來自：SUT事務所（ID：oSaveUTime）
作者：小S  

在日常工作中,，我們經(jīng)常會遇見這種情況：處理的文件主要內(nèi)容基本都是相同的，只是具體數(shù)據(jù)有變化而已,。在填寫大量格式相同,，只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容，其他文檔內(nèi)容不變時,，我們可以靈活運用Word郵件合并功能,，不僅操作簡單，而且還可以設(shè)置各種格式,、打印效果又好,，可以滿足許多客戶不同的需求。

1,、批量打印信封：按統(tǒng)一的格式,，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來。

2,、批量打印信件：主要是換從電子表格中調(diào)用收件人,，換一下稱呼，信件內(nèi)容基本固定不變,。

3,、批量打印請柬：同上2。

4,、批量打印工資條：從電子表格調(diào)用數(shù)據(jù),。

5、批量打印個人簡歷：從電子表格中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù),，每人一頁,，對應不同信息。

6,、批量打印學生成績單：從電子表格成績中取出個人信息,，并設(shè)置評語字段，編寫不同評語,。

 7、批量打印各類獲獎證書：在電子表格中設(shè)置姓名,、獲獎名稱等,，在Word中設(shè)置打印格式，可以打印眾多證書,。

8,、批量打印準考證、明信片,、信封等個人報表,。

總之，只要有數(shù)據(jù)源（Excel電子表格,、數(shù)據(jù)庫等）,，只要是一個標準的二維數(shù)表，就可以很方便的按記錄的方式從Word中用郵件合并功能進行打印,。

起初單位經(jīng)常要向外發(fā)送公函，工作人員需要反復的抄寫郵政編碼,、收件人信息,，比如：地址、街道,、電話等,。郵件合并功能最開始就是從這些需求中研發(fā)出來，正是因為它的批量處理功能，大大提高了工作效率,。

隨著時間發(fā)展和工作的多樣性,，該功能開始用于其他領(lǐng)域，往往并沒有和郵件等產(chǎn)生聯(lián)系,，但郵件合并的名稱由來已久,，所以該名稱一直沿用到現(xiàn)在。

由于郵件合并功能強大,，本文不能詳盡展示其功能，只能舉其中一個用于制作準考證的例子進行講解,，實例通過Word 2016進行演示,。

① 準備好準考證樣表；

② 準備好需要制作準考證的考生信息,，我這里保存到Excel文件中,；

③ 在Word中點擊【郵件】→【開始郵件合并】→【選擇收件人】→【使用現(xiàn)有列表】，選中含有上文中考生信息的Excel文件（詳見動態(tài)圖）,；

注：如果Excel中有多個Sheet,，需選擇含有考生信息的Sheet；此步操作之后,，Word界面不會有變化,。

④ 插入相應的域到文檔（詳見動態(tài)圖）；

⑤ 優(yōu)化準考證樣表,，因為準考證較小,，可以在一張A4紙上顯示4條記錄（通過3個動態(tài)圖進行展示）；

⑥ 上圖設(shè)置很關(guān)鍵,，因為我們需要在一張A4紙上顯示4條記錄,，所以在前三個表格下面加上域?下一記錄?。

⑦ 表格設(shè)置完成后,，我們點擊預覽結(jié)果,，查看是否正確（詳見動態(tài)圖）；

 ⑧ 進行到這里,，基本完成了,，最后就是生成全部的準考證了。通過【郵件】→【完成并合并】→【編輯單個文檔】→【全部】（詳見動態(tài)圖）,；

⑨ 電子稿準考證已經(jīng)制作完畢,，接下來就是打印并裁剪了。

除此之外,，郵件合并最重要的技巧還體現(xiàn)在批量發(fā)送郵件,，差異點是需要多創(chuàng)建一個郵箱地址的字段，這個技能交給你來探索啦,。

保存主文檔時,，還會保存它與所選數(shù)據(jù)源的連接。下次打開主文檔時,，Word 將提示你選擇是否保留與數(shù)據(jù)源的連接,。

• 如果選擇“是”，則將打開文檔并顯示與第一條記錄合并的信息,。

• 如果選擇“否”,，則將斷開主文檔與數(shù)據(jù)源之間的連接。電子郵件的主文檔將變?yōu)闃藴?Word 文檔,。