行文類材料是職場運(yùn)用范圍最廣、使用頻率最高的公文,。行文材料通常指法定的組織和個(gè)人在公共事務(wù)活動(dòng)中,，依照規(guī)范體系形成并固定使用，以直接發(fā)揮其管理效能和法定效力的信息載體,。通常分為3類：上行文(請示,、報(bào)告)、平行文(公函),、下行文(通知,、決定、指示,、批復(fù)),。

一,、把準(zhǔn)主題不偏向

行文必有主旨，用意必須明確,。職場有的朋友,，在草擬行文材料初期，很容易出現(xiàn)行文扣題不緊,、標(biāo)題與內(nèi)容不搭,，甚至內(nèi)容跑偏、文不對題的問題,，讓職場各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)哭笑不得,。職場行文材料需要把握三個(gè)重點(diǎn)：

1、注意合法合規(guī)

行文具有一定的法定效力,，代表職場首長的決策和業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)的意圖,，絕不能草率對待。合法合規(guī)：

首先是格式的合規(guī),。包括頁邊距,、行間距、頁碼、字體等必須按要求辦,；

其次是內(nèi)容的合規(guī),。可參照相對固定的模板來寫,；

再次是傳送的合規(guī),。按明文規(guī)定使用機(jī)要、紅頭,、傳真,、電話、網(wǎng)絡(luò)等傳送方式,。

2,、注意選準(zhǔn)用好

根據(jù)職場實(shí)際需要,，合理選擇行文類型，杜絕不倫不類,、混淆使用,。這要求草擬者必須準(zhǔn)確掌握職場行文的種類和用途。比如：

命令：是國家行政機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)布的指揮性和強(qiáng)制性的公文,；

決定：是適用于對重要事項(xiàng)作出決定和部署,、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文,；

指示：是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文,；

通知：是用來發(fā)布法規(guī)、規(guī)章,，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān),、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理某項(xiàng)事務(wù)等,。

3、注意求實(shí)務(wù)實(shí)

行文的內(nèi)容要立足實(shí)際,，主旨要有針對性,，研判要合乎實(shí)情,，措施也要具體可行,。職場行文要把重點(diǎn)放在語言組織上，而不是文字修飾上,，力求把行文制發(fā)的意圖和依據(jù)如實(shí)反映到內(nèi)容中,，避免行文上的任何欠缺、失當(dāng)或失真,。

二、立穩(wěn)框架不隨意

職場行文材料通常用于行政機(jī)構(gòu)體系內(nèi)部使用,，在草擬過程中要更加注重穩(wěn)妥嚴(yán)密,，切不可一味地追求標(biāo)新立異，使得行文材料變了味,。需注意3點(diǎn)：

1,、注重莊重嚴(yán)謹(jǐn)

行文材料的結(jié)構(gòu)必須嚴(yán)密有序，用語務(wù)必周密確切,，盡量做到不生歧義,，沒有疏漏。特別是對于請示,、報(bào)告這類上行文,，必須反復(fù)校對、反復(fù)斟酌,，切實(shí)做到無錯(cuò)字漏字,、無錯(cuò)頁缺頁、無口頭用語,。以往,，因?yàn)樾形纳系牟粐?yán)謹(jǐn)引發(fā)的職場鬧劇不少。筆者單位小吳在組織部工作期間,，就曾出現(xiàn)過上報(bào)的公文錯(cuò)頁的問題,，受到首長的嚴(yán)厲批評，教訓(xùn)很深刻,。

2,、注重行文規(guī)范

行文格式,、語言表達(dá)、符號(hào)使用等方面都有規(guī)定,，基本上照著做就不會(huì)出現(xiàn)大批漏,。需要強(qiáng)調(diào)的是行文內(nèi)容盡量符合語法規(guī)則與邏輯規(guī)則，行文材料中的“函”就特別講究規(guī)則,。比如,，發(fā)函的目的是希望平行部門幫助解決問題的，通常的結(jié)束語為“懇請協(xié)調(diào)解決,，為謝,！”，如果發(fā)函的目的是需要某部門協(xié)助解決涉法涉訴問題，一般的結(jié)束語就是“此函盼復(fù),，為謝,！”。因此,，在實(shí)際草擬過程中特別需要把握這些規(guī)則,，要不然極有可能帶來各種尷尬和笑話。

3、注重結(jié)構(gòu)完整

行文材料必須是一個(gè)完整的體系,，切不可缺段少句,，也不可遺漏任何必要的內(nèi)容，同時(shí)還要減少表達(dá)上的不確定性,。確實(shí)心里沒底的,，可以采取照葫蘆畫瓢的方式，把同等類別的行文拿過來改,，改內(nèi)容不改結(jié)構(gòu),，改語言不改格式，一般也能應(yīng)急,。

三,、精簡語言不啰嗦

行文材料最大的特點(diǎn)就是言簡意賅、一目了然,，在起草過程中盡量用最簡潔的文字,，順暢而有條理地把內(nèi)容表達(dá)清楚。應(yīng)把握3點(diǎn)：

1,、文字要簡明

原則上就是有一說一,，有二說二，不講多余的廢話,，不講難懂的怪話,。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，行文必須是意思表述完整的簡潔,，必須是沒有語病的簡潔,，必須是通俗易懂的簡潔，要不然本末倒置就得不償失了,。

2,、語言要得體

原則就是合乎各類行文的特殊要求,，符合職場特定場合和對象的需要。在材料寫作領(lǐng)域有個(gè)名詞叫做推材料,，“推”顧名思義就是幾個(gè)筆桿子一起將相對成形的材料初稿從頭到尾順一遍,，可以說推的重點(diǎn)就是語言的準(zhǔn)確度和流暢度。因此,，為了讓行文材料更加準(zhǔn)確得體,，搞文字工作的還得養(yǎng)成“推”的習(xí)慣，反復(fù)斟酌,、力求最佳,。

3、行文要流暢

原則就是整個(gè)材料思路清晰,、銜接順暢,、表述無誤，形成一個(gè)完成的體系,。我們說,，會(huì)一個(gè)字很簡單，想一句話也不難,，但撰寫一篇完整的文字材料就很有難度,，難度在于體現(xiàn)一個(gè)人的思路和水平，材料越成體系,、行文越流暢,，說明材料功底越好。因此,，我們在想每一句話,、組織每一段語言時(shí)，只有通篇考慮,、細(xì)致琢磨,，才能確保整個(gè)材料前呼后應(yīng)、行云流水,，融為一體,。