|
解決銷售難題，傳播管理智慧 快來關(guān)注我吧,！ 銷售 觀點(diǎn) 管理 案例 洞察 時(shí)間“浪費(fèi)者”No.1： 會(huì)議 一項(xiàng)對(duì)2000名英國員工的調(diào)查顯示,，一名普通英國員工在其職業(yè)生涯中要參加6239次會(huì)議1,。這僅僅只是英國的情況嗎？根據(jù)我那些來自60多個(gè)國家70多個(gè)行業(yè)的客戶們的時(shí)間記錄表來看,，當(dāng)然不是,。 每一家公司每天舉行的會(huì)議數(shù)量都是驚人的。而且,，因?yàn)楦邔宇I(lǐng)導(dǎo)者們被邀請參加大量會(huì)議——通常他們也覺得有義務(wù)去參加——此時(shí)受害者心態(tài)就跑了出來,。“但是我不得不去參加那些會(huì)議,。我沒有選擇的,。”我聽到很多領(lǐng)導(dǎo)者這樣說——盡管在同一英國調(diào)查中有60%的人認(rèn)為會(huì)議“毫無意義”,。 如果參加會(huì)議也是你時(shí)間浪費(fèi)最多的地方,，不要害怕。這里有一些你可以做的事情,。還記得我問過你：“如果你認(rèn)為自己的每一分鐘都值1000美元,，那么你看待自己時(shí)間的方式是不是會(huì)大有不同？”那么在會(huì)議上花費(fèi)的時(shí)間更要如此,。作為一名高管教練,，我經(jīng)常被要求“跟蹤”工作中的客戶，尤其是定期會(huì)議,。我靜靜地坐在那里觀察,，以便整理我看到的、聽到的內(nèi)容,，并在隨后反饋給客戶,。當(dāng)我環(huán)顧那些會(huì)議室時(shí)，有時(shí)候我會(huì)思考將這么多人組織到一起進(jìn)行會(huì)議花費(fèi)的工資總額,。你能想象得出來嗎,？ 如果會(huì)議是你浪費(fèi)時(shí)間最多的地方，或者你發(fā)現(xiàn)自己身處一個(gè)并不真正需要你在場的會(huì)議中,，請暫停并反思一下：參加這些會(huì)議，會(huì)給你的組織造成哪些傷害,？想一想：工作時(shí)間內(nèi)的每一分鐘都是公司資產(chǎn),。就像你不會(huì)濫用公司汽車，或者浪費(fèi)辦公設(shè)備,、材料一樣,，你也不應(yīng)該浪費(fèi)你有限的時(shí)間去參加那些并不真正需要你才能和注意力的會(huì)議。你的責(zé)任是盡可能以最有效的方式利用你的時(shí)間——也就是公司的資產(chǎn),。 解決問題的關(guān)鍵是,，真正了解哪些會(huì)議需要你的參加,，哪些則不需要。這意味著你只對(duì)哪些絕對(duì)需要你出席的會(huì)議邀請說“好的”,。那么,，你怎么才能分辨出一場會(huì)議是必要的，還是會(huì)浪費(fèi)你的時(shí)間呢,？ 首先,，你要事先索取一份會(huì)議議程，明確會(huì)議目的,、目標(biāo),。一旦你得到了議程，這里有一些提示,，可以幫助你確定是否有必要出席這個(gè)會(huì)議,，對(duì)不出席的會(huì)議如何說“不”，以及如何有效地計(jì)劃自己的會(huì)議,。 * 你的出席是否會(huì)讓公司收益,？如果是，以何種方式,？ * 如果你出席,，是否會(huì)讓身為領(lǐng)導(dǎo)者的你有所收益？也許這次會(huì)議要講述一個(gè)你知之甚少的話題,，但是你想要提高你的理解力,。或許這次會(huì)議有很多更高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)者參加,，你想要觀察他們?nèi)绾涡惺?。要小心，不要僅僅因?yàn)闀?huì)議信息是“有趣的”而不是有用的,，就決定參加某場會(huì)議,。還有，請記?。喝绻銋⒓訒?huì)議,，就要計(jì)劃為會(huì)議做出貢獻(xiàn)。 * 參加會(huì)議是否可以成為一種加強(qiáng)重要關(guān)系（對(duì)某人或某一特定團(tuán)體,、人群）的手段,？ * 你是否有必要親自出席會(huì)議，還是可以讓他人代替你參加,？例如,，這次會(huì)議能否為你的直接下屬提供學(xué)習(xí)和發(fā)展的機(jī)會(huì)？是否有其他人比你更有資格出席會(huì)議,，能更好地為會(huì)議做出貢獻(xiàn),？如果是這樣,，請?zhí)崆芭c該人分享你的想法。 * 你是否需要出席整個(gè)會(huì)議,，還是說只有會(huì)議的某一部分與你真正相關(guān),？這是我許多客戶一再提出的問題。雖然會(huì)議真正與他們相關(guān)的只有30分鐘,，打他們卻要整整坐滿3個(gè)小時(shí),。他們可能會(huì)在會(huì)議中使用手機(jī)檢查電子郵件，這意味著對(duì)他們時(shí)間的浪費(fèi),。實(shí)際上,，在我提到的對(duì)英國雇員的調(diào)查中，五分之一的人承認(rèn)會(huì)在工作會(huì)議上睡覺,，70%的人承認(rèn)會(huì)在會(huì)議中“神游”,。無論你是否睡著，如果你的肢體語言聲嘶力竭地表示你不想繼續(xù)待在那里,，繼續(xù)參加會(huì)議可能會(huì)為你的個(gè)人品牌造成更多損失,。所以，如果需要的話,，你要與會(huì)議策劃者溝通,，告知你只會(huì)參加會(huì)議的特定主題部分。 * 你可以通過視頻或電話參與會(huì)議嗎,？請小心：在這種情況下,，你很容易被其他事情分心，比如檢查電子郵件,。一會(huì)兒我會(huì)跟你分享有關(guān)“你的大腦為何不能進(jìn)行真正多任務(wù)”的知識(shí)?，F(xiàn)在我要說的是，研究表明,，還是親身參加會(huì)議效果比較好,，哪怕很短的一段時(shí)間也好。 * 假設(shè)你已經(jīng)審議過會(huì)議議程,，并且確定不管是從公司層面還是從個(gè)人層面上來說,，你都沒有參加的必要性。那么,，你要如何優(yōu)雅地避開出席會(huì)議,，同時(shí)保持與會(huì)議組織者的積極關(guān)系呢？有時(shí)候,，你只需要冷靜自信地說“不”。讓會(huì)議組織者知道,，你很感激他們的邀請但是感覺自己并沒有出席的必要,。然后,，請他們提供會(huì)議摘要進(jìn)行閱讀并跟進(jìn)你的評(píng)論。 * 如果你參加的會(huì)議進(jìn)展不佳,，要怎么辦呢,？你要冷靜、堅(jiān)定地提出建議：“會(huì)議似乎已經(jīng)跑題了,，我們能回到正軌上嗎,？” * 如果你身處一個(gè)嚴(yán)重超時(shí)的會(huì)議，要怎么辦呢,？你要對(duì)會(huì)議組織者說：“我必須嚴(yán)守工作日程并且離開,，請給我發(fā)送一份會(huì)議總結(jié)。謝謝,?！?/span> * 如果你決定參加會(huì)議，請?jiān)跁?huì)議前后設(shè)置10~15分鐘的緩沖區(qū),。利用會(huì)議前的時(shí)間詢問自己：這次會(huì)議的目的是什么,？我為什么要參加？我個(gè)人的會(huì)議目標(biāo)是什么,？對(duì)我來說,，會(huì)議成功是什么樣子的？在會(huì)議后,，詢問自己：這次會(huì)議的關(guān)鍵焦點(diǎn)是什么,？這對(duì)我的團(tuán)隊(duì)或部門有何影響？我承諾的下一步行動(dòng)是什么,？如果有的話,，誰需要了解？ * 如果輪到你組織會(huì)議,，你要怎么辦呢,？停下來，問問自己：這次會(huì)議如何為我,、我的團(tuán)隊(duì),、我邀請的與會(huì)者以及公司帶來真正的價(jià)值？你要尊重他人時(shí)間,，盡可能通過精簡,、整合話題來減少會(huì)議的次數(shù)。 * 這里還有一種非常重要的另類會(huì)議,，但往往被人們忽視：自己與自己的定期會(huì)議,。每周，你都要?jiǎng)澇鎏囟ǖ臅r(shí)間來完成你自己的工作。你要認(rèn)真守護(hù)這些時(shí)間,，并向你的同事們表明,，在這些時(shí)間內(nèi)你不會(huì)接電話也不會(huì)出席會(huì)議。你可以讓你的助手幫助你進(jìn)行聲明,，讓其他人知道除非有真正緊急事件發(fā)生,，否則你不希望被打攪。你無須為此“感到抱歉”,，照直說就好,。這樣可以幫助你不受外界打攪，擁有足夠的時(shí)間去完成你最重要的任務(wù),。如果你能夠聲明并利用“自我時(shí)間”,，那么你將成為一名更優(yōu)秀的自我領(lǐng)導(dǎo)者。 使用上述提示,，為了騰出寶貴的時(shí)間,，你可以從日程中刪除掉多少會(huì)議呢？ 時(shí)間“浪費(fèi)者”No.2： 電子郵件——不停地打斷 我們的手機(jī)和電腦在收到電子郵件時(shí)會(huì)發(fā)出聲音或震動(dòng),，這會(huì)打斷我們正在做的事情,。除非你正在等待一封重要郵件，否則這將造成巨大分心和時(shí)間上的浪費(fèi),。每當(dāng)你的注意力被打斷,，你都要花費(fèi)幾秒鐘甚至幾分鐘的時(shí)間重回正軌。 人類可以進(jìn)行“多任務(wù)”這一說法,，是徹徹底底的謠傳,。實(shí)際上，研究人員已經(jīng)證明,，我們的大腦根本不能同時(shí)做兩件事,。我們能做到的，就是所謂的“快速重新聚焦”——從一個(gè)焦點(diǎn)快速地切換到另一個(gè)焦點(diǎn)——這樣做不僅浪費(fèi)時(shí)間,，而且還會(huì)讓大腦更加疲勞,。其結(jié)果是什么呢？我們更有可能犯錯(cuò),，并且疲憊不堪地結(jié)束一天的工作,。 這里有兩個(gè)提示，可以防止電子郵件分散你的注意力,、劫持你的時(shí)間：
現(xiàn)在，你已經(jīng)對(duì)自己在哪里浪費(fèi)時(shí)間有了更好的認(rèn)識(shí),，現(xiàn)在讓我們來看一看一些能夠幫助你節(jié)省時(shí)間的方法： 1. 確定優(yōu)先事項(xiàng)并強(qiáng)烈捍衛(wèi),。當(dāng)有人請你幫忙時(shí)，你要花些時(shí)間思考一下,，“如果我這樣做,，是否會(huì)占用我今天最優(yōu)事項(xiàng)上的時(shí)間？”如果是,，詢問對(duì)方你是否可以稍后提供幫助,。 2. 了解你自己的生物鐘節(jié)奏。每當(dāng)你感到自己能量很高或很低時(shí),，記錄下時(shí)間,。這樣進(jìn)行一兩個(gè)星期，你可能會(huì)開始看出一些規(guī)律,，這就是你的生物鐘節(jié)奏,。你可以根據(jù)生物鐘節(jié)奏的高峰與低谷計(jì)劃工作，例如將重要會(huì)議安排在你能量最高峰時(shí),。同樣,，當(dāng)你的能量處于低谷時(shí)，你可以安排自己休息,。避免在身體抵抗時(shí)強(qiáng)行工作,，這也將有助于減輕你一天的疲勞。 3. 委托,、委托,、委托。經(jīng)過仔細(xì)審查后,，我的大部分客戶發(fā)現(xiàn)他們可以將許多任務(wù)委托給他人進(jìn)行,，這將會(huì)節(jié)省你更多的時(shí)間。 4. 在墻上裝個(gè)大鐘表,。當(dāng)你工作時(shí),，一不注意，時(shí)間就會(huì)悄悄溜走。所以你要留意時(shí)鐘,，確保自己不會(huì)在低優(yōu)先級(jí)事務(wù)上耗費(fèi)太多時(shí)間,。 5. 每天結(jié)束時(shí)，寫下第二天要完成的三個(gè)最高優(yōu)先級(jí)事項(xiàng),。這一個(gè)小小的習(xí)慣,，就改變了幾十位領(lǐng)導(dǎo)者的工作效率，幫助他們大幅提高了生產(chǎn)力,。 6. 充分利用空閑時(shí)間,。 7. 創(chuàng)建待辦事項(xiàng)列表，按重要性順序排列,。如果你首先完成最重要的任務(wù),，那么在剩下的時(shí)間里你就不必再背負(fù)巨大壓力。另外不要忘了,，如果你推遲完成最重要的任務(wù),，那么到你開始著手進(jìn)行時(shí)，你的精力很可能已經(jīng)被其他事項(xiàng)耗盡,。 |
|
|
