小A在一家500強(qiáng)企業(yè)做行政助理,，卻沒(méi)想到前幾天給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)的一個(gè)報(bào)告郵件成為她被炒的原因。原因在于她發(fā)的那封郵件沒(méi)有主題、沒(méi)有稱呼,，只有一份工作報(bào)表的附件,，最重要的是其發(fā)送郵件后，沒(méi)有確認(rèn)對(duì)方是否收到就不了了之,。

第二天開會(huì)時(shí),，領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)起為什么沒(méi)有上交工作報(bào)表，小A打開郵件讓上司看,，不看還好,，看了之后領(lǐng)導(dǎo)直接和她說(shuō)可以收拾東西走了。

因?yàn)樗泥]件沒(méi)有任何信息說(shuō)明,，領(lǐng)導(dǎo)看到時(shí)直接當(dāng)垃圾郵件處理了,。就這樣，一封沒(méi)頭沒(méi)尾的“雞肋”郵件,，不僅導(dǎo)致會(huì)議沒(méi)法正常開展,，還使其他同事的工作進(jìn)度被其拖延。

那么,，在日常的工作中,，發(fā)郵件時(shí)應(yīng)該注意些什么呢？

首先,，要明確郵件的種類,，對(duì)癥下藥。

工作郵件分為確認(rèn)郵件,、需求郵件,、反饋郵件、通知郵件4種,。

1,、確認(rèn)郵件——存證據(jù)

口頭、電話,、會(huì)議交流的事情,，不容易進(jìn)行留存和取證，口頭確定后再用郵件進(jìn)行確認(rèn)會(huì)是雙重的保障,。

2,、需求郵件——有細(xì)節(jié)

在工作中，我們常遇到與其他同事,、部門,、公司協(xié)調(diào)溝通，表達(dá)需求尋求幫助的事,，這時(shí)候的郵件就要清楚的表達(dá)訴求,，把細(xì)節(jié)寫清楚,、量化出來(lái)，讓收件人可以清楚的知道怎么做,。

3,、反饋郵件——有反應(yīng)

在收到別人發(fā)來(lái)的郵件時(shí)，要及時(shí)的反饋?zhàn)约阂呀?jīng)得到信息,，會(huì)馬上執(zhí)行,。

4、通知郵件——明目的

清楚的表達(dá)說(shuō)明通知事項(xiàng),，具體到時(shí)間,、地點(diǎn)、事件等,。

其次,，要明確正確編輯郵件的步驟和郵件的結(jié)構(gòu)。

工作郵件的結(jié)構(gòu)包括：發(fā)送地址,、標(biāo)題,、抬頭、正文,、附件、恭祝語(yǔ)及落款

1,、發(fā)送地址：收件人,、抄送人

（1）收件人

收件人需要處理該郵件的人，或者是通知發(fā)布的對(duì)象,。

在這里注意不要一事二報(bào),，也就是一件事情不要同時(shí)申請(qǐng)兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示；一件事情不要安排給兩個(gè)人去做,。

（2）抄送人

放在抄送人里,，只是讓對(duì)方知道這件事，他可以不回復(fù),。比如生病請(qǐng)假時(shí),，將請(qǐng)假郵件發(fā)送給部門經(jīng)理的同時(shí)就得抄送給總經(jīng)理，這樣會(huì)讓總經(jīng)理覺(jué)得你是很規(guī)矩的人,，人員情況是他可操控的,。

2、標(biāo)題

標(biāo)題是整個(gè)郵件的金字塔頂端,，避免使用口語(yǔ)化的文字,。明天必發(fā)的文件要標(biāo)明日期，方便需要時(shí)可以快速檢索到,。

3,、抬頭

抬頭也就是稱呼,，這里最好是按照公司文化寫，有的公司文化領(lǐng)導(dǎo)就喜歡直呼名字,，有的公司文化必須稱呼 x 總,，xx 總。但在對(duì)外發(fā)給其他合作公司的時(shí)候,，注意要突出級(jí)別,。

4、正文

正文,，首先要注意遵循金字塔原理,，先說(shuō)中心思想，再詳細(xì)闡述細(xì)節(jié),。做到簡(jiǎn)明扼要,，行文通順。如果具體內(nèi)容確實(shí)很多,，正文應(yīng)只作摘要介紹,，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。多用簡(jiǎn)單詞匯和短句,，準(zhǔn)確清晰的表達(dá),，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。

字體建議用字號(hào)用宋體小四,，顏色用黑色,，強(qiáng)調(diào)的關(guān)鍵詞用紅色。但切記名字不要用紅色,。

5,、附件

附件少的時(shí)候最好不要打包，這個(gè)跟產(chǎn)品設(shè)計(jì)非常類似,，能在一級(jí)頁(yè)面看的東西,，用戶一般不愿意到二級(jí)頁(yè)面去看。如果必須要打包,，一定要在郵件正文說(shuō)明壓縮包中包含內(nèi)容,。例如：xxxx 文檔，是對(duì) xxx 的說(shuō)明,，方便收到郵件的人查看,。

6、恭祝語(yǔ)及落款

按公司的要求編輯即可,。

最后,，千萬(wàn)要記住這些發(fā)送郵件的潛規(guī)則：

1、緊急而重要的事情馬上發(fā)郵件,，一方面提高你在領(lǐng)導(dǎo)面前的曝光率,，另一方面能有效的推進(jìn)工作進(jìn)度,。

2、重要事情的安排,、結(jié)論,，一定要發(fā)郵件，提醒相關(guān)人員,，備忘,。

3、復(fù)雜的事情,，先開會(huì),，事后把工作明細(xì)化后發(fā)給相關(guān)負(fù)責(zé)人。

5,、不重要的事情,，不要發(fā)郵件，不要讓領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得你無(wú)所是事,，做事沒(méi)有重點(diǎn),。