在日常工作中，我們經(jīng)常會遇見這種情況：處理的文件主要內(nèi)容基本都是相同的,，只是具體數(shù)據(jù)有變化而已,。在填寫大量格式相同，只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容,，其他文檔內(nèi)容不變時,，我們可以靈活運(yùn)用Word郵件合并功能，不僅操作簡單,，而且還可以設(shè)置各種格式,、打印效果又好，可以滿足許多不同客戶不同的需求,。

現(xiàn)以制作工資條為例,，講解一下郵件合并功能：

現(xiàn)有一個工資條的模板如下（在Word中制作）：

同時有一個工資明細(xì)表的EXCEL文檔如下：

通過郵件合并功能最后實現(xiàn)的效果如下：

我們看到了每一個員工一條記錄，而且記錄與記錄之前有一空行間隔,，如果用純手工的辦法制作出上圖的效果可能要數(shù)小時甚至一天的時間,，而如果通過WORD的郵件合并的功能來實現(xiàn)的話，也許僅需要花數(shù)分鐘的時間即可達(dá)到效果,。

一,、在Word中制作好工資條的模板：

二、依次點擊WORD的郵件菜單>>開始郵件合并>>目錄

三,、依次點擊郵件>>選擇收件人>>使用現(xiàn)有列表,，打開EXCEL格式的數(shù)據(jù)源文檔：

四,、選擇數(shù)據(jù)源所在的表格（此處僅有一個表格，無用表格已刪除）：

注意：保持?jǐn)?shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題的勾選狀態(tài)

五,、將光標(biāo)定位在模板文件的第一個空白單元格,，即“姓名”下方的單元格，依次點擊郵件>>插入合并域>>姓名（此操作即完成一個合并域的插入操作）

此時,，看到的效果如下：

六,、參照第五步，依次完成后面各項合并域的插入,，完成后的效果如下：

此時,，點擊預(yù)覽效果，可以看到如下的效果：

七,、關(guān)閉預(yù)覽效果,，鼠標(biāo)點擊績效工資下方單元格，激活績效工資合并域,，使其高亮顯示,，按下SHIFT+F9快捷鍵，此時的顯示效果如下:

這種顯示樣式我們稱其為域代碼顯示樣式,，光標(biāo)定位到下圖箭頭所指的位置：

此時按下空格（Space）鍵,，然后依次鍵入“\#0.00”(雙引號不需要鍵入)

說明：此處的#號的作用是指定數(shù)字內(nèi)容的輸出樣式，（與EXCEL中的TEXT函數(shù)用法類似）,，此時的界面如下：

八,、定位到工資合計合并域，對工資合計的顯示格式做相同的調(diào)整,，調(diào)整完畢后,，可以看到，績效工資及工資合計均已顯示正常,；

介紹另一相關(guān)快捷鍵,，前面介紹的SHIFT+F9快捷鍵是將某一個選中域顯示為域代碼樣式，如果想將每一個域均顯示為域代碼樣式,，可使用快捷鍵ALT+F9,，按下快捷鍵后，我們可以看到所有的域均顯示為域代碼樣式：

九,、按下CTRL+END快捷鍵,，將光標(biāo)定位到文件尾并按下回車鍵（Enter）,然后點擊完成并合并>>編輯單個文檔，再跳出的對話框,，直接點擊確定,。

即可看到最后生成的效果（如需打印裁剪，請將生成的文件保存即可）

今天只是通過工資條這個例子來了解郵件合并的基本用法，實際上郵件合并的應(yīng)用還是非常廣泛的：

1,、批量打印信封：按統(tǒng)一的格式,，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來,。

2,、批量打印信件：主要是換從電子表格中調(diào)用收件人，換一下稱呼,，信件內(nèi)容基本固定不變,。

3、批量打印請柬：同上2,。

4,、批量打印工資條：從電子表格調(diào)用數(shù)據(jù)。

5,、批量打印個人簡歷：從電子表格中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù),，每人一頁，對應(yīng)不同信息,。

6,、批量打印學(xué)生成績單：從電子表格成績中取出個人信息，并設(shè)置評語字段,，編寫不同評語,。 

7、批量打印各類獲獎證書：在電子表格中設(shè)置姓名,、獲獎名稱和等資，在WORD中設(shè)置打印格式,，可以打印眾多證書,。

8、批量打印準(zhǔn)考證,、明信片,、信封等個人報表。

總之,，只要有數(shù)據(jù)源（電子表格,、數(shù)據(jù)庫）等，只要是一個標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)表,，就可以很方便的按一個記錄一頁的方式從WROD中用郵件合并功能打印出來,！

如果你對這些方面的內(nèi)容也有興趣，可以加入我們一起學(xué)習(xí),。

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