加抽獎?wù)叨伎傻玫揭淮匆路郏绻橙艘蚬饰磪⒓庸繂柍楠劵顒樱?點(diǎn)鐘以后,，這個事情可能就已結(jié)束,，由此，缺勤者將損失一袋洗衣粉,。 如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析,，例如下午只有一段時間，只能做一件事,，要么做B類工作,，要么做C類工作，兩者不可兼得,，那時就應(yīng)該扔掉C類工作,，要保住B類工作,，因?yàn)锽類工作的價值更大，它的重要程度更大,。
【案例1】 熱氣球的難題 一個胖子和兩個瘦子乘熱氣球去做科學(xué)考察,，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實(shí)驗(yàn)儀器,。當(dāng)熱氣球升空行駛到海面的時候,，突然發(fā)生了意外，熱氣球開始漏氣,，為了減輕熱氣球的重量,，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實(shí)驗(yàn)儀器,，接著扔掉了食物和水,，這時候，熱氣球還是太重,，需要犧牲一個人來挽救其他人,，在這種情況下，因?yàn)槿右粋€瘦子和扔一個胖子對熱氣球的影響不同,，只有按照最大可能地減少損失的思路來分析,，即扔胖子就可以挽救兩個瘦子的生命，所以必然要先扔胖子,。
在兩者不可兼得的情況下,，如果可以延長工作時間，統(tǒng)籌協(xié)調(diào),，進(jìn)行更好的策略性的安排,，即在B類工作不變成A類工作之前，先把C類工作完成,，再按部就班地處理B類工作,，這樣就可以達(dá)到雙贏的效果。但是管理專家通過實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)這種理想狀態(tài)很難實(shí)現(xiàn),，因?yàn)镃類工作的數(shù)量太多,，單個C類工作雖然花費(fèi)的時間不多，但是C類工作的數(shù)量層出不窮,，所謂“野火燒不盡,，春風(fēng)吹又生”，很多經(jīng)理人對于C類事件的處理只能疲于應(yīng)付,，致使時間管理者陷入了C類事件的汪洋大海之中,，迷失方向，只見樹木,，不見森林,。
【案例2】 抗戰(zhàn)的泥潭 在抗日戰(zhàn)爭中,，200萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之中。二戰(zhàn)以后,，斯大林講到,，“中國人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭，是世界反法西斯戰(zhàn)場不可缺少的組成部分,，為反擊德國法西斯贏得了時間和空間”,。斯大林說，如果中華民國政府投降,，結(jié)果將不堪設(shè)想,。因?yàn)橹袊煌督担袊嗣癖M管條件非常簡陋,，做出了巨大的犧牲，卻拖住了200萬日軍,，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián),，抽不出兵力南下侵占緬甸、印度,、印度尼西亞,，甚至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國人民的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役,、抗擊侵略的泥潭,。
C類事件的描述有著名的帕金森定律，也稱為爆米花定律,，就是2斤玉米看上去不是很大,，但是經(jīng)過膨化以后有可能會變?yōu)橐换j筐玉米花。由此可見,，被膨脹,、被擴(kuò)大后的結(jié)果會導(dǎo)致C類工作數(shù)量龐大，以致無法完全徹底地被解決,。 但中國經(jīng)理人面對一大堆繁雜事務(wù)的時候,，習(xí)慣于“急事急辦”，“特事特辦”,，于是就會踐踏原則,，就會沒有時間性，就是總把最緊急的事情拿來做,，從不考慮這件事情的價值如何,，不考慮時間的重要性程度。
【案例3】 籮筐任務(wù)測試 美國的專家曾經(jīng)做過一個針對中國經(jīng)理人時間管理基本狀況的測試,。任務(wù)要求是：一個籮筐中有10件工作任務(wù),，假設(shè)下午的一段時間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務(wù),，請中國的經(jīng)理人進(jìn)行挑選，并完成自己挑選出來的任務(wù),。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作,，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作,，因?yàn)樽銎饋砗芎唵?，所以這些工作很快完成了；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費(fèi)時間最短的工作,，這些工作也很快做完后,，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作,，可是這個工作還沒有做完,，測試的時間就到了。 籮筐中剩余了6件工作任務(wù),，而且全是最重要的工作,，但是這些工作都有一些類似的特點(diǎn)：不緊急、做起來不簡單,、花費(fèi)的時間很長,、不好玩、沒意思,。但是,，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪兂芍匾揖o急的突發(fā)事件,。
點(diǎn)評：中國經(jīng)理人在時間管理方面,，普遍存在誤區(qū)和弱點(diǎn)，即在問題的分類概念上模糊,。 在工作中,，屬于B類工作的重要問題一般包括改進(jìn)產(chǎn)能、發(fā)展團(tuán)體,、尋找新客戶,、提升服務(wù)品質(zhì)、提升員工技能,、開發(fā)新市場,、提升品質(zhì)概念、建立完善工作流程等,。 對個人而言,，學(xué)習(xí)研修和職業(yè)成長問題、健康問題、休閑問題等都是很重要但是不緊急的事情,，也就需要在當(dāng)前多進(jìn)行改善處理,，例如多增加運(yùn)動量、控制飲食,、調(diào)整飲食結(jié)構(gòu)等,。健康問題和學(xué)習(xí)的問題很重要，要把這些問題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來處理,，只有下這樣的決心做事,，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。
對于緊急不重要的事情,，可以把它們安排在時間使用的后面,，例如對于受歡迎的活動、電話會議,、工會抽獎,、演唱會等，一定不能使其占用B類工作的時間,。時間就像一根橡皮筋,，要設(shè)定期限，不要把工作任務(wù)變成發(fā)面團(tuán),，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時間和空間,。如圖1-3所示：
圖1-3 第三代時間管理事件分類示意圖 4．第四代：以重要性為導(dǎo)向,，價值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向,，結(jié)果導(dǎo)向
第四代時間管理的代表是時間管理的二八定律,。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托認(rèn)為，萬事萬物都可以分為重點(diǎn)的少部分和一般的大部分,，這就是通常所說的二八定律,，即80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因?yàn)?0%的關(guān)鍵因素所致,。 所謂“打蛇打七寸,，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上”,，用最有效率的時間去做20%的最有效率的工作,，在這些時間段，注意力要高度集中,，一口氣把事情干完,，不要中間停止，從而達(dá)到一種高效率。同時,，要調(diào)整生物鐘,，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高,。
時間管理的六個概念
不管是中國傳統(tǒng)的時間管理,，還是第四代時間管理，在時間管理中,，以下六個概念是貫穿于時間管理中最核心的重要問題,。
1．消費(fèi)與投資
消費(fèi)與投資包含多個概念，時間如果用于工作,、學(xué)習(xí),，就是一種投資，因?yàn)樗怯谢貓?bào)的,。如果用于陪家人聊天,、外出旅游、無所事事,、徹底放松,，就屬于消費(fèi)，所以時間管理要多投資,，少消費(fèi),，達(dá)到投資和消費(fèi)的平衡。
2．機(jī)遇與選擇
在時間管理中,，要主動地選擇,，而不是被動地等待，主動可以導(dǎo)致機(jī)遇,，等待則只能處于無奈狀態(tài),，不能將人生時間使用的可能性發(fā)揮到極致。
3．應(yīng)變與制變
應(yīng)變就是當(dāng)問題發(fā)生時,，去被動地做出反應(yīng),；制變則是去控制住事情，能夠主動地預(yù)先做出一些預(yù)防,，讓事情最大可能地朝著自己把握的方向發(fā)展,。
4．效率與成效
在時間管理中，要有很高的時間利用率,，而且時間利用的結(jié)果是可見的,、是優(yōu)質(zhì)的、是與奮斗目標(biāo)相一致的,，而不是南轅北轍的結(jié)局,。
5．緊要與重要
處理好緊要問題與重要問題的關(guān)系，具體做法如下： 對于重要且緊要的問題立即處理； 對于重要但不緊要的問題優(yōu)先處理,； 對于緊要但不重要的問題最后處理,； 對于不重要也不緊要的問題則予以回避。
6．反應(yīng)與預(yù)應(yīng)
當(dāng)問題發(fā)生后,，能及時做出反應(yīng),，采取必要的措施。對于未發(fā)生的問題,，則防患于未然,，提前做出預(yù)防，使問題有良好的預(yù)警處理機(jī)制,。
時間的殺手：時間損失分析
時間哪里去了,？現(xiàn)在很多時間管理者驚呼“誰動了我的時間？”對于每天的24小時,，對于每小時的60分鐘,，似乎都特別容易逝去。時間的殺手究竟在哪里,？一般來說,，時間的損失不外乎以下幾個方面的因素： 設(shè)定目標(biāo)方面的時間損失； 制定計(jì)劃方面的時間損失,； 做出決定方面的時間損失,； 在工作組織方面的時間損失； 工作開始時的時間損失,； 每日安排上的時間損失,； 在信息和溝通方面的時間損失。
耗時因素分析
（一）外因和內(nèi)因的耗時
對時間損失因素的分析,，也可以按照外因和內(nèi)因來分類，調(diào)查者通過對人們?nèi)粘Ｏ臅r間因素的歸類,，大致將這些原因劃歸為以下幾個方面：
1．外在因素耗時的類型
電話干擾,； 不速之客； 溝通不良,； 資料不全,； 文件復(fù)雜； 工作擱置等,。
2．內(nèi)在因素耗時的類型
計(jì)劃欠妥,； 事必躬親； 條理不清,； 欠缺自律,； 無力拒絕； 做事拖延等。
（二）有形和無形的浪費(fèi)
在時間浪費(fèi)中,，有些時間是被眼睜睜地看著消耗掉的,，而有些時間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費(fèi)掉的，因此,，浪費(fèi)時間的現(xiàn)象可以按照有形浪費(fèi)和無形浪費(fèi)來區(qū)分,。
1．有形浪費(fèi)
開小差； 資源不足,； 電話,； 程序繁瑣； 間斷,； 等待,。
2．無形浪費(fèi)
計(jì)劃不周； 不懂說“不”,； 拖延,； 不懂授權(quán)； 不分輕重緩急,。
時間管理困惑匯總
在經(jīng)理人的時間管理中,，時間總是被無數(shù)的突發(fā)事件和小問題所占用；經(jīng)理人做好了工作計(jì)劃,，但在實(shí)際的工作中,，卻根本不能按照自己的預(yù)定計(jì)劃來完成這些工作；經(jīng)理人自己總是感覺時間不夠用,，而且這種不夠用又不斷地被加班和身心疲憊所加劇,。 時間管理的困惑可以歸納為以下幾個方面： 工作無計(jì)劃，忙忙碌碌不知道干了什么,，總是感覺時間不夠用,； 計(jì)劃常被突發(fā)事件、會議中斷或打亂,； 工作被小問題拖延,； 工作時間超出原計(jì)劃； 下屬工作的突發(fā)事件多,，無能力解決,。
時間管理誤區(qū)
（一）時間管理誤區(qū)
在時間管理中，人們認(rèn)為自己的時間屬于自己的私人財(cái)富,，似乎今天過了還有明天,、今年過了還有明年；或者突然感覺自己時日不多了,，自己的很多工作都堆在一起了,，自己已無所適從了,。這種潛意識的循環(huán)論左右了人們的思維，也讓人們在時間面前不知所措,。 人們常犯的時間管理錯誤包括以下幾個方面： 不尊重時間,； 沒有認(rèn)識到時間為不可竭盡資源； 不了解重要性與緊急性,； 沒有時間管理系統(tǒng),。
（二）良好的時間安排
要走出時間管理的誤區(qū)，需要認(rèn)識時間的“供給毫無彈性”,、“無法蓄積”,、“無法取代”、“無法失而復(fù)得”等特性,，并對自己的工作和生活進(jìn)行計(jì)劃性安排,。 良好的時間安排應(yīng)做到以下幾個方面： 確定事情優(yōu)先順序； 做好計(jì)劃安排,； 及時解決問題,。 經(jīng)理人的時間管理，最主要的是提高效率,，要善于集中時間,，切忌平均利用時間，要時刻以帕累托定律提醒自己加強(qiáng)時間管理的重要性,，要善于處理工作時間和生活時間的關(guān)系,。時間管理是經(jīng)理人成功的前提，經(jīng)理人的效率管理就是要明確效率的真諦—對事不對人,，要了解自己的生活節(jié)律,，讓自己的時間管理和自己的生理特征相一致。
【自檢1-1】 分析自己的時間使用類型,。 一般來說,，每個人都有自己特定的時間使用特征，有人習(xí)慣在早晨工作,，而且早晨工作的效率很高,，這樣的人被稱為晨間型。 有些人則習(xí)慣晚間工作,，且晚間工作的效率比任何時候都高，這樣的人被稱為晚間型,。 而有些人則在任何時候都能快速進(jìn)入工作狀態(tài),，這樣的人被稱為隨時型。 請您根據(jù)自己的實(shí)際情況分析自己屬于哪一類型,。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________
【自檢1-2】 分配好一天的時間,，不同時間使用者對工作時間的安排應(yīng)有所不同,，請根據(jù)上題的結(jié)論，并結(jié)合自己工作的性質(zhì)和要求,，嘗試合理分配自己的時間曲線,。 1．精力高峰時，集中精力于： 工作1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作2： ____________________________________________ ____________________________________________ 2．精力集中時,，專注于下列工作： 工作1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作2： ____________________________________________ ____________________________________________ 3．低效率時,，可以處理： 工作1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作2： ____________________________________________
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