初做采購(gòu),,不懂干系人管理,,差點(diǎn)載了跟頭 圖文|Mr.Zhai 為什么采購(gòu)工作做的很努力,,但沒(méi)有得到認(rèn)可??jī)H僅是專業(yè)知識(shí)不夠嗎,?如果沒(méi)有干系人管理,,你可能陷入“越忙越亂,越亂越?jīng)]用的怪圈“”—翟哥 初作采購(gòu)的第一層困境,就是缺少干系人管理的意識(shí),。 2005年初的時(shí)候,, 名牌大學(xué)金屬加工系畢業(yè)的小王進(jìn)入一家新公司做采購(gòu)員,負(fù)責(zé)金屬件的采購(gòu)尋源開(kāi)發(fā),。進(jìn)去3個(gè)月后,, 恰好這時(shí)候公司有一個(gè)新項(xiàng)目的沖壓件需要尋找供應(yīng)商,。年需求10萬(wàn)件, 總的項(xiàng)目預(yù)算100萬(wàn)人民幣,。 小王和工程人員確定好部件規(guī)格要求,, 和質(zhì)量人員確定好驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),聯(lián)系了三家供應(yīng)商比價(jià)(包括一家新審核過(guò)的供應(yīng)商)后選擇了最終供應(yīng)商,。但是當(dāng)小王把最終選定的這家供應(yīng)商交給他的經(jīng)理批準(zhǔn)的時(shí)候,,經(jīng)理卻不同意批準(zhǔn),說(shuō)這家供應(yīng)商以前就供過(guò)貨,,但質(zhì)量出現(xiàn)過(guò)問(wèn)題并且一直不穩(wěn)定,,公司已經(jīng)決定要讓這家供應(yīng)商退出了。 小王拿回了這份報(bào)告后又把另外兩張供應(yīng)商的報(bào)價(jià)拿出來(lái),,比較了下,,選擇了那家新的供應(yīng)商,因?yàn)楣?yīng)商報(bào)的價(jià)格也可以,,態(tài)度積極主動(dòng),, 然后再給他的老板批準(zhǔn),。經(jīng)理同意了, 然后給總監(jiān)批準(zhǔn),,總監(jiān)說(shuō)這家新的供應(yīng)商沒(méi)有做過(guò)樣品,而且這個(gè)項(xiàng)目是重點(diǎn)項(xiàng)目,,如果老的供應(yīng)商可以做到新供應(yīng)商的價(jià)格的話,應(yīng)該優(yōu)先讓老供應(yīng)商生產(chǎn),, 讓小王再和老的供應(yīng)商再確認(rèn)下,,報(bào)價(jià)單可以先拿回去,。小王和經(jīng)理匯報(bào)后,經(jīng)過(guò)和供應(yīng)商電話溝通后,,供應(yīng)商也同意這個(gè)價(jià)格,。 小王重新拿給總監(jiān)批準(zhǔn)后,于是就讓供應(yīng)商開(kāi)始了項(xiàng)目合作,。但在供應(yīng)商送樣開(kāi)始的時(shí)期,,公司總經(jīng)理接到那個(gè)新供應(yīng)商的電話, 說(shuō)小王在做采購(gòu)詢價(jià)的過(guò)程中,,沒(méi)有公平處理此供應(yīng)商的報(bào)價(jià),投訴小王,。 總經(jīng)理讓小王給出相應(yīng)的解釋,。小王聽(tīng)了這個(gè)這消息后,,郁悶之極,心里說(shuō)的是為什么受傷的總是我,,受累卻不討好? 小王的困境在你我身上或許最初工作的時(shí)候應(yīng)該都發(fā)生過(guò)。如果你處于一個(gè)公司文化比較寬容的公司,,講人情味的公司,,會(huì)有一段的時(shí)間適應(yīng)調(diào)整,。但如果在一個(gè)講究績(jī)效的公司,一不小心你就載了跟頭,。 文中的小王就是沒(méi)有注重干系人管理,工作做的相當(dāng)被動(dòng),。 什么是干系人 ,?干系人(Stakeholder)是項(xiàng)目管理的一個(gè)詞匯,,是指能影響項(xiàng)目決策,活動(dòng)或結(jié)果的個(gè)人,,群體或組織,,以及會(huì)受或自認(rèn)為會(huì)受項(xiàng)目決策,活動(dòng)或結(jié)果影響的個(gè)人,,群體或組織,。 采購(gòu)人員對(duì)應(yīng)的干系人如圖: 干系人管理包括用于開(kāi)展下列工作的各個(gè)過(guò)程:
干系人管理主要有四步活動(dòng): 1.識(shí)別干系人(Identify Stakeholders) 2.規(guī)劃干系人管理(Plan Stakeholder Management) 3.管理干系人參與(Manage Stakeholder Engagement) 4.控制干系人參與(Control Stakeholder Engagement) 采購(gòu)小伙伴應(yīng)該如何識(shí)別干系人哪,? 首先要做干系人分析,通過(guò)干系人分析來(lái)識(shí)別出干系人的利益,,期望和影響,并把它們與項(xiàng)目的目的聯(lián)系到一起,,另外也有助于利用這些關(guān)系來(lái)建立聯(lián)盟和伙伴合作,,從而提高工作的有效性。 干系人分析對(duì)于關(guān)鍵干系人較容易識(shí)別,。采購(gòu)對(duì)相關(guān)的工程質(zhì)量部門和公司高層是很容易識(shí)別的,,但采購(gòu)?fù)雎粤岁P(guān)鍵干系人是供應(yīng)商,上文的小王在最后整個(gè)詢價(jià)結(jié)束后都沒(méi)有告知新供應(yīng)商這次詢價(jià)的結(jié)果,,于是造成了投訴,。 干系人分析的主要工具是通過(guò)干系人的分類模型,如權(quán)利/利益方格,,權(quán)利/影響方格,,影響/作用方格,凸顯模型來(lái)對(duì)干系人做分析,。 比如: 權(quán)利/利益方格 采購(gòu)可以通過(guò)權(quán)力/利益方格來(lái)分析干系人相應(yīng)的分類,,如公司高層處于高權(quán)力,低利益象限內(nèi)就要保證其滿意,,而供應(yīng)商處于低權(quán)力,,高利益的象限要保證隨時(shí)告知。 在完成了干系人分析階段后,,采購(gòu)的小伙伴還需要規(guī)劃干系人管理,。主要是基于對(duì)干系人需要,利益及對(duì)項(xiàng)目成功的潛在影響的分析,制定合適的管理策略,以有效調(diào)動(dòng)干系人參與并對(duì)工作的支持,。規(guī)劃干系人參與主要是通過(guò)分析技術(shù)來(lái)制定干系人參與評(píng)估矩陣,。 干系人參與分析方格 干系人的參與對(duì)項(xiàng)目的成功至關(guān)重要,,通過(guò)干系人參與分析最終形成干系人參與評(píng)估矩陣和干系人管理計(jì)劃。采購(gòu)人員在公司內(nèi)部更要做好干系人分析,。 接下來(lái)要做管理干系人參與,主要是與干系人進(jìn)行溝通和協(xié)作,,以滿足其需要與期望,,解決實(shí)際出現(xiàn)的問(wèn)題,并促進(jìn)干系人合理參與項(xiàng)目活動(dòng)的過(guò)程,。 管理干系人參與主要是通過(guò)人際關(guān)系技能建立信任,,解決沖突,克服變更阻力,。為何說(shuō)做采購(gòu)的人要有情商也體現(xiàn)在這里,。 通過(guò)管理干系人參與,確保干系人清晰地理解項(xiàng)目的目的,,目標(biāo),,收益和風(fēng)險(xiǎn),提高項(xiàng)目成功的概率,,降低項(xiàng)目不能實(shí)現(xiàn)其目的和目標(biāo)的分析,。 最后是控制干系人參與,,該步驟是全面監(jiān)督項(xiàng)目干系人直接的關(guān)系,,調(diào)整策略和計(jì)劃,,以調(diào)動(dòng)干系人參與的過(guò)程,。這個(gè)過(guò)程中可以通過(guò)圖表把工作的績(jī)效信息可視化公開(kāi)化。 干系人參與評(píng)估矩陣 在此過(guò)程中,,作為采購(gòu)人員要全面監(jiān)督干系人直接的關(guān)系,,調(diào)整策略和計(jì)劃,,以調(diào)動(dòng)干系人參與的過(guò)程,。 總的原則是減少不知曉和抵制的干系人,,增加支持和領(lǐng)導(dǎo)的干系人。 回到上文中,,如果小王能夠在尋找供應(yīng)商的初期就開(kāi)始重視干系人管理,按照整個(gè)流程管理,,小伙伴們,,他的工作還會(huì)這么煩嗎,? 小貼士:如何建立信任 建立信任的措施有如下幾點(diǎn):
近期熱帖: 《不要成為油膩采購(gòu)中年男-原創(chuàng)001》發(fā)布后,,引起了大部分采購(gòu)?fù)械牡墓缠Q,,并收到了某些采購(gòu)圈平臺(tái)要求轉(zhuǎn)載的要求,,翟哥在此感謝大家的支持。 -------------------思想無(wú)界限------------------- 采購(gòu)私享匯,,采購(gòu)人員的思想?yún)R |
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