方案泛指進行工作的具體計劃或?qū)δ骋粏栴}制定的規(guī)劃。一個好的方案,，需要考慮方方面面的問題,，以下文章主要從三個方面去闡述大型活動的方案設(shè)計及執(zhí)行，即活動前期（方案籌備）,、活動當(dāng)天和活動結(jié)束后,。大型活動是一項有目的、有計劃,、有步驟得組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動,。本篇章會重點介紹活動籌備階段工作。

一,、活動前期（籌備階段）

活動前期的不同階段也有不同的工作重點,，具體分析如下：活動籌備初期、活動籌備中期和活動籌備后期,?；顒忧捌诘幕I備工作十分重要，充分的籌備工作能促進活動的順利開展,?；I備工作對活動統(tǒng)籌社工的能力有較大要求，包括方案策劃能力,、團隊溝通能力,、對外溝通能力、時間管理能力等,。

根據(jù)本次中秋活動的安排,，活動籌備前期預(yù)留半個月時間，活動籌備中期預(yù)留1個月,，活動籌備后期預(yù)留半個月時間,。

（一）活動籌備初期（半個月時間）

籌備初期重點是方案書的討論以及撰寫，方案書撰寫后，按照機構(gòu)程序申請經(jīng)費,，與相關(guān)部門談合作,，鏈接資源。方案撰寫前需要進行需求調(diào)查,、收集各方意見等,，需求調(diào)查是活動的前提，需結(jié)合中秋的氣氛從社區(qū)層面,、服務(wù)對象層面考慮活動的需求,；各方意見包括其他同工、社區(qū)熱心居民,、義工骨干,、利益相關(guān)方，還有相關(guān)部門（街道辦事處,、民政科,、居委、村委,、企事業(yè)單位等）的意見,。

多方意見收集完畢，就可以開始撰寫方案書了,。完整的活動方案包括名稱,、形式、時間,、地點,、目標(biāo)對象及人數(shù)、人手編配,、宣傳方法,、背景和理念的闡述、活動目的及目標(biāo),、活動程序安排,、經(jīng)費預(yù)算、預(yù)計困難及方法等,。

在活動時間安排方面,，根據(jù)傳統(tǒng)節(jié)日的時間，安排9月低開展中秋主題活動,，最終明確一個具體的活動時間,。中秋活動是年度服務(wù)編排的其中一個，社工在年初開始需要為9月底中秋活動提前“播種”,，如提前宣傳,、提前編排與中秋主題相關(guān)的節(jié)目表演等,。

（二）工作活動籌備中期（一個月時間）

籌備中期重點工作是宣傳、資源鏈接,、人員分工落實,、方案執(zhí)行等。為了避免與其他單位撞期,，大型活動需要向街道相關(guān)部門和當(dāng)?shù)嘏沙鏊暾垈浒?，提前向相關(guān)部門申請場地、硬件設(shè)備,、桌椅等,。

活動宣傳與推廣,?；顒忧耙粋€月便要有序地開始進行宣傳工作，利用宣傳單張,、宣傳海報,、舞臺KT板、公眾號平臺等方式進行宣傳,，宣傳工作由專人負(fù)責(zé),。活動的宣傳方式要結(jié)合服務(wù)對象的特征,，如活動的服務(wù)對象是長者,，他們較少使用手機，對文字信息興趣不大,，故在宣傳策略上,，充分利用社區(qū)的特點（熟人小區(qū)）、發(fā)揮本地義工的作用,、利用中心恒常服務(wù)（周二周四義診服務(wù)）,、社工入戶探訪等，以一傳十,，十傳百的口語傳播的方式加大宣傳效果,。特別注意：統(tǒng)籌部門內(nèi)部明確對外宣傳的文字材料后，細(xì)心審核宣傳物料文字內(nèi)容,，尤其是單位名稱,、領(lǐng)導(dǎo)名稱無誤后，再讓宣傳部門同事制作,。

鏈接社區(qū)資源,。社工在策劃活動中，需要結(jié)合社區(qū)現(xiàn)有和待利用的資源,，尋找合作方,。方案書落實后，帶上宣傳物品，與相關(guān)單位談具體合作事項,。其中,，本次活動通過中秋募捐倡議書（募捐與中秋相關(guān)的物品，如月餅,、水果,、日常生活用品），發(fā)動了社會各界,、社區(qū)相關(guān)部門,、企事業(yè)單位、社區(qū)居民的力量,，為中秋晚會的順利開展提供必要的條件,。另外，也可以以參演的方式鏈接資源,。

人員分工落實,。合理的人員分工是十分關(guān)鍵的，分工可以分為軟件和硬件工作,。軟件方面一般包括宣傳,、義工招募、主持人招募,、對外溝通,、節(jié)目彩排、音樂收集等,，硬件方面包括物資管理（包括購買,、借用）、場地申請,、布置,、檢查等。人力是活動中最關(guān)鍵的一部分,，統(tǒng)籌社工需要對負(fù)責(zé)社工的能力,、性格等有一定的了解后，進行分工,。工作分工要詳細(xì),，分配給負(fù)責(zé)社工，讓負(fù)責(zé)社工具體執(zhí)行,，給予最遲完成時間,。統(tǒng)籌社工不需要過多執(zhí)行具體工作，在計劃完成任務(wù)的時間截點向負(fù)責(zé)社工了解工作的完成情況,，建立追責(zé)制度,，負(fù)責(zé)社工對于未能完成的工作給予解釋,，同時也加快速度完成任務(wù)。從活動前期的方案策劃,，到方案的執(zhí)行,，調(diào)動社區(qū)居民、本地義工的參與,，而非只是在活動當(dāng)天的參與,。

召開工作進展會議。每周相關(guān)活動負(fù)責(zé)人開展一次工作進度的匯報,，了解籌備工作的進展和及時解決籌備過程中遇到的難題,。

（三）活動籌備后期（半個月時間）

籌備后期重點是每一項細(xì)節(jié)任務(wù)的跟進，包括音響設(shè)備的檢查,、主持人及參

演團隊的預(yù)演等,。細(xì)節(jié)是活動中不可忽視的一部分，甚至有“牽一發(fā)而動全身”的影響,?；顒踊I備后期，統(tǒng)籌社工需要明確掌握每一項細(xì)節(jié)工作的進展,。

細(xì)致的分工。盤查工作的進度,，檢查細(xì)節(jié)工作,，負(fù)責(zé)社工對負(fù)責(zé)的工作查漏補缺。統(tǒng)籌社工對接每一個環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)的社工,，清晰把握每一個環(huán)節(jié)如主持人,、表演團隊、場地布置,、嘉賓邀請,、物資管理等的完成情況。

物資的清點,?；顒由婕暗降囊磺形锲罚缫繇懺O(shè)備,、桌椅,、水牌、桌椅,、獎品禮品（提前讓義工根據(jù)一,、二、三等獎分類打包整理好）,、場地布置圖（條件允許下,，可以制作大海報場地布置圖,，清晰標(biāo)明場地分配情況）、機構(gòu)宣傳物料（宣傳單,、橫幅,、展架）等。中秋活動安排抽獎環(huán)節(jié),，抽獎券制作包括正票和副票兩部分,，正票由居民自己保管，副票放抽獎箱,，在抽獎券上寫明憑券領(lǐng)取獎品,。注意：合理預(yù)計活動人數(shù)，抽獎券的數(shù)量要大于參加活動人數(shù),，盡量讓參加者能有中獎的機會,，減少社區(qū)居民因沒有抽獎券而發(fā)生沖突現(xiàn)象。

排練,。主持人需要對晚會的流程,、社區(qū)及居民特性要熟悉，在活動開展前,，主持人需要預(yù)演,，熟悉主持稿內(nèi)容，不斷改善主持稿,，尤其是在介紹領(lǐng)導(dǎo)姓名,、頭銜，需要與相關(guān)部門核實,。其次,，安排表演團隊排練，清晰節(jié)目的時間安排,，做好上場準(zhǔn)備,。相關(guān)工作人員檢查音樂是否出現(xiàn)問題等。

名單落實,。再次落實出席活動的嘉賓,、領(lǐng)導(dǎo)、表演團隊和服務(wù)對象,?；顒又腥缬蓄I(lǐng)導(dǎo)、嘉賓出席,，需要合理安排出席順序,、桌椅擺放順序、水牌準(zhǔn)備,、邀請函制作,。

工作進展會議,。一周安排2個會議，會議的重點是工作執(zhí)行情況匯報以及匯報遇到的困難,，提出解決的方法,。建議每一個負(fù)責(zé)社工針對個人負(fù)責(zé)的工作，預(yù)計一個困難,，并提出解決方法,。

二、活動當(dāng)天

 “臺上一分鐘,，臺下十年功”,。籌備工作告一段落,，迎來了最關(guān)鍵的日子,，即“活動當(dāng)天”。當(dāng)天活動的安排一般包括：

1.場地清理/場地安全檢查,。

如果是戶外場地,，需要提前讓相關(guān)部門安排清潔工打掃衛(wèi)生，借用垃圾桶及垃圾袋,，引導(dǎo)居民愛護環(huán)境,。最重要的是場地安全檢查，負(fù)責(zé)社工需要檢查場地是否存在安全隱患,，在車輛往來的地方,、容易出現(xiàn)意外的地方，張貼安全提醒,。除了義工，還可以邀請社區(qū)治安人員協(xié)助當(dāng)天晚會秩序.

2.場地布置,。

場地布置包括燈籠懸掛,、桌椅擺放（十分重要，利用水牌指明領(lǐng)導(dǎo),、嘉賓,、服務(wù)對象、表演團隊等位置）,、音響設(shè)備的準(zhǔn)備及調(diào)試,、燈光的調(diào)試（6點左右天黑，6點前需要開燈）,、水果零食的準(zhǔn)備等,。

3.物資準(zhǔn)備、硬件檢查,。

活動中安排便民服務(wù)點,，準(zhǔn)備飲用水（桶裝水和一次性杯子）,、藥箱、活動指引等,，分類擺放活動所需要的物資,，由專人負(fù)責(zé)管理。大型晚會活動最重要的是主持和音響設(shè)備,，要保證這兩個環(huán)節(jié)不能出現(xiàn)差錯,。在活動正式開始前，要先檢查音響設(shè)備的質(zhì)量以及備用音響設(shè)備的準(zhǔn)備,。

4.義工崗前培訓(xùn),。

有負(fù)責(zé)社工跟進義工崗前培訓(xùn)，每一個義工都需要清晰自己的工作任務(wù),。

5.參加者簽到及暖場音樂播放,。

合理安排簽到處的位置，根據(jù)預(yù)估出席的參加者人數(shù),，可以分成老人,、孩子簽到處；社區(qū)居民簽到處,；表演團隊簽到處,。在活動正式開始前，播放與中秋相關(guān)的暖場音樂,，吸引人群,。

6.活動程序執(zhí)行。

晚會正式開始,，節(jié)目催場人員不能忽視,。統(tǒng)籌社工與主持人用暗語傳達信息。如抽獎環(huán)節(jié)前,，跟進抽獎物品是否準(zhǔn)備好,，準(zhǔn)備好給予主持人ok手勢?；顒娱_始前,，與表演團隊達成共識，即從左邊上舞臺,，從后邊下舞臺,。

7.活動結(jié)束，收集意見表及大合照,。

戶外大型活動可以采用簡單有趣的意見收集方法,。提前準(zhǔn)備好滿意度調(diào)查KT板，如用貼紙表示對本次活動的評價,，滿意請在規(guī)定位置貼紙,。

8.場地清理,。

活動結(jié)束后，及時安排相關(guān)人員清理場地,，貴重物品先妥善保管,。

9.其他。

考慮活動的時間,，是否需要為工作人員,、義工、領(lǐng)導(dǎo),、嘉賓,、表演團隊等申請餐補或零食充饑。

加強對突發(fā)事件的處理能力,。根據(jù)以往開展活動的經(jīng)驗,，以及對突發(fā)事件的了解，做出相應(yīng)的解決方案,。

三,、活動結(jié)束后

活動結(jié)束后需要完成后續(xù)工作，如經(jīng)費報銷（需要備注活動中的贊助經(jīng)費）,、新聞稿的撰寫及發(fā)布,、收集相關(guān)部門對活動的建議、部門內(nèi)部對活動的盤查,，活動中總結(jié)經(jīng)驗,、服務(wù)成效的評估、與合作方維持聯(lián)系和探究繼續(xù)合作,、考慮活動的可持續(xù)性,、文書資料歸檔等。

新聞稿,、感謝信內(nèi)容可以提前準(zhǔn)備,，及時發(fā)布，提高時效性,。

四、總結(jié)

以上活動的經(jīng)驗分享是基于本人在2017年9月組織的社區(qū)大型中秋晚會的總結(jié)反思,，總體上活動取得較好的成效,，也有可圈可點的地方。大型社區(qū)活動對統(tǒng)籌部門,、社工要求能力強,，統(tǒng)籌社工根據(jù)負(fù)責(zé)社工的能力，合理分工,，避免執(zhí)行具體事務(wù),，建立追責(zé)制度,，提高對全局的把控。統(tǒng)籌社工加強時間管理的能力,，社區(qū)大型活動需要2個月的時間籌備,，在安排工作中，需要考慮時間的銜接性,，即不同的時間段可以安排不同的工作任務(wù),。團隊溝通十分重要，定期開展工作進展會議,，了解工作進度,。活動的主題要清晰,，鮮明,，如借助中秋活動傳達關(guān)愛老年人，則節(jié)目的編排,、場地布置,、氣氛營造與關(guān)愛老年人有關(guān)。最后,，社區(qū)活動要取得成效,，必須發(fā)動社區(qū)相關(guān)部門的參與。

總之,，細(xì)節(jié)決定成敗,。做好細(xì)節(jié)，才能贏得口碑,。在此也感謝對本次活動大力支持的伙伴們,。

如果你想制定一份好的活動方案，那么,，希望這篇文章能幫到你,！