張寧

摘要：當前,，各級國家綜合檔案館都在實施館藏檔案數(shù)字化工程，部分檔案館已經(jīng)實現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化率100%的目標,。但很多基層立檔單位的檔案數(shù)字化工作剛起步，還存在一些問題,，解決好立檔單位室藏檔案數(shù)字化問題,，是當前檔案行政管理部門的重要任務(wù)，也是實現(xiàn)“館室一體化”的重要前提,。

關(guān)鍵詞：室藏檔案檔案數(shù)字化檔案管理

2013年10月,，國家檔案局提出在15年內(nèi)全面實現(xiàn)“存量數(shù)字化，增量電子化”戰(zhàn)略目標,。在“存量數(shù)字化”方面,，幾乎所有國家綜合檔案館都已經(jīng)部署實施，但作為國家檔案資源體系基礎(chǔ)的基層單位檔案室,，檔案數(shù)字化工作還剛起步,，在實施過程中還存在一些亟待解決的問題，需研究相應(yīng)的對策,。

一,、室藏檔案數(shù)字化存在的主要問題及原因分析

（一）對室藏檔案數(shù)字化工作認識不夠，造成室藏檔案數(shù)字化進展緩慢

一是,，地方檔案行政主管部門對開展室藏檔案數(shù)字化工作積極性不高,。目前，地方檔案行政主管部門把重點放在了館藏檔案數(shù)字化工作上,，對室藏檔案數(shù)字化的推進力度不夠,，缺少統(tǒng)一規(guī)劃和政策支持。二是,，基層檔案部門室藏檔案數(shù)字化積極性不高,。在基層檔案部門，因室藏檔案數(shù)量相對較少,，服務(wù)對象固定,，且檔案查閱利用率不高,，采用傳統(tǒng)的管理模式仍然能夠應(yīng)對，因此,，基層檔案部門并沒有太多開展室藏檔案數(shù)字化工作的積極性,。三是，基層檔案部門存在畏難情緒,。開展檔案數(shù)字化工作需要一定的人力,、物力支持，一些重要的業(yè)務(wù)部門,，如人力社保局,、民政局等單位，年產(chǎn)生檔案數(shù)量達20-30萬頁,，且累積數(shù)量較多,，數(shù)字化工作需要大量的人力物力投入。

（二）檔案數(shù)字化協(xié)調(diào)機制不夠健全,，造成檔案數(shù)字化進度不統(tǒng)一,、內(nèi)容不規(guī)范

第一，各級國家綜合檔案館都制定了明確的數(shù)字化任務(wù)和實施步驟,，但基層檔案室卻缺少這么明確的要求,，這是導(dǎo)致館、室藏檔案數(shù)字化進度不統(tǒng)一的主要原因,。第二,，館、室藏檔案數(shù)字化目標不統(tǒng)一,，部分自行開展室藏檔案數(shù)字化的單位,，其工作對象主要是日常業(yè)務(wù)檔案，如工商,、房管,、人才等檔案，需要移交進館的具有永久,、長期保管期限的檔案卻沒有進行數(shù)字化,。第三，由于沒有統(tǒng)一的檔案數(shù)字化協(xié)調(diào)機制,，導(dǎo)致室藏數(shù)字化標準規(guī)范與有關(guān)的業(yè)務(wù)要求不一致,。在開展室藏檔案數(shù)字化過程中，難免會遇到檔號項設(shè)置不規(guī)范,，案卷級和文件級條目錄入不完善等業(yè)務(wù)問題,，造成檔案數(shù)字化工作“兩張皮”現(xiàn)象，基層單位數(shù)字化成果難以與檔案館有效對接,。

（三）檔案信息安全存在隱患,，造成基層單位檔案保管部門顧慮較多

在傳統(tǒng)檔案管理中,，檔案實體安全較容易掌控。但經(jīng)過數(shù)字化后,，由于電子檔案的易復(fù)制和易修改等特性,，使檔案管理控制難度加大。特別是部分單位存在檔案工作人員變動頻繁,、檔案庫房安全措施不到位等問題,，檔案信息外泄風險加大。此外,，由于電子檔案對存儲硬件的依賴較為嚴重,，如果存儲設(shè)備性能不穩(wěn)定，則易造成數(shù)據(jù)信息的丟失,，軟件系統(tǒng)也容易遭到木馬或其他病毒的破壞,，使檔案信息面臨被竊取、篡改,、泄露的風險,。

（四）檔案信息化人才隊伍建設(shè)力度不夠，造成檔案數(shù)字化人力資源成本倍增

目前,，基層單位檔案信息化人才隊伍建設(shè)情況不容樂觀。一是,，檔案員更換頻繁,，培訓(xùn)壓力大。以筆者所在地區(qū)為例,，全區(qū)共有基層立檔單位100余家,，每年更換檔案員20余個，檔案行政管理部門不僅要對新檔案員進行檔案現(xiàn)代化管理培訓(xùn),，在開展室藏檔案數(shù)字化過程中還需多次進行實地指導(dǎo),，人力資源占用較多。二是,，檔案信息化知識儲備不足,，難以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求。據(jù)統(tǒng)計,，目前基層單位專職檔案員比例不足50%,，專職檔案員中45歲以上的占80%左右，專,、兼職檔案員對檔案信息化建設(shè)存在畏難情緒,，檔案信息化隊伍建設(shè)及培訓(xùn)力度等方面還需加強。

二,、解決室藏檔案數(shù)字化問題的應(yīng)對策略

（一）開展試點,，以點帶面,，提高立檔單位對室藏檔案數(shù)字化的認識

提高對室藏檔案數(shù)字化工作的認識，必須轉(zhuǎn)變思想,，通過示范帶動,，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化帶來的便捷與高效。以筆者所在地區(qū)為例,，2014年,，區(qū)檔案局將兩個鎮(zhèn)檔案室作為檔案數(shù)字化試點，開展了基層檔案數(shù)字化工作,。兩個鎮(zhèn)檔案室共計掃描檔案6800余卷/件,，3.4萬頁，在村委換屆,、村干部補貼發(fā)放和黨員管理等實際工作中實現(xiàn)了檔案快速查閱服務(wù),，實現(xiàn)了不進庫房即可查閱檔案目錄及原文，查閱速度大幅提高,，一改過去“鉆進檔案庫房查檔案”的低效查閱方式,。在試點單位的帶動下，在區(qū)檔案行政管理部門的組織引導(dǎo)下,，2016年,，全區(qū)完成了剩余16個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道的檔案數(shù)字化工作,，基層單位數(shù)字化總量達到40.6萬頁,，291GB。

（二）任務(wù)明確,，標準統(tǒng)一,，確保室藏檔案數(shù)字化成果共建共享

開展室藏檔案數(shù)字化工作，需遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃,、分步實施,、資源共享、確保安全”原則,，體現(xiàn)“三個統(tǒng)一”的要求,。即統(tǒng)一業(yè)務(wù)標準，用檔案信息化建設(shè)標準重新審視現(xiàn)行的檔案業(yè)務(wù)流程,，將檔案數(shù)字化思想深入到文件材料形成,、收集、鑒定,、整理,、保管、利用等多個環(huán)節(jié),，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范與數(shù)字化建設(shè)相輔相成,、互相促進,；統(tǒng)一操作平臺，采用統(tǒng)一的檔案管理平臺或規(guī)范的檔案管理軟件,，從網(wǎng)絡(luò)和終端配套,、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、安全策略,、數(shù)據(jù)遷移等方面協(xié)調(diào)一致,，確保數(shù)字化成果能夠?qū)崿F(xiàn)共建共享；統(tǒng)一管理制度,，制定并認真落實基層檔案數(shù)字化規(guī)范,，優(yōu)化工作流程，確保室藏檔案數(shù)字化成果的真實性,、可用性和規(guī)范性,，確保檔案數(shù)字化成果能夠與檔案館無縫對接，實現(xiàn)共建共享,。以筆者所在地區(qū)為例,，檔案行政管理部門把基層單位室藏檔案數(shù)字化工作列入了“十三五”規(guī)劃，提出了“基層單位室藏檔案實體與數(shù)字化副本同時進館”的硬目標,，制定并完善了《基層檔案室數(shù)字化技術(shù)標準》《檔案數(shù)字化工作安全保密制度》等規(guī)范,。通過一系列措施的實施，明確了室藏檔案數(shù)字化責任與目標,，為實現(xiàn)“館室一體化”奠定了基礎(chǔ),。

（三）強化監(jiān)督，狠抓管理,，確保檔案數(shù)字化成果應(yīng)用平臺的運行安全

首先，對于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件,，應(yīng)該進行多次備份處理,，并置于不同的存儲設(shè)備或者數(shù)據(jù)庫之中進行保存。如,，基層單位辦公電腦保存一份,，移動硬盤備份一份，刻錄光盤一份,，移交檔案館備份一份,。其次，對于檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)該進行凈化處理,，通過安裝安全防護軟件,，并設(shè)置好防火墻的訪問設(shè)置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫的破壞,。第三,，對于涉密文件進行解密處理,，如未到解密期限，應(yīng)按照保密規(guī)定單獨進行掃描與存儲,，避免泄密事故的發(fā)生,。

（四）轉(zhuǎn)變思想，開拓創(chuàng)新,，建立適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的檔案人才培養(yǎng)機制

當前,，檔案管理正由傳統(tǒng)紙質(zhì)材料向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，檔案工作人員必須加強學(xué)習,，更新專業(yè)知識,。一是，要有針對性的吸納專業(yè)型的人才充實到檔案隊伍中來,，如掌握計算機軟,、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)的檔案管理人才。二是,，提高現(xiàn)有檔案工作人員的信息化知識水平,，通過參加電子檔案管理、計算機技術(shù),、數(shù)字通信技術(shù)等培訓(xùn),，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀,。三是,，豐富學(xué)習途徑，利用互聯(lián)網(wǎng),、移動終端等現(xiàn)代化手段,，積極開展檔案信息化數(shù)字化培訓(xùn)、研討與交流,，為基層檔案工作者提供便捷的學(xué)習渠道,。

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