一,、總則

為提高公司采購效率，明確崗位職責(zé),，有效率降低采購成本,，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范采購流程,，加強(qiáng)與各部門之間的配合,，特制定本制度。

1. 物料采購的部門歸屬劃分：

（1）生產(chǎn)原材料,、固定資產(chǎn)采購：由采購部門負(fù)責(zé)辦理,；

（2）日常辦公用品以及超市物品采購：由綜合管理部負(fù)責(zé)辦理；

（3）對于重要物品的采購,，必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購,。

2. 采購工作應(yīng)以降低成本為目的，規(guī)范進(jìn),、出貨流程,，做到人員合理分工與定位，通過標(biāo)準(zhǔn)化,、簡單化,、專業(yè)化的工作為公司提高經(jīng)營效益。

二,、采購業(yè)務(wù)流程

采購業(yè)務(wù)流程圖：

三,、申請采購

1. 需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求，按照規(guī)定的格式填寫相應(yīng)的請購單,。

2. 請購單應(yīng)該按照規(guī)定格式填寫完整,、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部,。

3. 按公司實際需求,，請購單主要分為以下幾類：

（1）《A類物品請購單》：主要用于采購固定資產(chǎn)（１０００元以上或同一物品累計金額為１０００元以上為固定資產(chǎn)）。具體包括：模具,、加工設(shè)備,、實驗設(shè)備,、量具、辦公設(shè)備,、家具等,。

（2）《B類物品請購單》：主要用于采購原材料及外協(xié)件。原材料具體包括：漆包線,、高溫線,、絕緣漆、熱縮管,、絕緣套管,、膠水等；外協(xié)件具體包括：定子鐵芯,、轉(zhuǎn)子鐵芯,、骨架、包裝盒,、包裝袋,、緩沖包裝盒等。

（3）《C類物品請購單》：主要用于采購易耗物品及工具,。具體包括：注焊劑、錫塊,、融漆劑,、防銹漆、工具,、工作服等

（4）《D類物品請購單》：主要用于采購行政辦公用品及超市用品等,。

（5）《E類物品請購單》：可用于采購其他類特殊物品。

4. 需求部門在請購單巡簽完畢后提報采購部,，應(yīng)要求采購部簽字接收,。需求部門留一份作為備份，以供查詢核對,。

5. 遇緊急物資,，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下，可以采取郵件方式先行請示,，征得同意后提報采購部,。簽字確認(rèn)手續(xù)可以后補(bǔ)。

6. 請購單接收注意事項：

（1）采購部門在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整清晰,，檢查請購單是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批,；

（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購,，圖紙及技術(shù)資料不全不采購,，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則,；

（3）檢查倉庫該物資是否有庫存；

（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門,。

7. 采購部門根據(jù)各部門上報的需求計劃進(jìn)行匯總,，平衡現(xiàn)有庫存物資，統(tǒng)籌安排采購計劃,。

8. 請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部門,。

9. 對于提報的采購應(yīng)按照采購人員的分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。

10. 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理,。

四,、詢價、比價及議價

1. 詢價時應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的名稱,、規(guī)格,、數(shù)量等，了解圖紙及其技術(shù)要求,，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通,。

2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購,。

3. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價,，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價。

4. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品,。

5. 遇到重要的物資,、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況,。

6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價,。

7. 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額或預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求有至少兩家以上的供應(yīng)商參與比價,；單次采購金額預(yù)算價格在10萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo),，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo),。

8. 比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力,，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力。

9. 比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)擬定完整的詢價表,。

10.詢價后填寫《采購比價報告單》,，以書面或郵件方式報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

11. 對廠商的供應(yīng)能力,，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn),。

12. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其價格最低，所報價格的綜合條件更加突出,。

13. 收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況,，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格。

14. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力,，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查,，如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等。

15. 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判,。

16. 比價,、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總,。

17. 比價,、議價結(jié)果匯總應(yīng)完整列出報價、交貨期,、付款方式及其他價格條件,、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核,。

18. 如比價,、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。

五,、合同的簽訂

1. 合同是當(dāng)事雙方之間設(shè)立,、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議,。依法成立的合同,，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利,、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

2. 采購下列產(chǎn)品需簽訂相應(yīng)的采購合同：

（1）A類物品采購需簽訂《采購合同》：主要是用于固定資產(chǎn),。具體包括：模具,、加工設(shè)備、實驗設(shè)備,、量具,、辦公設(shè)備、家具等,。

（2）B類物品采購需簽訂《定貨合同》：主要用于原材料及外協(xié)件,。原材料具體包括：漆包線、高溫線,、絕緣漆,、防銹漆、熱縮管,、絕緣套管,、膠水等,；外協(xié)件具體包括：定子鐵芯、轉(zhuǎn)子鐵芯,、骨架,、包裝盒、包裝袋,、緩沖包裝盒等,。

（3）其他類需要簽訂合同的采購。

3. 采購合同正文應(yīng)包含的要素

（1）合同名稱,、編號,、簽訂時間、簽訂地點,；

（2）采購物品,、規(guī)格、數(shù)量,、單價,、總價及合同總額，清單,、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分,；

（3）包裝要求；

（4）合同總額應(yīng)含稅,，含運(yùn)達(dá)公司的總價,，特殊情況應(yīng)注明；

（5）付款方式,；

（6）交貨期,；

（7）質(zhì)量保證期；

（8）質(zhì)量要求及規(guī)范,；

（9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法,；

（10）雙方的公司信息；

（11）其他約定,。

4. 合同的簽訂：

（1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,，注意保密責(zé)任；

（2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低,；

（3）為防止物品追加或追加無依據(jù),，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；

（4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點,；

（5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期,；

（6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；

（7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款,、驗收款,，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度,、付款時間和付款條件等,；

（8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款,；

（9）違約責(zé)任一定要詳細(xì),、具體；

（10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作,；

（11）合同簽定簽應(yīng)對合同初稿進(jìn)行巡簽審查,；

（12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效,；

（13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門,。

六、付款及合同執(zhí)行

1. 付款

（1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,；

（2）按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款,；

（3）付款單據(jù)的選擇：

A、按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫《付款審批單》,，該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款并留存,；

B、沒有簽訂合同或金額小于1000元的在付款時應(yīng)填寫《呈批件》,，該呈批件巡簽完畢后提交財務(wù)部付款并留存,；

（4）財務(wù)部門在接到《付款審批單》或《呈批件》后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo),。

2. 合同執(zhí)行

（1）已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,，如出現(xiàn)問題,，采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo),；

（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,，跟蹤并督促其保質(zhì)保量,，按時履約；

（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同,。

3. 發(fā)票索取

向供貨方索取發(fā)票時，A、B類物品采購必須要有增值稅發(fā)票,，其他類物品采購原則上以增值稅發(fā)票為主,，其他正規(guī)票據(jù)為輔。

七,、驗收入庫

1. 報驗

（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,，采購部應(yīng)及時通知倉庫進(jìn)行驗收；

（2）對于不同類型物品的收貨及驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,；

（3）倉庫在接到采購部通知后應(yīng)及時驗收合格后入庫,，并出具入庫清單，對于驗收不及時延誤公司運(yùn)營使用或不能入庫的情況倉庫應(yīng)負(fù)主要責(zé)任,；

2. 入庫

（1）公司所有的外購物品入庫前均應(yīng)經(jīng)過檢驗或驗收,；

（2）采購物品在運(yùn)達(dá)公司后，采購部應(yīng)及時通知請購部門,，由請購部門及時安排卸貨與搬運(yùn),；

（3）未及時驗收的物品，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受,；

（4）已經(jīng)驗收的產(chǎn)品應(yīng)及時的入庫,，并及時出具入庫清單。

附表清單：

１,、《A類物品請購單》

２,、《B類物品請購單》

３、《C類物品請購單》

４,、《D類物品請購單》

5,、《E類物品請購單》

6、《采購比價報告單》

7,、《采購合同》（由采購部門提供）

8,、《定貨合同》（由采購部門提供）

9、《付款審批單》

10,、《呈批件》