1,、首先形成整體印象
 上一篇時(shí)間管理的文章,，從拖延的成因來(lái)分析，在整體上提到了一些導(dǎo)致拖延的心理問(wèn)題,，比較偏理論,。我知道很多人是不滿足的，多半會(huì)覺(jué)得看了也不太管用,。
沒(méi)關(guān)系,，時(shí)間管理本來(lái)就是個(gè)宏大的選題?？纯词忻嫔嫌心敲炊嚓P(guān)于時(shí)間管理的書(shū)就知道了,，說(shuō)明這個(gè)選題大到不僅能寫(xiě)一本書(shū)，還能讓好多人寫(xiě),。
那么,，對(duì)于時(shí)間管理在職場(chǎng)工作方面的這一塊呢,，我這里推薦一本《零秒工作》的書(shū)。這是在麥肯錫工作過(guò),、后來(lái)自己創(chuàng)業(yè)的日本人赤羽雄二寫(xiě)的,。
麥肯錫是出了名的高效運(yùn)轉(zhuǎn)的公司，每個(gè)人像陀螺一樣運(yùn)轉(zhuǎn)在各自的崗位,，創(chuàng)業(yè)人士,，更是有數(shù)不清的問(wèn)題需要解決，所以,，在職場(chǎng)時(shí)間管理這塊,，赤羽雄二可以說(shuō)是非常有話語(yǔ)權(quán)的。
但是,，恰恰因?yàn)樗@個(gè)身份,，所以也有一定的局限性，因?yàn)樗珒?yōu)秀了,，優(yōu)秀的人往往很難理解普通人為什么會(huì)做不到,。不過(guò)，就算普通人很難學(xué)到那么優(yōu)秀,，也還是可以學(xué)一點(diǎn)是一點(diǎn),。
事實(shí)上，羅馬不是一天建成的,，時(shí)間管理也不是一朝一夕的工夫,，需要我們循序漸進(jìn)地一點(diǎn)一點(diǎn)提高。
我們先來(lái)看看在《零秒工作》這本書(shū)里是如何主張時(shí)間管理的,。 
首先,，赤羽雄二提出了以下幾條工作進(jìn)展緩慢的原因：
這些原因,，幾乎揭露了職場(chǎng)上所有效率低下的問(wèn)題點(diǎn),。
那么，赤羽雄二的解決方法是什么呢？他列出了以下這些提升工作速度的8個(gè)原則：
我以我的理解來(lái)解釋一下這些原則：
1,、首先形成整體印象 每個(gè)人的工作大體內(nèi)容是差不多的,，有規(guī)律的。比如說(shuō)： 會(huì)計(jì),，每個(gè)月差不多會(huì)在固定時(shí)間做賬,、報(bào)賬。 人事,，每個(gè)月會(huì)有招聘計(jì)劃,、考評(píng)、管理等固定工作,。 業(yè)務(wù),，每天跟蹤訂單、處理訂單,，每月統(tǒng)計(jì)業(yè)績(jī),。 …… 形成整體印象，就是以一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間段來(lái)看待自己的工作,，知道每年,、每季度、每月的重要節(jié)點(diǎn)在哪里,，自己重要的工作是什么,，分清輕重緩急。這是必須首先形成的一個(gè)印象,，所謂全局觀,。沒(méi)有這個(gè)全局觀，容易顧此失彼,、丟三落四,。
2、工作不要過(guò)于細(xì)致 很多做事拖延的人,，實(shí)際上是因?yàn)樘非笸昝?，太追求?xì)致。這樣，速度自然就提不上去,。然而,，速度在工作上是非常重要的，它代表了效率,。
同樣一張統(tǒng)計(jì)表,，一份有很多設(shè)計(jì)，需要3天完成,；一份簡(jiǎn)單明了,，只需1天完成。前提條件數(shù)據(jù)都沒(méi)有錯(cuò)誤的情況下,，老板更希望能在1天內(nèi)看到統(tǒng)計(jì)結(jié)果,。
所以，先完成,、再優(yōu)化,，一定是做事的正確步驟。
3,、掌握工作的要領(lǐng) 這個(gè)原則是說(shuō),，針對(duì)一件任務(wù)，我們在實(shí)施之前,，就要清楚這件事需要哪些步驟,、溝通哪些部門(mén)，整個(gè)環(huán)節(jié)中必不可少的因素是什么,。
這就是工作的要領(lǐng),。所以說(shuō)，為什么工作會(huì)越做越順,，就是因?yàn)閯傞_(kāi)始掌握不了要領(lǐng),，慢慢的就知道該怎么做了，這就是熟能生巧,，效率變高的過(guò)程,。
那么，同理,，在第一次做一件事情時(shí),，首先要把這個(gè)大致過(guò)程給搞明白，這樣就不必等到做到一半才發(fā)現(xiàn)還要等另一個(gè)部門(mén)出數(shù)據(jù)才能接著往下做,，這個(gè)等的過(guò)程自然屬于浪費(fèi)時(shí)間,，效率低下。
4,、形成良性循環(huán) 上面也提到了,，工作會(huì)越做越順，這就是進(jìn)入良性循環(huán)之后的效果。
每個(gè)崗位大致工作內(nèi)容是固定的,，那么,，工作之前，該搜集的資料,、該溝通的部門(mén)等等,，這些準(zhǔn)備工作都可以在工作過(guò)程中逐步改進(jìn)，提高效率,。比如，知道這個(gè)部門(mén)需要3天才出結(jié)果,，那我們就提前4,、5天就去溝通。以此來(lái)形成良性循環(huán),。
5,、對(duì)改善方法本身做改善 我們自己工作的時(shí)候，所謂積累經(jīng)驗(yàn),，也就是提高工作的熟練度,，提高效率。這是熟悉工作的過(guò)程,。但是,，只看自己是不夠的。
在自己原有的工作方法上提高效率叫改善,，對(duì)改善方法本身做改善,，我的理解就是，要向別人取經(jīng),，用別人的高效方法啟發(fā)自己做改善,。
比如說(shuō)，人家是怎么快速回復(fù)郵件的,，原本需要用1小時(shí)回復(fù)所有郵件,，你跟他學(xué)了那個(gè)方法就可以縮短至半小時(shí)，那這就是一個(gè)改善,。
6,、凡事提前 這是指把工作提前完成的意思，也就是說(shuō),，領(lǐng)導(dǎo)讓你月底完成的工作,，你提前一周完成。每件事都提前那么一點(diǎn)點(diǎn),，你在領(lǐng)導(dǎo)心目中的印象就加深一點(diǎn)點(diǎn),。
你的工作效率上去了，自然會(huì)有更多的時(shí)間用來(lái)做自己的事情。
有的人可能會(huì)說(shuō),，那我做得快,，領(lǐng)導(dǎo)拼命塞我活，把別人的活也塞給我做怎么辦呢,？這得分情況來(lái)考慮,，如果領(lǐng)導(dǎo)是存在考驗(yàn)的意思，那肯定值得多做,，有可能導(dǎo)向升職加薪,。尤其是一些對(duì)你來(lái)說(shuō)比較有挑戰(zhàn)性的工作，而不是那些瑣碎沒(méi)有技術(shù)含量只是單純耗時(shí)的工作,，那么,，我認(rèn)為還是值得去做的，不管前景如何,。
如果只是瑣碎工作,，那么可以委婉拒絕，或者想辦法交給別人做,?；蛘撸部梢跃驮囍鲆淮?，看看老板和同事們的反應(yīng)如何,。如果團(tuán)隊(duì)確實(shí)糟糕，那么,，只要你能力上去了,，你就值得去更好的地方。
7,、凡事先行一步 比如老板分配幾個(gè)人干一件事,，那么，誰(shuí)先行動(dòng)誰(shuí)就會(huì)占優(yōu)勢(shì),。當(dāng)然,，有些時(shí)候，在人家后邊做,，可以參考人家的經(jīng)驗(yàn),，可能會(huì)完成得更好。但是,，總體來(lái)說(shuō),，先行動(dòng)的人確實(shí)會(huì)占優(yōu)勢(shì)。
在我做自由職業(yè)后,，對(duì)這一點(diǎn)也感觸很深,。比如說(shuō),，有編輯會(huì)跟幾個(gè)人同時(shí)約書(shū)評(píng)，在質(zhì)量保證的前提下,，誰(shuí)先交,，誰(shuí)就更容易被大號(hào)轉(zhuǎn)載，獲得引流的機(jī)會(huì),。
8,、盡量避免返工 返工是最耽誤事情的，相當(dāng)于做兩遍,、三遍……甚至n遍活,。設(shè)計(jì)方面可能遇到返工的機(jī)會(huì)是最多的，網(wǎng)上隨處可見(jiàn)設(shè)計(jì)了N遍的段子,。鑒于設(shè)計(jì)本身屬性，確實(shí)難以避免返工的機(jī)會(huì),。
但是，不論是設(shè)計(jì)也好,，還是其它職業(yè),，也是有辦法盡量避免返工的。那就是在實(shí)際工作之前,，確認(rèn)好工作的目的和標(biāo)準(zhǔn),。如果上司無(wú)法給出明確指示，那只能自己揣摩之后,，把揣摩的結(jié)果跟上司確認(rèn)討論,，并且注重中間匯報(bào)，切忌悶頭不發(fā)干完才匯報(bào),。
在以上這些大原則的指導(dǎo)下,，工作就能進(jìn)展得更加高效?？焖俚赝瓿晒ぷ髦?，多余的時(shí)間，我們就可以動(dòng)腦筋干些自己的事情了呀,。比方說(shuō)學(xué)習(xí),、閱讀——當(dāng)然是跟職場(chǎng)有關(guān)的事情，增進(jìn)自己能力的事情,，絕不是教你偷懶哦,，否則，想一想老板雇你來(lái)是做什么的呢,？ 
那么,，在大原則之下,，還有一些提高效率的小技巧，就當(dāng)作改善方法,，也是在這個(gè)主題下可以學(xué)習(xí)的,。
1. 養(yǎng)成工作筆記習(xí)慣，幫助自己列工作計(jì)劃,，防止工作遺漏
2. 做事無(wú)法下手時(shí),，先用A4紙做草稿，理思路,，思路清晰,，行動(dòng)才快速
3. 制作資料、文件時(shí),，關(guān)閉非必要聯(lián)絡(luò)窗口,，專注工作、提高效率
4. 學(xué)習(xí)EXCEL技能,，多運(yùn)用公式,，達(dá)到高效辦公
5. 常用網(wǎng)頁(yè)、app等設(shè)置收藏等等快捷方式,，可以隨手打開(kāi)
6. 收藏郵件模板,，發(fā)郵件時(shí)可以快速寫(xiě)郵件。同理,，保存文件模板,，同類文件只需修改更新信息
7. 統(tǒng)計(jì)、修改表格時(shí),，記得備份,，防止數(shù)據(jù)出錯(cuò)全盤(pán)崩潰
8. 自己做的工作文件，按名稱,、日期等分門(mén)別類保存,，做到隨時(shí)查看，方便重復(fù)工作時(shí)參考用
以上是我工作中運(yùn)用過(guò)的高效辦法,，在《零秒工作》中也有提及,。
學(xué)海無(wú)邊，就職場(chǎng)上的時(shí)間管理這一條,，改善起來(lái)就沒(méi)有止境,。高效率就意味著高能力，所以,，這種學(xué)習(xí)都是值得的,。  預(yù)告 關(guān)于時(shí)間管理，這篇是這個(gè)系列的第二篇,。 下面還有兩篇：業(yè)余時(shí)間管理和時(shí)間管理手帳篇…… 敬請(qǐng)期待~ |
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